企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)踐與探討

文/甘肅省嘉峪關(guān)市酒泉鋼鐵（集團(tuán)）有限公司檔案館 韓云麗

信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展將人類推入了數(shù)字化時(shí)代。在當(dāng)今這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)的各項(xiàng)工作必須與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，才能夠確保在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中穩(wěn)步發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)的運(yùn)營發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用，檔案管理工作不僅是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的原始憑證和原始記錄，而且可以為企業(yè)的未來科學(xué)發(fā)展提供可靠的數(shù)字依據(jù)。因此，分析企業(yè)數(shù)字化檔案管理中存在的實(shí)際問題，并研究加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字化檔案管理的有效策略，對(duì)于企業(yè)的穩(wěn)定、健康、持續(xù)發(fā)展具有非常重要的意義。

一、企業(yè)數(shù)字化檔案管理的意義

數(shù)字化時(shí)代的到來使人們的生活和工作發(fā)生了巨大的變化，生活節(jié)奏不斷加快，工作效率不斷提高，同時(shí)也推動(dòng)了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)的加快。企業(yè)傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文件為主的檔案管理模式已經(jīng)跟不上企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐。因此企業(yè)積極踐行檔案的數(shù)字化管理，這是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營發(fā)展的必要要求，同時(shí)也是當(dāng)今信息化時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。鋼鐵企業(yè)檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)有效推動(dòng)了企業(yè)的穩(wěn)定、健康、持續(xù)發(fā)展，對(duì)我國的國民經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展也起到了一定的促進(jìn)作用。鋼鐵企業(yè)檔案管理所涉及的內(nèi)容比較多，范圍比較廣，信息量比較大。鋼鐵企業(yè)的檔案信息反映了企業(yè)在其成長運(yùn)營發(fā)展過程中的真實(shí)情況，它涉及到企業(yè)發(fā)展過程中的各種重要決策、專業(yè)知識(shí)信息以及科技信息等，可以為企業(yè)將來的發(fā)展規(guī)劃提供重要的決策依據(jù)。因此，鋼鐵企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)穩(wěn)定健康發(fā)展的重要的客觀保障因素之一，科學(xué)化、規(guī)范化、高效化的檔案管理工作可以有效提高企業(yè)其他各項(xiàng)工作的工作效率和工作質(zhì)量。

二、企業(yè)數(shù)字化檔案管理面臨的主要問題

（一）硬件設(shè)備建設(shè)不到位。要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理離不開最基礎(chǔ)的硬件設(shè)施建設(shè)。就企業(yè)當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，雖然實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理，但是硬件基礎(chǔ)設(shè)備比較落后，沒有及時(shí)進(jìn)行更新?lián)Q代，運(yùn)行速度和效率跟不上企業(yè)發(fā)展的需求。有的企業(yè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)比較落后，機(jī)房的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施以及安全防護(hù)設(shè)施都不夠完善，存在著諸多問題，阻礙了企業(yè)檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程，對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定健康持續(xù)發(fā)展也有一定的影響。

（二）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與自動(dòng)化辦公系統(tǒng)之間無法實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接。企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作所使用的檔案管理軟件是由專業(yè)的軟件開發(fā)技術(shù)人員開發(fā)的，而以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一般是由上級(jí)主管部門以及本單位自行設(shè)計(jì)開發(fā)的軟件，這樣就很難實(shí)現(xiàn)企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)化管理系統(tǒng)的無縫對(duì)接，也就意味著這兩套軟件之間缺乏適當(dāng)?shù)慕y(tǒng)一管理規(guī)范，要實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接可能性不大，而且檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的兼容性也較差。

三、加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字化檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高人員綜合素質(zhì)。要想實(shí)現(xiàn)鋼鐵企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化，必須首先加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，將企業(yè)中已經(jīng)過時(shí)的、不能夠滿足數(shù)字化管理要求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備及時(shí)更換，對(duì)于數(shù)字化檔案管理的重要部件要盡快著手采購添置，對(duì)于存在問題的硬件設(shè)備可采取維修與更換并舉的措施，盡可能在達(dá)到現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理要求的基礎(chǔ)上降低預(yù)算成本。其次是強(qiáng)化企業(yè)工作人員綜合素質(zhì)建設(shè)，包括強(qiáng)化人員的專業(yè)化水平、技術(shù)技能、責(zé)任意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)以及安全意識(shí)等。

（二）做好數(shù)字化檔案的精細(xì)化管理工作。數(shù)字化檔案管理較傳統(tǒng)的檔案管理更加方便、快捷，但是必須注重細(xì)節(jié)，如果數(shù)字化檔案文件處理不好，很有可能造成文件的丟失或者損壞，比如上面提到到檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)之間無法實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接就是處理不當(dāng)?shù)暮蠊?。因此，在?shí)施檔案數(shù)字化管理過程中，要抓好重點(diǎn)環(huán)節(jié)，具體包括書面化、全面化、同步化、專業(yè)化等環(huán)節(jié)。文件的形成、收集、整理、審核、歸檔、移交等每一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行精心處理，要設(shè)立專職的檔案員，通過專業(yè)培訓(xùn)促進(jìn)檔案員對(duì)相關(guān)專業(yè)知識(shí)進(jìn)一步掌握，提高工作效率。

（三）采用現(xiàn)代化的數(shù)字檔案管理手段。所謂現(xiàn)代化的數(shù)字化管理手段主要是指當(dāng)前應(yīng)用比較廣泛的數(shù)字虛擬技術(shù)、高微縮技術(shù)以及現(xiàn)代化的智能技術(shù)等。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，密碼技術(shù)、語音識(shí)別技術(shù)和指紋識(shí)別技術(shù)等的應(yīng)用得到發(fā)展和加強(qiáng)，文件管理的安全系數(shù)也大大提高，并在語音識(shí)別技術(shù)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)歸類存檔的自動(dòng)化，提高了工作效率。檔案管理實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)化，可以實(shí)現(xiàn)檔案的“共存共享”，促進(jìn)檔案開發(fā)利用和檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

四、結(jié)語

綜述所述，在當(dāng)今這個(gè)科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的數(shù)字化時(shí)代，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)發(fā)展的節(jié)奏也在明顯加快，企業(yè)的檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，才能跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，才能夠滿足企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營管理的要求，才能夠更好地推動(dòng)鋼鐵企業(yè)穩(wěn)定健康持續(xù)發(fā)展。因此，積極踐行并強(qiáng)化企業(yè)檔案的數(shù)字化管理工作，創(chuàng)新檔案管理工作模式和方法，是企業(yè)檔案管理工作者的重要責(zé)任和義務(wù)。每一位檔案工作者要有緊迫感，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高自身能力，全面提高企業(yè)的數(shù)字化檔案管理水平。