高校檔案微信服務(wù)模式的新探索

文/晉中師范高等?？茖W(xué)校 尹麗萍

隨著信息時代的發(fā)展，高校檔案室信息服務(wù)范圍在不斷擴大，增強了服務(wù)質(zhì)量，模式實現(xiàn)了發(fā)展與創(chuàng)新。受信息技術(shù)的影響，提高高校檔案服務(wù)的整體水平至關(guān)重要，特別是微信服務(wù)模式的出現(xiàn)，讓資料需求者可通過更多渠道獲取信息，呈現(xiàn)多元化發(fā)展趨勢。因此，對微信服務(wù)模式進行探索具有實用價值。

一、運用微信服務(wù)模式的優(yōu)勢

微信服務(wù)模式，與傳統(tǒng)服務(wù)模式比較，具有科學(xué)和時代賦予的優(yōu)勢。自然，高校檔案運用微信服務(wù)模式具有獨特的優(yōu)勢。主要體現(xiàn)在如下幾個方面：

（一）應(yīng)用具有廣泛性。隨著智能手機與數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)的不斷普及，微信逐漸被人們接受且廣泛使用，微信開發(fā)出多個版本，應(yīng)用到各種手機系統(tǒng)，用戶可通過安裝插件、掃描二維碼等模式應(yīng)用到電腦上，從而打破了存儲路徑、顯示載體及傳播信息的局限性，實現(xiàn)智能手機與電腦的實時互動。高校檔案運用微信服務(wù)模式，為擴大用戶奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。

（二）信息傳播迅速。微信是一種眾多網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動平臺，支持視頻、圖片、文字及語言，可與多種平臺綁定與實現(xiàn)資源共享。因此運用微信平臺為傳播信息的渠道，連接其他渠道實現(xiàn)輻射型傳播，讓傳播更快速。這項優(yōu)勢為高校檔案信息服務(wù)奠定信息聯(lián)動與更新的基礎(chǔ)。

（三）經(jīng)濟適用，易推廣。微信平臺屬于開放性平臺和公眾性平臺，通過公眾可隨意關(guān)注，然后可自主選擇性服務(wù)，還可實現(xiàn)有效反饋與及時互動。而且利用微信平臺推廣信息時，用戶只需支付極少的流量費用就可享受信息服務(wù)，為高校檔案服務(wù)提供更經(jīng)濟、更廣泛的服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

二、高校檔案微信服務(wù)模式的應(yīng)用

從前面分析來看，高校檔案運用微信服務(wù)模式具有各種優(yōu)勢。但是應(yīng)該怎樣運用微信服務(wù)呢？筆者結(jié)合自身業(yè)務(wù)工作談?wù)勎⑿欧?wù)模式的運用。

（一）實現(xiàn)在線咨詢服務(wù)。首先檔案室應(yīng)該開通微信且注冊公眾平臺；只要擁有微信賬號的用戶可通過二維碼掃描或搜索方式，查找到檔案館微信賬號且加為好友。當(dāng)用戶對檔案館信息有需求時，可通過檔案館微信賬號實時咨詢。檔案管理工作人員收到請求后，可立即在工作崗位上搜索資源，實時反饋信息。例如用戶需要查閱學(xué)校合并之前周年校慶專題活動資料，檔案工作者利用反饋信息可以用文字、語音、圖片及視頻等方式單獨或者混合組成，展現(xiàn)每個階段學(xué)校歷史文化內(nèi)涵，如果需要具體指導(dǎo)或者用戶所給需求比較模式，可讓用戶將問題采用畫面形式截圖發(fā)回，經(jīng)過雙方互動解決問題。因微信具有直觀性和即時性特征，能有效降低解答問題的響應(yīng)時間，實現(xiàn)解答問題的直觀性，能更好滿足用戶的需求。

（二）FAQ虛擬參考咨詢服務(wù)。近年來，虛擬參考資料是高校檔案提供的基于局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)的幫助服務(wù)機制。傳統(tǒng)服務(wù)FAQ服務(wù)模式就是把一些用戶常常咨詢與可能咨詢的問題答案編輯成網(wǎng)頁，在檔案室Web站點頁面顯眼位置建立連接，便于提供給用戶查詢。而通過微信平臺，可通過設(shè)置網(wǎng)頁端實現(xiàn)自動回復(fù)等各種功能。檔案用戶可通過后臺加入問題關(guān)鍵詞，及解決問題答案的模塊，有利于自動處理常見的查詢。將FAQ虛擬咨詢，從傳統(tǒng)網(wǎng)頁端轉(zhuǎn)化成手持客戶端。用戶通過手持設(shè)備打開微信，在微信對話框中輸入關(guān)鍵詞就能查詢相關(guān)答案。采用微信服務(wù)模式能縮小網(wǎng)絡(luò)終端對用戶查詢的時間和空間限制，可降低檔案室FAQ查詢對網(wǎng)絡(luò)終端的依賴性。而且微信服務(wù)模式為一對一問答，這種服務(wù)模式能避免用戶從大量文字中查詢所需的問題。還能對用戶提出的各種問題展開聯(lián)想，提供類似問題作為參考，最大程度實現(xiàn)主動服務(wù)。而且采用微信服務(wù)模式，能讓檢索結(jié)果更具針對性，準(zhǔn)確性能夠接近100%，為用戶查詢問題節(jié)省大量時間，極大提高用戶查詢效率。

（三）主動推送信息。在實際運用中，除了服務(wù)用戶解答各種問題外，還可通過微信平臺，主動、便利及快捷給用戶推動檔案信息，通過搜索功能搜索使用微信人群，主動添加檔案讀者群等各種手段，建立有效的社交網(wǎng)絡(luò)，聚集用戶。同時用戶網(wǎng)絡(luò)不斷擴張，好友關(guān)系網(wǎng)呈幾何數(shù)量增長，發(fā)布新進數(shù)據(jù)庫、最新新聞及重要通知等各種信息，可及時推動到各用戶微信客戶端，短時間內(nèi)就能通知給大量人群。其次，可依據(jù)用戶在檔案數(shù)據(jù)庫中查閱歷史記錄，分析用戶對哪種檔案信息具有濃厚的興趣。運用微信平臺還能給讀者實行點對點的推送服務(wù)、專業(yè)導(dǎo)讀等，還能得到用戶的實時反饋，便于有針對性調(diào)整策略，不僅能提高檔案管理的服務(wù)水平，還能有效拉近與用戶間的距離，讓檔案室工作得到極大提高。

（四）通過微信實現(xiàn)信息共享。通過利用微信服務(wù)模式，除了能對用戶主動、交互及被動服務(wù)外，還可建立信息共享機制。在搜集整理檔案信息的同時，不斷引導(dǎo)用戶對檔案信息搜集整理及發(fā)布。而且通過觀看其他用戶的建議，可實現(xiàn)用戶間的資源信息共享，從而縮小用戶間的距離，有利于拉近學(xué)生間的距離，提高社交能力。而且用戶還可將使用檔案信息的感想及體會發(fā)布出來，供大家時刻分享，用戶互相學(xué)習(xí)；而檔案管理人員可依據(jù)自身優(yōu)點參與到討論中，對用戶進行指導(dǎo)。

三、結(jié)語

無論以哪種形式體現(xiàn)的檔案，最終目的都是為師生提供服務(wù)。采用微信服務(wù)是高校檔案的良好選擇，通過打造優(yōu)質(zhì)的微信服務(wù)模式，讓檔案信息進入發(fā)聲渠道，擴大檔案信息在社會公眾中的影響力。