淺析辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展策略

文/山西省孝義市西辛莊鎮(zhèn)辦公室 任成智

辦公室檔案管理工作就是對(duì)單位的各項(xiàng)工作資料進(jìn)行收集、整理和保存，并通過(guò)檔案記錄來(lái)反映事物發(fā)展的具體過(guò)程。檔案管理工作作為辦公室管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，必須隨著時(shí)代的變化不斷與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮出其作用和價(jià)值，以提高工作效率，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

一、提高辦公室檔案管理工作效率的意義和作用

辦公室檔案管理對(duì)于單位的發(fā)展具有非常重要的作用，提高其工作效率具有非常重要的意義，具體如下：一是有利于促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。檔案管理工作具有連續(xù)性、連貫性和不間斷性的特點(diǎn)，因此這就要求在開(kāi)展辦公室檔案管理工作的過(guò)程中從檔案管理的自身特點(diǎn)出發(fā)，采取符合要求的檔案管理手段，并根據(jù)辦公室檔案管理工作的實(shí)際來(lái)采取有效的檔案管理手段，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。值得注意的是，檔案資料不是一次性形成的，它需要通過(guò)一定的時(shí)間和歷史形成，因此為了保證檔案的完整性，必須對(duì)檔案進(jìn)行合理的保存和歸納，避免因?yàn)椴缓侠淼臋n案管理造成檔案資料的丟失和遺漏。二是辦公室檔案管理工作符合時(shí)代發(fā)展的要求。辦公室檔案管理工作為人們查詢信息、調(diào)查資料提供了很大便利，也是單位工作的重要組成部分，做好檔案管理工作有利于更好地為單位發(fā)展服務(wù)。三是有利于促進(jìn)檔案事業(yè)、國(guó)民經(jīng)濟(jì)及社會(huì)的發(fā)展。檔案管理工作存在于各行各業(yè)的發(fā)展當(dāng)中，任何行業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)檔案管理，做好檔案管理工作有利于推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步，為人們的正常工作提供參考。

二、實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理可持續(xù)發(fā)展的策略

（一）實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化。隨著時(shí)代的發(fā)展，辦公室檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此在開(kāi)展辦公室檔案工作時(shí)必須引用現(xiàn)代化的管理方式，更新傳統(tǒng)的管理辦法，立足于辦公室檔案管理工作的實(shí)際，根據(jù)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的要求制定適合的檔案管理目標(biāo)，將檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展結(jié)合起來(lái)，這樣才能有效提高辦公室檔案管理的工作效率。此外辦公室檔案管理的現(xiàn)代化涉及內(nèi)容較多，不僅包括檔案管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化，還包括檔案管理工作中現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用程度，只有在檔案管理工作中多多引用現(xiàn)代化技術(shù)，才能進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，才能切實(shí)解決目前檔案管理中存在的一系列問(wèn)題。

（二）積極轉(zhuǎn)變辦公室檔案管理理念。想要實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展必須積極轉(zhuǎn)變辦公室檔案管理的理念：一是要充分意識(shí)到辦公室檔案管理的意義，了解辦公室檔案管理工作的內(nèi)涵，這樣才能在工作中明確自身工作職責(zé)，全身心地投入到日常檔案的管理工作當(dāng)中。二是要加大對(duì)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)力度，使辦公室人員都對(duì)當(dāng)前的檔案管理知識(shí)有所了解，及時(shí)掌握先進(jìn)的檔案管理理念，并將這些理念運(yùn)用到工作當(dāng)中，促進(jìn)日常檔案管理工作的正常開(kāi)展。三是要多多舉辦關(guān)于檔案管理的交流會(huì)、研討會(huì)，在會(huì)議上可以就當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，通過(guò)探討尋找辦公室檔案管理工作的發(fā)展方向，進(jìn)一步促進(jìn)后期辦公室檔案管理工作的開(kāi)展。四是要加大檔案管理知識(shí)的宣傳和教育力度，檔案管理工作人員明確工作規(guī)范，進(jìn)一步提高檔案管理工作。通過(guò)一系列的措施，及時(shí)轉(zhuǎn)變辦公室檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

（三）要持續(xù)完善檔案管理制度。辦公室檔案管理工作的正常開(kāi)展離不開(kāi)完善的檔案管理制度，想要實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展就必須持續(xù)完善檔案管理制度。首先，需要仔細(xì)分析當(dāng)前的檔案管理制度，通過(guò)分析發(fā)現(xiàn)其存在的不足，并針對(duì)這些不足之處提出有效的改善措施。其次，要持續(xù)提高辦公室資料的搜集和整理水平，不斷提高檔案管理工作水平和效率。再次，要在辦公室設(shè)置專門(mén)的檔案室，并配備專門(mén)的檔案管理人員，根據(jù)一定的方式對(duì)各類檔案資料進(jìn)行分類別、分時(shí)間的管理，便于以后檔案資料的查找，對(duì)于重點(diǎn)檔案資料要進(jìn)行重點(diǎn)保存和管理，避免造成檔案資料的丟失。此外還要對(duì)檔案管理工作流程進(jìn)行梳理，確保各項(xiàng)檔案工作得以發(fā)展，持續(xù)推動(dòng)檔案管理制度體系建設(shè)。

（四）要逐步實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，給辦公室檔案管理工作提出了新的要求，而為了辦公室檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，就必須緊跟時(shí)代要求，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。首先，需要配備信息化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及掃描儀等，只有具備了這些基礎(chǔ)設(shè)施，才能為后期的信息化檔案管理奠定基礎(chǔ)。其次，要對(duì)辦公室檔案資料進(jìn)行信息化處理，將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，方便后期的管理和應(yīng)用。最后，要使檔案管人員掌握現(xiàn)代的信息化檔案管理知識(shí)，這樣才能保證日常工作的順利開(kāi)展，最終逐步實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的信息化。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室檔案管理工作在辦公室工作中具有非常重要的作用，對(duì)于任何單位來(lái)說(shuō)，辦公室檔案管理工作都與其發(fā)展有著密切的聯(lián)系，因此我們必須保證辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。不僅要緊跟時(shí)代腳步，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，還要積極完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，更要轉(zhuǎn)變辦公室檔案管理理念，切實(shí)為日常工作提供便利。