機(jī)關(guān)照片檔案管理工作的效率提升

趙月

摘 要：照片檔案管理是指以攝影為主要方式來記錄和反映所屬機(jī)關(guān)工作的內(nèi)容、重要事件、相關(guān)活動等等，是記錄和反映工作的重要依據(jù)和憑證。隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的跨越式進(jìn)步，機(jī)關(guān)單位的工作、學(xué)習(xí)與各種活動中產(chǎn)生的各種照片也逐漸的增多，這就對機(jī)關(guān)照片的管理提出了新的要求。因此，機(jī)關(guān)照片管理工作的有效性提高，是擺在當(dāng)前機(jī)關(guān)單位管理以及檔案管理人員面前的 緊要任務(wù)之一。

關(guān)鍵詞：照片檔案；管理方式；新要求

1 現(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位照片管理工作中存在的主要問題

（一）管理制度不夠健全

現(xiàn)階段，我國大部分的機(jī)關(guān)單位檔案已經(jīng)建立了相應(yīng)的照片檔案管理制度，但其管理制度依舊存在著較多的問題。缺少系統(tǒng)的管理和具體的細(xì)節(jié)實(shí)施要求，包括照片的歸檔時間、歸檔范圍、保管條件、歸檔要求、利用范圍、權(quán)限設(shè)置等未做出相應(yīng)的規(guī)定。同時，監(jiān)督部門在機(jī)關(guān)單位照片檔案管理監(jiān)督方面不足，檔案管理部門在機(jī)關(guān)照片檔案管理中管理職責(zé)不夠明確，進(jìn)而使得照片檔案管理人員的積極性不足，從而制約照片檔案管理工作展開。

（二）照片收集難度較大

在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理中，基本都是對文字類、書面類的檔案資料歸檔管理，因此，長期以來，各個機(jī)關(guān)的檔案的管理人員都普遍對文字類、書面類的檔案資料歸檔管理重視度較高。這也就造成，在現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)檔案管理中，往往忽視對于照片檔案的管理，反映出當(dāng)前照片檔案管理效率低下的問題。因?yàn)槿狈τ谡掌瑱n案的重視，也直接的造成了照片收集的難度。同時，管理人員在照片管理工作中隨意性較大，意識薄弱。這些都是導(dǎo)致照片檔案收集難度較大，管理難統(tǒng)一的重要原因。

（三）照片整理方法不規(guī)范

照片檔案的管理不同于文書類的檔案，在整理方法方面有著較為特殊的要求。這也就要求檔案管理工作人員對于其管理辦法進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，能夠規(guī)范的管理。比如，第一，對于機(jī)關(guān)單位的活動所拍攝的照片，要做到時間、參與人員、事項(xiàng)等的多種分類。第二，對于照片也應(yīng)該進(jìn)行篩選處理，將重要、突出主題與主體、拍攝清楚與美觀等照片篩選并保存歸檔。第三，由于信息安全的不確定性以及電腦操作的失誤等原因，對于照片檔案應(yīng)備份保存。

（四）保管工作要求不到位

照片檔案包括照片、電子數(shù)據(jù)、底片等多種形式，屬于包含感光材料、電子數(shù)據(jù)等多種特殊載體的檔案。部分機(jī)關(guān)檔案管理部門缺少保存這一類特殊載體檔案的設(shè)備與設(shè)施。不具有恒溫以及恒濕的管理空間。因此，在管理中，基本都是與文書類的機(jī)關(guān)檔案同空間保存，隨著時間以及外部因素的影響，導(dǎo)致照片檔案毀壞或管理有效性降低。

2 機(jī)關(guān)照片檔案管理工作有效性提升策略探究

（一）完善機(jī)關(guān)照片檔案管理制度

完善機(jī)關(guān)照片檔案管理制度，需要分四步進(jìn)行。

首先，提高照片檔案管理員對機(jī)關(guān)照片檔案的認(rèn)識以及重視度，讓管理人員充分的認(rèn)識到機(jī)關(guān)照片檔案管理的重要性，做出系統(tǒng)的規(guī)劃，照片管理人員應(yīng)及時的了解本機(jī)關(guān)的各類活動信息，同相關(guān)部門做好溝通，并及時對有價值的照片做好歸檔保存，有效的提高機(jī)關(guān)照片管理工作。

其次，需要明確管理責(zé)任，將機(jī)關(guān)照片檔案管理的責(zé)任落實(shí)到個人，并將其納入到年度工作的考核檢查中；在工作人員或其他人員需要相關(guān)照片檔案時，做好服務(wù)工作，積極的提供所需照片或底片。并嚴(yán)格做好相關(guān)的借閱或查閱記錄和手續(xù)。

再次，需要提高監(jiān)督部門對于機(jī)關(guān)檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)。通過不斷的完善機(jī)關(guān)單位照片檔案管理的管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，提高管理意識，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的順利開展。

最后，好做相應(yīng)照片的接收以及歸檔；在重要活動中，照片檔案管理人員也可提前向拍攝人員提出拍攝要求，更好的做好照片檔案的高質(zhì)量管理。

（二）明確機(jī)關(guān)照片檔案管理人員的管理范圍

明確機(jī)關(guān)照片檔案管理的范圍，是確保機(jī)關(guān)照片檔案完整性的有效途徑之一。一方面，加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位中各類照片的收集，提高機(jī)關(guān)照片檔案管理的質(zhì)量的關(guān)鍵。機(jī)關(guān)單位檔案管理人員必須根據(jù)和遵循各單位照片檔案的管理規(guī)定，積極主動的做好各個部門相關(guān)的照片收集工作。另一方面，各機(jī)關(guān)單位應(yīng)該對檔案管理人員以及相關(guān)人員做好培訓(xùn)和教育。通過定期和不定期的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，有效的提高檔案管理人員及相關(guān)管理人員的管理意識、管理水平以及管理能力。促使其能夠?qū)⒏黝愓掌凑障鄳?yīng)的依據(jù)，比如按時間、地點(diǎn)、參與人員、活動的主要內(nèi)容、活動的主體等多種要素來進(jìn)行區(qū)分管理，并做好年度整理。更細(xì)節(jié)點(diǎn)來講，分為本機(jī)關(guān)的重大紀(jì)念活動的照片；重要領(lǐng)導(dǎo)人參觀、考察或視察的照片；與外部的重要活動；機(jī)關(guān)活動或重大成果的照片；工程設(shè)備照片等五個方面。照片檔案管理人員應(yīng)該將這些與本單位有一定價值和意義的會議和活動等相關(guān)照片進(jìn)行分類與保存，從而實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)照片檔案管理最終目的。

（三）提高機(jī)關(guān)照片檔案管理的質(zhì)量

提高機(jī)關(guān)照片檔案管理的質(zhì)量，最主要的工作即是對照片篩選，并有目的性、針對性的進(jìn)行歸檔管理。也就是說，機(jī)關(guān)照片檔案管理人員在對機(jī)關(guān)照片檔案進(jìn)行收集與管理時按照其本單位的相關(guān)規(guī)章制度的前提下，在已有的照片中，挑選出對本單位有價值以意義的照片，將意義和價值較小或沒有意義和價值的照片刪除；將有意義但重復(fù)的照片，應(yīng)對比挑選出質(zhì)量較好的一張然后歸檔保存；對具有重要意義和價值的照片應(yīng)在歸檔時對照片的主要內(nèi)容和意義進(jìn)行具體詳細(xì)的介紹和說明；機(jī)關(guān)照片檔案管理人員將照片歸檔后應(yīng)對照片檔案進(jìn)行分類并編制統(tǒng)一的檔案目錄。一方面，能夠方面整理。另一方面，也方便查找。

（四）做好機(jī)關(guān)照片檔案管理的安全保護(hù)工作

檔案管理對于各個機(jī)關(guān)的日常事務(wù)與工作順利開展具有重要的影響，當(dāng)機(jī)關(guān)的檔案丟失、外泄、損壞等時，不僅可能會對其機(jī)關(guān)工作造成影響，也會對社會、國家以及個人的財(cái)產(chǎn)、聲譽(yù)、貢獻(xiàn)等等造成不可彌補(bǔ)的損失。因此，機(jī)關(guān)照片檔案管理人員必須做好機(jī)關(guān)照片檔案的安全保護(hù)工作，確保機(jī)關(guān)照片檔案的有效性與完整性。這就要求機(jī)關(guān)照片檔案管理人員應(yīng)對保存管理機(jī)關(guān)照片檔案的場所進(jìn)行溫度以及濕度等方面的測量并做出記錄與統(tǒng)計(jì)。定期做好換氣通風(fēng)工作，以及做好每日的溫度與濕度變化。來保證機(jī)關(guān)照片檔案保存和歸檔管理場所的環(huán)境足夠合適與安全。

在此基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)檔案管理部門還應(yīng)該不斷的完善機(jī)關(guān)照片檔案的管理制度，并加大對先進(jìn)管理辦法、管理技術(shù)以及管理設(shè)備的引進(jìn)力度。同時，對相對珍貴的照片或者使用頻率較高的照片，要加強(qiáng)管理，必要時采用復(fù)制的辦法來合理利用。不斷的解決和克服引起或能夠引起機(jī)關(guān)照片檔案丟失、外泄、損壞等不利因素。進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)照片檔案安全管理與保護(hù)，提升機(jī)關(guān)照片檔案管理的有效性與科學(xué)性。

3 總結(jié)

隨著我國社會的飛躍式發(fā)展，現(xiàn)代化、科技化的檔案管理辦法對其檔案管理工作人員一方面是提供了高效的管理辦法，但同時也提出了更高的工作要求。由于機(jī)關(guān)照片檔案有著一定的特殊性，要求其管理人員提高重視并不斷完善照片檔案管理規(guī)章制度，進(jìn)一步做好照片的收集、照片檔案的整理與安全保護(hù)工作，不斷的提高機(jī)關(guān)照片檔案的管理質(zhì)量與有效性。

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（作者單位：姜堰區(qū)檢察院）