■侯 婧/河北省唐山市豐潤區(qū)住房管理中心
近些年我國房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速,在推動國民經(jīng)濟增長方面發(fā)揮著重要作用。但是,在這過程中也暴露出了諸多問題,其中房產(chǎn)檔案管理不善問題尤為突出,不僅不利于房產(chǎn)檔案價值的有效發(fā)揮,同時還阻礙了我國房地產(chǎn)行業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。如何加強房產(chǎn)檔案管理,是當前房地產(chǎn)行業(yè)必須重視并解決的問題,已經(jīng)引起了廣泛關注。
房產(chǎn)檔案是指在各項與房地產(chǎn)相關的活動中,包括房地產(chǎn)交易買賣、房地產(chǎn)發(fā)證登記、房屋動拆遷、建設用地及批租用地等,通過收集、整理、鑒定,以文字、圖片、圖紙、表格、視頻、音頻等形式,形成的文件材料,能夠反映出產(chǎn)權人、房屋自然狀況及使用土地狀況等相關信息內(nèi)容[1]。房地產(chǎn)檔案形成后,應通過科學、規(guī)范的管理,實時更新相關資料信息,進而才能確保其真實性、完整性和實效性,以便房產(chǎn)檔案應用價值的有效發(fā)揮。
對我國現(xiàn)階段房產(chǎn)檔案管理基本情況進行分析,可以發(fā)現(xiàn)其中存在較多的問題有待改善,比較突出的主要體現(xiàn)在以下幾方面。
管理意識薄弱是造成房產(chǎn)檔案管理不善的主要因素,雖然已經(jīng)提出了房產(chǎn)檔案規(guī)范化、法制化管理,并且外部法制環(huán)境也得到了一定改善,但是仍存在法制觀念不強現(xiàn)象,對房產(chǎn)檔案管理不夠重視,歸檔不及時、資料不完整、利用率較低問題比較常見。比如部分房產(chǎn)檔案中沒有房產(chǎn)分幅平面圖、沒有房屋產(chǎn)權證登記資料等、沒有將視頻、聲音類材料歸檔等。
部分地區(qū)房產(chǎn)檔案管理仍以傳統(tǒng)手抄方式為主,電子檔案沒有得到有效應用,不僅工作效率較低,而且檔案查詢也耗時耗力,新資料信息無法及時歸檔,經(jīng)常出現(xiàn)堆積現(xiàn)象,影響了房產(chǎn)檔案的實時更新。并且,在房地產(chǎn)行業(yè)迅速發(fā)展背景下,房產(chǎn)檔案資料信息數(shù)量增長速度極快,檔案查詢及利用等各項工作,都需要先進技術手段支持[2]。
房產(chǎn)檔案載體形式多種多樣,除傳統(tǒng)的紙張外,還包括照片、視頻、音頻、數(shù)據(jù)底板等,但是當前很多房產(chǎn)檔案管理部門,所用到的檔案載體仍然以紙張為主,其他多種新型載體沒有得到有效應用。紙張經(jīng)過長期保存,容易出現(xiàn)破損、污漬問題,導致房產(chǎn)檔案資料失效,再加上不可抗拒的自然災害等外界因素,都使得房產(chǎn)檔案存在較大風險問題。
基于房產(chǎn)檔案管理的重要性,必須采取有效措施改善當前房產(chǎn)檔案管理中存在的問題,提高管理水平。
在開展房產(chǎn)檔案管理工作時,必須明確房產(chǎn)檔案的重要性,強化管理和利用意識。一方面,應加快房產(chǎn)檔案管理法制化建設,建立并完善相關制度規(guī)范,包括立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案利用制度等,加強檔案法制的學習和宣傳。并嚴格按照規(guī)范制度及標準流程開展管理工作,將房產(chǎn)檔案管理責任落實到具體負責人身上,調(diào)動管理人員工作熱情和工作積極性。另一方面,應使用多種形式載體收集房產(chǎn)檔案資料信息,確保其完整性和真實性,將各類材料都能夠及時歸檔。并通過建立高效的檔案檢索系統(tǒng),提升檔案信息的調(diào)閱速度及檔案管理工作效率,進而實現(xiàn)檔案資料的有效利用。
面對快速增長的資料信息,傳統(tǒng)人工管理模式已經(jīng)無法滿足房產(chǎn)檔案實際管理需求,創(chuàng)新工作模式已經(jīng)成為必然趨勢,對此必須加大先進技術手段的應用力度。首先,房產(chǎn)檔案管理部門應積極開發(fā)和引入先進技術手段,借鑒國內(nèi)外的成功經(jīng)驗,探索全新的工作模式,并通過光盤存儲、全文掃描等方式開展管理工作。其次,應加快房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設,建立信息化管理系統(tǒng),加大電子檔案的應用力度,并制定統(tǒng)一標準,保證檔案信息資料的實時更新,完善房產(chǎn)檔案社會服務功能。
要想提高房產(chǎn)檔案管理水平,必須增強風險抵抗能力。第一,房產(chǎn)檔案管理部門在使用紙張檔案載體的同時,應充分利用圖片、視頻、音頻等各種新型檔案載體,并以電子形式進行歸檔和備份,避免因紙張保存時間較長或者自然災害,造成房產(chǎn)檔案缺漏、遺失。第二,應做好風險評估工作,深入分析房產(chǎn)檔案管理過程中可能出現(xiàn)的風險問題,結合以往工作經(jīng)驗,制定有效預防措施和應急預案,降低風險發(fā)生的可能性,以此來增強房產(chǎn)檔案管理的抗風險能力。
強化房產(chǎn)檔案管理,既是保護房屋產(chǎn)權人合法權益的必然要求,也是推動我國房地產(chǎn)市場規(guī)范、健康發(fā)展的有效舉措,同時也可以為政府部門管理及決策的制定提供可靠依據(jù),具有多方面的重要意義。對此,必須充分認識到房產(chǎn)檔案管理的重要性,正視當前工作中所存在的問題,采取強化管理利用意識、運用先進技術手段、增強風險抵抗能力等針對性措施加以改善,進而才能實現(xiàn)房產(chǎn)檔案的科學、高效、規(guī)范管理。
[1]劉宏雨,虞新英.探析房地產(chǎn)檔案管理存在的問題及措施[J].城市建筑,2013(8):295~296.
[2]郭新華.芻議房地產(chǎn)檔案管理存在的問題及優(yōu)化措施[J].城市建筑,2016(21):357.