當(dāng)前公安檔案工作的問(wèn)題及對(duì)策

劉建群 李家川

摘 要：檔案工作是公安工作中的重要組成部分，做好檔案工作對(duì)提升公安工作質(zhì)效意義重大。廣大民警應(yīng)正視當(dāng)前公安檔案工作存在的問(wèn)題，積極探求解決途徑，為促進(jìn)公安檔案工作的良性發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：公安檔案；檔案編研；檔案鑒定；信息化

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1008-4428（2018）08-0006-03

公安檔案是對(duì)公安機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的原始記錄，對(duì)指引公安工作的順利開(kāi)展有著重要意義。隨著我國(guó)社會(huì)的轉(zhuǎn)型發(fā)展，治安形勢(shì)日趨復(fù)雜，公安機(jī)關(guān)作為維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定以及服務(wù)群眾的重要行政部門和司法機(jī)關(guān)，正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。在工作量激增的情況之下，深入推進(jìn)公安檔案工作，正視其短板并予以改進(jìn)也就成了題中應(yīng)有之意。

一、 當(dāng)前公安檔案工作存在的問(wèn)題

（一）公安檔案管理人員隊(duì)伍方面

1. 思想認(rèn)識(shí)不到位

相比較于打擊犯罪、維護(hù)治安等傳統(tǒng)意義上的公安主業(yè)工作，相當(dāng)一部分民警沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，甚至認(rèn)為檔案就是“一堆紙”，檔案管理員就是“倉(cāng)庫(kù)保管員”，只要將相關(guān)材料裝訂好、存放到位就可以了。這種思想作用在領(lǐng)導(dǎo)身上，就導(dǎo)致公安機(jī)關(guān)內(nèi)部在檔案工作人、財(cái)、物資源上的投入不足，個(gè)別部門對(duì)于檔案工作采取臨時(shí)“突擊”模式，檢查人員一走就只管“主業(yè)”，長(zhǎng)此以往使得檔案工作與公安工作脫節(jié)；作用在檔案工作人員身上，則導(dǎo)致個(gè)體工作責(zé)任心不強(qiáng)，積極性受打擊，影響公安檔案工作的質(zhì)效；作用在其他民警身上，則導(dǎo)致對(duì)檔案工作的排斥、不配合，公安檔案指導(dǎo)實(shí)戰(zhàn)、服務(wù)工作的作用難以發(fā)揮。

2. 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

從目前情況來(lái)看，公安機(jī)關(guān)具備檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力較強(qiáng)、職業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的檔案管理人才、技術(shù)人才十分匱乏。這一問(wèn)題在基層所隊(duì)尤為普遍和突出。絕大多數(shù)單位沒(méi)有專職檔案員，而是由戶籍民警或者內(nèi)勤民警兼管檔案，實(shí)際從事檔案工作的基本是外聘的輔助人員。這些人員很少有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)檔案管理專業(yè)知識(shí)，對(duì)最基本的檔案管理法律法規(guī)以及日常檔案分類管理方法、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)都知之甚少，數(shù)字化檔案加工整理、檔案編研及鑒定的能力更是捉襟見(jiàn)肘。

3. 檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定

妥善保護(hù)檔案是檔案管理工作中的一個(gè)重要內(nèi)容，由于紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案等對(duì)存放環(huán)境的要求很高，檔案管理人員往往需要長(zhǎng)時(shí)間扎根庫(kù)房，做好防霉防潮防塵防光等一系列工作。這種“默默無(wú)聞”的工作性質(zhì)與打擊犯罪、維護(hù)治安、服務(wù)群眾等其他公安業(yè)務(wù)相比，責(zé)任不小又不易“顯山露水”。因此，不少民警對(duì)檔案崗位是抵觸的，有些檔案民警也帶著情緒干工作。至于輔助檔案工作的合同制人員，由于工作性質(zhì)具有隨意性，人員更迭調(diào)整更是常有的情況。

（二）公安檔案管理制度方面

1. 公安檔案的收集不夠完整全面

公安工作涉及面廣泛，從大的方面來(lái)看，公安檔案包括文書(shū)檔案、專業(yè)檔案、科技檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、實(shí)物檔案、電子檔案和戶籍檔案等類型。長(zhǎng)期以來(lái)，公安機(jī)關(guān)對(duì)紅頭文件、案件類、戶籍類等紙質(zhì)材料的歸檔意識(shí)較強(qiáng)，對(duì)聲像、電子數(shù)據(jù)、實(shí)物等類型的資料收集歸檔重視程度不夠，導(dǎo)致檔案資料形式結(jié)構(gòu)單一化現(xiàn)象嚴(yán)重。此外，由于兼職檔案民警及外聘輔助人員崗位流動(dòng)性大，交接工作時(shí)檔案移交疏漏的概率也會(huì)增加，更進(jìn)一步影響了歸檔資源的連續(xù)性、完整性。

2. 公安檔案的歸檔及時(shí)率難以保證

這其中有主客觀兩方面的原因?？陀^上，公安檔案的形成有未知性、滯后性。這是由于某些刑事案件、治安案件的發(fā)生是公安機(jī)關(guān)無(wú)法預(yù)知的，案件辦理過(guò)程中，調(diào)查取證的復(fù)雜程度、辦理周期長(zhǎng)短、是否有條件偵破辦結(jié)都難以人為掌控，只有經(jīng)過(guò)辦案民警的后續(xù)工作才能得出結(jié)論。因此，相關(guān)材料的整理歸檔工作也勢(shì)必受到連帶影響。主觀上，公安機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)龐雜，各所隊(duì)室職責(zé)分工不同，檔案形成時(shí)間先后不一，加之警務(wù)工作具有臨時(shí)性、突發(fā)性的特點(diǎn)，民警不乏公干出差、培訓(xùn)調(diào)動(dòng)等情況。因此，定期接收、“你交我收”的被動(dòng)等靠方式成為很多公安機(jī)關(guān)檔案部門收集檔案資料的主要方式。這樣既無(wú)法保證歸檔及時(shí)率，也無(wú)益于檔案的連續(xù)性。

3. 公安檔案鑒定工作缺位

檔案鑒定工作掌握著檔案的“存、毀”命運(yùn)，無(wú)疑是檔案管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)。然而，不少檔案管理人員“重藏輕鑒”思想意識(shí)濃重，對(duì)于檔案的鑒定工作總抱著不敢“輕舉妄動(dòng)”的態(tài)度?？吹奖９芷谙薇淮_定為“永久”的公安檔案便再也不去做鑒定；面對(duì)大量的到期檔案，又生怕做出錯(cuò)誤的銷毀結(jié)論承擔(dān)責(zé)任。如此“只進(jìn)不出”的檔案管理模式，使得“漲庫(kù)”的問(wèn)題日益凸顯，一方面增加了庫(kù)房的存儲(chǔ)負(fù)擔(dān)及檔案管理人員的工作量，另一方面，也影響了公安檔案的數(shù)字化、信息化進(jìn)程。

（三）公安檔案開(kāi)發(fā)利用方面

1. 公安檔案編研工作質(zhì)量不高

編研人員對(duì)檔案文獻(xiàn)的認(rèn)識(shí)是否深刻，對(duì)文獻(xiàn)之間的聯(lián)系把握是否準(zhǔn)確，對(duì)文獻(xiàn)的精髓能否提煉升華，包括編研人員的專業(yè)素養(yǎng)及文字編寫能力都直接關(guān)系著檔案編研成果的質(zhì)量?jī)?yōu)劣。因此，檔案編研工作可以說(shuō)是一項(xiàng)難度很高的腦力勞動(dòng)。然而長(zhǎng)期以來(lái)，公安檔案編研工作卻不被重視，有些公安機(jī)關(guān)檔案部門受到傳統(tǒng)觀念的約束和編研模式的制約，出現(xiàn)了“編多研少”“只編不研”的現(xiàn)象。編研創(chuàng)新意識(shí)、精品意識(shí)欠缺，導(dǎo)致編研成果服務(wù)工作的利用意義不大。

2. 公安檔案數(shù)字化加工覆蓋面不全

隨著“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的到來(lái)，檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用普及，公安檔案的數(shù)字化加工、檔案無(wú)紙化著錄已成為當(dāng)前和今后檔案管理中的常態(tài)化工作。而從實(shí)踐做法來(lái)看，當(dāng)前與公安檔案全文數(shù)字化的建設(shè)目標(biāo)還有很長(zhǎng)一段距離。原因是，許多公安機(jī)關(guān)檔案部門只重視紙質(zhì)檔案的信息錄入，忽略了對(duì)聲像、實(shí)物、電子檔案等的信息錄入。而對(duì)于紙質(zhì)檔案中的案卷類材料，也往往只對(duì)卷內(nèi)目錄及法律文書(shū)進(jìn)行數(shù)字化加工、著錄，對(duì)案卷實(shí)體內(nèi)容信息則不做掃描錄入系統(tǒng)。這就導(dǎo)致了檔案信息系統(tǒng)資源庫(kù)內(nèi)容不完整，缺乏系統(tǒng)性。

3. 公安檔案信息系統(tǒng)共享程度不高

目前，各地公安機(jī)關(guān)檔案信息系統(tǒng)的服務(wù)范圍還只局限于本地區(qū)。由于地方財(cái)政能力的差異，加之缺乏統(tǒng)一的需求規(guī)劃，這些系統(tǒng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和功能參差不齊，兼容性不高，難以實(shí)現(xiàn)異地檔案信息的有效整合共享。有的省市盡管在地區(qū)內(nèi)部推廣了一套的檔案信息系統(tǒng)，但對(duì)本地區(qū)不同轄區(qū)的用戶權(quán)限進(jìn)行了限制，下屬市局、分縣局的檔案查詢功能僅限在本轄區(qū)范圍內(nèi)，市局、分局之間不能實(shí)現(xiàn)在線互查。

二、 有效推進(jìn)公安檔案工作的對(duì)策

（一）提高對(duì)公安檔案工作的重視程度

1. 爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)干部的重視

這也是最關(guān)鍵的一點(diǎn)。實(shí)踐中，應(yīng)從內(nèi)外兩個(gè)方面入手。首先領(lǐng)導(dǎo)干部要加強(qiáng)檔案管理理論學(xué)習(xí)，自覺(jué)認(rèn)識(shí)到公安檔案工作在服務(wù)全局、強(qiáng)化公安建設(shè)等方面的重要性。這是內(nèi)因激勵(lì)。其次，應(yīng)將檔案工作納入公安大績(jī)效考核中去。讓考核的“指揮棒”督促領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作質(zhì)效，細(xì)化分工，優(yōu)化人財(cái)物資源配置，并開(kāi)展經(jīng)常性的檔案檢查。這是外因刺激。

2. 檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想

檔案工作者常年與檔案“打交道”，是檔案管理工作的第一責(zé)任人，務(wù)必消除對(duì)檔案工作的偏見(jiàn)，以服務(wù)大局的觀念，不斷提高自身對(duì)于檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。

3. 廣大公安民警要打破固有觀念

民警是檔案的創(chuàng)造者，也是檔案的使用者。公安機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極組織系列活動(dòng)對(duì)檔案工作進(jìn)行宣揚(yáng)，讓更多的民警認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義，參與到檔案工作中去。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

1. 優(yōu)化檔案人員配備

組織選拔掌握檔案專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富、綜合能力強(qiáng)的民警專職從事檔案管理工作，還可以適當(dāng)拓寬人才引進(jìn)渠道，通過(guò)外部招聘等形式吸納高素質(zhì)檔案專業(yè)人才。

2. 加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)

公安機(jī)關(guān)可以通過(guò)邀請(qǐng)業(yè)界專家開(kāi)展檔案培訓(xùn)班，組織人員到先進(jìn)單位學(xué)習(xí)調(diào)研，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)練兵比武等多種形式，促進(jìn)檔案人員的能力提升。

3. 從優(yōu)待警穩(wěn)定隊(duì)伍

檔案庫(kù)房工作環(huán)境特殊，組織上要關(guān)懷檔案人員的身心健康，落實(shí)檔案人員特崗津貼發(fā)放制度。同時(shí)，積極開(kāi)展優(yōu)秀檔案員典型宣傳工作，側(cè)重考慮默默無(wú)聞扎根崗位、對(duì)公安檔案工作做出突出貢獻(xiàn)的骨干人員，并在職級(jí)待遇上予以傾斜。

（三）改進(jìn)公安檔案收集制度

要按照“一切反映公安工作、隊(duì)伍建設(shè)的資料，都是公安檔案”的理念來(lái)收集，打破陳舊觀念，拓寬不同載體檔案資料的收集面和收集渠道，做到“應(yīng)收盡收”。通過(guò)制定嚴(yán)格的考核、獎(jiǎng)懲制度，聯(lián)合督查通報(bào)、問(wèn)責(zé)追究等舉措調(diào)動(dòng)廣大民警的歸檔積極性和檔案管理人員的工作主動(dòng)性。針對(duì)不同類別的檔案資源，還應(yīng)當(dāng)區(qū)別對(duì)待。例如案件類檔案，考慮到辦案時(shí)間跨度難以掌握，檔案人員全程跟進(jìn)案件進(jìn)展也不現(xiàn)實(shí)的實(shí)際情況，可以通過(guò)科學(xué)測(cè)算權(quán)重指標(biāo)，對(duì)辦案民警的歸檔案卷進(jìn)行量化考核，激勵(lì)辦案民警及時(shí)移交在手案卷。再比如電子文書(shū)類檔案，可利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，流轉(zhuǎn)完成后及時(shí)在線歸檔，檔案管理員定期復(fù)查疏漏。

（四）完善檔案鑒定工作制度

檔案鑒定涉及整個(gè)檔案工作的多個(gè)環(huán)節(jié)，并且要求高、難度大。公安機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)適時(shí)成立由主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭負(fù)責(zé)，檔案專家、職能部門及檔案工作人員共同組成的檔案鑒定專項(xiàng)工作組，落實(shí)好這項(xiàng)工作。

1. 要將檔案鑒定與檔案收集相結(jié)合

檔案工作人員應(yīng)當(dāng)做好初始鑒定，根據(jù)資料的價(jià)值大小進(jìn)行甄別，減少無(wú)價(jià)值檔案“濫竽充數(shù)”的情況。

2. 要將檔案鑒定與檔案整理相結(jié)合

要確保檔案的真實(shí)性和完整性，在整理檔案過(guò)程中就應(yīng)同時(shí)做好檢核鑒定。對(duì)于檔案材料的缺漏項(xiàng)應(yīng)及時(shí)退回完善，發(fā)現(xiàn)檔案造假的，更應(yīng)嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)懲戒相關(guān)人員。

3. 定期開(kāi)展檔案價(jià)值“再鑒定”

隨著時(shí)間的推移，有些檔案可能成為無(wú)價(jià)值材料。檔案人員應(yīng)定期梳理到期檔案和永久檔案，由檔案鑒定專項(xiàng)工作組對(duì)相關(guān)檔案的價(jià)值進(jìn)行再次鑒定會(huì)審。按照規(guī)范的鑒定程序，對(duì)檔案做出整卷銷毀、部分留存、整卷調(diào)整保存期限等處理決定并予以落實(shí)。

（五）強(qiáng)化公安檔案編研工作

1. 以“服務(wù)利用”為立足點(diǎn)

服務(wù)利用是公安檔案活動(dòng)的最終目的，編研作為檔案提供利用的高層次形式，要求編研人員樹(shù)立以利用者為服務(wù)中心的主導(dǎo)思想，緊緊圍繞公安工作重點(diǎn)、社會(huì)關(guān)注度高的熱點(diǎn)選題，開(kāi)展編研活動(dòng)。

2. 豐富編研成果的內(nèi)容形式

內(nèi)容上要重“研”。要打破“重編輕研”的傳統(tǒng)編研意識(shí)形態(tài)，強(qiáng)化利用檔案撰寫調(diào)研類材料的意識(shí)。形式上要求“新”。要加強(qiáng)智力投入，積極探索形式多樣的編研體例，如以公安檔案為基礎(chǔ)進(jìn)行藝術(shù)加工，創(chuàng)作劇本、小說(shuō)，拍攝宣傳片等。

3. 加強(qiáng)部門間編研合作

開(kāi)展公安機(jī)關(guān)部門間協(xié)作編研。公安機(jī)關(guān)各警種掌握著不同的業(yè)務(wù)專長(zhǎng)，可以考慮由機(jī)關(guān)“一把手”領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組織檔案部門、職能科室、專項(xiàng)辦、宣傳處等開(kāi)展檔案編研合作，或者定期選調(diào)部門業(yè)務(wù)骨干參與檔案編研工作。開(kāi)展檔案館際間協(xié)作編研。地區(qū)公安機(jī)關(guān)檔案部門之間、公安檔案館與區(qū)域綜合檔案館之間也可以開(kāi)展交流合作。這有利于公安編研工作突破區(qū)域館藏的局限，促進(jìn)檔案編研經(jīng)驗(yàn)方法的交流，同時(shí)提升編研成果的宏觀性、專業(yè)性，擴(kuò)大其影響面。

（六）推進(jìn)公安檔案信息化建設(shè)

1. 做好公安檔案信息化源頭采集

首先，各地公安機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案采集基礎(chǔ)設(shè)施的投入。在統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，盡可能明確統(tǒng)一采集設(shè)備的品牌、機(jī)型，確保采集信息的格式標(biāo)準(zhǔn)一致。其次，檔案工作人員要對(duì)不同載體的檔案資源進(jìn)行全面的數(shù)字化加工采集，做到“無(wú)遺漏”，保證檔案信息的采集完整性。

2. 完善公安檔案信息系統(tǒng)建設(shè)

加緊研發(fā)兼容性、安全性、擴(kuò)展性良好的檔案信息系統(tǒng)，整合多地區(qū)公安檔案資源試點(diǎn)推廣，在試點(diǎn)地區(qū)率先實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，根據(jù)試點(diǎn)情況及時(shí)完善系統(tǒng)，并最終實(shí)現(xiàn)在全國(guó)范圍內(nèi)的共享利用。

3. 加強(qiáng)公安檔案系統(tǒng)應(yīng)用推廣

好的系統(tǒng)脫離了普及應(yīng)用也是一種資源浪費(fèi)。應(yīng)當(dāng)適時(shí)開(kāi)展檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)，提升檔案人員數(shù)字檔案信息化利用的意識(shí)和水平，切實(shí)為公安工作提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：

劉建群，女，南京市公安局浦口分局民警，法律碩士；

李家川，男，南京市公安局浦口分局指揮室教導(dǎo)員。