淺析大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作的轉(zhuǎn)型

黃雪蓉

摘 要：在信息化革命不斷創(chuàng)新與發(fā)展的過(guò)程中，在互聯(lián)網(wǎng)全球化普及的基礎(chǔ)上，人們傳統(tǒng)的生活與工作模式發(fā)生了一定程度的改變，與此同時(shí)我國(guó)的檔案管理工作也發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。隨著時(shí)代變遷，我國(guó)逐漸步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，檔案信息化管理體系逐步形成。本文從檔案技術(shù)革新對(duì)檔案管理工作轉(zhuǎn)型的重要性入手，重點(diǎn)從檔案工作自身及檔案資源的應(yīng)用出發(fā)論述了檔案管理工作轉(zhuǎn)型的必然性，進(jìn)而提出了在大數(shù)據(jù)環(huán)境下如何抓住機(jī)遇促使檔案管理工作進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案工作；轉(zhuǎn)型升級(jí)

檔案管理工作歷史悠久，隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案技術(shù)不斷革新，在很大程度上促進(jìn)了檔案管理工作的轉(zhuǎn)型，檔案管理已逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理發(fā)展到現(xiàn)代數(shù)字化的檔案管理。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，從人們對(duì)檔案資料的利益上來(lái)看檔案管理工作的轉(zhuǎn)型有著時(shí)代的必然性，在這樣的環(huán)境下，應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展抓住機(jī)遇，從多方面入手不斷地促進(jìn)和推動(dòng)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，使檔案資料得到更加充分更加高效的利用，真正體現(xiàn)其價(jià)值。

1 檔案技術(shù)革新對(duì)檔案管理工作轉(zhuǎn)型的重要性

隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案工作經(jīng)歷了從最初的計(jì)算機(jī)單機(jī)模式輔助檔案管理，發(fā)展到通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)幫助檔案業(yè)務(wù)綜合管理，再發(fā)展到當(dāng)前以雙套制管理為核心的檔案信息資源管理的過(guò)程，技術(shù)的革新推動(dòng)了管理手段的變革，促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展。

第一階段（從20世紀(jì)80年代末到1995年）：計(jì)算機(jī)技術(shù)剛剛應(yīng)用于檔案行業(yè)，以目錄管理為主，主要是通過(guò)單機(jī)的方式對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。

第二階段（從1996年到2005年）：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，其在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，從單機(jī)發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)化的檔案綜合業(yè)務(wù)管理，從目錄管理發(fā)展到全文管理，檔案數(shù)字化逐漸發(fā)展，檔案信息資源庫(kù)的建設(shè)初見(jiàn)成果。

第三階段（從2006年到2015年）：檔案管理發(fā)展到以電子文件管理為主，能夠借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源的互通和共享，數(shù)字檔案館建設(shè)如火如荼。

在之前的幾次技術(shù)革新過(guò)程中，主要是對(duì)檔案的保存、管理以及提供檔案服務(wù)等環(huán)節(jié)產(chǎn)生了較大的影響，而大數(shù)據(jù)的來(lái)臨則將徹底顛覆傳統(tǒng)檔案的管理模式。由于大數(shù)據(jù)與檔案的緊密聯(lián)系，它比前面幾次技術(shù)革新更加契合檔案工作的需要，能夠幫助完成檔案從收到存到管到用的一系列工作，尤其是對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)與利用，有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作轉(zhuǎn)型的必然性

從檔案工作來(lái)本身說(shuō)，目前的檔案工作除去實(shí)體檔案的保存工作以外，其他大部分都屬于信息處理的范疇，借助大數(shù)據(jù)，能夠幫助我們更好更快地解決檔案工作中的問(wèn)題，所有的信息處理環(huán)節(jié)都可以自主實(shí)現(xiàn)。我們可以利用大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)存儲(chǔ)，將電子文件直接分類(lèi)歸檔，將紙質(zhì)文件中的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)提取轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，接著通過(guò)大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)電子文件的鑒定和分類(lèi)，并提供檔案智能檢索服務(wù)、檔案信息定制服務(wù)、檔案信息決策服務(wù)、檔案信息跟蹤與推送服務(wù)等，所有的流程都不需要人工的干預(yù)，可以減少大量的人力物力。同時(shí)，機(jī)器完成工作的準(zhǔn)確率和效率都是人工無(wú)法比擬的，通過(guò)這些技術(shù)手段解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在檔案管理工作中所存在的弊端。

從檔案資料的應(yīng)用來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案大部分是紙質(zhì)檔案為主，而在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)檔案資料的應(yīng)用已不再僅僅局限于以往的翻閱紙質(zhì)文檔，而通過(guò)在互聯(lián)網(wǎng)搜查電子文檔攫取檔案信息將成為時(shí)代的主流，這也充分體現(xiàn)了我國(guó)檔案信息化建設(shè)的飛速發(fā)展。據(jù)了解，全國(guó)目前已有10多家單位的數(shù)字檔案館系統(tǒng)通過(guò)了國(guó)家示范數(shù)字檔案館測(cè)試，多家單位通過(guò)了國(guó)家示范數(shù)字檔案室評(píng)價(jià)。但同時(shí)，仍有不少省級(jí)檔案部門(mén)沒(méi)有按計(jì)劃接入國(guó)家電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)，仍有很多信息系統(tǒng)在‘孤立運(yùn)行。這在一點(diǎn)程度上限制了檔案資源的互通共享。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在京召開(kāi)的全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上表示，“下一步，我們要逐步實(shí)現(xiàn)檔案部門(mén)與其他部門(mén)之間的互聯(lián)互通，逐步實(shí)現(xiàn)由政務(wù)信息的互通到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的互通再到檔案數(shù)據(jù)的互通，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)包括政務(wù)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等在內(nèi)的各類(lèi)電子文件的在線歸檔、在線移交接收、在線利用，徹底打破檔案部門(mén)‘信息孤島的狀態(tài)”。由此可見(jiàn)，檔案工作的轉(zhuǎn)型已是大勢(shì)所趨，我國(guó)檔案工作要應(yīng)勢(shì)而動(dòng)、乘勢(shì)而為，加快轉(zhuǎn)型升級(jí)，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。

從檔案資料的利用價(jià)值來(lái)說(shuō)，陳舊的檔案管理機(jī)制落后于時(shí)代發(fā)展，不利于單位管理工作效率的提高，因而不能更好的體現(xiàn)其自身價(jià)值。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各類(lèi)信息數(shù)據(jù)迅速增加，信息化的管理模式能進(jìn)一步挖掘檔案的價(jià)值，真正發(fā)揮檔案的作用。大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展到現(xiàn)在已經(jīng)比較成熟，其算法和分析工具的門(mén)檻都越來(lái)越低，掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的公司越來(lái)越多，而數(shù)據(jù)的意義就更加凸顯。檔案管理工作已不僅僅是對(duì)龐大信息數(shù)據(jù)的歸納整理和儲(chǔ)存，最重要的是要用科學(xué)、專(zhuān)業(yè)的方式對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行正確處理，并最大限度地發(fā)掘檔案信息的重要價(jià)值。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下如何抓住機(jī)遇促使檔案管理工作轉(zhuǎn)型

要促使檔案行業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，首先思想觀念必須轉(zhuǎn)變，要擺脫之前固有的檔案思維，用全新的視角去審視檔案部門(mén)掌握的檔案資源，把死的檔案轉(zhuǎn)變成活的數(shù)據(jù)，用大數(shù)據(jù)的思維去思考工作中的每個(gè)步驟。運(yùn)用相關(guān)關(guān)系的并聯(lián)思維來(lái)思考檔案工作，不僅要考慮已經(jīng)有的檔案數(shù)據(jù)的聯(lián)系，還要考慮館藏以外的檔案數(shù)據(jù)的聯(lián)系。下面我將從三個(gè)方面探討大數(shù)據(jù)環(huán)境下如何促使檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。

3.1 檔案資源是根本

目前，我國(guó)各級(jí)檔案部門(mén)保存的數(shù)據(jù)量與“大數(shù)據(jù)”的數(shù)據(jù)級(jí)別還存在一定差距，其中電子文件的數(shù)量尤其不足，要發(fā)揮“大數(shù)據(jù)”的優(yōu)勢(shì)，就必須擴(kuò)充檔案資源。以前由于人力物力等條件的制約，征集到檔案部門(mén)的資源都會(huì)進(jìn)行一定的取舍，而如果重新審視檔案部門(mén)的工作意義，重新定位檔案資源的價(jià)值，則檔案的管理范圍必將擴(kuò)大。大數(shù)據(jù)時(shí)代，一切具有保存價(jià)值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實(shí)物都應(yīng)被視為檔案。對(duì)于各個(gè)單位內(nèi)部的檔案，檔案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)引導(dǎo)，做好檔案的整合，讓之前許多被忽略的數(shù)據(jù)資源得到重視，納入檔案管理的范疇。

3.2 技術(shù)介入是關(guān)鍵

大數(shù)據(jù)雖然已經(jīng)發(fā)展得比較成熟，但在檔案行業(yè)的應(yīng)用還是一個(gè)全新的開(kāi)始，僅靠檔案部門(mén)的一己之力是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。一方面要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)型人才，培養(yǎng)出懂技術(shù)又懂檔案的復(fù)合型人才，另一方面要加強(qiáng)與外部公司的深度合作，借助他們已經(jīng)成熟的技術(shù)和管理模式，打造檔案里的大數(shù)據(jù)。合作的形式應(yīng)該豐富多樣，既可以以外包的形式請(qǐng)科技公司直接介入檔案工作，也可以以項(xiàng)目合作的方式，共同運(yùn)用檔案中的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)各種服務(wù)。

3.3 執(zhí)法監(jiān)督是保障

大數(shù)據(jù)的應(yīng)用勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生利益，而利益的驅(qū)動(dòng)就容易滋生出一些違法行為，所以必須完善相關(guān)法律法規(guī)，增加檔案法律法規(guī)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)中相關(guān)的條例，明確各部門(mén)的職責(zé)，對(duì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行規(guī)避，保障數(shù)據(jù)安全和個(gè)人隱私不被泄露。另外，雖然《檔案法》中明確了檔案行政管理部門(mén)擁有哪些執(zhí)法權(quán)，但是實(shí)際工作中檔案行政管理部門(mén)對(duì)各單位、企業(yè)、機(jī)關(guān)的檔案部門(mén)也主要是業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，這些執(zhí)法權(quán)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿(mǎn)足數(shù)據(jù)監(jiān)管的需要。要把好數(shù)據(jù)關(guān)，就需要拓寬檔案行政管理部門(mén)的執(zhí)法范圍和權(quán)限，對(duì)于可能涉及個(gè)人知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私的數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)督和干預(yù)，讓檔案行政管理部門(mén)成為數(shù)據(jù)的守門(mén)員。

4 總結(jié)

在如今信息技術(shù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)影響著社會(huì)生活的方方面面，檔案管理工作在這樣的時(shí)代背景下也相應(yīng)的發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)變。檔案管理工作者應(yīng)不斷開(kāi)拓創(chuàng)新促使檔案管理工作呈現(xiàn)數(shù)字化、社會(huì)化與多元化的發(fā)展。要緊跟時(shí)代的步伐，以大數(shù)據(jù)環(huán)境為契機(jī)，不斷轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，加速檔案信息化管理建設(shè)，推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作向全新的方向轉(zhuǎn)型，使檔案資料發(fā)揮其最高效的利用價(jià)值，讓檔案事業(yè)更有作為。

參考文獻(xiàn)

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