工程檔案的信息化建設與管理探討

曾中原

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，大量工程建設逐年猛增，龐大的工程檔案也就隨之而來，檔案信息化具有簡潔、方便、快速、準確的優(yōu)點，如何把高新技術和現(xiàn)代化的管理手段運用到工程建設的檔案管理工作中，是擺在我們面前的一個亟需解決的問題。文章主要就工程檔案的信息化建設與管理進行了相關的分析，以供大家交流探討。

關鍵詞：檔案信息化；工程檔案管理；重要性

在現(xiàn)代信息技術飛速發(fā)展和人類社會不斷進步的今天，先進技術的廣泛引入與先進管理水平的全面提升，為檔案管理開創(chuàng)了良好的前景，也給檔案信息化建設與工程檔案管理工作提出了新的課題，這就要求檔案工作者適應信息化時代檔案工作的需要，不斷推進檔案信息化建設進程，豐富檔案工作創(chuàng)新發(fā)展內(nèi)含，實現(xiàn)檔案信息社會化和檔案信息資源共享。

1 工程檔案信息化的內(nèi)涵

眾所周知，工程檔案是歷史的原始記錄，這種記錄就是一種信息。工程檔案信息主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面就是狹義上的工程檔案信息化，指的是工程檔案自身內(nèi)容要符合信息化的要求；另一方面就是廣義上的工程檔案信息化，指的是工程檔案的信息要與經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)等信息進行融合處理。因而，工程檔案信息化既是工程檔案本身的信息化，同時也是通過信息化的方式為社會提供服務。

2 工程檔案信息化建設的重要性分析

2.1 工程檔案信息化建設有助于提高工程檔案開發(fā)和利用效率

工程檔案信息化管理對提高工程檔案管理水平的作用是顯著的，我國現(xiàn)階段工程檔案管理水平不足是客觀存在的。改革開放以來，我國建設工程行業(yè)的高速發(fā)展，對工程檔案管理水平的要求越來越高。傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代建設工作對檔案管理工作的新要求。為了適應現(xiàn)代檔案管理工作的要求，必須不斷推動工程檔案管理信息化建設，提高信息化建設水平，使工程檔案管理向著科學化、規(guī)范化和制度化的方向發(fā)展。而工程檔案信息化建設有助于這一目標的實現(xiàn)，有助于提高工程資料收集整理的全面性和資料管理的科學性，有助于幫助企業(yè)更深層次的挖掘工程信息和資料的價值，實現(xiàn)對建設檔案和信息的深度開發(fā)利用，幫助企業(yè)提高行業(yè)核心競爭力，并推動整個建設行業(yè)的發(fā)展。

2.2 工程檔案信息化建設有助于促進工程檔案資源共享

21世紀是個信息爆炸的時代，信息互聯(lián)網(wǎng)技術已經(jīng)成為推動社會發(fā)展和進步的重要引擎。建設工程作為人類改造和利用自然的重要工程，其行業(yè)發(fā)展對社會和經(jīng)濟的發(fā)展意義重大。在信息時代背景下，建設行業(yè)的發(fā)展已經(jīng)離不開信息資源，而建設企業(yè)想要在行業(yè)競爭中獲得發(fā)展空間，在激烈的國內(nèi)外行業(yè)競爭壓力下，必須實現(xiàn)相互間的戰(zhàn)略合作和優(yōu)勢互補，從而形成集群效應，促進國內(nèi)建設行業(yè)的共同發(fā)展。檔案管理信息化系統(tǒng)借助互聯(lián)網(wǎng)技術，能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)資源和信息的共享，幫助企業(yè)與其他企業(yè)構(gòu)建更加穩(wěn)固的戰(zhàn)略同盟關系，從而最大化的發(fā)揮行業(yè)競爭優(yōu)勢，在國內(nèi)外行業(yè)市場中獲得更大的市場份額。

2.3 工程檔案信息化管理能夠促進建設工程行業(yè)的發(fā)展

在經(jīng)濟全球化背景下，國內(nèi)建設行業(yè)想要發(fā)展，必須拓寬視野，向發(fā)達國家的優(yōu)質(zhì)企業(yè)看齊。而實現(xiàn)工程檔案管理信息化，是與發(fā)達國家優(yōu)質(zhì)企業(yè)拉近距離的必要措施，也是提升國內(nèi)建設行業(yè)整體競爭力的必要手段。為了解決我國技術、經(jīng)驗和人才不足的問題，必須加強工程檔案管理信息化建設，使整個建設行業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，共同進步和發(fā)展，不斷提升建設行業(yè)的技術水平和技術經(jīng)驗，為未來我國建設行業(yè)的科學發(fā)展打下基礎。

3 加強工程檔案管理信息化建設的對策

3.1 提高檔案信息化水平技術

（1）配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應用或完善，可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。

（2）檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程。

（3）對上網(wǎng)信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機密進行界定； 其次對檔案信息使用者進行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

3.2 提高檔案信息管理水平

（1）隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。

（2）檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。

（3）“工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設工作付諸實施的重要媒介。信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設管理脈絡，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。

（4）從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。

3.3 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向

工程建設的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。

（1）加強工程檔案信息化建設，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。

（2）建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質(zhì)和能力。

（3）檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。

（4）數(shù)據(jù)質(zhì)量是計算機管理系統(tǒng)成敗的關鍵，要嚴把數(shù)據(jù)關，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運行?？煽紤]建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對數(shù)據(jù)進行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進行認真校對。

4 結(jié)語

總之，我國工程檔案信息化建設與管理工作，必須進一步加強對工程檔案信息化管理重要性的認識，適應形勢發(fā)展需要，以改革創(chuàng)新精神推動工程檔案信息化管理工作步入良性發(fā)展軌道，確保我國工程檔案信息化管理工作不斷取得良好成效。

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