淺析醫(yī)院基建檔案的收集與管理

于青永

摘 要：目前國家對我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)極為重視，同時也在積極推動醫(yī)療單位的改革與發(fā)展，以便為醫(yī)院的穩(wěn)健持續(xù)運營提供支持和保障。而醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)工程的增加和建設(shè)規(guī)模的增大，會產(chǎn)生大量的基建檔案信息，這些信息資料涵蓋基建工程建設(shè)的全過程，是對基建工程整體面貌的再現(xiàn)。為了保證醫(yī)院基建工程建設(shè)的規(guī)范性與完整性，必須要做好基建檔案的收集和管理工作，保證檔案收集的完整性與真實性，同時，創(chuàng)新檔案管理的方法，促進檔案信息的科學(xué)利用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；基建檔案；收集；管理

在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革發(fā)展的推動之下，醫(yī)院也開始了如火如荼的改革和建設(shè)工作，其中基建項目在不斷的增多，為醫(yī)院的基建檔案管理帶來了極大的難題，也提出了更高的工作要求。要想提高醫(yī)院基建檔案的管理和利用成效，其前提條件就是要做好檔案收集工作，保證檔案信息的真實性與完整性。與此同時還需要將收集歸檔好的基建檔案進行科學(xué)化的管理與利用，為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)和戰(zhàn)略性發(fā)展提供更大的動力。本文將重點就醫(yī)院基建檔案收集與管理策略進行探討。

1 醫(yī)院基建檔案的收集

1.1 明確基建檔案收集范圍

要想從整體上提高基建檔案的管理水平，其余基礎(chǔ)和前提條件就是要做好基建檔案的收集工作。而基建檔案資料的收集范圍十分廣泛，涵蓋的內(nèi)容比較復(fù)雜，同時還具備較強的專業(yè)性和較大的時間跨度，從而給基建檔案的收集工作帶來了很大的困難，也成為了基建檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為了更加完整的收集基建檔案信息，必須要明確檔案收集的范圍，避免出現(xiàn)收集過程當(dāng)中的遺漏問題?；n案資料收集應(yīng)該貫穿于基建項目建設(shè)的全過程，所以基建檔案收集范圍需要擴大到基建項目的整個規(guī)劃、實施和竣工過程。所以在醫(yī)院基建工程施工當(dāng)中，整個工作過程當(dāng)中的檔案資料都應(yīng)該作為收集范圍。除此以外，檔案收集范圍不能夠僅僅限于文字資料，還要將圖紙、照片、錄音、錄像、光盤、文件材料、合同資料、說明材料、電子材料等納入到收集范圍。

1.2 堅持基建檔案收集原則

基建檔案種類繁多極具復(fù)雜性和綜合性，其中涉及到的基建與檔案材料更是有多種不同的形式，所以做好檔案收集工作是最為基礎(chǔ)和關(guān)鍵的內(nèi)容。在長時間的檔案收集實踐當(dāng)中已經(jīng)形成了很多檔案收集的規(guī)律和策略，也對檔案收集工作提出了相關(guān)的工作原則，只有充分落實收集原則，才能夠保證收集的質(zhì)量與完整性，進而為檔案管理打下基礎(chǔ)。第一，及時性原則。醫(yī)院的基建項目工程呈現(xiàn)出逐步增多的趨勢，如果檔案資料收集不及時的話，很容易出現(xiàn)檔案信息遺漏以及混亂的問題，使得各項檔案材料過于分散凌亂，難以為醫(yī)院發(fā)展提供支持和依據(jù)。第二，真實性原則。醫(yī)院機檢過程當(dāng)中的各項檔案資料必須要有極高的質(zhì)量，把好質(zhì)量關(guān)卡才能夠維護好檔案資料的真實性，為基建工作的核實檢查提供依據(jù)。第二，階段性原則。在基建工程建設(shè)發(fā)展的不同階段有相應(yīng)的基建檔案信息收集任務(wù)，所以需要掌握不同工作階段的檔案收集要求，并在一個階段的資料收集工作結(jié)束之后及時查漏補缺。

1.3 健全基建檔案收集機制

基建檔案收集工作極為復(fù)雜，所以要有專門的工作人員和工作機制作為強有力的保障和支持，增強檔案收集的規(guī)范性，為檔案的利用和管理打下基礎(chǔ)。第一，醫(yī)院要積極成立基建檔案的收集工作組，并對工作組當(dāng)中各個成員的收集責(zé)任進行明確的劃分和要求。同時還需要組織小組當(dāng)中的各個成員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案收集處理的方法與技巧，把握基建檔案信息管理的實際要求，保證收集工作的有序開展。第二，建立專門的收集工作制度，明確收集的流程以及步驟，同時對工作人員的各項操作進行規(guī)范，使其能夠嚴(yán)格按照工作制度完成收集工作。第三，在基建信息收集工作當(dāng)中出現(xiàn)材料和實際情況不符的問題必須立即上報，以便保證所收集檔案材料的完整性和而真實性。

2 醫(yī)院基建檔案的管理方法

2.1 改進管理理念健全管理制度

醫(yī)院基建檔案管理水平的提升和管理思想以及管理制度建設(shè)存在著密切關(guān)系，這就要求醫(yī)院要立足實際，把握檔案管理工作的實際要求，深化檔案管理意識，健全管理制度，并為制度落實提供保障機制。第一，醫(yī)院管理者需要將檔案管理納入到管理體系當(dāng)中，也要納入到管理工作的重要議程中，從思想上提高認(rèn)識的同時，也要在接下來的制度建設(shè)當(dāng)中加大力度。同時，管理者要做好檔案管理理念的宣傳，提高檔案管理人員的思想認(rèn)識，完善其職業(yè)道德素質(zhì)，同時也號召醫(yī)院全員都參與到基建檔案管理當(dāng)中，通過發(fā)揮自身效能和價值，助力醫(yī)院的管理與發(fā)展。第二，醫(yī)院需要對國家相關(guān)的檔案管理制度進行深入剖析，把握制度管理的精髓和要求，以此為根據(jù)整合醫(yī)院檔案管理的實際要求，建立與醫(yī)院基建檔案管理實際相符的制度。在制度條款當(dāng)中必須明確說明工作流程、方法、工作原則，設(shè)立獎懲制度，為檔案管理制度的全面落實提供根據(jù)，也讓各項工作的處理有據(jù)可循。

2.2 加強信息技術(shù)檔案管理應(yīng)用

伴隨著現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，改革以及創(chuàng)新已經(jīng)成為了醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的主旋律。醫(yī)院基建檔案管理作為醫(yī)院工作當(dāng)中不可缺少的組成部分，也需要做到與時俱進，徹底突破傳統(tǒng)的管理模式，加強對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，進而打造一個完善的檔案管理信息系統(tǒng)，保證檔案管理的效率與質(zhì)量。第一，醫(yī)院要對基建檔案管理要求進行全方位的分析，在此基礎(chǔ)之上選擇和開發(fā)與醫(yī)院現(xiàn)狀相符合的檔案管理信息系統(tǒng)和軟件。醫(yī)院要加強檔案信息化建設(shè)當(dāng)中的資金和人力投入，完善相關(guān)的軟硬件設(shè)備設(shè)施。第二，醫(yī)院基建檔案信息管理除了要維護其完整性與及真實性之外，還要保證這些檔案信息的合理利用。所以，在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)當(dāng)中必須著重考慮信息利用這一問題，對系統(tǒng)工具進行改進，保證檔案信息利用的便利性。但是在利用檔案信息時必須要堅持保密原則，對基建檔案信息管理系統(tǒng)進行安全加密，避免出現(xiàn)信息泄露問題，避免讓人對這些信息進行非法操作和利用。

2.3 加強檔案管理人員教育培訓(xùn)

檔案管理工作是服務(wù)性以及業(yè)務(wù)性融為一體的工作事項，需要檔案管理人員具備扎實的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，與此同時，還要具備較強的服務(wù)觀念和管理能力。第一，醫(yī)院方面要對檔案管理者進行專業(yè)的教育培訓(xùn)，健全培訓(xùn)制度，從專業(yè)角度對檔案管理者進行業(yè)務(wù)素質(zhì)能力的培訓(xùn)，夯實其理論根基，不斷發(fā)展業(yè)務(wù)技能。另外，要做好培訓(xùn)考核工作，保證檔案管理者在考核合格之后才能夠上崗。第二，組織有關(guān)于檔案服務(wù)的專題講座，讓管理者提高服務(wù)意識，使其能夠在自己的崗位當(dāng)中發(fā)光發(fā)熱，完善職業(yè)道德素質(zhì)。第三，醫(yī)院要激勵檔案管理者進行自我管理和自我教育，通過不斷學(xué)習(xí)總結(jié)和反思的方法找到自身在檔案管理工作當(dāng)中存在的疏漏和不足，同時探尋彌補缺陷的策略與方法，提高創(chuàng)新能力，從根本上提升管理技能。第四，醫(yī)院需要結(jié)合檔案管理，信息化建設(shè)和現(xiàn)代化發(fā)展的要求，積極聘請具備極高綜合素質(zhì)和信息素質(zhì)的檔案管理人才，使其能夠逐步充實到檔案管理工作隊伍當(dāng)中，帶來先進的思想與方法。

3 小結(jié)

醫(yī)院基建檔案在醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展和建設(shè)當(dāng)中扮演著重要角色，也發(fā)揮著不可替代的作用，要想保證醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的達(dá)成，促進醫(yī)院的穩(wěn)健持續(xù)發(fā)展，就必須將基建檔案收集管理工作作為要點。在檔案收集工作當(dāng)中要注意明確收集范圍，把握收集原則，健全收集工作機制，構(gòu)建一個規(guī)范化的檔案收集體系。而在歸檔完成之后，必須要注意建設(shè)基建檔案管理系統(tǒng)，完善管理制度，加強信息技術(shù)應(yīng)用，并做好對檔案管理人員的教育培訓(xùn)。

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