新形勢下檔案工作之我見

周志東

摘 要：

時代在進(jìn)度，檔案工作必須適應(yīng)生產(chǎn)的需要，這給從事檔案管理工作人員帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，本文從檔案工作的狀況著手，提出新形勢下檔案工作之我見并表明自己的個人觀點(diǎn)，為企業(yè)的檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案工作；管理創(chuàng)新；數(shù)碼檔案

本人不是專門從事檔案工作的，但是從我從事宣傳工作這一塊來說，對檔案的收集和歸檔有一些膚淺的認(rèn)識。新形勢下檔案的建立和使用面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，作為生產(chǎn)企業(yè)，照片和影像資料的收集和歸檔必須適應(yīng)生產(chǎn)的需要。做好檔案的收集和歸檔工作，能折射出企業(yè)的發(fā)展歷程和科研生產(chǎn)的核心專業(yè)發(fā)展。因此，做好照片和影像資料的收集和歸檔工作，是企業(yè)的需要，是生產(chǎn)的需求，意義重大。

一、檔案工作的狀況

在科學(xué)技術(shù)月新日異和企業(yè)發(fā)展規(guī)模不斷壯大的今天，各種門類的檔案資料在大量產(chǎn)生，企業(yè)的檔案工作必須要適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，跟上企業(yè)的發(fā)展步伐，并且為企業(yè)很好地利用。尤其是企業(yè)開始步入電子信息化辦公時代，新型信息材料不斷涌現(xiàn)，檔案記錄方式的要求越來越高，給檔案工作帶來了新的課題。由于各種歷史原因，目前企業(yè)的檔案工作與時代發(fā)展不相匹配，就我們企業(yè)而言，主要表現(xiàn)在三個方面的現(xiàn)狀：檔案庫房的不合理性。由于企業(yè)所處的面積不大，除去生產(chǎn)和辦公場所用房后，檔案庫房面積實(shí)在太小，又加之各類檔案資料一天天歸檔，導(dǎo)致庫房膨脹，庫房空間越來越小。另外，有的檔案歷史悠久，有一定的保存價值，長時間不能銷毀，新產(chǎn)生的檔案越來越多，由于檔案庫房的空間有限，給檔案管理部門增加了保管難題。檔案設(shè)備設(shè)施落后。企業(yè)管檔案用的鐵皮櫥多半還是七八十年代的老式柜子，企業(yè)的檔案幾乎全是紙質(zhì)檔案。隨著信息化電子時代的發(fā)展，檔案載體已呈現(xiàn)出多樣化趨勢。如電子計算機(jī)自動控制的電子檔案，同紙質(zhì)檔案相比，更具有方便性和準(zhǔn)確性。企業(yè)目前還沒有電子檔案，所以在收集、保管、使用等諸多方面缺乏相應(yīng)的配套設(shè)施和管理手段，許多工作難以開展，不能很好服務(wù)于科研生產(chǎn)。 檔案資金得不到保障。由于企業(yè)效率不高，無力購置電子計算機(jī)自動控制的電子檔案先進(jìn)設(shè)備，設(shè)備不配套導(dǎo)致難以正常開展檔案管理工作，更談不上運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備為生產(chǎn)服務(wù)，影響了檔案在生產(chǎn)中發(fā)揮的作用。

二、創(chuàng)新檔案管理的主要途徑

轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新管理思路。所處的企業(yè)檔案管理人員還受計劃經(jīng)濟(jì)時代的影響，工作思路不能超前，不能跨越，更談不上創(chuàng)新。要創(chuàng)新，必須轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)新知識、新技術(shù)和新技能學(xué)習(xí)，充分認(rèn)識創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動力，充分認(rèn)識到檔案工作的建立離不開創(chuàng)新?？墒窃谖覀兊臋n案工作中，要想創(chuàng)新檔案工作管理，卻面臨著這樣或那樣的思想障礙和條件限制。不能大膽創(chuàng)新，甚至不敢創(chuàng)新。思想上患得患失，工作上怕出亂子，怕?lián)L(fēng)險。還是按過去的經(jīng)驗(yàn)、做法管檔案實(shí)在。一時間思想僵化，不能破舊立新，還是按部就班，總打不開創(chuàng)新檔案管理工作新局面。加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提升人員素質(zhì)。要創(chuàng)新檔案管理，首先要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)檔案工作的方針政策、法律、法規(guī)和發(fā)展方向，組織檔案管理工作人員參加各級檔案培訓(xùn)，提升檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理創(chuàng)新工作需要循序漸進(jìn)。創(chuàng)新不能急于求成，要一步一個腳印，把創(chuàng)新目標(biāo)定的低一些，逐漸走出檔案工作只是檔案部門之事的誤區(qū)，形成一種檔案管理工作齊抓共管的氛圍。檔案不但要保管好，更要利用好。改變過去那種只管理和利用文書檔案的現(xiàn)象，逐步做到保管和利用各種電子信息資源檔案，加大檔案工作的保管和開發(fā)力度。挖掘檔案的利用價值。檔案的價值就是為生產(chǎn)服務(wù)，不斷豐富檔案資料，特別是加強(qiáng)電子信息資源檔案的收藏價值，為領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員提供最有利用價值的檔案。

三、做好照片和影像資料的收集和歸檔工作

隨著數(shù)字聲像的發(fā)展，數(shù)碼照片的分辨率和視頻信號高清度也在更新?lián)Q代，影像資料的作用越來越大，范圍越來越廣。因此，做好照片和影像資料的收集和歸檔工作，迫在眉切。要真正做好照片和影像資料的收集和歸檔工作，首先要解決檔案的庫房問題，這也是最基本的問題。過去紙質(zhì)檔案容量大，占的地方多，不利于管理?，F(xiàn)在逐漸采用電子檔案，尤其是影像資料檔案，收集起來既方便，又便于查找，利用價值越來越大。其次，在歸檔的時候，按年限進(jìn)行歸檔，歸檔的照片要有一定的利用價值，對全年照片進(jìn)行篩選，用專用光盤進(jìn)行刻錄成A、B盤，和移交清單一起交給專職檔案人員，影像資料的歸檔工作也是一樣。

總之，檔案管理工作任重道遠(yuǎn)，要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價值，那將是一個漫長的過程，還需要幾代人奮力拼搏，大膽創(chuàng)新。

（作者單位：貴州航天電科黨工部，貴州 貴陽 550009）