行政事業(yè)單位內(nèi)部控制協(xié)同機(jī)制

馬躍麗

【摘要】協(xié)同機(jī)制是行政事業(yè)單位在內(nèi)部控制制衡原則的指導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)不相容崗位分離，三權(quán)分立，同時保持單位內(nèi)設(shè)部門和二級單位、各業(yè)務(wù)流程和流程各環(huán)節(jié)之間的銜接和聯(lián)系，加強(qiáng)協(xié)作，保證內(nèi)部控制在分權(quán)的基礎(chǔ)上充分高效地運(yùn)行。協(xié)同機(jī)制是行政事業(yè)單位組織層級內(nèi)部控制設(shè)計的重點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。協(xié)同機(jī)制集中體現(xiàn)在機(jī)構(gòu)人員、業(yè)務(wù)流程和信息溝通等三個方面。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位 內(nèi)部控制 協(xié)同機(jī)制

一、機(jī)構(gòu)人員的協(xié)同機(jī)制

單位內(nèi)設(shè)部門和二級單位的組織機(jī)構(gòu)和人員的協(xié)同效應(yīng)，是在單位組織機(jī)構(gòu)職能的履行過程中體現(xiàn)的，也是在單位各業(yè)務(wù)流程中實(shí)現(xiàn)的，所以，單位機(jī)構(gòu)人員的協(xié)同機(jī)制在組織層級中發(fā)揮著重要作用。單位領(lǐng)導(dǎo)在組織層級協(xié)同機(jī)制中發(fā)揮帶頭作用，是單位內(nèi)部控制建設(shè)和實(shí)施的總負(fù)責(zé)人，其職責(zé)是領(lǐng)導(dǎo)單位所有機(jī)構(gòu)和全體工作人員進(jìn)行內(nèi)部控制機(jī)制的設(shè)計，設(shè)置所屬機(jī)構(gòu)的職責(zé)分工和工作機(jī)制，設(shè)計關(guān)鍵崗位的工作流程，評價內(nèi)部控制的有效性和缺陷，形成內(nèi)部控制評價報告。所屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人要根據(jù)本部門的職責(zé)分工和內(nèi)部控制機(jī)制，掌握內(nèi)部控制的方法，全面實(shí)施內(nèi)部控制制度。各部門應(yīng)積極參與內(nèi)部控制的建設(shè)、實(shí)施，并對本部門內(nèi)部控制的有效性和缺陷進(jìn)行評價，形成本部門的內(nèi)部控制評價報告。

二、業(yè)務(wù)流程的協(xié)同機(jī)制

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制業(yè)務(wù)流程構(gòu)成行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)層級內(nèi)部控制，并作為內(nèi)部控制的主要控制措施。但是，這些業(yè)務(wù)流程之間有著非常緊密的聯(lián)系，往往是幾個業(yè)務(wù)流程相互配合、相互驗證和相互監(jiān)督來完成內(nèi)部控制的目標(biāo)。我們在行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)層級內(nèi)部控制中對各個業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分別探討，但是從整體上對各個業(yè)務(wù)流程之間的關(guān)系進(jìn)行梳理，闡述業(yè)務(wù)流程之間的協(xié)同機(jī)制則顯得格外重要。

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制業(yè)務(wù)層級的實(shí)質(zhì)就是“以預(yù)算為主線、資金管控為核心”，其他業(yè)務(wù)則或者作為管控對象，或者作為預(yù)算控制和資金收支控制的管控方法。這不但說明預(yù)算控制和收支控制在業(yè)務(wù)層級內(nèi)部控制中的地位和作用，也說明了兩者之間的關(guān)系。預(yù)算控制作為行政事業(yè)單位普遍使用的主要內(nèi)部控制手段，是對資金收入和使用計劃的管理，使之成為資金收支控制的基礎(chǔ)。由于行政事業(yè)單位的特殊屬性，其資金來源大部分為財政資金，單位掌握大量公共資金、公共資源和國有資產(chǎn)，具有非營利性，因此資金使用的合規(guī)性和有效性成為單位內(nèi)部控制的主要目標(biāo)。預(yù)算控制作為保證資金收入和使用的合規(guī)性、效率性和科學(xué)性的有效方法，按照以前年度的預(yù)算編制和執(zhí)行情況，編制本年度的全部資金收入和支出預(yù)算，并作為預(yù)算執(zhí)行和績效考核的基準(zhǔn)，是其他業(yè)務(wù)的起點(diǎn)和依據(jù)，也是對其他業(yè)務(wù)流程執(zhí)行效果的檢驗和考評，發(fā)揮著內(nèi)部控制主線的作用。

資金收支控制是在預(yù)算控制的指導(dǎo)和監(jiān)督下，在實(shí)際資金收入和支出環(huán)節(jié)對收入和支出事項進(jìn)行具體事務(wù)審批、科目審核和資金支付審核。資金收支控制是預(yù)算批復(fù)中批復(fù)規(guī)則在執(zhí)行過程中的實(shí)際應(yīng)用，資金收支從預(yù)算計劃轉(zhuǎn)為具體資金收入和支付，完成從計劃到實(shí)現(xiàn)的過程。同時，資金收支控制是除了預(yù)算控制之外的其他業(yè)務(wù)流程的實(shí)際資金支出的審批和支付環(huán)節(jié)，除了預(yù)算控制和會計控制外，其他業(yè)務(wù)流程都會涉及資金支付環(huán)節(jié)。

采購控制是一種特殊的商品和服務(wù)購買的方式，是按照預(yù)算批復(fù)的結(jié)果，對列入政府采購和單位自行采購的支出計劃進(jìn)行控制。采購控制是通過預(yù)算控制，嚴(yán)格對采購支出計劃實(shí)行預(yù)算管理，并根據(jù)預(yù)算進(jìn)行采購資金支付。采購合同簽訂后，進(jìn)入合同控制階段，將前期預(yù)算編制和采購計劃轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂蟹尚?yīng)的合同，并按照合同進(jìn)行資金支付、組織驗收與合同備案等。在資金支付過程中，采購進(jìn)入支出控制流程，符合資金支出控制的一般程序和方法。采購形成的資產(chǎn)則進(jìn)入資產(chǎn)控制業(yè)務(wù)流程。

工程項目控制應(yīng)按照預(yù)算批復(fù)結(jié)果進(jìn)行工程前期論證，需要工程商品或服務(wù)采購原則通過工程類采購控制流程進(jìn)行管理，同時結(jié)合合同控制制度對工程項目各個階段進(jìn)行規(guī)定和監(jiān)督，最后形成單位資產(chǎn)，進(jìn)入資產(chǎn)控制環(huán)節(jié)。資產(chǎn)控制過程中要明確資產(chǎn)使用規(guī)則和處置標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的安全和有效使用。

會計控制是單位資金管控的重要內(nèi)容，各個業(yè)務(wù)流程中會計人員素質(zhì)的高低、會計賬簿體系的完整、會計核算和監(jiān)督的科學(xué)性都會影響業(yè)務(wù)流程的正常運(yùn)行。

合同控制是按照單位預(yù)算控制的內(nèi)容，將單位商品和服務(wù)采購計劃及工程項目計劃通過法律合同的形式進(jìn)行規(guī)范化和程序化，大多數(shù)合同最終形成單位資產(chǎn)，轉(zhuǎn)入資產(chǎn)控制業(yè)務(wù)。單位對合同訂立、履行和檔案管理的重視，可以提高單位預(yù)算控制和采購控制的效率和效果，避免單位承擔(dān)相應(yīng)的法律風(fēng)險。

三、信息溝通的協(xié)同機(jī)制

（一）管理信息

管理信息是指行政事業(yè)單位為滿足領(lǐng)導(dǎo)層的決策管理需要而編制的反映行政事業(yè)單位財務(wù)狀況、預(yù)算資金使用情況和運(yùn)行管理狀況的經(jīng)濟(jì)信息。例如，就預(yù)算而言，單位財務(wù)處根據(jù)預(yù)算臺賬與會計賬一個月進(jìn)行核對，編制財務(wù)報表、預(yù)算執(zhí)行情況表、預(yù)算分析表，分別同會計賬目和報表比較，將預(yù)算執(zhí)行情況與預(yù)算進(jìn)行對照和比較，找到差異，分析原因，定期編制預(yù)算分析報告，逐級呈報領(lǐng)導(dǎo)批示，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，為科學(xué)的預(yù)算決策提供支持。就收支管理而言，會計處預(yù)算崗和會計崗對經(jīng)費(fèi)收支情況進(jìn)行匯總分析，按要求定期編制分析報告，及時、有效地反映經(jīng)費(fèi)收支管理可能存在的風(fēng)險，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供參考。單位還可以根據(jù)需要建立定期分析報告機(jī)制，如資產(chǎn)評估報告等。

（二）財務(wù)信息

規(guī)范的財務(wù)報告制度需要有效的會計控制來支撐，而真實(shí)可靠的財務(wù)報告不僅是領(lǐng)導(dǎo)層決策的重要參考依據(jù)，同時也因其客觀、公正地反映單位經(jīng)濟(jì)活動整體狀況，起到了真實(shí)反饋單位整體內(nèi)部控制執(zhí)行情況，促進(jìn)完善單位內(nèi)部控制的作用。

單位財務(wù)信息的重點(diǎn)在于保證財務(wù)報告信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，財務(wù)報告的編制和報出由單位財會部門負(fù)責(zé)，因此單位首先應(yīng)強(qiáng)化會計控制。由于行政事業(yè)單位的會計控制要和預(yù)算控制相匹配對接，這也是其區(qū)別于其他單位的特殊控制活動，因此，行政事業(yè)單位會計控制不僅要滿足行政單位會計制度的要求，還要滿足預(yù)算管理的要求。

單位財務(wù)信息不但要滿足單位管理的需要，還要作為單位的信息產(chǎn)品對外披露，滿足上級單位、外部監(jiān)管部門、新聞媒體和社會公眾對信息的需求。單位要針對不同的信息需要主體的需求，披露不同內(nèi)容和格式的信息。

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