淺談提高高職院校檔案收集的策略

楊玲

【摘 要】高職院校檔案收集工作是一切檔案工作的基礎(chǔ)，作為檔案業(yè)務(wù)工作的首要環(huán)節(jié)，它直接影響學(xué)校檔案的質(zhì)量。檔案材料全面、系統(tǒng)的收集，才能真實(shí)反映學(xué)校各方面的歷史面貌；才能更好地為學(xué)校及社會(huì)服務(wù)；才能充分發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。文章首先分析高職院校檔案收集工作中存在的問題，針對(duì)問題提出相應(yīng)的策略。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；檔案收集；策略

高校檔案是高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它是衡量一所學(xué)校教學(xué)水平和管理質(zhì)量的重要標(biāo)志。隨著高職院校教育事業(yè)的快速發(fā)展，高職院校的檔案工作越來越受重視。檔案工作趨于規(guī)范化。人們關(guān)注高職院校檔案的同時(shí)也注意到檔案的收集工作。它作為檔案工作的起點(diǎn)，也是檔案管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。因此，在檔案收集工作中找出存在的問題，針對(duì)存在的問題找出相應(yīng)策略，對(duì)搞好檔案管理工作具有十分重要的意義和作用。

一、高職院校檔案收集工作存在的問題

（一）缺乏檔案意識(shí)

缺乏檔案意識(shí)主要指人們?nèi)狈?duì)檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識(shí)，缺乏對(duì)檔案工作的性質(zhì)和作用的認(rèn)識(shí)。在高職院校很多教職工檔案意識(shí)薄弱，甚至包括部分領(lǐng)導(dǎo)，他們認(rèn)為學(xué)校就是教書育人，對(duì)檔案工作漠不關(guān)心。所以造成檔案在收集過程出現(xiàn)許多問題：不能按時(shí)移交檔案材料、移交的檔案材料內(nèi)容敷衍、移交的材料不符合檔案的歸檔要求、部分部門為自己工作方便將一些重要的該移交的檔案資料留下了移交復(fù)印件等、部分領(lǐng)導(dǎo)或老師外出學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、參會(huì)等重要資料完全沒有要移交的意識(shí)。總之，由于缺乏檔案意識(shí)，檔案意識(shí)薄弱，給高職院校檔案管理帶來諸多不能忽視的問題。

（二）檔案管理制度不完善或有制度不落實(shí)

教育部、國(guó)家檔案局聯(lián)合出臺(tái)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定，高校檔案管理應(yīng)建立和完善檔案管理制度建設(shè)，確保高校檔案工作順利開展。大多數(shù)高職院校都制定了檔案的收集、整理、保管等制度，有歸檔范圍和保管期限表，指導(dǎo)檔案工作者工作，但在實(shí)際工作中，由于檔案工作不受重視，檔案工作雖有制度但并未產(chǎn)生作用，制度未落實(shí)，有的檔案收集范圍但不明確，造成部分檔案資料不能收集完整。由于缺乏獎(jiǎng)懲措施，檔案管理工作人員在工作形成了懶、散、拖等習(xí)慣，沒有充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作激情。

（三）注重紙質(zhì)檔案的收集，對(duì)電子檔案、實(shí)物檔案等非紙質(zhì)檔案的收集力度有待提高

當(dāng)今是信息化時(shí)代，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，檔案的收集不能只局限傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的收集。如今的檔案來源渠道多、檔案內(nèi)容豐富、形式多樣。歸檔的材料包括紙質(zhì)、電子、光盤、各種網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)、錄音、錄像、視頻等多種載體，但部分檔案工作人員不能與時(shí)俱進(jìn)，只注重紙質(zhì)檔案，忽略對(duì)電子、實(shí)物等檔案的收集，長(zhǎng)此以往會(huì)造成大量重要的檔案資源丟失。2008年教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合出臺(tái)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確提出高校應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行同步歸檔，在社會(huì)信息化時(shí)代，這是檔案管理工作的潮流和方向。

（四）檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

一是檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，任務(wù)重、工作量大，而絕大多數(shù)專兼職檔案工作人員是非檔案專業(yè)畢業(yè)，沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)教育，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)訓(xùn)練，大部分高職院校沒出經(jīng)費(fèi)對(duì)兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，所以造成專職檔案管理員業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力低下，兼職檔案管理員不知道該收集什么。二是部分兼職檔案管理員將檔案工作視為額外工作，將它與自己的本職工作區(qū)別對(duì)待，大多數(shù)兼職檔案管理員工作應(yīng)付了事。

高職院校檔案種類繁多、數(shù)量大、涉及到高校方方面面的工作。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，高校作為國(guó)家科技力量的重要組成部分，高職院校作為人才培養(yǎng)基地，高職院校檔案的重要性更加突出，只有充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，找出檔案管理中出現(xiàn)的問題。針對(duì)問題采取相應(yīng)的措施，才能搞好高職院校的檔案管理工作。

二、提高檔案收集工作的策略

（一）采取多種形式提高學(xué)校師生的檔案意識(shí)

檔案的收集涉及學(xué)校的各個(gè)部門，為確保工作能夠順利開展，檔案部門必須要爭(zhēng)取學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，包括學(xué)校的教職員工。檔案管理者可以通過以下一些方式來提高全校師生的檔案意識(shí)：（1）抓住機(jī)會(huì)利用校報(bào)、校園廣播、校園網(wǎng)、專題會(huì)議、重大節(jié)日等宣傳檔案管理的法律法規(guī)，檔案基本知識(shí)等；（2）及時(shí)向?qū)W校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案收集情況、存在的問題；（3）抓住一切機(jī)會(huì)宣傳檔案成果，引起全校教職工認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。以此來提高全校教職工的檔案意識(shí)，在收集檔案時(shí)會(huì)達(dá)到意想不到的效果。

（二）完善學(xué)校檔案管理制度建設(shè)

高職院校在檔案管理中應(yīng)結(jié)合本校實(shí)際情況建立和健全檔案管理制度，讓檔案工作有章可循。提高檔案管理人員工作責(zé)任心。高職院校各部門形成了豐富的檔案材料，要將這些收集齊全，檔案工作人員必須到各部門進(jìn)行調(diào)研，掌握各部門檔案材料形成規(guī)律，讓各部門參與完善檔案制度建設(shè)，逐步完善各部門文件材料歸檔范圍和保管期限表。確保各類檔案材料應(yīng)收盡收。除了明確檔案收集范圍，還要充分調(diào)動(dòng)檔案管理專兼職人員工作激情。不能讓他們覺得干與不干、干多干少一個(gè)樣，必須要明確的、強(qiáng)有力的獎(jiǎng)懲措施進(jìn)行約束。對(duì)于在工作中表現(xiàn)突出的專兼職人員應(yīng)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于那些不按時(shí)移交材料，應(yīng)付了事的工作人員進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。將他們的工作與評(píng)職晉優(yōu)，與績(jī)效工資掛鉤。以此來激發(fā)他們的工作激情。

（三）提高專兼職檔案管理員的素質(zhì)

檔案的收集主要靠專、兼職檔案管理員，因此必須加強(qiáng)專兼職檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)。通過多種方式提高檔案工作人員的素質(zhì)。首先，在組建兼職檔案管理員隊(duì)伍時(shí)要挑選思想政治覺悟高、工作責(zé)任心強(qiáng)、熟悉本部門工作情況的人員，并保持兼職檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定，不隨意更換兼職檔案管理員。定期與不定期組織專、兼職檔案管理員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，到兄弟院校參觀等，不斷提升專兼職檔案管理員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。努力打造一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、年齡結(jié)構(gòu)合理、工作責(zé)任心強(qiáng)的檔案工作隊(duì)伍。

（四）加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化設(shè)施建設(shè)

在信息化時(shí)代，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，高職院校檔案呈現(xiàn)出數(shù)量多、載體形式多樣、內(nèi)容廣等特點(diǎn)，檔案管理工作量大、任務(wù)繁重，這給檔案管理工作帶來很多影響，俗話說巧婦難為無米之炊，沒有現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，檔案收集工作無從下手，檔案管理員需要轉(zhuǎn)變觀念，努力學(xué)習(xí)，通過現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行收集。高職院校檔案管理部門需主動(dòng)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，爭(zhēng)取資金。購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)、光盤刻錄機(jī)等檔案工作必需的技術(shù)設(shè)備。配備合理的檔案管理系統(tǒng)，確保檔案工作順利開展。

檔案收集工作作為檔案工作的源頭，檔案工作者在收集檔案時(shí)應(yīng)提前介入，掌握各部門年度工作計(jì)劃。在工作發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)尋找對(duì)策，努力創(chuàng)新檔案收集方式。確保檔案收集齊全、完整。為檔案工作打好基礎(chǔ)。讓檔案更好的為全校教職工服務(wù)，為學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

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