新時(shí)期行政事業(yè)檔案的數(shù)字化管理研究

尹婭

摘 要：隨著社會(huì)信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)被廣泛地應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，我國也逐漸向以互聯(lián)網(wǎng)為主要工具的信息時(shí)代過渡。尤其在行政事業(yè)單位檔案管理方面發(fā)揮了巨大的作用。檔案管理是行政事業(yè)單位的重要內(nèi)容，因此在信息化背景下如何提高行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和水平是當(dāng)前探究的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位 檔案數(shù)字化 質(zhì)量控制

采用科學(xué)的方案管理行政事業(yè)單位的檔案，能夠?yàn)闄n案的真實(shí)性提供保障，基于這一情況，伴隨計(jì)算機(jī)信息時(shí)代的到來，行政事業(yè)單位的檔案開展信息化、科學(xué)化管理具有十分重要的作用。信息化背景下，我國行政事業(yè)單位檔案管理工作中的問題逐漸暴露出來，由此，本文針對(duì)目前行政事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，其后，針對(duì)數(shù)字化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化工作的開展予以了探討。

一、在行政事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的原則

由于行政事業(yè)單位的檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象是面向社會(huì)的，擁有社會(huì)公共服務(wù)性與保密性，因此在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該遵循一定的原則，保證工作的順利展開。

第一，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，管理工作者必須要堅(jiān)持原則性、規(guī)范性、靈活性互相統(tǒng)一的原則。在具體的工作實(shí)踐中，要嚴(yán)格遵守國家對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理工作相關(guān)的規(guī)章制定的內(nèi)容，進(jìn)行檔案管理工作的各項(xiàng)工作的展開，同時(shí)還要采取靈活多變的方式根據(jù)實(shí)際中不同行政事業(yè)單位的特點(diǎn)與需求，使符合本單位的檔案管理規(guī)章制定逐步建立并完善。

第二，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，管理工作者必須要堅(jiān)持制定與執(zhí)行并重的原則。進(jìn)行行政事業(yè)單位檔案管理相關(guān)規(guī)章制定的定制時(shí)，必須要嚴(yán)謹(jǐn)，在遵循國家法律法規(guī)的相關(guān)內(nèi)容的同時(shí)，也要使其適用于本單位的實(shí)際特點(diǎn)，另外，在進(jìn)行具體的執(zhí)行過程中，對(duì)各項(xiàng)制度的執(zhí)行與落實(shí)的情況要加以關(guān)注，使行政事業(yè)單位檔案管理制度的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與合理化得到實(shí)現(xiàn)。

第三，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，管理工作者必須要堅(jiān)持職責(zé)兼顧權(quán)益的原則。行政事業(yè)單位的檔案管理工作人員要明確自己的職責(zé)，根據(jù)本單位的實(shí)際情況與發(fā)展需求，將科學(xué)、合理、可行性高的檔案管理工作計(jì)劃與目標(biāo)進(jìn)行定制。此外，還應(yīng)該對(duì)檔案管理工作計(jì)劃的執(zhí)行情況加強(qiáng)監(jiān)管力度，同時(shí)還要保護(hù)好工作人員的合法權(quán)益，使其不受到侵害。

二、行政事業(yè)單位的檔案管理工作存在哪些問題

（一）對(duì)檔案管理人員的調(diào)動(dòng)比較頻繁

聘用專業(yè)的檔案管理人員是做好行政事業(yè)單位的檔案管理工作的重要保證，但是一些行政事業(yè)單位對(duì)此并沒有得到關(guān)注，還存在著崗位的輪換制度，造成人員調(diào)動(dòng)頻繁的情況發(fā)生，造成理事物交接不充分與“死檔”問題的出現(xiàn)，嚴(yán)重阻礙了管理工作持續(xù)有效的進(jìn)行。

（二）檔案管理人員對(duì)專業(yè)技術(shù)的缺乏

檔案管理人員是進(jìn)行行政事業(yè)單位檔案管理工作的關(guān)鍵因素，但是在我國的行政事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作還不夠重視，進(jìn)行人員錄用時(shí)沒有嚴(yán)格要求檔案管理人員的專業(yè)水平，甚至有很多錄用的檔案管理人員不是行政檔案管理專業(yè)的工作人員，導(dǎo)致這些工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)，所以在進(jìn)行檔案管理工作的過程中他們經(jīng)常會(huì)有力不從心的情況發(fā)生。

（三）檔案管理流程的不規(guī)范

在進(jìn)行行政檔案管理工作中，保證工作的嚴(yán)密性與規(guī)范性能夠有效的確保行政事業(yè)單位檔案管理工作的順利展開，但是一些行政事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作并不重視，所以在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)經(jīng)常會(huì)存在一些疏漏問題，因?yàn)闄n案管理工作的繁雜性，所以往往在工作中出現(xiàn)一些細(xì)微的疏漏也可能會(huì)導(dǎo)致在工作過程中產(chǎn)生比較大的損失。由于檔案管理工作在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)中得不到重視，導(dǎo)致管理人員在進(jìn)行檔案管理工作啊會(huì)產(chǎn)生散漫、隨意等不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使檔案管理工作流程存在了不規(guī)范的問題。

三、行政事業(yè)單位檔案管理完善措施

（一）創(chuàng)新檔案管理制度，強(qiáng)化單位檔案管理能力

從目前來看，我國大多數(shù)行政事業(yè)單位的檔案管理模式以及相應(yīng)的管理方法都比較落后，嚴(yán)重缺乏創(chuàng)新意識(shí)。為了能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，需要對(duì)檔案管理的方式進(jìn)行一定的完善，從而對(duì)檔案管理的整體水平進(jìn)行進(jìn)一步的加強(qiáng)。除此之外，還應(yīng)在現(xiàn)有的管理基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行不斷地創(chuàng)新，并與數(shù)字化、智能化、科技化的手段相結(jié)合，不斷完善管理技術(shù)，不斷加強(qiáng)檔案管理能力，才能全面提高行政事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。

（二）提升檔案管理的信息化水平

當(dāng)今社會(huì)處于信息化高度發(fā)展的時(shí)代，因此行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)抓住這一契機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，將檔案管理工作的信息化水平提高到一個(gè)全新的高度。在行政事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的過程當(dāng)中有效地借助當(dāng)代的發(fā)達(dá)信息技術(shù)，不斷的引入新的信息管理平臺(tái)，并且應(yīng)當(dāng)確保信息管理平臺(tái)的易操作性，保障每一位從事檔案管理工作的人員能夠輕松上手，從而有效地提升檔案管理工作的效率。行政事業(yè)單位的檔案信息資源量大，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)非保密檔案的資源共享，能夠確保最大量的最大化利用，從而提高社會(huì)服務(wù)水平，這也是提高行政事業(yè)單位檔案管理水平的關(guān)鍵一步。

（三）綜合提高檔案管理工作人員素質(zhì)

管理檔案的工作人員應(yīng)該熟練掌握檔案的收集、整理、分析、分類、歸檔、統(tǒng)計(jì)、計(jì)算機(jī)操作等能力，還要能夠熟練操作檔案管理信息化平臺(tái)。但如今人社局檔案管理人員呈現(xiàn)高齡化趨勢(shì)，對(duì)他們進(jìn)行再次培訓(xùn)困難較大，將高齡工作人員辭退再補(bǔ)充更加不現(xiàn)實(shí)，但我們可以首先完善團(tuán)隊(duì)人員結(jié)構(gòu)，高層管理人員中不僅要有工作經(jīng)驗(yàn)豐富的人，還要有懂得專業(yè)知識(shí)的人，兩方互補(bǔ)，共同管理。同時(shí)在日常工作時(shí)，可以慢慢培訓(xùn)工作人員的檔案管理能力，并且分工合作，每位工作人員負(fù)責(zé)自己較擅長的，高層管理人員則最好能夠熟練掌握多種能力。為了保證檔案的安全性，每年檔案管理人員都應(yīng)該進(jìn)行相當(dāng)數(shù)量的安全演習(xí)，確保工作人員能夠在最短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行檔案移交與安全保護(hù)。最后。每年都應(yīng)該進(jìn)行一次內(nèi)部資格考核，考核不合格者除了會(huì)影響內(nèi)部評(píng)定，還要再次重點(diǎn)培訓(xùn)，并再次考核，仍不合格就會(huì)被考慮辭退。這樣，不僅能夠保證管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性，還能夠調(diào)動(dòng)工作人員工作積極性。

總結(jié)：

總之，在信息化時(shí)代的大背景之下，加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，需要行政事業(yè)單位做到上下一心，對(duì)每一個(gè)工作的環(huán)節(jié)做到仔細(xì)考量，有效彌補(bǔ)管理工作當(dāng)中存在的不足，確保管理工作得到有效展開。并且需要管理部門具備“現(xiàn)實(shí)性”，也就是應(yīng)當(dāng)對(duì)本單位的實(shí)際情況展開深入研究，在此基礎(chǔ)之上開拓工作思維，探索符合自身單位當(dāng)管理發(fā)展之路。

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