辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探討

摘 要：游泳中心的辦公室文書檔案收集與歸檔工作為其他各項(xiàng)工作的進(jìn)行奠定了良好的基礎(chǔ)，因此做好辦公室文書檔案的收集以及歸檔工作是非常重要的，本文主要針對辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性進(jìn)行探討，在探討的基礎(chǔ)上，對如何做好這項(xiàng)工作的策略措施進(jìn)行了具體的敘述，希望能夠更好的促進(jìn)游泳中心為廣大的顧客服務(wù)。

關(guān)鍵詞：文書檔案；收集；歸檔；重要性；策略分析

辦公室的文書檔案，不僅是一個(gè)單位歷史發(fā)展的重要見證，也為一個(gè)單位或者公司來進(jìn)行重大決策的重要參考材料，所以對于這些檔案的收集和歸檔工作必須做到有序開展。這不僅僅是辦公室的重要職能，更是一個(gè)單位需要重視的重點(diǎn)。筆者在第一部分主要就游泳中心關(guān)于做好辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的重要性進(jìn)行探討。然后在第二部分，提出了具體的收集和歸檔工作管理的具體措施和策略。

1 辦公室文書檔案收集和歸檔工作的重要性

游泳中心是負(fù)責(zé)游客進(jìn)行安全有序的游泳的重要單位，是顧客健身強(qiáng)體的重要場所，所以在游泳中心辦公室的文書檔案記載了關(guān)于游泳中的各種事宜和材料，辦公室要對這些材料進(jìn)行收集和歸檔，才能使單位的其他業(yè)務(wù)進(jìn)行順利開展。辦公室文書檔案收集與歸檔的工作，對于游泳中心來說非常的重要，筆者主要從三個(gè)方面來進(jìn)行論述。

首先，文書檔案收集和歸檔是其他各項(xiàng)工作實(shí)施的基礎(chǔ)。只有做好辦公室的文書檔案工作，確保其他各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。文書檔案工作是對辦公室這一工作的重要的見證和記錄，辦公室主要承載著收集和歸檔的重要工作，每天產(chǎn)生的文件有許多，而將這些文件有序的進(jìn)行收集和管理，程龍妹公司的其他各項(xiàng)工作，實(shí)施做好基礎(chǔ)性的工作，使得單位在進(jìn)行重大決策時(shí)可以通過翻閱辦公室文書檔案來了解單位運(yùn)行的實(shí)際情況。

其次，檔案是一個(gè)單位發(fā)展和變化的鑒證。辦公室的文書檔案的資料，不僅僅記載著單位運(yùn)營中的各種實(shí)際的情況，更記載了這個(gè)單位從開始發(fā)展到成熟運(yùn)營的歷史過程，它是對這些材料的整合、記錄與存檔。所以辦公室必須要重視對這些材料的認(rèn)真管理，只有這樣才能為單位相關(guān)的人員提供資料進(jìn)行使用，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用率。

最后，檔案是管理者進(jìn)行決策的重要參考。檔案的記錄的重要性主要在于公司或者單位的決策，就能夠在重大事項(xiàng)的決策中做出正確的選擇，因?yàn)榇鸢甘菍τ谝粋€(gè)單位中實(shí)際運(yùn)營情況的清晰、直觀的記錄，只有將這些材料進(jìn)行研究，歸納，才能了解實(shí)際的運(yùn)行情況，為單位的發(fā)展方向提供有力的參考資料，在參考的基礎(chǔ)上，從而為決策者制定各項(xiàng)重大事件提供重要的依據(jù)。

文書檔案的重要性不僅僅體現(xiàn)在這三個(gè)方面，還有很多的功能是筆者尚未探索到和發(fā)現(xiàn)的，所以，做好文書檔案的收集與歸檔的整個(gè)管理工作對于辦公室的工作人員是一項(xiàng)非常艱巨的任務(wù)，只有每一位工作人員能夠兢兢業(yè)業(yè)地進(jìn)行本職工作的完成，才能為單位發(fā)展計(jì)劃的制定以及各項(xiàng)工作決策的執(zhí)行提供自己的一份力量。那么如何才能夠做好文書檔案的收集與歸檔工作便變得尤為重要，比較在第二部分主要就文書檔案收集與歸檔工作的具體措施進(jìn)行探討，能夠提高工作人員對于文書檔案管理的效率。

2 文書檔案收集與歸檔的策略探討

2.1 辦公室工作人員管理能力的提升

文書檔案的收集與歸檔最終是由辦公室的工作人員來完成，所以對于工作人員檔案管理的素質(zhì)要求便變得尤為重要。當(dāng)前辦公室文書檔案的工作人員得整體素質(zhì)還不是很高，所以對于一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須要重視對于辦公室工作人員專業(yè)知識水平和管理能力的要求。辦公室文書檔案管理人員多為公司的退休人員或者是家屬人員，整體的素質(zhì)還不是很高，所以對于單位的領(lǐng)導(dǎo)必須要招聘一批專業(yè)知識水平高，管理能力強(qiáng)的優(yōu)秀大學(xué)生來從事文書檔案管理的工作，只有吸納這些優(yōu)秀的新鮮血液，才能提高整個(gè)文書檔案管理的效率。除此之外，定期的檔案管理人員的培訓(xùn)和教育也是非常重要的。通過與某休培訓(xùn)單位進(jìn)行協(xié)商，進(jìn)行管理人員的定期培訓(xùn)和繼續(xù)教育，來提高整個(gè)管理的專業(yè)知識水平與關(guān)管理的能力。最后公司或者單位也要對管理人員進(jìn)行定期的思想教育工作，讓他們能夠增強(qiáng)對于檔案管理的責(zé)任意識，能夠重視自身所從事的這項(xiàng)工作，增強(qiáng)對于這項(xiàng)工作的使命感，能夠兢兢業(yè)業(yè)地全心全意的做好辦公室的文書檔案的管理工作，為整個(gè)單位的順利開展和運(yùn)營起到促進(jìn)的作用。

2.2 完善檔案管理的規(guī)章制度

制度的制定能夠?qū)τ谝豁?xiàng)工作起到指引和約束的作用，也能夠?qū)ο嚓P(guān)的工作人員有一個(gè)可以參考的明確的標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)則，這能夠加強(qiáng)對于加強(qiáng)文書檔案管理工作效率的提升。制定相關(guān)的規(guī)章制度，主要對文書檔案的具體的收集的時(shí)間以及歸檔的具體的內(nèi)容，范圍和應(yīng)當(dāng)注意的相關(guān)事宜進(jìn)行明確的說明，讓每一位工作人員可以根據(jù)相關(guān)的管理制度來進(jìn)行具體的分工執(zhí)行。在具體的規(guī)章制度的制定過程中，每一個(gè)單位或者公司都應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際運(yùn)行情況來制定相關(guān)的檔案管理的制度，它不僅僅是一項(xiàng)簡單的制度的制定，更是一個(gè)單位對于自身的認(rèn)識以及前進(jìn)和發(fā)展方向的一種認(rèn)識，檔案收集和管理都應(yīng)有一個(gè)明確的目標(biāo)和要求，只有在歸檔范圍明確，職工的職責(zé)分工合理，才能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室文書檔案的高效保管。

2.3 做好檔案管理的定期復(fù)查

辦公室檔案管理人員的調(diào)動(dòng)和離職是常有發(fā)生的情況，所以，對于以前這些人手里整理過的檔案，剛剛?cè)温毜娜藛T必須進(jìn)行對于文書檔案的復(fù)查工作，復(fù)查是否存在相關(guān)文件資料沒有及時(shí)的歸檔或者是出現(xiàn)丟失的情況，對于這些情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和調(diào)查，進(jìn)行及時(shí)的，補(bǔ)漏查疑，做到文書檔案中文件資料的完整性和正確性。除此之外也要特別注意做好相關(guān)文件的移交和接受的工作，要非常清晰地確保這些文件的完整性以及交接的清楚性，為其他各項(xiàng)工作的進(jìn)行有一個(gè)相對明確的認(rèn)識。

2.4 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視以及對其的宣傳工作

檔案的管理在一個(gè)公司中處于不被注重的地位，特別是單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案這塊兒的管理和宣傳力度并不是非常的重視，檔案管理，雖然起不到直接的經(jīng)濟(jì)效益，但它隱性的對公司的整個(gè)發(fā)展有著非常重大的意義，更是一個(gè)公司不可或缺的組成部分。所以單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對于檔案管理的重視程度，只有領(lǐng)導(dǎo)能夠認(rèn)識到檔案管理的重要性，能夠引起管理人員加強(qiáng)對于檔案管理的認(rèn)識，提高他們對于這項(xiàng)工作的積極性。除此之外，在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，要做好對于檔案的收集以及檔案的歸檔的整個(gè)的宣傳。宣傳對于一個(gè)單位的運(yùn)行是必不可少的，通過做好文書檔案宣傳工作，讓工作人員對于這項(xiàng)工作的重要作用，有一個(gè)更為深刻的認(rèn)識，并能夠在日常的工作中更能夠做好檔案的收集以及歸檔的工作，這也能夠從側(cè)面來提高整個(gè)辦公室文書檔案管理的真實(shí)性以及完整性。全面的來促進(jìn)收集和歸檔的效率的提升。

3 結(jié)語

辦公室文書檔案的收集與歸檔工作雖然對于一個(gè)單位的發(fā)展起不到直接的經(jīng)濟(jì)效益，但它卻從側(cè)面能夠促進(jìn)一個(gè)單位的良性運(yùn)營和發(fā)展，不僅僅是一個(gè)單位發(fā)展的見證，更是一個(gè)單位制定重大事項(xiàng)和決策的參考。筆者在本篇論文的寫作過程中，在第一部分主要對文書檔案收集和歸檔的重要性進(jìn)行了探討，然后在第二部分提出了收集和歸檔的具體的對策，希望能夠提高辦公室文書檔案收集和歸檔的效率，促進(jìn)游泳中心更好的為游客服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]吳佩霞.淺談文書檔案管理中存在的問題及對策[J].東方企業(yè)文化，2011（24）.

作者簡介

楊海鵬（1988-），男，山東省濰坊人，本科，畢業(yè)于東北農(nóng)業(yè)大學(xué)；現(xiàn)有職稱：助理館員；研究方向：檔案；