淺談工程項目管理中材料采購成本的控制

劉大文

【摘 要】工程材料是建筑業(yè)施工生產(chǎn)過程中的勞動對象，是施工生產(chǎn)中不可缺少的物質(zhì)要素。建筑工程材料采購是一項系統(tǒng)工程，是工程成本控制重要環(huán)節(jié)，它直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、工程質(zhì)量和項目安全，是考驗建筑企業(yè)各部門的配合協(xié)作程度及團(tuán)隊人員素質(zhì)的重要環(huán)節(jié)。本文首先分析了工程項目管理中的材料采購成本控制存在的問題，從管理因素、價格因素、人為因素、環(huán)境因素、信息因素5個方面對材料成本控制進(jìn)行了問題分析，并提出了相應(yīng)的建議與對策。

【關(guān)鍵詞】工程材料；采購成本；成本控制

建筑業(yè)企業(yè)為了保證施工生產(chǎn)連續(xù)不斷的進(jìn)行，必須不斷地購入、耗用各種材料物資。用于施工項目的材料種類繁多，流動性大，是企業(yè)的一項重要流動資產(chǎn)，其價值通常占到工程成本的60%～70%，是決定施工成本高低的一個重要因素。工程材料是建筑業(yè)施工生產(chǎn)過程中的勞動對象，是施工生產(chǎn)中不可缺少的物質(zhì)要素。但由于原材料采購周期長，種類多，市場價格波動大、涉及到的人員和部門復(fù)雜等諸多因素，使得采購成本難以有效控制，特別是在建筑企業(yè)中，原材料的采購成本更是成為直接擠壓企業(yè)利潤空間的難題。因此，加強材料采購成本的控制，對于保證施工項目順利進(jìn)行，正確計算工程成本和利潤，真實、公允地反映企業(yè)的財務(wù)狀況，都具有十分重要的意義。

一、工程項目管理中材料采購成本控制存在的問題

由于建筑項目施工地分散，工程施工周期長，施工進(jìn)度不同步，涉及企業(yè)內(nèi)部不同部門，各工程對材料的需求也不一樣，采購流程化管理的重要性不言而喻。當(dāng)前在實際操作過程中，施工企業(yè)主要存在以下問題：

1.工程材料采購流程管理分散化

從企業(yè)內(nèi)部管理流程來看，工程材料采購過程中經(jīng)常缺少與工程預(yù)算、成本核算部門的有機(jī)銜接，企業(yè)沒有整體化的采購流程。工程項目開工后，負(fù)責(zé)采購、工程成本預(yù)決算與核算隸屬于不同部門，同時項目部由不同的施工隊來完成建設(shè)任務(wù)，各自出發(fā)點不同，專業(yè)角度不同，計量方法、核算方法不同，加之溝通不及時，容易造成各自為政的局面，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部很難真正實現(xiàn)統(tǒng)一采購活動，使工程材料采購效果難以達(dá)到最優(yōu)化。

2.材料采購中供應(yīng)商選擇模式粗放

“營改增”后，對建筑業(yè)而言，材料供貨商的選擇是一項極為重要的工作，不僅關(guān)系到進(jìn)項稅金的抵扣金額，更影響企業(yè)流動資產(chǎn)比率。不少工程企業(yè)材料采購還停留在貨比三家、擇優(yōu)選之的原始采購方式上，而國外的建筑業(yè)已經(jīng)普遍采用了先進(jìn)的供應(yīng)鏈采購模式，但這種先進(jìn)模式需要通過標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的業(yè)務(wù)流程，建立協(xié)配件的供應(yīng)商、事業(yè)部之間的業(yè)務(wù)關(guān)系來實現(xiàn)，但目前很多國內(nèi)建筑企業(yè)因?qū)υ疾少彿绞接斜容^頑固的路徑依賴心理，使這種先進(jìn)采購模式在國內(nèi)的推廣應(yīng)用步履緩慢。

3.材料管理制度不健全

古建筑工程因其施工工藝特殊性，對材料的規(guī)格及標(biāo)準(zhǔn)要求要比新建材料更高。材料管理制度健全與否，將直接影響工程質(zhì)量和工程成本。在現(xiàn)實實踐中，許多建筑企業(yè)在材料采購計劃與采購合同管理，采購驗收規(guī)定，材料出入庫流程等各個環(huán)節(jié)上，都存在不少需要加強和完善的問題。

4.對材料供需市場缺少預(yù)估

企業(yè)要對建筑材料市場做好充分的調(diào)研，了解材料市場的供需變化，保障工程頂目所需材料的供給。對一些特殊必用的材料，要確保庫存數(shù)量的穩(wěn)定性，如木材、巴黎綠等；對于其他即用材料可選擇鄰近施工現(xiàn)場區(qū)域放置，如砂石、磚瓦件等，縮短備料時間，減少人機(jī)成本?，F(xiàn)實情況是，不少建筑企業(yè)對材料市場的調(diào)研馬馬虎虎，根本沒有形成規(guī)范化的管理體系，輕者容易造成材料短缺或積壓，重則可能導(dǎo)致工程停工或材料浪費，嚴(yán)重影響工程進(jìn)度。

二、工程項目管理中材料采購成本控制存在問題的原因分析

1.管理因素

由于工程項目施工的特殊性，建筑企業(yè)的管理者對工程質(zhì)量、施工安全最為重視，這是企業(yè)在建筑業(yè)市場立足的根本。對企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)，職責(zé)權(quán)限的劃分，相對缺少相應(yīng)的制度約束和流程管理，部門之間溝通不夠及時，跨部門相互協(xié)作辦事效率低，不能共享市場信息資源。

2.價格因素

（1）“營改增”后，建筑業(yè)面臨新問題

建筑業(yè)“營改增”后，材料發(fā)票可抵進(jìn)項稅，對建筑業(yè)來說是個新挑戰(zhàn)。在古建筑施工中，需用的傳統(tǒng)材料如土籽，血料、麻刀等，多為個人清洗加工，不能為企業(yè)提供增值稅專用發(fā)票，在工程成本管控中就需額外考慮這些因素。因此，供應(yīng)商的選擇在這個環(huán)節(jié)顯得尤其重要。

（2）采購觀念落后，采購方式單一

采購部門只重視材料質(zhì)量，采取貨比三家原則，不計人力成本的擇優(yōu)遴選。不考慮運用多種采購模式，如網(wǎng)絡(luò)平臺企業(yè)購等。

（3）項目分散，不能進(jìn)行集中采購

由于各項目開工時間不同，施工工地流動性強，盡管所需材料相同，但多數(shù)企業(yè)不能做到集中考察，定點采購。

3.人為因素

（1）采購員綜合素養(yǎng)不夠

作為材料采購的第一道關(guān)口，把好這道關(guān)口對于降低采購成本，保障施工質(zhì)量意義重大。現(xiàn)階段建筑企業(yè)采購員多由一些具有施工經(jīng)驗的老員工擔(dān)任，他們熟悉材料屬性，但不會看工程預(yù)算。年輕的采購員能看懂工程預(yù)算，但在材料質(zhì)量把關(guān)方面尚有欠缺。

（2）材料管理員水平欠缺

作為材料日常管理的關(guān)鍵崗位，其收發(fā)計量的準(zhǔn)確性，保管方法的正確性，是項目成本能否進(jìn)行可靠計量的關(guān)鍵所在。材料管理員需要熟悉材料保存方法，具體到材料適宜的溫度、濕度，放置地點是否需要防火等各個細(xì)節(jié)；需要清楚材料收發(fā)方法、包裝物重量，需要了解在工程項目中的具體用途，才能作到收發(fā)準(zhǔn)確，減少應(yīng)發(fā)料計量不實，影響財務(wù)核算的情況發(fā)生。

（3）材料驗收人把關(guān)不嚴(yán)

材料進(jìn)場驗收是工程施工中的重要關(guān)卡，只有嚴(yán)把材料質(zhì)量驗收關(guān)，才能避免問題材料進(jìn)入施工現(xiàn)場，降低以至消除成本增加的風(fēng)險。

（4）材料使用人隨意性大

嚴(yán)格按工程設(shè)計方案進(jìn)行施工，加強工地現(xiàn)場管理，杜絕材料浪費，減少二次搬運帶來的人工成本額外支出，對材料成本控制也起到至關(guān)重要的作用。

4.環(huán)境因素

目前，全國范圍開展防塵整治工程，大批不符合環(huán)保要求的小型磚瓦廠都面臨關(guān)門風(fēng)險，而古建筑所用的材料多數(shù)是由他們燒制的。企業(yè)必須及時與供貨商溝通，密切關(guān)注他們的生產(chǎn)情況，簽訂有效合同，避免因突發(fā)事件影響材料的供應(yīng)。同時，要打破地域限制，跨地區(qū)查找材料，加強與同行業(yè)企業(yè)學(xué)習(xí)溝通，積極開發(fā)市場，只有這樣才能保證材料供應(yīng)鏈的正常化。環(huán)保要求影響最直接的，就是建筑企業(yè)對材料供需市場的科學(xué)預(yù)估。

5.信息因素

采購信息系統(tǒng)建設(shè)滯后，信息化程度低，是目前國內(nèi)多數(shù)建筑企業(yè)的通病。采購員因為沒有動態(tài)更新的龐大數(shù)據(jù)庫支持，不能及時掌握海量的采購信息，難以拿出最優(yōu)化采購方案。由于工程建設(shè)周期長，工程項目又具有不可復(fù)制性，即使在施工企業(yè)內(nèi)部存儲著一些歷史數(shù)據(jù)，但其參考價值非常有限，甚至經(jīng)常失去了時效性，這些信息只能作為財務(wù)數(shù)據(jù)存在于賬冊中，不能有效地為降低材料采購成本服務(wù)。

三、工程項目管理中材料采購成本控制的改善對策

1.重視采購成本事前控制，加強材料成本核算工作

（1）材料采購成本控制應(yīng)從工程投標(biāo)開始，進(jìn)行源頭管理

編制工程投標(biāo)預(yù)算時，按工程施工所需材料，組織采購、預(yù)算財務(wù)等部門首先進(jìn)行材料價格市場調(diào)研，確保材料報價的準(zhǔn)確性；項目開工前，工程部應(yīng)該按照預(yù)算部門提供的材料清單，申請購買材料，材料管理員核查庫存后，核定需購買材料數(shù)量；采購部門綜合以上各方面信息，以大數(shù)據(jù)支持，制定詳細(xì)的采購計劃，集中組織采購，避免臨時采購、高價采購的發(fā)生

（2）建筑企業(yè)內(nèi)部應(yīng)建立采購申請制度，形成“三合一”科學(xué)流程

采購申請單應(yīng)該一式三份，由采購部、項目部、財務(wù)部分別留存，形成采購部、項目部、財務(wù)部相互監(jiān)督、相互配合的“三合一”科學(xué)流程。采購部定期匯總項目采購量，與預(yù)算部門提供的施工預(yù)算量進(jìn)行對比，對多出的材料量進(jìn)行分析，找出差異原因，提交預(yù)算部參考，為工程結(jié)算報價提供有利依據(jù)。項目部應(yīng)著重分析差量材料形成原因，并及時做出調(diào)整，為順利進(jìn)行工程成本核算提供保證。財務(wù)部要嚴(yán)把材料報賬流程，按采購合同約定的付款方式、時間進(jìn)行款項支付，對來歷不明，審批手續(xù)不完備的票據(jù)不予報銷，從源頭上杜絕不合法票據(jù)進(jìn)入財務(wù)部，避免稅務(wù)局對發(fā)票的稽查，減少企業(yè)的涉稅風(fēng)險。

（3）建筑企業(yè)內(nèi)部應(yīng)制訂詳細(xì)的采購資金使用制度，明確各部門的審批權(quán)限，并嚴(yán)格執(zhí)行

要建立項目部、財務(wù)部、材料部定期聯(lián)席會議制度，對重要問題及時進(jìn)行討論分析和全程監(jiān)管。財務(wù)部門應(yīng)對采購資金進(jìn)行全程監(jiān)控管理，提高資金的使用效率。要建立項目部與不同部門間信息日常溝通機(jī)制，財務(wù)部、材料部門定期與工程項目部互通信息。當(dāng)發(fā)現(xiàn)領(lǐng)用材料與施工進(jìn)度不符、工程款可能超撥等非常事項時，及時交換情況，評估風(fēng)險，可采取停止撥款、停止供料等防范措施，避免給企業(yè)帶來損失。

2.靈活運用多種采購方式，實現(xiàn)價格最優(yōu)

采購部應(yīng)加強對材料市場的調(diào)研，掌握每個工程項目所需材料的特殊屬性，根據(jù)市場情況和材料采購計劃，有針對性的對各種材料采取招標(biāo)采購、詢價或定向采購、直接購買等多種方式，避免舍近求遠(yuǎn)，減少中間環(huán)節(jié)，確定材料價格，合理選擇采購方式。

3.加強對供應(yīng)商的管理，規(guī)避采購風(fēng)險

建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估制度，確定合格的供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。加強對材料采購過程的管理，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保采購業(yè)務(wù)的可追溯性。密切關(guān)注供應(yīng)商生產(chǎn)狀況，及時跟蹤采購合同的履行情況，定期進(jìn)行追蹤檢查，對有可能影響工程進(jìn)度的異常情況，及時提出解決方案。

4.建設(shè)高素質(zhì)的采購部，嚴(yán)格采購驗收制度

采購是一項專業(yè)性很強的業(yè)務(wù)工作，建設(shè)專業(yè)化的部門能極大提高工作效率，規(guī)范采購工作，從而降低采購成本。采購部要加強自身業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，熟悉材料特質(zhì)及作用，以及所購材料的市場行情，保障所需材料的不間斷供應(yīng)。

完善企業(yè)材料驗收制度，主要材料除了具備供應(yīng)商提供的出廠檢驗單，還應(yīng)委托專業(yè)的檢測機(jī)構(gòu)，進(jìn)行材料進(jìn)場檢驗。以確保材料的質(zhì)量，完全符合施工項目技術(shù)要求。

5.重視采購人員培訓(xùn)與繼續(xù)教育，定期考核

定期對采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)與稅務(wù)知識培訓(xùn)，完善采購人員梯隊建設(shè)，采取老帶新的工作方法，加快年輕采購員的成長，使其熟悉材料屬性，精通法津法規(guī)，熟悉企業(yè)資金使用流程，才能更高效的完成材料采購業(yè)務(wù)，降低材料采購成本。

同時，建立考核機(jī)制，定期對采購人員的業(yè)績進(jìn)行考核，將具體的經(jīng)濟(jì)責(zé)任落實到個人，推行獎勵機(jī)制，調(diào)動員工的工作積極性。

綜上所述，項目材料的采購管理，一直以來都是建筑企業(yè)關(guān)注的重點與難點，它需要理論與實踐的反復(fù)磨合，動態(tài)調(diào)整，不斷優(yōu)化。而組建專業(yè)的采購隊伍，制定詳細(xì)的采購計劃和成本預(yù)算方案，選擇適合的采購模式與供應(yīng)商，規(guī)范材料管理與使用，建立起系統(tǒng)科學(xué)的材料采購管理流程，才是有效提高材料采購效率，完成對工程成本管控目標(biāo)的治本之策。

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