ERP在中小企業(yè)內(nèi)控管理的應(yīng)用研究

蔣靚

【摘 要】ERP作為新的管理思想和方法克服了企業(yè)傳統(tǒng)內(nèi)控管理的弊端，為中小企業(yè)內(nèi)控管理帶來了新的解決方案，本文根據(jù)中小型企業(yè)的內(nèi)部控制特點(diǎn)，探討了ERP對(duì)中小企業(yè)內(nèi)部控制工作的影響，指出中小企業(yè)借助ERP系統(tǒng)，提升企業(yè)內(nèi)控管理能力的方法，重點(diǎn)介紹了ERP系統(tǒng)實(shí)施前、中、后的重點(diǎn)研究內(nèi)容，為ERP系統(tǒng)更好地應(yīng)用于中小企業(yè)內(nèi)部控制提供了借鑒。

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè)；ERP系統(tǒng)；內(nèi)控管理

一、引言

近年來，隨著國內(nèi)市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，政府對(duì)《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》不斷修訂，我國企業(yè)也逐漸提高了對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的重視程度。但國內(nèi)企業(yè)行業(yè)管理規(guī)范不同、企業(yè)規(guī)模差異及自身管理水平的高低，導(dǎo)致了企業(yè)內(nèi)控能力也參差不齊。其中中小型房地產(chǎn)企業(yè)因?yàn)橐?guī)模和能力的限制，內(nèi)控管理的形勢更加嚴(yán)峻。將ERP系統(tǒng)作為一種新的管理思想和手段有效地融入中小企業(yè)內(nèi)控管理中，搭建ERP系統(tǒng)和內(nèi)控管理制度相輔相成的內(nèi)控管理體系，降低企業(yè)管理成本和經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高內(nèi)控管理效益，已成為中小企業(yè)持續(xù)發(fā)展、提高經(jīng)濟(jì)效益和市場競爭力的關(guān)鍵。

二、ERP和企業(yè)內(nèi)部控制定義

1.ERP的定義

ERP（Enterprise Resource Planning）系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策手段的管理平臺(tái)。其通過對(duì)企業(yè)所擁有的人、財(cái)、物、信息、時(shí)間和空間等資源進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理，協(xié)調(diào)各部門以市場導(dǎo)向開展業(yè)務(wù)活動(dòng)，提高企業(yè)核心競爭力，ERP系統(tǒng)是信息技術(shù)與管理思想的融合。

2.企業(yè)的內(nèi)部控制定義

內(nèi)部控制是指企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)，保護(hù)資產(chǎn)的安全完整，保證會(huì)計(jì)信息資料的正確可靠，確保經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、效率性而在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評(píng)價(jià)和控制的一系列方法、手段與措施的總稱。內(nèi)控是企業(yè)經(jīng)營管理過程中的預(yù)防措施、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督機(jī)制。

三、ERP對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響

1.中小企業(yè)內(nèi)控現(xiàn)狀

中小企業(yè)由于其自身規(guī)模、技術(shù)條件、市場地位及經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)限制，企業(yè)管理層一般將管理的重點(diǎn)放在企業(yè)的生存和經(jīng)濟(jì)效益直接相關(guān)的工作上，往往忽視了內(nèi)控對(duì)于企業(yè)當(dāng)前發(fā)展的重要性和緊迫性，不注重企業(yè)內(nèi)控管理的建設(shè)。主要表現(xiàn)在：

（1）內(nèi)控效率低。相互核對(duì)及相互監(jiān)督是企業(yè)內(nèi)控管理的重要環(huán)節(jié)，信息提取、傳遞、處理、校驗(yàn)造成部門之間協(xié)同的程序冗長和困難，國為企業(yè)信息系統(tǒng)不完備，信息獲取及處理不及時(shí)，導(dǎo)致內(nèi)控工作效率低。

（2）內(nèi)控效益低。中小企業(yè)對(duì)內(nèi)控管理的預(yù)算投入較低，過于注重內(nèi)控管理的經(jīng)濟(jì)成本，忽視了整個(gè)內(nèi)控管理的投入產(chǎn)出比，導(dǎo)致內(nèi)控管理經(jīng)濟(jì)效益低。

（3）內(nèi)控效果差。以“人”為本的管理理念在中小企業(yè)中更為突出，而人性的弱點(diǎn)在中小企業(yè)的制度執(zhí)行和監(jiān)督的過程中，產(chǎn)生了不同程度的障礙和風(fēng)險(xiǎn)隱患。人情、素質(zhì)、疏忽等主觀因素造成企業(yè)的內(nèi)控制度流于形式。

2.ERP與企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)系

ERP作為在IT技術(shù)下應(yīng)運(yùn)而生的企業(yè)內(nèi)部管理工具，核心在于利用ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)邏輯和功能，統(tǒng)一企業(yè)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范企業(yè)的流程，從而實(shí)現(xiàn)賬實(shí)相符、提高管理效率、降低了管理成本的目的。此外，ERP系統(tǒng)還具備強(qiáng)大的預(yù)警提示、決策分析功能，有效地防范了企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，提高了風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力。

但是，ERP的應(yīng)用也會(huì)給企業(yè)內(nèi)控管理帶來具有IT技術(shù)特點(diǎn)的新挑戰(zhàn)，如員工的接受程度、信息的安全性、內(nèi)控人員的能力等。因此，ERP系統(tǒng)實(shí)施前企業(yè)需全面考慮、整體規(guī)劃，在實(shí)施過程中將ERP系統(tǒng)與企業(yè)的內(nèi)控管理有序地融合，在ERP的環(huán)境下完善企業(yè)內(nèi)控管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)控管理的最大收益。

3. ERP為企業(yè)內(nèi)部控制帶來的機(jī)遇

ERP本身就是管理思想的一種創(chuàng)新，它完善了公司的原有業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)流程化的管理，實(shí)現(xiàn)了公司資源的統(tǒng)一管理和共享。ERP系統(tǒng)可以促使公司的規(guī)章制度落實(shí)到ERP系統(tǒng)中，切實(shí)地解決了企業(yè)內(nèi)部控制最薄弱和最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。

ERP可以整合和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部資源，通過系統(tǒng)規(guī)則實(shí)現(xiàn)上下游業(yè)務(wù)協(xié)同和數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)；促使公司扁平化管理，優(yōu)化公司組織架構(gòu)、明確部門及各崗位職責(zé)，提高管理效率；提高公司業(yè)務(wù)流程化和規(guī)范化，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和權(quán)限；促進(jìn)公司內(nèi)部管理系統(tǒng)化，減少了人為因素，提升了企業(yè)內(nèi)控能力，實(shí)現(xiàn)了關(guān)鍵業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)預(yù)警、降低了企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)；實(shí)現(xiàn)了審批過程的可視化及權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)共享，形成了公司內(nèi)部相互監(jiān)督和制約機(jī)制。

四、ERP在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用

1. ERP系統(tǒng)實(shí)施前的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

在ERP環(huán)境中建立完善有效的內(nèi)控管理體系，要進(jìn)行整體的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，評(píng)估結(jié)果須納入ERP系統(tǒng)建設(shè)需求和方案中。整個(gè)ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中要注重風(fēng)險(xiǎn)管理，特別是風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)，利用企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的辨識(shí)機(jī)制，分別從開發(fā)、銷售、成本、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，識(shí)別出潛在的風(fēng)險(xiǎn)，利用風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)的策略化解企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，并將具體的策略體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)中，一方面是對(duì)企業(yè)流程和內(nèi)部控制的再次評(píng)審；另一方面是利用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估手段，明確了各流程和ERP控制的關(guān)鍵點(diǎn)。

2.ERP系統(tǒng)實(shí)施中的內(nèi)控體系建設(shè)

企業(yè)應(yīng)梳理ERP系統(tǒng)應(yīng)用過程和企業(yè)內(nèi)控管理過程的差異和相似點(diǎn)，以更好地讓ERP和企業(yè)內(nèi)控互相融合、相輔相成。差異點(diǎn)可以在ERP系統(tǒng)實(shí)施前，對(duì)ERP系統(tǒng)和內(nèi)控管理體系進(jìn)行全面考慮，避免二者的沖突，從而制定一個(gè)基于ERP系統(tǒng)的內(nèi)控管理框架。

ERP系統(tǒng)對(duì)內(nèi)控體系的建設(shè)方案：

（1）事前控制。①預(yù)算控制。將企業(yè)整體經(jīng)營目標(biāo)分解到相關(guān)責(zé)任單位的控制項(xiàng)目，經(jīng)營過程中ERP系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)比實(shí)際情況和預(yù)算目標(biāo)，按事先約定進(jìn)行否決或提請決策。②授權(quán)控制。企業(yè)應(yīng)根據(jù)組織結(jié)構(gòu)和崗位責(zé)任，設(shè)置員工的ERP系統(tǒng)操作權(quán)限，ERP系統(tǒng)保證了業(yè)務(wù)活動(dòng)在授權(quán)的范圍內(nèi)實(shí)施。

ERP事前約定規(guī)則避免了實(shí)施中的人情障礙，使控制更加客觀，更客易嚴(yán)格實(shí)施。

（2）事中控制。①業(yè)務(wù)控制。按照企業(yè)制度的要求，規(guī)范財(cái)務(wù)管理、營銷管理、成本管理、工程項(xiàng)目管理等業(yè)務(wù)流程，在軟件中通過環(huán)境設(shè)置、條件選擇、事項(xiàng)驅(qū)動(dòng)使管理制度得以實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)將自動(dòng)拒絕不符合流程的操作。②財(cái)務(wù)控制。通過設(shè)置名稱準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、繁簡適度的會(huì)計(jì)科目，使會(huì)計(jì)核算規(guī)范，方便提取監(jiān)管信息，子系統(tǒng)的預(yù)設(shè)自動(dòng)完成折舊計(jì)提和費(fèi)用攤銷，杜絕人為因素，利用取數(shù)公式直接生成會(huì)計(jì)報(bào)表，保證報(bào)表數(shù)據(jù)完整和真實(shí)。

事中控制可有效控制人為因素帶來的干擾，提高了內(nèi)控的可行性和穩(wěn)定性。

（3）事后控制。①數(shù)據(jù)核對(duì)。ERP系統(tǒng)可以自動(dòng)核對(duì)內(nèi)部數(shù)據(jù)及內(nèi)外部數(shù)據(jù)的邏輯關(guān)系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況。內(nèi)部數(shù)據(jù)核對(duì)如核對(duì)財(cái)務(wù)的收款記錄與銷售部門的銷售記錄等，內(nèi)外部數(shù)據(jù)核對(duì)指內(nèi)部數(shù)據(jù)通過接口與外部數(shù)據(jù)核對(duì)，如核對(duì)企業(yè)收付的資金與銀行記錄是否相等。②風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。搭建預(yù)警模型，將投資風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)等轉(zhuǎn)化為具體的控制項(xiàng)目及風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)，ERP系統(tǒng)能實(shí)時(shí)搜集數(shù)據(jù)，根據(jù)預(yù)警模型，對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)異常情況進(jìn)行預(yù)警提示，生成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告。③計(jì)劃檢查。ERP系統(tǒng)可實(shí)時(shí)比較企業(yè)計(jì)劃完成情況與目標(biāo)值，具體分析各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況，偏離的原因及變化趨勢。④制度執(zhí)行。ERP系統(tǒng)可實(shí)時(shí)搜集整理員工的日常操作，定期分析員工的工作內(nèi)容及行為方式是否符合公司的規(guī)章制度。

通過事后控制可以確保檢查報(bào)告的客觀性、可靠性，提高檢查效率，降低檢查成本，有利于企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)及制度執(zhí)行過程中的各項(xiàng)偏差。

ERP系統(tǒng)有利于提高經(jīng)營質(zhì)量、防控經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、保障制度執(zhí)行，但是不是所有的控制目標(biāo)都可以量化，也不是所有的控制手段都能在軟件中落地，全面有效的內(nèi)控需要信息手段與傳統(tǒng)手段的配合，ERP作用的發(fā)揮與管理者的支持度、使用者的素質(zhì)和態(tài)度及企業(yè)文化等密切相關(guān)，將管理思想與信息技術(shù)相結(jié)合才能有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)控。

3.ERP系統(tǒng)實(shí)施后的內(nèi)控完善措施

ERP系統(tǒng)運(yùn)行后將不同程度地改變公司領(lǐng)導(dǎo)的管理意識(shí)、各部門的業(yè)務(wù)管理方式、各崗位的職責(zé)和部分員工的工作習(xí)慣，ERP系統(tǒng)的成功應(yīng)用并不代表企業(yè)內(nèi)控管理的提升，必須制定和完善相關(guān)管理措施，以保證ERP系統(tǒng)的持續(xù)運(yùn)行、企業(yè)內(nèi)控管理工作的有效開展。

具體措施如下：

（1）完善企業(yè)內(nèi)控管理制度。將信息化管理、硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全控制、外部平臺(tái)對(duì)接、機(jī)房管理等部分融入到新的內(nèi)部管理制度中。

（2）完善企業(yè)的崗位績效考核。設(shè)立獨(dú)立的信息管理員或者由非業(yè)務(wù)參與部門的員工兼職。將信息化工作和其他IT技術(shù)相關(guān)工作，參照新的《企業(yè)內(nèi)控管理制度》，重新規(guī)范各崗位職責(zé)，明確分工，并且納入到日常的績效考核中。

（3）完善企業(yè)內(nèi)外部審計(jì)監(jiān)督機(jī)制。完善公司層面上的內(nèi)部和外部監(jiān)督職能，通盤考慮企業(yè)的整體內(nèi)控管理工作是否合理，并提出可行性建議報(bào)告。

五、結(jié)束語

建設(shè)ERP環(huán)境下的內(nèi)控管理體系，是企業(yè)高效、可持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)階段。ERP作為一種新的管理理念及管理工具，突破了企業(yè)傳統(tǒng)內(nèi)控管理帶來的瓶頸，促進(jìn)了企業(yè)內(nèi)控管理能力和效益的提升。論文以中小企業(yè)為例，對(duì)ERP在企業(yè)內(nèi)控管理的應(yīng)用建設(shè)進(jìn)行了探討，隨著企業(yè)自身發(fā)展需要及ERP系統(tǒng)的深化應(yīng)用，企業(yè)應(yīng)持續(xù)完善內(nèi)控管理體系。

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