淺析物資采購管理中的降本增效采購策略

董志峰

【摘 要】物資采購是各企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益的一個重要環(huán)節(jié)，因此采購成本控制是企業(yè)生產(chǎn)成本控制的重點和核心。本文從物資采購策略入手，分析了采購策略的運用在企業(yè)生產(chǎn)成本控制中的重要意義。

【關(guān)鍵詞】采購管理；采購策略；采購成本控制；物資保供

當(dāng)前，國際原油價格波動較大，使物資采購產(chǎn)品價格面臨著很大的風(fēng)險。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，采取陽光采購策略、合規(guī)運作是防止效益流失，提高經(jīng)濟(jì)效益，增強市場競爭力的基礎(chǔ)和保證。？因此“物資采購管理”在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中占有不可替代的重要地位和作用。特別是近年來，我們石油行業(yè)市場受到了前所未有的市場沖擊。？面對重重困難，企業(yè)應(yīng)從建立、健全制度體制的高度出發(fā)，在公司范圍內(nèi)推行企業(yè)物資采購管理管控的決策，并進(jìn)一步要求物資采購管理成為新的效益增長點，是企業(yè)開源節(jié)流的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)物資采購管理包括完善的制度體系，堅實的基礎(chǔ)工作，嚴(yán)格的過程控制，全員、全過程和全方位對涉及到的所有要素進(jìn)行有效的控制。運用科學(xué)的采購策略，在保證物資供給的情況下，降低采購成本，使經(jīng)濟(jì)效益最大化。下面就近年來在物資采購工作中運用的采購成本控制策略作一下簡要的分析。

一、組織實施“陽光采購策略”

公開透明的按采購程序辦事，在采購前、采購中和采購后的各個環(huán)節(jié)中主動接受審計部門事前、事中和事后監(jiān)督。既保證了物資供應(yīng)，也確保了采購工作的透明?！瓣柟獠少彶呗浴敝饕w現(xiàn)在以下3個方面：

1.完善制度，職責(zé)明確，按章辦事

采購部門從制度入手，對制度進(jìn)行整合，修訂了物資采購管理制度，尤其是將制度與公司其他制度相關(guān)聯(lián)處作為重點，完善制度執(zhí)行各個環(huán)節(jié)的驗證證據(jù)，補充制度中對各部門的職責(zé)劃分和責(zé)任考核。通過對業(yè)務(wù)流程的認(rèn)真細(xì)致的梳理，明確職責(zé)、程序清晰，具有可控性和可操作性。通過以上措施統(tǒng)一了大家的思想，為做好物資采購工作提供了指導(dǎo)原則和制度依據(jù)。

2.公開、公正、透明實現(xiàn)物資采購網(wǎng)上招標(biāo)

物資采購部按項目主管部門和各單位上報的采購計劃組織招標(biāo)。嚴(yán)格選商，并且邀請項目主管部門、技術(shù)部門和企管部門全過程參與，增加陽光采購?fù)该鞫?，真正做到降低成本、保護(hù)公司利益。

3.職責(zé)分離，監(jiān)督機制基本形成

根據(jù)職責(zé)分工，做好選商、技術(shù)、價格職能分離定位工作，競爭性談判、詢比價和單一來源采購價格必須經(jīng)談判小組人員確認(rèn)，選商和技術(shù)由專業(yè)處室負(fù)責(zé)，實現(xiàn)管辦分離，分解權(quán)力，明確責(zé)任，形成相互監(jiān)督、制衡的工作機制；建立材料價格信息庫和材料價格監(jiān)管機制，通過向兩家以上供應(yīng)商詢價、與歷史采購價格、同行業(yè)采購價格信息對比，保證貨比三家，質(zhì)優(yōu)價廉的購買材料，減少采購成本；同時實現(xiàn)了電子郵箱競價，在規(guī)定的時間、規(guī)定的人員同時開啟郵箱，實現(xiàn)了報價的公開、公正，同時效率大大提高。

通過實施“陽光采購策略”采購效益全線凸現(xiàn)，為公司節(jié)約了采購資金，直觀有效地降低了設(shè)備材料采購成本。？？？？？

二、細(xì)分物資品種，采取有效的采購方式

石油物資有60大類物資，品種多。在滿足物資供給的情況下，運用何種采購方式進(jìn)行采購，對降本增效起到?jīng)Q定性的作用。采購部門打破傳統(tǒng)的采購模式，經(jīng)過對以往采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，根據(jù)不同類型物資選擇合適的采購方案。

一是針對甲醇、三劑類占用生產(chǎn)成本比例較大的物資，物資部門提前做好采購準(zhǔn)備工作，發(fā)揮二級物資集中采購規(guī)模優(yōu)勢，簽署年度框架協(xié)議。根據(jù)不同招標(biāo)物資市場價格變化特點制定價格聯(lián)動機制和計算方法，真正做到采購價格隨行就市。針對甲醇和不同的三劑，專業(yè)處室按照生產(chǎn)計劃需求制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求作為招標(biāo)文件的技術(shù)文件，同時針對不同劑類做好檢驗標(biāo)準(zhǔn)和方法納入招標(biāo)文件，為保證產(chǎn)品質(zhì)量和合同正常履行奠定了基礎(chǔ)。由于時間上比較充足，既滿足招標(biāo)條件要求，又能滿足生產(chǎn)供貨需求。公開招標(biāo)實施中物資部門嚴(yán)格按照招投標(biāo)信息公開的要求，依托物資采購管理信息系統(tǒng)招標(biāo)平臺實現(xiàn)公開、公平、陽光采購。招標(biāo)公告在中國采購與招標(biāo)網(wǎng)、中國石油招標(biāo)投標(biāo)網(wǎng)上發(fā)布并在線發(fā)售招標(biāo)文件，吸引了很多同行業(yè)供應(yīng)商參與投標(biāo)，充分發(fā)揮了市場競爭性。通過對17項甲醇、三劑類線上公開招標(biāo)，噸單價同比上一年度平均降低38.02%。投標(biāo)的供應(yīng)商之間競爭激烈，招標(biāo)成效顯著。在合同履行過程中采購部門會同相關(guān)部門按照價格聯(lián)動機制和計算方法對結(jié)算價格緊跟市場漲降同步調(diào)整，同時將調(diào)整價格做好會議紀(jì)要，參會人員簽字確認(rèn)，企業(yè)與供應(yīng)商之間達(dá)到了雙贏的效果。

二是針對原設(shè)備配套配件，傳統(tǒng)采購都是采用獨家采購，由于與設(shè)備綁定，造成配件價格居高不下。采購部門對獨家采購進(jìn)行了統(tǒng)計，一方面將統(tǒng)計數(shù)據(jù)以工作聯(lián)絡(luò)單形式提交給專業(yè)管理部門，便于多家尋源，同行業(yè)供貨商進(jìn)行測繪，設(shè)計圖紙，減少獨家采購。進(jìn)口汽壓機組配件進(jìn)行國產(chǎn)化是打破原廠配件的最好成功案例，由于生產(chǎn)要求需要更換德蘭賽蘭壓縮機原廠配件，采購原廠配件需要746597元，經(jīng)過國內(nèi)生產(chǎn)廠家測繪，提供同類配件只需要56675元，不僅大大降低了采購資金，而且使用效果達(dá)到了生產(chǎn)需求。目前公司正在積極組織同行業(yè)供應(yīng)商對設(shè)備配件進(jìn)行測繪，減少獨家采購；另一方面在訂購設(shè)備時采用分體報價方式，將設(shè)備構(gòu)成配件價格詳細(xì)列出，作為將來設(shè)備維修配件采購的參考依據(jù)，有利于控制獨家供應(yīng)商以不合理價格占有市場。

三是對于消耗頻率高、標(biāo)準(zhǔn)化物資，由使用單位和專業(yè)部門根據(jù)以往年維修消耗數(shù)量年初提報數(shù)量儲備定額，采購部門通過招標(biāo)或竟價方式，確定最低單價，簽署年度框架協(xié)議，作為超市物資管理，有需求后出庫結(jié)算，減少了庫存資金的占用。

三、精細(xì)化管理

在物資采購價格上保證全部有來源依據(jù)，少量、零星物資實現(xiàn)兩家以上郵箱競價，參加人員簽字確認(rèn)競價結(jié)果，既提高了工作效率，又降低了采購成本。

四、優(yōu)化供應(yīng)商資源市場

嚴(yán)格辦理準(zhǔn)入，針對每一個供應(yīng)商準(zhǔn)入實現(xiàn)專業(yè)處室推薦把關(guān)，各部門負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)審核的原則。每年開展對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，評審內(nèi)容包括質(zhì)量水平、合同履約及交貨能力、售后服務(wù)、誠信經(jīng)營及價格水平。年度審核時由專業(yè)工作組組織使用單位等最終用戶全員參與評價，對供應(yīng)商進(jìn)行量化打分。對有問題供應(yīng)商實行淘汰制度，保證從選商源頭控制產(chǎn)品質(zhì)量，優(yōu)化供應(yīng)商資源市場。選商優(yōu)先制造商，減少中間采購環(huán)節(jié)，加大直采力度，降低采購成本。

五、規(guī)范付款流程

啟動合同管理系統(tǒng)付款模塊，規(guī)范合同付款行為，理順付款流程。資金流形成良性循環(huán)狀態(tài)，付款得到保障，供應(yīng)商從價格上會有一定的優(yōu)惠，有利于采購成本的降低。

六、控制庫存資金，建立考核獎罰機制

一是通過獎勵調(diào)動使用單位、專業(yè)處室利庫積極性，每年年底統(tǒng)計各單位利庫金額，按照獎勵辦法獎勵，取得了實效。

二是每月對庫存情況進(jìn)行分析，對沒有及時出庫物資對使用單位提出考核意見，同時定期檢查使用單位，對領(lǐng)用物資是否用在裝置上，還是以領(lǐng)代耗，發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行考核。杜絕使用單位沒有計劃性提報物資需求計劃，浪費資源，增加企業(yè)的維修成本。

總之，采購成本管理必須被看作一項重點工作內(nèi)容加以重視和管理。管理者必須在加強采購規(guī)范管理上下功夫，但是采購成本管理絕不是恣意壓價和削減成本，因為這不是采購全生命周期管理的理念，在采購過程中要充分考慮減少維修成本費用要素。在整個采購實施過程中，作為管理者對采購成本要素要有一個綜合分析的能力，只有這樣才能規(guī)避采購給企業(yè)帶來的風(fēng)險，比如質(zhì)量風(fēng)險、供貨風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險及維修費用增加風(fēng)險等。因此，對于企業(yè)管理者來說，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的物資管理思路，根據(jù)采購物資的特性，靈活運用各種采購策略，把采購成本控制在合理范圍之內(nèi)，保證物資供給，企業(yè)與供應(yīng)商在合作中達(dá)到雙贏的目的，才是成功的物資經(jīng)營管理理念。