高職檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策分析

章桂旻

[摘 要]隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展和推進(jìn)，高職檔案管理面臨著改革和發(fā)展。在檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中，高職院校的很多問(wèn)題逐漸暴露出來(lái)，例如高職檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施與信息化要求不匹配，高職檔案信息化建設(shè)落后于檔案紙質(zhì)資源建設(shè)，高職檔案信息化建設(shè)人才與建設(shè)需求不匹配，高職檔案信息安全缺乏相應(yīng)的預(yù)防策略。為了有效解決這些問(wèn)題，本文首先就高職檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，隨后提出了一系列推動(dòng)高職檔案信息化建設(shè)的策略和措施。

[關(guān)鍵詞]高職；檔案；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.078

[中圖分類號(hào)]G717.24；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）14-0-02

1 高職檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 高職檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施與信息化要求不匹配

一方面，相關(guān)調(diào)查研究顯示，當(dāng)前很多高職院校在管理檔案時(shí)都是采用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、存儲(chǔ)器等相關(guān)設(shè)備，只能對(duì)檔案進(jìn)行目錄編排、檔案存放等非?；A(chǔ)的工作。由此可以看出，很多高職院校的檔案管理工作仍處于初級(jí)階段。另一方面，部分高職院校雖然引進(jìn)了較為先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，也在一定程度上開(kāi)展了數(shù)字化管理，但是這個(gè)過(guò)程只在高職院校內(nèi)部進(jìn)行了實(shí)施，并沒(méi)有與校外實(shí)現(xiàn)互聯(lián)。從這個(gè)意義上來(lái)講，高職院校的檔案管理并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)信息化管理，從整體效果上來(lái)看，高職院校的檔案服務(wù)功能并沒(méi)有得到充分運(yùn)用，使用效率差，也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息共享。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高職院校的檔案管理逐漸變得方便、便捷，在一定程度上減輕了檔案管理者的負(fù)擔(dān)，但是這也為檔案管理埋下了安全隱患，網(wǎng)絡(luò)漏洞會(huì)逐漸增多，但是當(dāng)前很多高職院校并沒(méi)有安裝先進(jìn)的防火墻設(shè)備，沒(méi)有對(duì)檔案信息進(jìn)行安全防護(hù)。因此，很多高職院校并沒(méi)有對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，對(duì)于檔案管理的軟件選擇也是多元化的，難以對(duì)其進(jìn)行管理培訓(xùn)，也無(wú)法在一定程度上實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。

1.2 高職檔案信息化建設(shè)落后于檔案紙質(zhì)資源建設(shè)

高職院校的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)并不完善。對(duì)于檔案的信息化建設(shè)和利用，檔案管理者并沒(méi)有充分運(yùn)用數(shù)字化資源和電子文件的收集、利用和整合分析功能，整個(gè)建設(shè)的程序相對(duì)落后，只是運(yùn)用一些非常簡(jiǎn)單的功能，導(dǎo)致數(shù)字化信息資源相對(duì)缺乏。同時(shí)，很多檔案管理員為了圖方便省事，在將相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)時(shí)，并沒(méi)有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，也沒(méi)有檢查是否正確、有效，對(duì)于發(fā)生變化的檔案數(shù)據(jù)沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行修改、完善，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真。此外，檔案網(wǎng)站建設(shè)較為落后。很多高職院校在管理檔案時(shí)都是直接通過(guò)目錄進(jìn)行的，并沒(méi)有建立相應(yīng)的網(wǎng)站，也有極少一部分院校建立了網(wǎng)站，但是對(duì)其的運(yùn)用僅僅局限于校園內(nèi)網(wǎng)和網(wǎng)頁(yè)的制作，檔案內(nèi)容較少，只能開(kāi)展簡(jiǎn)單的查詢和目錄查看功能，無(wú)法在一定程度上實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的互聯(lián)。

1.3 高職檔案信息化建設(shè)人才與建設(shè)需求不匹配

隨著新課程改革的不斷發(fā)展和深化，高職檔案信息化建設(shè)對(duì)相關(guān)人才的需求越來(lái)越高，相關(guān)從業(yè)人才不僅應(yīng)當(dāng)具備檔案管理知識(shí)，熟悉檔案管理的流程和方法，還應(yīng)當(dāng)對(duì)計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)和設(shè)備有相應(yīng)的理解，熟悉相關(guān)的系統(tǒng)操作程序。但是根據(jù)實(shí)踐研究可以看出，當(dāng)前很多檔案管理人員的文化程度都是高中或者中專，真正具備高學(xué)歷、高素質(zhì)的人才是非常少的，很多人都是覺(jué)得檔案管理的工作輕松才選擇了這個(gè)工作，專業(yè)并不對(duì)口。既懂管理，又熟悉信息化技術(shù)的人才更少。

1.4 高職檔案信息安全缺乏相應(yīng)的預(yù)防策略

高職院校的檔案信息安全一方面應(yīng)當(dāng)保證檔案信息資源的存儲(chǔ)安全，另一方面還要保證信息利用的安全性。電子文件的收集和整理已經(jīng)逐漸成為檔案信息管理的主流方法，計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描機(jī)等已經(jīng)成為檔案室的必備設(shè)備，但是高職院校并沒(méi)有建立起有效的安全防火墻，沒(méi)有重視網(wǎng)絡(luò)信息安全，沒(méi)有建立相應(yīng)的信息安全預(yù)防預(yù)案，沒(méi)有后臺(tái)備案技術(shù)，一旦數(shù)據(jù)丟失，就難以找回。

2 推動(dòng)高職檔案信息化建設(shè)的策略

2.1 將高職檔案信息化建設(shè)納入數(shù)字化校園建設(shè)規(guī)劃

將高職檔案信息化建設(shè)直接納入數(shù)字化校園建設(shè)的規(guī)劃中，是推動(dòng)高職院校檔案信息化建設(shè)的重要途徑。高職院校應(yīng)當(dāng)利用數(shù)字化校園建設(shè)，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)取一定的資源支持，與其他相關(guān)部門(mén)做好溝通和合作，對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行合理科學(xué)的規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案信息化與校園數(shù)字化建設(shè)同步進(jìn)行。通過(guò)對(duì)檔案信息化項(xiàng)目的包裝和建設(shè)，盡可能獲得校園建設(shè)項(xiàng)目的專項(xiàng)資金，從而加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入，最終在一定程度上推動(dòng)高職檔案的信息化建設(shè)。

2.2 不斷加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)

第一，完善相關(guān)的硬件設(shè)備設(shè)施。對(duì)于檔案信息化建設(shè)而言，硬件設(shè)備是基礎(chǔ)，也是前提，不應(yīng)當(dāng)僅僅包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等，還應(yīng)當(dāng)具備一定數(shù)量的交換器、服務(wù)器、防火墻等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施，這樣才能保障高職院校檔案信息化建設(shè)工作的正常開(kāi)展。第二，完善相應(yīng)的軟件設(shè)備設(shè)施。高職院校應(yīng)當(dāng)采購(gòu)檔案信息化建設(shè)的軟件設(shè)備設(shè)施，包括信息處理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及相關(guān)的防火墻軟件、相關(guān)的信息化管理程序和流程等。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理系統(tǒng)軟件向網(wǎng)絡(luò)版系統(tǒng)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，從而提高檔案信息的處理效率。第三，高職院校應(yīng)當(dāng)建立起完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，逐漸實(shí)現(xiàn)所有檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，擴(kuò)大網(wǎng)絡(luò)資源的建設(shè)范圍。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立起檔案信息共享平臺(tái)，不斷提高檔案信息的利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。

2.3 建立強(qiáng)大的檔案信息化管理人才隊(duì)伍

第一，高職院校應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)相關(guān)的檔案管理類人才。尤其是對(duì)于一些對(duì)檔案管理有清楚的理論和實(shí)踐操作能力，對(duì)于信息的處理非常敏感且快速的綜合性人才，一定要加快引進(jìn)的速度，從而在一定程度上建立起強(qiáng)大的檔案信息化管理人才隊(duì)伍。第二，加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的培訓(xùn)力度。高職院校應(yīng)當(dāng)定期對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行相關(guān)信息化建設(shè)的培訓(xùn)，開(kāi)展有針對(duì)性的操作技能培訓(xùn)，幫助相關(guān)管理者能夠迅速掌握最新的消息和技術(shù)技能，與時(shí)俱進(jìn)，從而提高高職院校檔案管理人員的信息技術(shù)運(yùn)用能力，對(duì)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，從而不斷適應(yīng)社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展。第三，建立健全績(jī)效考核制度，直接與員工的薪資報(bào)酬掛鉤。對(duì)檔案管理而言，績(jī)效考核的重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)集中在檔案管理的創(chuàng)新和信息化建設(shè)的開(kāi)展進(jìn)度上，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行考察、評(píng)估。同時(shí)，結(jié)合當(dāng)前的檔案管理規(guī)范和高職院校行政管理要求，制定出完善的考核制度和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其行為進(jìn)行量化，并且將考核成績(jī)作為晉升和職稱評(píng)定的依據(jù)。

2.4 逐漸完善檔案信息資源庫(kù)建設(shè)

檔案信息資源庫(kù)能夠在一定程度上推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)的步伐和進(jìn)程，作為檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和模塊，能夠改變傳統(tǒng)的檔案查詢方式，減輕檔案管理工作者的負(fù)擔(dān)和壓力，提高工作效率。第一，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加大檔案資源的收集力度，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段和措施，盡快搭建出有效的辦公、檔案互通平臺(tái)，加大對(duì)檔案和相關(guān)電子文件的采集，創(chuàng)新并改革檔案管理方法和手段，將電子辦公平臺(tái)直接導(dǎo)入檔案管理信息化系統(tǒng)中，從而逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。第二，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，確保將檔案數(shù)據(jù)信息完整無(wú)誤地錄入檔案管理系統(tǒng)，并且及時(shí)核對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，做到與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)修改的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行及時(shí)、有效地更新。第三，相關(guān)檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立健全檔案查詢平臺(tái)，對(duì)檔案目錄進(jìn)行精確的設(shè)計(jì)和規(guī)范，不斷提高檔案查詢的效率和正確率。第四，將現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)管理手段相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子文檔并存的方式，建立紙質(zhì)檔案資料的同時(shí)，將電子檔案進(jìn)行有效存儲(chǔ)，并且建立起相關(guān)的管理制度，從而不斷豐富檔案資源庫(kù)，提高檔案管理的庫(kù)存率。

2.5 構(gòu)建適應(yīng)高職檔案信息化建設(shè)的科學(xué)管理體系

一方面，建立健全檔案信息化建設(shè)管理規(guī)章制度。高職院校應(yīng)當(dāng)了解相關(guān)的檔案信息化管理制度和方法，不斷實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)目標(biāo)，統(tǒng)一電子文件和信息的傳遞方式和存儲(chǔ)格式等，確保校園網(wǎng)和相關(guān)檔案系統(tǒng)之間的有效聯(lián)合溝通以及信息交換的順利實(shí)施。同時(shí)，建立起高職院校的信息采集、信息利用及安全防護(hù)的相關(guān)制度，為檔案資源的合理運(yùn)用提供安全保障和法律保障。另一方面，提高高職院校檔案管理的安全性，不斷增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)。在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程中，高職院校要注重保護(hù)隱私權(quán)和利用權(quán)，防止信息泄露，搭建科學(xué)合理的檔案管理模式，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

3 結(jié) 語(yǔ)

高職院校應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)納入數(shù)字化校園建設(shè)規(guī)劃，不斷加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，建立強(qiáng)大的檔案信息化管理人才隊(duì)伍，逐漸完善檔案信息資源庫(kù)建設(shè)，構(gòu)建適應(yīng)高職檔案信息化建設(shè)的科學(xué)管理體系。

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