淺談高校檔案信息資源的開發(fā)利用

黃瑞霞

[摘 要]高校檔案信息包含豐富的資源，需要對其進(jìn)行精心提煉、深度開發(fā)利用來實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。檔案信息資源的開發(fā)利用工作在檔案管理中占有重要的地位，如何開發(fā)利用檔案信息資源，是一項(xiàng)重要的課題。本文就高校檔案信息資源的開放利用展開探討。

[關(guān)鍵詞]檔案，信息資源，開發(fā)利用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.074

[中圖分類號]G647.24 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）14-0-02

0 引 言

在信息化應(yīng)用程度越來越高的當(dāng)今社會(huì)，人們對信息資源的需求越來越多，而檔案信息作為信息資源的一部分，其使用也日益受到重視。檔案管理工作的主要任務(wù)是建立檔案信息資源，以及做好信息資源的開發(fā)與利用。檔案信息是一種寶貴的資源，如何提高信息資源的開發(fā)與利用效率，為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，是高校檔案管理工作的一項(xiàng)重要的任務(wù)。

在高校檔案管理工作中，檔案信息資源的開發(fā)利用是重要的組成部分。檔案信息資源的開發(fā)利用包括開發(fā)、利用兩個(gè)方面，開發(fā)是利用原來的檔案信息資源，根據(jù)不同的需求與目的進(jìn)行整理、加工，生成有用信息，利用是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值，為學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)、科研活動(dòng)提供服務(wù)。下面就檔案信息開發(fā)利用存在的問題及解決策略展開探討。

1 檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

1.1 檔案信息化應(yīng)用程度不高

在檔案信息化應(yīng)用方面，多數(shù)高校的檔案信息化程度不高，只注重硬件建設(shè)，缺乏軟件方面的深度應(yīng)用，只能滿足基本的信息整理及目錄查閱，未能實(shí)現(xiàn)高層次的信息化應(yīng)用。同時(shí)，檔案信息資源庫的建設(shè)力度不足，已不能滿足日常需要。

1.2 專業(yè)管理人才不足及服務(wù)意識不足

目前，檔案管理工作人員的專業(yè)多數(shù)是管理類專業(yè)，而現(xiàn)在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用也很廣泛，檔案信息資源的開發(fā)利用也需要管理及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)專業(yè)知識，但大部分高校缺乏綜合類人員，從而影響檔案信息資源的開發(fā)利用。同時(shí)，檔案部門的服務(wù)方式還是基于傳統(tǒng)服務(wù)觀念，主要是等待用戶上門，且提供的服務(wù)較為單一，智慧化、個(gè)性化、精準(zhǔn)化不足，未能進(jìn)一步滿足用戶的需求，從而造成用戶利用檔案的積極性不高。

1.3 檔案信息開發(fā)利用的意識不強(qiáng)

目前，很多高校的檔案信息資源開發(fā)利用的意識不強(qiáng)，不利于提高檔案資源的利用率。檔案的開發(fā)利用只注重日常的簡單收集、整理、立卷、保管和借閱等工作，未能在深層次方面挖掘檔案信息資源的價(jià)值，未能充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，從而會(huì)影響檔案信息資源的開發(fā)利用效率。

2 檔案信息開發(fā)利用的策略

2.1 加大資源建設(shè)，豐富并優(yōu)化檔案館藏信息

檔案信息資源的開發(fā)利用，必須有豐富的檔案館藏資源，因而需要加大檔案資源建設(shè)，而高校檔案信息內(nèi)容具有明顯的特征，主要涉及教學(xué)、科研、招生就業(yè)、基礎(chǔ)建設(shè)、對外交流和黨群行政管理活動(dòng)。為此，在進(jìn)行資源建設(shè)的過程中，檔案部門要根據(jù)高校檔案信息的特征，采取積極、主動(dòng)的方式，及時(shí)接收、保管、整理學(xué)校各方面的檔案信息，提高檔案信息的存儲(chǔ)量。

為了提高檔案信息的價(jià)值精度，檔案管理部門要進(jìn)一步優(yōu)化館藏檔案信息，及時(shí)清理過時(shí)、利用價(jià)值不高的檔案信息。同時(shí)，在接收學(xué)校各部門遞交的檔案時(shí)，檔案管理人員也要做好過濾工作，把保存價(jià)值不高、利用價(jià)值不高的檔案過濾掉，從而確保經(jīng)過整理、加工后所保存的檔案信息具有較高的利用價(jià)值。

2.2 開發(fā)檔案館藏信息資源，提高檔案利用率

檔案館藏資源是寶貴的財(cái)富，為了提高其使用價(jià)值，應(yīng)該進(jìn)一步加大檔案館藏資源開發(fā)的力度。檔案信息資源的開發(fā)要具有針對性的，首先，必須了解學(xué)校的需求，并應(yīng)著眼于學(xué)校的工作重點(diǎn)及發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行選題，確定明確的目標(biāo)。其次，進(jìn)一步提高檔案編研工作力度。隨著檔案利用需求的日益增大，用戶需要檔案部門快捷、高效地提供多層面的檔案信息。這就要求檔案部門除了向用戶提供原始資料，還要根據(jù)用戶和單位的需要，提供加工處理過的檔案信息，如一次處理、二次處理和多次深處理過的信息。最后，建立完善、性能優(yōu)越的檢索體系，最大限度地顯示檔案信息。檔案的檢索工具是查找、報(bào)告和記錄館藏資源的手段，是檔案管理和利用必不可少的工具。它是全面揭示館藏內(nèi)容，快捷、準(zhǔn)確地提供檔案和檢索檔案的主要途徑。構(gòu)建系統(tǒng)、實(shí)用、多功能、多角度的檔案檢索工具，可減少檔案的檢索時(shí)間，提高檔案查詢的準(zhǔn)確率和查全率。

2.3 做好檔案編研工作，提高編研質(zhì)量

在檔案管理工作中，編研工作屬重要一環(huán)，過去該項(xiàng)工作主要是在做一般編目工作，沒有去挖掘、開發(fā)信息資源的價(jià)值。要體現(xiàn)檔案信息的價(jià)值，檔案管理人員需要對其進(jìn)行開發(fā)及深度優(yōu)化，將其包含的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，從傳統(tǒng)服務(wù)向提供綜合檔案信息的高層次服務(wù)轉(zhuǎn)變，為利用者提供完整、系統(tǒng)及優(yōu)化的檔案信息資源。檔案信息經(jīng)過收集、分析、整理和提煉而成的編研成果，可讓用戶直接獲得有用的信息，節(jié)省了時(shí)間，提高了效率，是為學(xué)校提供檔案信息服務(wù)的重要方式，也是檔案信息資源開發(fā)的重要手段。檔案部門需加強(qiáng)編研工作力度，提高編研水平，確保編研工作的順利進(jìn)行，是促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的重要途徑。

在檔案信息資源的開發(fā)利用過程中，檔案編研質(zhì)量的高低對其影響深遠(yuǎn)，為此，檔案管理人員須深入了解用戶的真實(shí)需要，并根據(jù)其普遍性需求確立編研主題，實(shí)施具有針對性和實(shí)用性的編研。根據(jù)學(xué)校的工作實(shí)際需求，編研相關(guān)檔案信息的匯編、摘編、年鑒等成果，使其具有較強(qiáng)的時(shí)效性、特色性、專業(yè)性和實(shí)用性。高質(zhì)量的檔案編研，可提高檔案信息的價(jià)值，最大限度地滿足學(xué)校決策層面以及廣大師生的需求。

2.4 提升檔案信息化應(yīng)用水平，構(gòu)建共享資源庫

在計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)應(yīng)用越來越廣泛的當(dāng)今社會(huì)，作為檔案信息采集和處理中心的檔案管理部門，需要跟上計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的步伐，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，在檔案管理業(yè)務(wù)自動(dòng)化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息資源化方面加強(qiáng)應(yīng)用，提高檔案信息化應(yīng)用水平。建設(shè)智慧型的檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案信息的處理、檢索和存儲(chǔ)能力，從而進(jìn)一步提高檔案信息資源的開發(fā)利用效率。同時(shí)，為了提高館藏信息的利用率，檔案部門要充分利用計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)手段，構(gòu)建信息化程度高、具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案資源庫，構(gòu)造一個(gè)開放、統(tǒng)一的檔案信息資源體系，為真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)?；谟?jì)算機(jī)信息技術(shù)開發(fā)的檔案信息資源，并結(jié)合大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，根據(jù)用戶的習(xí)慣及需求，向用戶推送精準(zhǔn)化、個(gè)性化的服務(wù)，為學(xué)校的教學(xué)、科研管理提供高質(zhì)量、智慧型服務(wù)，并為學(xué)校的發(fā)展提供決策支持。

2.5 提高管理人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化服務(wù)職能

在檔案信息化系統(tǒng)高度集成的環(huán)境下，檔案信息開發(fā)利用涉及計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用技術(shù)、檔案管理兩個(gè)方面，除了在管理、技術(shù)層面加強(qiáng)建設(shè)外，還需要對人員的綜合能力加強(qiáng)管理，進(jìn)一步提高管理人員的綜合素質(zhì)。在現(xiàn)有人員的結(jié)構(gòu)下，檔案部門要加大檔案管理、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)兩方面的專業(yè)技術(shù)知識培訓(xùn)，提高檔案管理人員的檔案綜合能力應(yīng)用水平，同時(shí)引進(jìn)檔案與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)復(fù)合型專業(yè)人才，優(yōu)化人員配置，提高人員整體管理水平。

為了進(jìn)一步開發(fā)檔案信息資源，檔案部門要采用多種服務(wù)手段，將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，最大限度滿足用戶的需求，強(qiáng)化服務(wù)意識，加強(qiáng)與用戶溝通，進(jìn)一步了解其具體需求，用熱情、貼心、積極的工作態(tài)度為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在服務(wù)內(nèi)容上，要貼近社會(huì)形勢，了解學(xué)校的需求，及時(shí)開發(fā)檔案資源，提供學(xué)校急需的高質(zhì)量檔案信息。

2.6 做好宣傳工作，增強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用的意識

檔案信息資源的開發(fā)與利用需要學(xué)校各部門的積極支持和參與，同時(shí)也需要進(jìn)行各種形式和多種渠道的宣傳。檔案管理部門的職能、檔案資源信息、檔案工作的具體內(nèi)容等，可以通過編撰《檔案使用指南》、館藏專題展覽、檔案信息咨詢等多種途徑進(jìn)行宣傳，以期達(dá)到以下兩點(diǎn)效果：一是使師生了解檔案部門的具體工作內(nèi)容，清楚館藏資源、利用檔案的方法等，有目的地利用檔案信息資源；二是進(jìn)一步擴(kuò)大檔案工作的影響力，使檔案走向校園，增強(qiáng)全校檔案的利用意識，普及檔案知識，可利用微信等公眾平臺(tái)向師生發(fā)布信息，吸引師生更好、有效地利用檔案。

提高檔案信息資源的開發(fā)與利用效率，關(guān)鍵在于宣傳，加強(qiáng)宣傳檔案相關(guān)內(nèi)容，讓師生知道檔案在各項(xiàng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的價(jià)值，為檔案信息的開發(fā)利用營造良好的氛圍。

3 結(jié) 語

高校檔案信息資源開發(fā)利用是一項(xiàng)長期、艱巨的工作，需要學(xué)校各部門通力協(xié)助，根據(jù)實(shí)際需求充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與檔案管理專業(yè)知識，建造智慧型檔案信息管理系統(tǒng)，并在其基礎(chǔ)上建立檔案信息資源庫，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深度挖掘信息資源的價(jià)值，并提供智慧化、精準(zhǔn)化及個(gè)性化的服務(wù)，提高檔案信息資源的開發(fā)與利用水平。

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