辦公室主任在高校檔案管理工作中的角色探討

程曉丹

摘 要：高校辦公室主任，除了負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)各部門，協(xié)調(diào)統(tǒng)一各方面工作以外，還要帶領(lǐng)全體人員綜合各項事務(wù)并做好輔助，是所有職位的總管，是出謀劃策的責(zé)任人，肩負(fù)重任。不但如此，辦公室主任還要負(fù)責(zé)高校的檔案管理，這是重中之重的一個環(huán)節(jié)。本文圍繞檔案的管理的工作中，展開討論辦公室主任在這一環(huán)節(jié)的重要性。對辦公室主任在高校檔案管理中所擔(dān)任的責(zé)任進(jìn)行了剖析，希望能夠為高校檔案管理工作以及辦公室主任責(zé)任自我認(rèn)知的提升產(chǎn)生積極影響。

關(guān)鍵詞：辦公室主任；高校檔案管理；角色；責(zé)任

高校檔案管理是高校工作中重要的組成部分，將檔案管理工作做好，是充分體現(xiàn)高校管理工作水平的標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理工作中，辦公室主任的普遍性職責(zé)是作為一個整體性綜合性的管理人，本篇列出了辦公室主任在檔案管理工作中的角色和責(zé)任，展開幾點談?wù)摗?/p>

一、辦公室主任應(yīng)是團(tuán)隊角色

辦公室主任不光是指校高級領(lǐng)導(dǎo)主任，還是一級和二級單位管理部門的統(tǒng)稱。無論是一級科室還是二級科室，辦公室主任的工作宗旨都是一樣的，肩上的擔(dān)子是一樣的，只是科室不同，所效力的方向不同。因此，我們說高校辦公室主任是一個孔武有力的隊伍，是重要的一環(huán)，是因為這支隊伍不單單是校最高辦公室那個人，還有他屬下的分支的二級科室的各個主任。

二、辦公室主任是影響領(lǐng)導(dǎo)重視程度的關(guān)鍵角色

謀士是一個軍隊或者一個國家的主要決策者，關(guān)系著興衰成敗。在高校管理工作中，辦公室主任一定程度上起了決定性作用，一要根據(jù)日常事務(wù)的重要性向上級反映，二要向領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計獻(xiàn)策，解決出現(xiàn)的問題。因此，辦公室主任不只是領(lǐng)導(dǎo)還是實際操作人，更是策劃人和危機(jī)處理人。既要謀略，又要實干。一方面負(fù)責(zé)防微杜漸、未雨綢繆，另一方面還要督查領(lǐng)導(dǎo)的每一個決策。辦公室主任是上級領(lǐng)導(dǎo)的直接下屬，每一個指令都首個下達(dá)，有著非常緊密的聯(lián)系，每一個決定都是由辦公室主任和領(lǐng)導(dǎo)商量而來。所以，辦公室主任的思想永遠(yuǎn)在左右著領(lǐng)導(dǎo)對在職人員的任務(wù)分派、培訓(xùn)、管理制度的修正，以及設(shè)施活動的建設(shè)等等一系列的決策與實施。

三、辦公室主任是保障檔案材料完整性的特殊角色

通常情況下，因領(lǐng)導(dǎo)工作性質(zhì)與工作強度的關(guān)系，并沒有時間大事小事都親力親為，一般都是指出方向，做出發(fā)展決策，其余都是通過下屬執(zhí)行，而可以直接對接領(lǐng)導(dǎo)的下屬就是辦公室主任，再由辦公室主任去協(xié)調(diào)，做大總管式的管理，但是同時又要兼顧監(jiān)督的工作，辦公室主任的工作范圍涉及的面積廣泛，可以稱為雜項工作管理者。所以，如此復(fù)雜且重要的工作，要想在高效地完成，并且趕出時間進(jìn)度，就要有辦公室主任的合理安排，與下屬各級與同事的協(xié)作。工作中，如撰寫一些總結(jié)規(guī)劃，各種活動的演講稿等等，看似工作微小，但是這些微小的工作恰恰是檔案的基本內(nèi)容，各個單位能否將檔案完整、系統(tǒng)、全面地進(jìn)行收集并且整理，直接關(guān)系著高校的檔案工作的開展。在其工作中，辦公室主任負(fù)責(zé)編寫與管理這些檔案材料，責(zé)任也是非常重大的。所以，辦公室主任是重要的一和環(huán)節(jié)，他既作為“總管”管理大小事項，又要管理各類檔案，也正因為他們的工作，檔案的管理才能順利進(jìn)行。

四、辦公室主任為領(lǐng)導(dǎo)的決策準(zhǔn)確信息服務(wù)的重要角色

學(xué)校的各類工作任務(wù)、活動、上級領(lǐng)導(dǎo)派下的任務(wù)傳達(dá)的各項指令意見、以及單位內(nèi)重要的決策，大型活動等構(gòu)成了高校內(nèi)的業(yè)務(wù)檔案。領(lǐng)導(dǎo)需要具備一定的文化水平，了解當(dāng)代的科學(xué)文化知識，并且要掌握歷史文案資料。只有這樣才能夠做出正確的決策，確保決策的可行性及實用性。要想了解史料以及當(dāng)代科學(xué)知識文獻(xiàn)資料，以及一些檔案信息就起到了至關(guān)重要的作用。此時辦公室領(lǐng)導(dǎo)就需要利用檔案資料來更好的整理文檔信息，這也是辦公室主任工作中所擔(dān)任的中重要角色。

辦公室主任必須知法懂法，并且將法銘記于心。普通人可能會以利益為重，將自身利益凌駕于工作之上，但身為辦公室主任，一定要將自己的工作與思想提升到法律的層面上。只有這樣才能夠做出更加準(zhǔn)確無誤的判斷，進(jìn)而制定精明的決策，保證自己信息的準(zhǔn)確性才能令人認(rèn)可，同時也避免了很多不必要的麻煩。

五、檔案管理的制度建設(shè)與辦公室主任息息相關(guān)

管理條規(guī)是任何單位都必有的制度，沒有管理不成方圓，只有管理到位，各項部門才能井然有序的做好本職工作。科學(xué)設(shè)計的管理條規(guī)，才能對工作起到指導(dǎo)作用，徐徐漸進(jìn)，按規(guī)格辦事，讓學(xué)校各部門協(xié)調(diào)發(fā)展，而管理條規(guī)的制定又是辦公室主任的分內(nèi)工作，辦公室主任不光負(fù)責(zé)制定規(guī)范條款，還要監(jiān)督管理相關(guān)制定。

就管理制度對檔案管理這一工作而言，是必須要實施的，還要根據(jù)正規(guī)的條例比如相關(guān)法律規(guī)定，參照高校的發(fā)展趨勢與空間推進(jìn)高線發(fā)展和制度的再完善，對工作細(xì)節(jié)，如信息檢索，時間線分類，數(shù)字編碼等等進(jìn)行完善。

辦公室首先要做的就是知道了解并且普及各個相關(guān)檔案的法律法規(guī)，比如《高校檔案實體分類法》《高校學(xué)校檔案工作規(guī)范》《中華人民檔案法》等等，并且熟知以后，要根據(jù)自我學(xué)校的具體情況作出指導(dǎo)，給領(lǐng)導(dǎo)指出方向。

六、結(jié)語

只有踏實落實工作，將檔管理相關(guān)規(guī)定與條法完善學(xué)習(xí)，打好基礎(chǔ)，眼界放寬，才能做好下級與上級的各項銜接，進(jìn)而將辦公室主任的重點工作做好，不斷提升自我工作水平，提高高校管理工作的整體水平。

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