事業(yè)單位文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用對(duì)策探討

李瓊珍

摘 要：隨著事業(yè)單位改革的推進(jìn)，其日常管理工作事務(wù)逐漸增多，對(duì)于文書(shū)檔案管理工作也提出了新的要求。面對(duì)逐漸增多的文書(shū)檔案材料，過(guò)去的開(kāi)發(fā)利用管理模式已經(jīng)無(wú)法符合現(xiàn)代檔案管理的需求，在新時(shí)期下，檔案管理人員必須要盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，采用科學(xué)的文書(shū)檔案開(kāi)發(fā)利用措施，借助于信息化技術(shù)來(lái)不斷提升檔案開(kāi)發(fā)利用效率，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)的持續(xù)開(kāi)展提供重要的參考依據(jù)。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作，對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用對(duì)策進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書(shū)檔案；開(kāi)發(fā)利用

近年來(lái)現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及應(yīng)用，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作也有了很大程度的革新。對(duì)文書(shū)檔案管理進(jìn)行充分開(kāi)發(fā)利用是檔案管理活動(dòng)的最終目的，同時(shí)也是評(píng)價(jià)檔案管理工作實(shí)效性的關(guān)鍵性標(biāo)準(zhǔn)。從當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)看，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理依舊面臨著很多新問(wèn)題，怎樣采取科學(xué)有效的對(duì)策來(lái)發(fā)揮出文書(shū)檔案的利用價(jià)值，這是我們必須要深入思考的問(wèn)題。

1 事業(yè)單位的文書(shū)檔案的重要價(jià)值

事業(yè)單位在社會(huì)公共服務(wù)中具有非常關(guān)鍵的作用，比如醫(yī)療服務(wù)單位能夠?yàn)榇_保廣大群眾身體健康和國(guó)民素質(zhì)提升帶來(lái)堅(jiān)實(shí)保障，學(xué)校與政府單位為促進(jìn)社會(huì)建設(shè)發(fā)展起到了重要作用。事業(yè)單位在自身建設(shè)發(fā)展過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生很多不同的檔案資源，這些檔案材料往往都是在實(shí)踐工作中或一線調(diào)研中形成的，它們準(zhǔn)確客觀地記錄了事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況，表現(xiàn)出真實(shí)性、客觀性以及全面性的特征[1]。另外，事業(yè)單位文書(shū)檔案囊括了事業(yè)單位實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)以及業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，對(duì)促進(jìn)其他工作的有效開(kāi)展具有非常好的借鑒作用。所以加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，是事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展的重要保障。

事業(yè)單位主要服務(wù)的是人民群眾，這也讓文書(shū)檔案材料表現(xiàn)出社會(huì)化與大眾化的特征，現(xiàn)階段我國(guó)正處在社會(huì)發(fā)展的重要階段，各種矛盾較為突出，因此事業(yè)單位必須根據(jù)實(shí)際情況來(lái)組織進(jìn)行社會(huì)服務(wù)管理工作，這也需要對(duì)單位內(nèi)部文書(shū)檔案材料進(jìn)行更加深入的開(kāi)發(fā)，讓其發(fā)揮出實(shí)際價(jià)值。

2 事業(yè)單位文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用對(duì)策

2.1 強(qiáng)化文書(shū)檔案管理開(kāi)發(fā)

在新時(shí)期下，要進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理水平的提升，必須要努力做好文書(shū)檔案管理開(kāi)發(fā)工作，借助于各種現(xiàn)代化檔案管理工作方式，對(duì)各類(lèi)文書(shū)檔案材料進(jìn)行高效管理開(kāi)發(fā)，為文書(shū)檔案的有效收集、整理、歸檔、保存帶來(lái)保障。檔案管理工作人員必須要充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的重要性，能夠主動(dòng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，確保自己所開(kāi)展的各項(xiàng)工作都能夠圍繞文書(shū)檔案管理開(kāi)發(fā)來(lái)進(jìn)行，從而為事業(yè)單位的業(yè)務(wù)開(kāi)展和決策制定帶來(lái)重要的信息依據(jù)。另外，還需要定期組織進(jìn)行文書(shū)檔案編研工作，對(duì)文書(shū)檔案資源進(jìn)行管理開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，詳細(xì)科學(xué)的編寫(xiě)專(zhuān)題匯編材料，全面深入的開(kāi)發(fā)文書(shū)檔案資源，為文書(shū)檔案使用者帶來(lái)更加準(zhǔn)確客觀的信息，確保文書(shū)檔案管理朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步擴(kuò)展文書(shū)檔案利用范圍，充分挖掘文書(shū)檔案的科研價(jià)值與社會(huì)價(jià)值，深入挖掘文書(shū)檔案利用潛力[2]。

2.2 促進(jìn)檔案利用效率提升

為進(jìn)一步發(fā)揮出事業(yè)單位文書(shū)檔案資源的利用價(jià)值，應(yīng)當(dāng)真正從轉(zhuǎn)變服務(wù)方式以及加強(qiáng)管理效率兩方面出發(fā)。一方面，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)和單位其他部門(mén)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通交流，將過(guò)去那種被動(dòng)式檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，積極主動(dòng)的為檔案使用者提供服務(wù)，比如說(shuō)文書(shū)檔案查詢、個(gè)性化檔案服務(wù)等，同時(shí)在主動(dòng)提供檔案服務(wù)時(shí)需要做到熱情、專(zhuān)業(yè)，確保文書(shū)檔案資源能夠發(fā)揮出自身最大價(jià)值；另一方面，對(duì)于文書(shū)檔案的整理編制和信息化處理工作而言，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)應(yīng)用各種計(jì)算機(jī)信息化手段，真正實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化，提升其利用效率，如對(duì)原始文書(shū)檔案材料的深入開(kāi)發(fā)，選擇科學(xué)的編研目錄，保證目錄的實(shí)用性與針對(duì)性。

2.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

文書(shū)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)工作在很大程度上決定了檔案資源開(kāi)發(fā)利用效率。所以必須要盡快打造出一支專(zhuān)業(yè)化水平較高、職業(yè)道德素質(zhì)較高且綜合能力較強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，推動(dòng)文書(shū)檔案開(kāi)發(fā)利用工作朝著更加規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化的方向發(fā)展。在這一過(guò)程中，首先應(yīng)當(dāng)提升事業(yè)單位檔案管理人員招聘門(mén)檻，讓新入職的檔案管理人員擁有更加專(zhuān)業(yè)化的技能和較高的職業(yè)道德水準(zhǔn)，可以主動(dòng)樹(shù)立責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)；其次應(yīng)當(dāng)盡快構(gòu)建較為系統(tǒng)化的檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，針對(duì)在崗工作人員實(shí)施定期教育培訓(xùn)，鼓勵(lì)其積極參與各類(lèi)培訓(xùn)教育活動(dòng)，促進(jìn)檔案管理人員信息技術(shù)應(yīng)用能力和檔案管理專(zhuān)業(yè)能力的提升，保證文書(shū)檔案資源的準(zhǔn)確可靠；最后還必須要做好優(yōu)秀人才的引入工作，為檔案管理隊(duì)伍加入更多新的血液。在文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)過(guò)程中，事業(yè)單位必須要適當(dāng)加大對(duì)人力物力財(cái)力的投入，同時(shí)積極協(xié)調(diào)好相關(guān)部門(mén)的關(guān)系，盡可能營(yíng)造和諧良好的內(nèi)部環(huán)境氛圍，促進(jìn)文書(shū)檔案資源價(jià)值的最大化。

2.4 不斷創(chuàng)新檔案管理理念

文書(shū)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用工作也應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，確保其符合現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展需求，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變自身思想意識(shí)，創(chuàng)新工作方式，對(duì)文書(shū)檔案資源實(shí)施動(dòng)態(tài)化開(kāi)發(fā)利用管理。另外，還需要更加準(zhǔn)確的進(jìn)行市場(chǎng)定位，借助于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)慢慢替換過(guò)去的紙質(zhì)管理操作，確保電子檔案資源能夠得以更加科學(xué)有效的管理。在依托現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展文書(shū)檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的過(guò)程中，需要建立完整的數(shù)據(jù)信息庫(kù)，合理設(shè)置相關(guān)權(quán)限，不但要確保文書(shū)檔案資源的高效共享利用，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)確保其安全性，同時(shí)還需要?jiǎng)?chuàng)新管理工作方式，確保文書(shū)檔案開(kāi)發(fā)利用的時(shí)效性，讓檔案資源能夠符合保存、利用以及開(kāi)發(fā)要求，讓文書(shū)檔案管理活動(dòng)表現(xiàn)出現(xiàn)代化特征。最后可借助于科學(xué)的檢索形式，有助于檔案使用者更加便捷的尋找到所需要的文書(shū)檔案材料，在對(duì)文書(shū)檔案資源進(jìn)行保存和利用時(shí)，必須要真正以事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)為重心，確保文書(shū)檔案開(kāi)發(fā)利用的針對(duì)性與實(shí)效性[3]。

2.5 搭建檔案信息管理平臺(tái)

過(guò)去的紙質(zhì)化檔案管理模式已經(jīng)不能夠符合新時(shí)期的發(fā)展需要，因此檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)借助于互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代提供的便利，進(jìn)一步發(fā)揮出計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，依靠移動(dòng)互聯(lián)設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)軟硬件系統(tǒng)的研發(fā)，從而促進(jìn)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作效率的提升，真正把“死檔案”轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎顧n案”，充分挖掘文書(shū)檔案材料的價(jià)值，更好的為檔案使用者服務(wù)，為事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展提供可靠的依據(jù)。檔案管理工作人員必須要意識(shí)到，文書(shū)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作屬于檔案管理活動(dòng)中的重要組成部分，必須積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)+帶來(lái)的機(jī)遇，加強(qiáng)人力物力財(cái)力的投入，營(yíng)造現(xiàn)代化的檔案管理環(huán)境，促進(jìn)檔案材料的整合。另外還應(yīng)當(dāng)借助于構(gòu)建文書(shū)檔案管理平臺(tái)，打造更加系統(tǒng)化的檔案資源管理體制，促進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)利用效率的提升，或者借助于手機(jī)APP等來(lái)第一時(shí)間更新與調(diào)整事業(yè)單位文書(shū)檔案信息的動(dòng)態(tài)情況，讓使用者能夠第一時(shí)間了解檔案資源的相關(guān)情況。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期下事業(yè)單位體制改革的逐漸推進(jìn)和現(xiàn)代信息技術(shù)的普及應(yīng)用，為事業(yè)單位文書(shū)檔案開(kāi)發(fā)利用工作帶來(lái)了新的機(jī)遇。對(duì)于檔案管理工作人員而言，必須要真正意識(shí)到文書(shū)檔案開(kāi)發(fā)利用工作的重要意義，采取科學(xué)合理的文書(shū)檔案資源開(kāi)發(fā)與利用策略，不斷促進(jìn)文書(shū)檔案管理實(shí)效性的提升，從而讓其為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展做出積極貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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