文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑探討

摘 要：文書檔案管理工作是指單位的檔案事業(yè)，建立在有組織、有計(jì)劃的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督基礎(chǔ)之上，協(xié)調(diào)單位內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系的工作。文書檔案記錄了單位的各項(xiàng)管理活動(dòng)、人事信息以及單位的歷史發(fā)展進(jìn)程。領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)通過參考這些檔案可以預(yù)測(cè)未來(lái)工作方向、保持有關(guān)決策的有效性與連續(xù)性。隨著社會(huì)的變遷以及事業(yè)單位各項(xiàng)改革的不斷深入，現(xiàn)有文書檔案管理模式中的局限之處逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，與新時(shí)代新發(fā)展新要求不相適應(yīng)。文書檔案管理工作面臨著來(lái)自文書檔案數(shù)量的增多與內(nèi)容的復(fù)雜等壓力，創(chuàng)新管理模式勢(shì)在必行。筆者撰寫本文主要是以促進(jìn)檔案管理工作為目標(biāo)，創(chuàng)新文書檔案管理模式，以期對(duì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)整理部署和制度化安排提供助益。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；創(chuàng)新；途徑

1 文書檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

1.1 檔案管理模式創(chuàng)新是適應(yīng)時(shí)代潮流的內(nèi)在要求

世界每時(shí)每刻都處于發(fā)展當(dāng)中，信息數(shù)字化腳步不斷加快。傳統(tǒng)的檔案管理模式信息化程度不高，極大制約了工作產(chǎn)能，不利于社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的雙重實(shí)現(xiàn)。因此，必須將信息化管理中的先進(jìn)理念融入到文書檔案管理領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)二者的有機(jī)結(jié)合，確保檔案管理模式與時(shí)俱進(jìn)。

1.2 檔案管理模式創(chuàng)新是未來(lái)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)

隨著文書檔案電子信息化的不斷深入推進(jìn)，紙質(zhì)檔案大量被電子檔案所取代是必然的發(fā)展趨勢(shì)。文書檔案管理信息化需要一個(gè)過程，它不是一蹴而就，而是一個(gè)對(duì)文書檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新的過程，實(shí)際上就是文書檔案管理模式發(fā)展的過程。通過一次次的創(chuàng)新，可以發(fā)現(xiàn)新管理模式中存在的弊端，從而有針對(duì)性的加以改進(jìn)，繼續(xù)進(jìn)行再創(chuàng)新。這種循環(huán)的發(fā)展路徑，可以不斷地推動(dòng)檔案事業(yè)的前進(jìn)步伐。

2 文書檔案管理中顯現(xiàn)的弊端

2.1 文書檔案歸檔立卷制度建設(shè)存在缺陷

單位大量日常公務(wù)活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生大量文書，文書整理工作結(jié)束后，需要將這些文書開展檔案立卷和歸檔。在這一全局性過程當(dāng)中，文書材料收集的完整程度、檔案立卷的質(zhì)量、歸檔的及時(shí)程度都會(huì)影響到單位后期檔案管理工作，也關(guān)系到工作人員對(duì)檔案未來(lái)的利用和保管。筆者根據(jù)搜集的相關(guān)文獻(xiàn)，發(fā)現(xiàn)在實(shí)踐層面上，部分單位對(duì)文書檔案歸檔立卷時(shí)會(huì)出現(xiàn)以下問題：

單位工作人員未能全體參與檔案工作，全員檔案工作意識(shí)沒有樹立。檔案管理工作量龐大，如果單由單位檔案室負(fù)責(zé)檔案各項(xiàng)工作，不利于工作效率提升。而歸檔立卷這一領(lǐng)域，技術(shù)要求度并不高，因此，有必要建立由各部門兼職檔案員的歸檔立卷制度，樹立全員檔案工作意識(shí)，讓工作人員意識(shí)到文書檔案工作與每個(gè)人都密切相關(guān)，是一項(xiàng)”人人為我，我為人人”性質(zhì)的工作。同時(shí)，專職檔案管理人員工作繁冗，將無(wú)法抽出更多時(shí)間來(lái)對(duì)文書檔案在宏觀上進(jìn)行管理，不利于文書檔案工作的整體建設(shè)。

第二，不利于單位節(jié)省人力和財(cái)力。筆者調(diào)查時(shí)注意到，很多單位的專職檔案管理人員需要花費(fèi)大量時(shí)間、精力花費(fèi)在各個(gè)部門索要文書檔案及裝訂等瑣事。大多數(shù)情形是剛把本月的檔案整理上架，又要開始下個(gè)月檔案的整理上架，因而工作任務(wù)繁重。這就導(dǎo)致許多單位聘請(qǐng)臨時(shí)工作人員來(lái)進(jìn)行協(xié)助立卷，不僅導(dǎo)致資金浪費(fèi)，而且臨時(shí)工作人員以完成任務(wù)為目的，難以保證檔案的質(zhì)量，為未來(lái)檔案的利用埋下隱患，甚至發(fā)生泄密的危險(xiǎn)[1]。

2.2 文書檔案的管理利用存在弊端

單位文書檔案管理的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)還是在于“管理利用”層面。目前，有關(guān)人員查閱文書檔案主要是通過電話查閱、內(nèi)網(wǎng)查閱、現(xiàn)場(chǎng)查閱等方式[2]。在對(duì)文書檔案的管理利用上存在弊端，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)層面：

第一，公眾知情權(quán)受限。一方面，由于早期政務(wù)信息公開程度不高，有些按照規(guī)定應(yīng)當(dāng)公開的文書并沒有得到公開，也未移交到檔案管理部門。因而公眾需要查詢?cè)缙诘男畔r(shí)存在困難。另一方面，即使公眾能夠查閱相關(guān)涉及其自身利益的文書檔案，手續(xù)也較為繁瑣，需要出具大量證明材料。同時(shí)，單位控制較為嚴(yán)格，檔案管理工作人員在文書是否可以公開等政策把握不準(zhǔn)確時(shí)，常以信息涉密為由而拒絕當(dāng)事人查詢。

第二，利用方式傳統(tǒng)，利用效率低下。文書檔案管理工作的發(fā)展步伐與信息化技術(shù)更新速度脫軌。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分單位僅僅停留在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成目錄數(shù)字化的階段，沒有將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案檢索、掃面錄入、上傳云儲(chǔ)存等領(lǐng)域，降低了文書檔案的利用效率。

3 文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

3.1 適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，打造“信息式”“一站式”文書檔案管理服務(wù)平臺(tái)

首先，要加強(qiáng)軟件與硬件建設(shè)力度。單位要打造“一站式”文書檔案管理服務(wù)平臺(tái)，離不開軟硬件設(shè)施等物質(zhì)基礎(chǔ)。單位要為檔案管理部門配備高性能技術(shù)設(shè)備如光盤刻錄儀、高速掃描儀、電磁柜等，確保文書檔案管理人員能夠利用先進(jìn)技術(shù)將檔案快速整理并運(yùn)用。

其次，單位要將檔案安全放在突出位置。檔案信息化涉及到計(jì)算機(jī)領(lǐng)域，潛藏著“黑客入侵”“木馬入侵”等安全威脅。因此，檔案管理工作人員要嚴(yán)格控制檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，定期更新防火墻，檔案上傳至云儲(chǔ)存時(shí)也要加密加碼，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性，杜絕泄密事件的發(fā)生。同時(shí)，對(duì)于重要檔案文件，要采取雙套備份制度與異地備份制度，防止珍貴信息流失。

最后，要加強(qiáng)文書檔案共享機(jī)制建設(shè)，打造“一站式”文書檔案管理服務(wù)平臺(tái)。單位要深化與業(yè)務(wù)交叉部門合作，實(shí)施相關(guān)文書檔案信息共享。對(duì)于可以共享交流的檔案信息，要制作相應(yīng)信息化目錄公布在檔案管理服務(wù)平臺(tái)上，便于業(yè)務(wù)交叉部門進(jìn)行目錄查詢后，進(jìn)一步調(diào)取檔案信息。

3.2 培養(yǎng)一支專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理隊(duì)伍

信息技術(shù)與檔案管理有機(jī)結(jié)合是現(xiàn)代科技社會(huì)的產(chǎn)物，是當(dāng)前各種新型文書和文書檔案管理信息化的內(nèi)在結(jié)果。信息化檔案管理工作兼顧了業(yè)務(wù)性、技術(shù)性和服務(wù)性，電子檔案和檔案管理自動(dòng)化建設(shè)也在穩(wěn)步推進(jìn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)能力一直是檔案管理人員的薄弱環(huán)節(jié)，制約了工作效率的提升。因此，單位要將其作為檔案管理工作中的重要課題[3]。一方面，單位不僅要培訓(xùn)工作人員計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)，也要培養(yǎng)其使用先進(jìn)設(shè)備能力，熟悉相應(yīng)電子技術(shù)設(shè)備，提高文書檔案管理效率。另一方面，單位要定期對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能進(jìn)行專項(xiàng)考核，督促檔案管理人員自主加強(qiáng)相關(guān)技能的學(xué)習(xí)。對(duì)于掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)確有實(shí)際困難的相關(guān)人員，可以另行安排其他工作崗位。

3.3 加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新服務(wù)

單位要不斷強(qiáng)化檔案創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，要讓檔案管理人員參與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)，按照檔案管理特點(diǎn)提出相應(yīng)的系統(tǒng)需求，配合專業(yè)開發(fā)人員開發(fā)系統(tǒng)的自動(dòng)收集、自動(dòng)歸檔、自動(dòng)編錄功能，促使檔案管理與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理一體化。

4 結(jié)語(yǔ)

文書檔案具有極強(qiáng)憑證價(jià)值，對(duì)于單位其他工作的展開具有催化劑式作用。對(duì)文書檔案進(jìn)行學(xué)術(shù)研究，在實(shí)踐上可以把單位各個(gè)工作環(huán)節(jié)銜接起來(lái)，在理論上可以為其他學(xué)者研究提供相應(yīng)素材。創(chuàng)新總是有風(fēng)險(xiǎn)，不能期望文書檔案管理工作只成功不失敗。在改革進(jìn)入深水期與攻堅(jiān)期的今天，只有從容面對(duì)文書檔案管理工作創(chuàng)新過程中的失誤，只有寬容失敗、允許出錯(cuò)，才能推進(jìn)文書檔案管理工作創(chuàng)新永無(wú)止境、改革永不停頓。

參考文獻(xiàn)

[1]潘亞麗.信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù). 2015（07）

[2]樊俊蘭.淺析檔案管理創(chuàng)新服務(wù)的必要性及其途徑[J].檔案天地，2012（12）：48-49.

[3]譚奇.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理創(chuàng)新的必要性及創(chuàng)新途徑[J].赤子（上中旬），2017（07）：186.

作者簡(jiǎn)介

王慧，女，漢，山東昌邑人，本科，天津師范大學(xué)，現(xiàn)有職稱：館員，研究方向：公文檔案