水電廠科技檔案的管理與開發(fā)

摘 要：水電發(fā)電廠在生產(chǎn)、運(yùn)行、發(fā)展的一整套機(jī)制中，科學(xué)技術(shù)檔案為水電廠的發(fā)展提供強(qiáng)有力的服務(wù)，是不可或缺的一部分，也能為水電廠的發(fā)展助力。在水電廠科學(xué)技術(shù)檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的檔案管理與水電專業(yè)技術(shù)知識水平，創(chuàng)建檔案高效收集體系，定時更新檔案及鑒別，并運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升檔案檢索的效率?？茖W(xué)技術(shù)檔案的有效管理越來越得到重視，文章從科技檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)中總結(jié)一些方法和建議，為相關(guān)工作者提供借鑒。

關(guān)鍵詞：水電廠；檔案；有效管理；

1 水電廠科技檔案管理與開發(fā)的必要性

水力發(fā)電廠不同于一般工廠，其危險(xiǎn)系數(shù)高、操作難度大，因此，水電廠內(nèi)部的機(jī)器機(jī)械的檢修工期往往很短，水電廠的上述特性要求檔案管理部門能夠快速、高效的工作，迅速檢索并調(diào)出施工現(xiàn)場所需要的資料信息，供一線員工使用，如果檢索速度慢、遲遲找不到特定檔案，就制約、阻礙了水電廠的正常運(yùn)營，因此，科技檔案對于水電廠的運(yùn)營與發(fā)展至關(guān)重要。

2 水電廠科技檔案管理與開發(fā)的具體方案

2.1 培養(yǎng)一批優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的檔案管理人員

水電發(fā)電站的規(guī)模大、設(shè)備眾多且儀器復(fù)雜，產(chǎn)生的檔案也紛繁復(fù)雜，同時，這些檔案記錄的是關(guān)于水電、機(jī)械的專業(yè)知識與內(nèi)容，沒有掌握基本水利知識的人員難以熟練進(jìn)行檔案管理工作，因此，水電廠科技檔案的管理人員一定是綜合素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)熟練扎實(shí)的專業(yè)人才，他們既要懂水利專業(yè)的術(shù)語、基本原理，還要精通檔案學(xué)知識。如果單純地從檔案學(xué)專業(yè)聘請人員管理水電廠的檔案，那么他們往往不清楚水利知識，不能吸收掌握復(fù)雜的檔案內(nèi)容，甚至在檔案分類中頻頻出錯，此外，這些人員查找檔案的速度往往比較慢，制約水電廠的正常運(yùn)營，更難為水電廠帶來科技檔案的進(jìn)一步開發(fā)。根據(jù)調(diào)查，水利發(fā)電廠的檔案管理員大多是從廠中的技術(shù)人員之中調(diào)過來的，他們常年與水利發(fā)電打交道，對水力發(fā)電的專業(yè)知識與技能十分熟練，也能將專業(yè)知識用于檔案管理與開發(fā)中，然而，這些技術(shù)人員并未受到過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，檔案的科學(xué)管理仍存在問題，例如調(diào)出的資料信息不能及時歸檔或者歸檔錯誤等，其檔案管理知識和水平有待提升。

2.2 創(chuàng)建檔案高效收集系統(tǒng)

檔案最重要的一點(diǎn)就是完整。為了收集到完整的信息，完善檔案，檔案管理部門需要根據(jù)水電廠的不同部門，分配專人進(jìn)行檔案收集，防止檔案收集工作出現(xiàn)交叉與冗余，防止兩個工作人收集相同的資料，降低收集效率。除此之外，檔案收集人員還要積極跟進(jìn)設(shè)備安裝和技術(shù)引進(jìn)，使得自身能把握水電生產(chǎn)的動向，推動檔案的完備、全面、可靠，保證無信息資料的缺漏。

2.3 發(fā)揮多個部門的收集檔案職責(zé)

一些大型的水電廠的部門眾多，工作總量大，而檔案管理部門就少量幾個管理員，難以全面收集齊整個水電廠的檔案。所以，水電廠其他部門應(yīng)該協(xié)助檔案管理部門的工作，例如一線生產(chǎn)部、運(yùn)營部、施工部、會計(jì)部等部門應(yīng)該派出專人進(jìn)行檔案資料的定期收集與整理，并將整理的內(nèi)容定時定期地發(fā)送給檔案管理部門，促進(jìn)檔案管理部門能夠有條不紊地收集大量一手信息與原始資料，促進(jìn)科技檔案的管理與開發(fā)。

2.4 完善檔案保管條件，配置檔案保管器材

水電廠檔案對于水電廠的安全生產(chǎn)、安全運(yùn)營至關(guān)重要，也關(guān)系著廠內(nèi)人員的生命財(cái)產(chǎn)安全，因此，為了使檔案資料更加安全、不受非法入侵，需要對其重重保護(hù)。筆者建議檔案管理人員采用科學(xué)技術(shù)手段來延長檔案的使用年限，同時，還要對非電子檔案進(jìn)行重重密封與保護(hù)，檔案室內(nèi)必須要配備充足的、質(zhì)量可靠的檔案柜，，還應(yīng)設(shè)置滅火器、消火栓以及空調(diào)，防止發(fā)生水災(zāi)、火災(zāi)損壞檔案，為檔案資料設(shè)置重重防護(hù)與保障，方能實(shí)現(xiàn)對科技檔案的優(yōu)質(zhì)、有效管理。

2.5 定期進(jìn)行檔案更新和鑒定

我國水電廠隨著時代的發(fā)展不斷進(jìn)步，逐漸淘汰了一批批高能耗、高污染的設(shè)備，不斷向發(fā)達(dá)國家看齊，不斷引進(jìn)了節(jié)能環(huán)保的新型產(chǎn)品和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備的更新?lián)Q代。因此，設(shè)備檔案也應(yīng)當(dāng)及時更新，跟上設(shè)備更新?lián)Q代的步伐，這樣才能為水電廠的運(yùn)營提供最新資料數(shù)據(jù)，如何及時更新檔案？這就需要科技檔案發(fā)揮其效能。檔案管理員要兢兢業(yè)業(yè)、一絲不茍，不能在工作時有絲毫的馬虎，否則就極可能導(dǎo)致檔案鑒定出現(xiàn)疏漏與錯誤，給水電廠的經(jīng)濟(jì)利益造成損失。筆者建議，在水電廠工作的淡季或者訂單量不大的時期進(jìn)行全面徹底的檔案鑒定，由檔案館帶領(lǐng)，技術(shù)部、一線生產(chǎn)部、規(guī)劃部、管理總部各派出兩三名專員，組成鑒定小組，對快到但是尚未到保存期限的檔案一一進(jìn)行全面、徹底的鑒定。當(dāng)一線生產(chǎn)部、管理總部將新引進(jìn)、新購買的設(shè)備的檔案資料送入檔案管理部門時，應(yīng)該立即將其歸檔，做到檔案資料更新與設(shè)備更新同步。最后，如果檔案管理員核對檔案時發(fā)現(xiàn)檔案資料不全，有缺漏甚至空白，則應(yīng)立即進(jìn)行資料的調(diào)查與搜集，盡快彌補(bǔ)檔案的缺損，實(shí)現(xiàn)科技檔案的科學(xué)管理。

2.6 應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高檔案的檢索速度

水電廠的科技檔案管理與開發(fā)應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，吸收國內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)和成功經(jīng)驗(yàn)，適當(dāng)?shù)赜糜趶S內(nèi)的檔案管理中。隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)能夠減少人力成本，克服人在檔案管理中的失誤，更加精準(zhǔn)無誤地管理好水電廠的復(fù)雜、龐大的檔案。筆者建議水電廠應(yīng)用檔案目錄儲存管理軟件，此外，水電廠還可以運(yùn)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)管理檔案的原始資料?？萍紮n案的管理實(shí)現(xiàn)電子化與智能化將大大縮短了檔案查詢與借閱花費(fèi)的時間，提升檔案的查詢效率。

2.7 加大檔案開發(fā)力度，提高檔案利用質(zhì)量

檔案開發(fā)，顧名思義，就是深度挖掘現(xiàn)有檔案的資料信息，使得水電廠現(xiàn)有的檔案能夠刪減冗余，內(nèi)容更加簡練、數(shù)據(jù)更加精準(zhǔn)、范圍能夠得以擴(kuò)大，目前，水電廠的科技檔案開發(fā)工作進(jìn)展緩慢，檔案管理工作仍然只局限在傳統(tǒng)的搜集、整理、保存、借閱等普通工作上，未全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科技化管理。筆者建議對水電廠的檔案資源進(jìn)行深加工，檔案室相關(guān)工作人員與水電廠專業(yè)技術(shù)人員、管理人員共同努力，撰寫出新的專業(yè)檔案編研，實(shí)現(xiàn)對檔案的開發(fā)，徹底發(fā)揮出檔案的性能與作用，促進(jìn)水電廠的安全、持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)語

水電廠因其自身的特點(diǎn)與生產(chǎn)需求，對檔案的需求眾多、要求嚴(yán)格，科技檔案是水電廠賴以生存發(fā)展的要素之一，它能夠存儲科技資源、傳播專業(yè)知識、追溯科技史實(shí)，對水電廠的意義不言而喻。

本文就水電廠科技檔案管理與開發(fā)過程存在的問題與不足提出了一些可行性建議，筆者建議檔案部門轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，發(fā)揮科技檔案網(wǎng)絡(luò)的作用，推動水電企業(yè)的科技檔案進(jìn)程，逐步與國際接軌，以期為水電廠提供一套切實(shí)可行的管理方案，提升科技檔案的質(zhì)量與運(yùn)行效率，為水電廠的可持續(xù)、健康、安全發(fā)展帶來助力。

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作者簡介

陽風(fēng)云，女，漢族，湖北襄陽，檔案專責(zé)，助理工程師，大學(xué)本科，研究方向：水電廠檔案管理