試論人事制度改革對(duì)人事檔案管理的作用

劉翱

摘要：隨著現(xiàn)代化科技的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案制度及管理已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，一種全新的特點(diǎn)呈現(xiàn)在現(xiàn)代人力資源上，使得人事檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。在培養(yǎng)、分配人才的工作中，人事檔案管理發(fā)揮著重要的作用。在過(guò)去的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，單位控制人事檔案就可以控制人才，人事檔案就是人才的身份證。隨著人事制度改革的不斷深入發(fā)展，人事檔案管理制度已非常滯后，人事檔案的作用也不斷弱化，由此暴露出許多問(wèn)題，強(qiáng)化檔案管理，改革人事檔案的管理制度勢(shì)在必行。基于此，本文深入探討當(dāng)前人事檔案管理改革的主要問(wèn)題，并分析了人事制度改革對(duì)人事檔案管理產(chǎn)生的作用。

關(guān)鍵詞：人事制度 人事檔案管理 改革 作用

一個(gè)國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)力的根本就是人才的競(jìng)爭(zhēng)，人力資源管理工作中人事檔案管理是一項(xiàng)極為重要的基礎(chǔ)工作。20世紀(jì)50年代中期，參考前蘇聯(lián)的人事檔案管理制度，順應(yīng)公有制，滿足統(tǒng)一管理、調(diào)配人力資源和自然資源的需要而制定了現(xiàn)行的人事檔案管理制度。這項(xiàng)制度為我國(guó)穩(wěn)定社會(huì)、管理人事、發(fā)展經(jīng)濟(jì)發(fā)揮了及其重要的作用，然而，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和改革開(kāi)放的不斷深入，其社會(huì)作用和生存價(jià)值不斷弱化，這是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。僵化的人事檔案管理制度滯后于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形式，與社會(huì)人事檔案需求不相適應(yīng)，明顯脫節(jié)，極大阻礙了人才自由合理流動(dòng)，產(chǎn)生了明顯的負(fù)面作用。

一、人事檔案的作用

在社會(huì)公共信息中人事檔案是其重要的一個(gè)組成部分，個(gè)人的學(xué)歷、經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲、社會(huì)關(guān)系、技術(shù)職稱等情況都是通過(guò)人事檔案來(lái)反應(yīng)的。一個(gè)人不同階段的人生軌跡通過(guò)人事檔案可以得到全面反應(yīng)，它記錄了一個(gè)人的工作經(jīng)歷，記錄了從學(xué)校到各個(gè)工作崗位的情況。當(dāng)前部分人覺(jué)得人事檔案不重要，可以不要，這是非常錯(cuò)誤的。人事檔案在現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理中，其主要作用包括：可以出具與人事檔案有關(guān)的證明材料，以人事檔案為依據(jù)為員工提供婚姻狀況證明；提供辦理港澳通行證、護(hù)照的政審手續(xù)；為員工代辦職稱申報(bào)；為流動(dòng)人員辦理社會(huì)保險(xiǎn)和認(rèn)定身份；根據(jù)檔案掌握員工從事有毒、有害工作的時(shí)間，對(duì)提前退休年齡進(jìn)行推算；根據(jù)檔案確定退休年齡；代為繳納職工的工資調(diào)整、養(yǎng)老保險(xiǎn)、大病醫(yī)療統(tǒng)籌以及失業(yè)保險(xiǎn)等等。

二、隨著社會(huì)的發(fā)展人事檔案管理制度形成的全新特征

（一）以自身意愿為根據(jù)，個(gè)人可以選擇“無(wú)檔擇業(yè)”

社會(huì)加大了對(duì)于人才的需求，傳統(tǒng)的用人機(jī)制已無(wú)法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，發(fā)生了極大的改變。一些事業(yè)單位在進(jìn)行人才招聘的過(guò)程中，要注重與其他員工之間形成的企業(yè)合作關(guān)系，以及員工的自身素養(yǎng)，從而加大員工在社會(huì)中的流動(dòng)性。

（二）國(guó)內(nèi)企業(yè)員工出現(xiàn)“有檔無(wú)存”情況

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，部分事業(yè)單位的人事制度也相應(yīng)的發(fā)生了改變，人事檔案管理不再拘泥于傳統(tǒng)的管理模式，打破了傳統(tǒng)的終身責(zé)任制度，對(duì)于員工自己所喜歡的模型可以進(jìn)行選擇全面發(fā)展。

三、人事檔案制度自身的問(wèn)題

（一）人事檔案本身信息量不足，難以充分體現(xiàn)個(gè)人的有效信息

隨著社會(huì)的快速進(jìn)步，傳統(tǒng)的信息收集模式難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的步伐。組成以往人事檔案的主要是一些社會(huì)關(guān)系、組織經(jīng)驗(yàn)、工作經(jīng)驗(yàn)、政治歷史等部分，使得人事檔案本身缺乏足夠的信息量，難以展現(xiàn)出更有價(jià)值的個(gè)人信息。通過(guò)人事制度改革，傳統(tǒng)事業(yè)單位的人事檔案管理受到了沖擊，事業(yè)單位中選拔人才和應(yīng)用人員也發(fā)生了變革。傳統(tǒng)的人事檔案管理在有些事業(yè)單位中缺少明確的信息資源，進(jìn)行人事制度變革后，事業(yè)單位內(nèi)部人員產(chǎn)生較大的調(diào)動(dòng)，人員分配“空白”情況出現(xiàn)在事業(yè)單位內(nèi)部，發(fā)生了信息資源不全或檔案丟失情況，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位人事制度變革，對(duì)社會(huì)主義制度建設(shè)產(chǎn)生了極大的制約作用。如：某事業(yè)單位內(nèi)填寫的人員檔案信息不全面，人事制度改革實(shí)施后，極大影響了事業(yè)單位中部分員工的養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納和退休年齡。

（二）與相關(guān)法律制度相沖突，缺少健全的制度

以人事檔案制定的制度為根據(jù)，人們對(duì)直系親屬或自己的人事檔案都不可以直接查閱、閱讀。然而，從我國(guó)當(dāng)前的形式講，人事檔案管理制度不完整，使得人事檔案管理缺乏較高的封閉性，沒(méi)有利用有效的合理的科學(xué)的手段進(jìn)行人事檔案信息處理。這些問(wèn)題直接體現(xiàn)出社會(huì)民主制度、人事檔案難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的腳步，也難以滿足人們的需求。

（三）進(jìn)取精神缺乏，服務(wù)意識(shí)較差

保密性是人事檔案管理工作固有的一個(gè)特性，然而在具體工作中，因部分檔案管理的本身?xiàng)l件不好，防潮、防盜等手段有很大的不足，無(wú)法妥善管理人事檔案。另外，各級(jí)檔案管理工作技術(shù)存在的差異較大，使得人事檔案管理工作無(wú)法統(tǒng)一進(jìn)行，無(wú)法正常共享信息。

（四）檔案秩序混亂

人才對(duì)企業(yè)和單位的發(fā)展具有重要的意義，很多用人單位都已有了充分的認(rèn)識(shí)，于是采取相關(guān)的優(yōu)惠政策對(duì)專業(yè)人才進(jìn)行吸引。在原用人單位對(duì)人事檔案進(jìn)行限制無(wú)法辦理調(diào)動(dòng)工作的條件下，“三不要”做法在用人單位廣泛使用，“三不要”指的是不要調(diào)出手續(xù)，不要人事檔案、不要遷移戶口，雖然這種做法使人才的后顧之憂進(jìn)行了暫時(shí)的處理，但導(dǎo)致檔案秩序產(chǎn)生混亂狀況。

（五）人事檔案管理人員缺乏合理的分配程度

人事制度實(shí)施改革后，精兵簡(jiǎn)政是企事業(yè)單位首要進(jìn)行的項(xiàng)目，人事制度需要向人才應(yīng)用精簡(jiǎn)化發(fā)展。事業(yè)單位內(nèi)部大幅度的開(kāi)展人事調(diào)動(dòng)，有些事業(yè)單位內(nèi)部缺乏對(duì)人事檔案管理的重視，使得事業(yè)單位中人員調(diào)動(dòng)速率快，但是人事檔案調(diào)動(dòng)速率卻比較緩慢，產(chǎn)生了人事檔案難以對(duì)接的情況，極大降低了事業(yè)單位內(nèi)部人事資源的作用性，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位人力資源的應(yīng)用與分配。

四、改革人事檔案管理的主要手段

（一）清楚人事檔案管理職責(zé)

建立正確的管理理念，清楚人事檔案管理，推動(dòng)管理工作的全面開(kāi)展。首先，管理人員對(duì)人事檔案管理工作要充分重視，要從整體安排管理工作，對(duì)管理人員進(jìn)行合理配置，提高檔案管理地位，建立健全檔案管理的監(jiān)督體系；其次，管理人員要加強(qiáng)人事檔案的管理理念，大力進(jìn)行宣傳，積極引導(dǎo)相關(guān)管理人員，引導(dǎo)他們認(rèn)真執(zhí)行的自己職責(zé)，把檔案管理當(dāng)做基礎(chǔ)工作來(lái)開(kāi)展，在具體工作中全面加強(qiáng)其工作水平，推動(dòng)檔案管理工作的提高，使機(jī)關(guān)和企業(yè)的每一位員工都認(rèn)為自己是檔案管理的參與者。檔案管理工作只有得到全員的重視，才能使檔案管理更好的服務(wù)于全體人員。

（二）改變傳統(tǒng)的人事檔案作用

當(dāng)前合同方式是部分事業(yè)單位實(shí)施人事制度的主要方式，這種方式極大的限制和制約人才的發(fā)展，已滯后于社會(huì)發(fā)展的腳步，只有不斷完善、創(chuàng)新傳統(tǒng)的用人制度，讓員工自主就業(yè)，建立一種適應(yīng)社會(huì)發(fā)展步伐、全新的用人機(jī)制。

（三）認(rèn)真開(kāi)展檔案管理人員的培訓(xùn)

隨著人事制度改革的不斷深化，相應(yīng)地提高了檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在新的歷史條件下，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)從事檔案管理工作人員一定要嚴(yán)格挑選，要選擇工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、責(zé)任感強(qiáng)的人員，建立一支管理能力管理水平都較高的檔案管理隊(duì)伍。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，使檔案管理人員的工作水平和工作能力不斷加強(qiáng)。另外，要樹(shù)立科學(xué)正確的管理理念，及時(shí)更新檔案管理方式，通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)施檔案管理。

（四）建立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)

現(xiàn)階段，由于人員流動(dòng)較快，員工所在的單位或者企業(yè)無(wú)法完全控制人事檔案，這就需要成立社會(huì)性的、中立的、專門的管理機(jī)構(gòu)。檔案管理機(jī)構(gòu)要制定科學(xué)的管理?xiàng)l款，接受國(guó)家人事部門、勞動(dòng)部門以及檔案管理部門的監(jiān)督和檢查，遵守國(guó)家人事、勞動(dòng)、檔案管理的相關(guān)政策、制度以及法律。

（五）改變傳統(tǒng)的“身份”分類

傳統(tǒng)的人事檔案非常清楚的劃分每個(gè)人的身份，待遇會(huì)由于身份的不同而不同。所以，對(duì)這種“身份”分類有必要加以改變，創(chuàng)造出一個(gè)合理、公平的工作環(huán)境，在工作期間讓每個(gè)人平等，都能得到其他人的尊重，只有如此才能提高社會(huì)中的人才數(shù)量，推動(dòng)社會(huì)全面發(fā)展。

（六）完善檔案信息

隨著社會(huì)持續(xù)發(fā)展，部分事業(yè)單位逐漸提升了公開(kāi)檔案信息的要求。所以，為了加強(qiáng)檔案信息的可靠性、真實(shí)性，我國(guó)相關(guān)部門要修改傳統(tǒng)的人事檔案，完善檔案信息。

五、結(jié)語(yǔ)

在檔案管理過(guò)程中人事檔案常常會(huì)對(duì)很多部門加以涉及，這項(xiàng)工作內(nèi)容非常復(fù)雜。改革人事檔案工作，需要不斷的完善、創(chuàng)新現(xiàn)有的人事制度，緊隨社會(huì)發(fā)展的步伐，從而開(kāi)展好人事制度改革。加強(qiáng)人事檔案管理工作，必將更加有效地推動(dòng)檔案管理，檔案管理工作也將邁上一個(gè)新臺(tái)階。

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（作者單位：吉林省四平市二龍山水庫(kù)管理局）