淺析疾病預防控制中心傳統(tǒng)檔案與電子檔案的應用隱患及對策

羅軍梅

摘要：疾病預防控制中心內較為重要的數據信息為檔案，檔案是疾病預防控制中心各部門工作信息的承載體，也是維持及控制中心運行的基本保障。因此需要加強檔案管理工作，不斷改進和完善相應的管理制度。電子信息技術的發(fā)展，在疾病預防控制中心檔案管理工作也逐漸廣泛應用，進而促進了傳統(tǒng)檔案管理工作的改革，逐漸向信息化、電子化發(fā)展，這就需要不斷提升檔案管理人員的專業(yè)能力，同時也要確保相關設備齊全，以提高電子檔案的安全性、科學性、合理性。本文主要對疾病預防控制中心的傳統(tǒng)檔案和電子檔案存在的隱患進行了分析，并簡析了相關對策。

關鍵詞：疾病預防控制中心；傳統(tǒng)檔案；電子檔案

信息技術不斷改革和創(chuàng)新促進計算機技術的發(fā)展，并且在疾病預防控制中心中被廣泛應用，典型事例就包括傳統(tǒng)紙質檔案管理轉向電子檔案管理[1]。現階段疾病預防控制中心檔案管理有待解決的問題主要是促進檔案管理質量和效率，以及消除隱患問題。本文將電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理隱患進行了分析，同時針對問題提出了相關解決策略，進而更好的適應電子檔案管理模式。

一、傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理隱患

（一）傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題

傳統(tǒng)檔案管理模式無法適應現今快節(jié)奏工作環(huán)境，由于疾病預防控制中心工作量較大，檔案資料不斷增加，檔案管理人員無法及時處理、分類以及擺放，進而多種類型檔案混在一起，需要查閱時浪費時間、浪費精力，不適用現今疾病預防控制中心檔案信息管理工作[2]。而傳統(tǒng)檔案多為紙質材料，會受到多種因素影響，如溫度、空氣、濕度、光照等因素，極易磨損嚴重減少保存壽命。同時傳統(tǒng)檔案在整理、分類過程中需要較多的人力，但是工作質量和效果依然無法提升。傳統(tǒng)檔案通常只能一個查閱，無法和多個人共享，而地點和時間也受到限制，跨地域需要以郵寄等方式才可完成，存在泄密、丟失等隱患。隨著醫(yī)學界相關疾病研究項目增多，疾病預防控制中心必須實時了解本地區(qū)的疾病防控情況，這就需要對檔案資料不斷更新，這就增加了工作難度，同時更新質量也較差。而傳統(tǒng)檔案管理管理方式所出現的問題越來越多，也越來越嚴重。

（二）電子檔案管理模式存在的缺陷

計算機技術和互聯網的發(fā)展，使辦公逐漸向自動化、網絡化發(fā)展，現階段互聯網是傳輸文件的主要途徑。電子檔案管理的工作人員大部分對計算機互聯網相關知識了解較少，即使計算機中存在問題也無法察覺，進而檔案的安全性大打折扣。經相關計算機安全實驗數據顯示，在新創(chuàng)建局域網中大約有十分之一網絡經受病毒入侵，使用三年后只有10%網絡未有受到病毒感染?，F今黑客技術水平不斷提高，計算機防火墻已無法阻擋，極易出現檔案資料泄露等風險；由于相關檔案管理人員缺乏計算機知識，在使用過程極易誤刪檔案或損壞文件，致使其無法恢復[3]。同時檔案管理人員在整理、過程中若遇到緊急停電或計算機故障等問題，相關文件極易丟失無法找回；工作人員相關計算機水平和思想覺悟較弱，對電子檔案整理、分類方法不熟練，工作不認真，缺乏責任意識，對于一些重要檔案無備份意識；各個部門、單位所用的輸入、保存軟件各不相同，最后歸檔時極易出現亂碼或文件打不開現象[4]。

二、改善問題的有效對策

（一）通過信息管理創(chuàng)建專線傳輸路徑

通過有效的網絡化管理可加強疾控中心檔案傳輸和共享安全性。由于電子文件和計算機網絡存在的特點，若只應用普通的網絡傳輸路徑，會出現更多問題，因此，就需要創(chuàng)建計算機信息管理網?？梢栽诩膊☆A防控制中心各個科室和檔案管理部門創(chuàng)建電子檔案專用傳輸通道，使各個科室可隨時查閱和傳遞相關資料，以提高電子檔案資料利用率。為了保證歸檔的電子檔案的有效性和完整性，在電子文件編輯錄入過程中，就需要加強管理；定期將整理好的電子文件發(fā)送至檔案管理專用計算機和硬盤中儲存。同時要注意存儲電子檔的計算機必須要做好安全防護策略，嚴禁工作人員通過該計算機使用開放網絡，而涉密電子文檔嚴禁通過開放網絡傳輸[5]。這樣即保證了檔案的安全性，防止重要信息外泄或被盜取，又提高了信息資料的利用率。

（二）制定相關電子檔案管理制度

大部分疾病預防控制中心對檔案管理工作重視程度較弱，沒有完整規(guī)范的管理制度，致使檔案管理過程中缺乏約束性和規(guī)范性。疾病預防控制中心的相關管理部門可根據國內制定的《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》以及《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理》具體內容來制定管理制度，重點突出電子檔案的錄入、整理、分類以及保存和備份等相關內容[6]。使檔案管理人員在工作過程中做到有據可依。

（三）改進和完善電子檔案管理模式

為了確保檔案管理工作的質量和規(guī)范性，還需要不斷改進和完善電子檔案管理模式，進而促進疾病預防控制中心持續(xù)發(fā)展。在疾病預防控制中心中檔案數量較多，且更新速度較快，管理人員較多，電子檔案生成過程較繁瑣，因此在將其全部完整收集難度較大。工作人員除了要做好檔案管理工作，還需要積極主動配合其它各個部門完成電子文件管理工作，進而為日后檔案管理工作提參考信息資料。所以要創(chuàng)建相應的檔案管理體系，主體為疾病預防控制中心綜合檔案管理室，按照疾病預防控制中心發(fā)展對電子檔案管理工作進行適當的調整，利用好制定的相關管理制度，以加強管理工作質量；在疾病預防控制中心各個部門中強調使用軟件和保存文件的統(tǒng)一性，并由檔案管理室制定檔案管理文件電子模版，相同類型的資料要用同一種模版和文件格式；由疾病預防控制中心相關管理人員定期組織電子檔案管理工作人員進行培訓，根據其工作性質和工作能力進行針對性指導。定期可對其進行計算機、互聯網知識培訓?？捎行У奶岣吖ぷ魅藛T的專業(yè)水平和工作效率。

（四）增加基礎設施的投入

由于大部分疾病預防控制中心忽視檔案管理工作的重要性，一些硬件和軟件設備較為落后，缺少一些必要的先進的配套設備，進而需要加大對相關設施資金的投入。比如購置內存較大的硬盤、刻錄儀、配置較的電腦、性能較高的軟件等。以確保檔案管理工作的效率。

（五）確保電子檔案的真實性

電子文件可被隨意更改、更換承載體，這就影響了相關資料的真實性，因此為了確保檔案的真實性，需采取針對性措施，比如，在電子文件中置入電子簽名、印章，做簽發(fā)操作，對傳輸、更改、保存等信息記錄，為文件加設密碼，同時對相關數據信息進行防刪改措施，進而減少電子檔案被隨意更改現象。

（六）特殊檔案進行“雙套制”處理

一些存有去簽署和印章的檔案需通過“雙套制”處理，主要是一些法律生效文件和憑證性文件以電子形式存儲會有被篡改危險，同時計算機的不穩(wěn)定因素也會致使文件出現損壞現象，這就可以進行“雙套制”處理，也就是同一檔案以不同形式存儲，電子和紙質檔案共存。紙質檔案起到法律、憑證作用，而電子檔案則可隨時被查詢并能夠具有快速傳輸優(yōu)點。

三、結束語

衛(wèi)生事業(yè)的改革致使疾病預防控制中心傳統(tǒng)檔案管理工作需向信息化轉變，而通過合理的、科學的電子檔案管理模式可促進其工作的自動化，進而不斷提高檔案管理工作的質量和效率，以促進疾控中心穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]駱念.疾控中心檔案信息化建設與管理初探[J].職業(yè)衛(wèi)生與病傷，2016，31 （2）：127-128.

[2]張春蓮.疾控中心檔案信息化管理存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務，2016，6 （8）：75-75.

[3]王冬微.疾控中心業(yè)務檔案管理工作中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2017，21 （10）：88-88.

[4]曹麗紅.淺析信息化時代傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理[J].黑龍江科學，2017，8 （3）：90-91.

[5]杜玉玲.淺談疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用[J].世界最新醫(yī)學信息文摘，2015，15 （4）：238-239.