企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在問(wèn)題與對(duì)策

姜鵬

摘 要：隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化成為當(dāng)代企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要方向，尤其是對(duì)于企業(yè)檔案信息化的建設(shè)，企業(yè)信息化建設(shè)可以為企業(yè)信息檔案提供有效的開發(fā)途徑，并且提供足夠的技術(shù)保障，但是與此相應(yīng)的是，現(xiàn)代部分企業(yè)并未意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性。本文主要討論企業(yè)信息化建設(shè)的相關(guān)問(wèn)題以及解決的途徑，并針對(duì)其提出相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化建設(shè)；信用體系

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要意義

現(xiàn)代企業(yè)在檔案活動(dòng)活動(dòng)中，越來(lái)越需要現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，不管是存儲(chǔ)、調(diào)出或者是征用，因此實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化對(duì)于企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益最大化擁有重要意義。

（一）企業(yè)檔案信息化簡(jiǎn)化信息應(yīng)用的程序

人類信息的采集與應(yīng)用正處于數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)代，而數(shù)據(jù)庫(kù)的大數(shù)據(jù)分析成了信息應(yīng)用的重要途徑，尤其是現(xiàn)代大型企業(yè)，其檔案建設(shè)更需要發(fā)達(dá)的信息系統(tǒng)，而利用互聯(lián)網(wǎng)與數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，可以極大程度地節(jié)約企業(yè)人力資源，提升相關(guān)部門的辦事效率。而相對(duì)于紙質(zhì)的信息檔案管理，在檔案信息調(diào)集的時(shí)候，更加簡(jiǎn)化了檔案調(diào)集人員的工作程序。運(yùn)用信息化的檔案管理程序，在優(yōu)化檔案管理的同時(shí)，同時(shí)促進(jìn)企業(yè)檔案管理人員的技術(shù)水平并且促進(jìn)相關(guān)人員對(duì)于企業(yè)檔案管理思想的發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化的目的是提高企業(yè)檔案管理的效率并且擁有足夠的技術(shù)能力給予企業(yè)提供高價(jià)值的信息資源。

（二）提高企業(yè)信用體系的建設(shè)程度

建設(shè)現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)可以將企業(yè)人員的各種信息納入企業(yè)成員檔案，同時(shí)可以將此與數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，進(jìn)而全面了解企業(yè)自身人員的信用級(jí)別，對(duì)不同信用級(jí)別的員工進(jìn)行不同的工作安排。同時(shí)運(yùn)用信息化系統(tǒng)將各企業(yè)的信用程度納入社會(huì)征信體系，提高企業(yè)運(yùn)行的透明度，倒逼企業(yè)強(qiáng)化自身信用程度，減少失信企業(yè)的產(chǎn)生。

（三）減少了企業(yè)檔案的丟失

紙質(zhì)化企業(yè)檔案管理過(guò)程中不僅存儲(chǔ)或者調(diào)集程序繁瑣，并且紙質(zhì)化企業(yè)檔案可能存在紙質(zhì)老化的問(wèn)題，或者出現(xiàn)火災(zāi)、洪水、地震等自然災(zāi)害的時(shí)候，可能造成紙質(zhì)檔案的丟失以至不可還原，企業(yè)可能丟失重要檔案，還原企業(yè)檔案需要極大的人力、物力，造成了企業(yè)自身資源的極大浪費(fèi)。管理人員的錯(cuò)誤操作也可能導(dǎo)致企業(yè)信息的丟失，或者商業(yè)戰(zhàn)爭(zhēng)中商業(yè)間諜的存在更容易導(dǎo)致企業(yè)重要檔案信息的錯(cuò)誤或者丟失。利用信息化的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)可以對(duì)相關(guān)重要企業(yè)檔案進(jìn)行備份，并且可以減少企業(yè)檔案的丟失，減少存儲(chǔ)所需資源，同時(shí)可以利用信息加密技術(shù)減少其他對(duì)手對(duì)于自身企業(yè)檔案的竊取，并且信息化系統(tǒng)可以對(duì)丟失資源進(jìn)行還原，強(qiáng)化了檔案系統(tǒng)的管理。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）信息化建設(shè)發(fā)展不均衡

目前，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)深度發(fā)展，大多數(shù)企業(yè)進(jìn)行了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，但是僅僅部分大型企業(yè)進(jìn)行了深度的檔案管理信息建設(shè)，大部分企業(yè)對(duì)于企業(yè)管理信息化建設(shè)依舊處于層次前、范圍窄、角度少的局面，企業(yè)檔案信息化程度不高，實(shí)質(zhì)上并未進(jìn)行足夠的信息化處理，僅僅是形式化的存在。

部分企業(yè)對(duì)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)理解出現(xiàn)偏差，以為就是簡(jiǎn)單的將企業(yè)相關(guān)資料或者相關(guān)資源納入企業(yè)檔案，并且使用信息化的技術(shù)進(jìn)行管理，并未與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)相結(jié)合，導(dǎo)致企業(yè)信息建設(shè)的部分資源開發(fā)不足，功能不健全甚至出現(xiàn)檔案管理建設(shè)停滯不前的問(wèn)題。

中小型企業(yè)對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)沒有具體方案，對(duì)于大型企業(yè)想干方案進(jìn)行盲目模仿，導(dǎo)致其方案并不能適應(yīng)自身發(fā)展，沒有合理規(guī)劃，導(dǎo)致建設(shè)出現(xiàn)阻礙，進(jìn)而企業(yè)檔案信息化建設(shè)程度低。與此相對(duì)應(yīng)的是，規(guī)模越大的企業(yè)越擁有足夠的資金來(lái)支持檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，其檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)程度越高，越容易成為小型企業(yè)爭(zhēng)相模仿的對(duì)象，但是大型企業(yè)畢竟與小型企業(yè)實(shí)際情況不同，所以小型企業(yè)的盲目模仿不但沒有使其檔案管理系統(tǒng)的信息化程度提高，反而使得其信息化的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)找不到合適的途徑，誤入歧途，喪失檔案管理系統(tǒng)信息化發(fā)展的黃金時(shí)期。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)條件差

小型企業(yè)不比大型企業(yè)，資金缺乏，管理人員意識(shí)不足，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)物質(zhì)條件和觀念差，一旦出現(xiàn)資金投入過(guò)量，則可能導(dǎo)致企業(yè)資金鏈運(yùn)行中斷，投入過(guò)少，則無(wú)法達(dá)到效果，因而缺少專業(yè)人員對(duì)企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)所需資金的合理評(píng)估。大多數(shù)小型企業(yè)缺乏資金來(lái)招聘優(yōu)秀的人才，導(dǎo)致其缺乏專業(yè)人員對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化升級(jí)。

傳統(tǒng)檔案管理人員由于對(duì)于信息化建設(shè)不甚了解，并且信息化建設(shè)損害了他們的既得利益，或者是說(shuō)造成了他們工作崗位的調(diào)動(dòng)或者下崗失業(yè)，因而對(duì)于檔案信息化建設(shè)態(tài)度相對(duì)抵觸，導(dǎo)致前期檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)時(shí)期的資料錄入以及后期資料管理以及調(diào)動(dòng)產(chǎn)生阻礙。由于管理人員的抵觸情緒，前期建設(shè)基礎(chǔ)沒有打好，后期的管理將具有更大的阻礙，加上小型企業(yè)資金和人員、技術(shù)的缺乏，以及沒有先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，及其容易導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)南轅北轍的現(xiàn)象。

（三）缺乏統(tǒng)一管理，各自為政

不管是大型企業(yè)還是小型企業(yè)，都容易出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門相互踢皮球的現(xiàn)象，對(duì)于信息化建設(shè)問(wèn)題上，也容易出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象。企業(yè)檔案管理建設(shè)缺乏統(tǒng)籌全局的規(guī)劃，導(dǎo)致建設(shè)過(guò)程中各部門只顧自身利益而忽略了企業(yè)整體利益，對(duì)于利益分毫必得，因而打亂整體檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的規(guī)劃。

企業(yè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，導(dǎo)致無(wú)法有序合理地開展企業(yè)檔案信息化假設(shè)工作，工作流程和工作原則混亂，工作人員在工作時(shí)對(duì)于檔案管理隨意規(guī)劃，過(guò)程不嚴(yán)謹(jǐn)，容易導(dǎo)致未來(lái)的檔案信息存儲(chǔ)出現(xiàn)信息不對(duì)稱的現(xiàn)象，并且后期的信息查詢以及檔案調(diào)集出現(xiàn)互相矛盾以及相互扯皮的現(xiàn)象，影響檔案信息化建設(shè)的水平。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，借鑒大型企業(yè)的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)自身的檔案管理信息化建設(shè)做出合乎實(shí)際的規(guī)劃方案，避免過(guò)量的資金投入導(dǎo)致企業(yè)資金鏈運(yùn)轉(zhuǎn)中斷或者資金投入過(guò)少不足以支撐信息化建設(shè)。

（四）沒有與社會(huì)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接

大部分企業(yè)對(duì)于檔案信息化建設(shè)僅僅停留在自身內(nèi)部的信息化建設(shè)，而忽略了與大數(shù)據(jù)系統(tǒng)以及社會(huì)信息系統(tǒng)的對(duì)接，導(dǎo)致自身僅能利用自身的資源，缺乏從外界獲取高價(jià)值信息資源的能力。企業(yè)自身檔案應(yīng)公開部分未公開，不利于企業(yè)信譽(yù)形象的塑造，進(jìn)而影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)能力。

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)與其他企業(yè)的檔案系統(tǒng)缺乏相應(yīng)互動(dòng)，導(dǎo)致自身的有效檔案資源開發(fā)程度低，其效果未能很好地發(fā)揮。企業(yè)檔案信息化建設(shè)程度低，導(dǎo)致管理體制出現(xiàn)問(wèn)題，未與社會(huì)征信系統(tǒng)做對(duì)接，導(dǎo)致其信息共享能力低，不能做到企業(yè)運(yùn)行的透明化，不利于企業(yè)樹立良好的信譽(yù)。企業(yè)無(wú)法將檔案信息系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做對(duì)接，導(dǎo)致從外界獲取資源的能力偏低，無(wú)法為企業(yè)發(fā)展提供有效信息，導(dǎo)致即使有了檔案管理系統(tǒng)也無(wú)法發(fā)揮其作用，從而導(dǎo)致相關(guān)人員形成一種企業(yè)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)沒啥用，浪費(fèi)企業(yè)資源的思想，以至于形成惡性循環(huán)，更不容易引導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)。

三、強(qiáng)化檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)的對(duì)策

企業(yè)檔案信息建設(shè)對(duì)于企業(yè)自身發(fā)展的重要性不言而喻，它可以為企業(yè)檔案信息的充分利用提供有效的技術(shù)支持，提升企業(yè)的生存能力，因而必須對(duì)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題加以重視，并提出相應(yīng)解決途徑。

（一）以實(shí)用為原則，以服務(wù)為宗旨

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)必須以服務(wù)企業(yè)發(fā)展為宗旨，以起到實(shí)際作用，建立起實(shí)用性的原則。以提升服務(wù)效率為目標(biāo)，以實(shí)用性作為原則指導(dǎo)，才能建設(shè)良好的檔案管理系統(tǒng)。以實(shí)用作為原則，可以提升企業(yè)檔案的利用率，改變傳統(tǒng)工作人員對(duì)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的抵觸情緒，推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

企業(yè)檔案的信息化建設(shè)還應(yīng)遵循循序漸進(jìn)的原則，任何事情都不是一蹴而就的，而由于企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程更是阻礙重重，因此必須對(duì)于企業(yè)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)加以堅(jiān)定不移的支持，必須對(duì)其擁有耐心，對(duì)于其中出現(xiàn)的問(wèn)題不畏縮、不逃避，在各個(gè)步驟中，做好當(dāng)前人物，按照統(tǒng)一規(guī)劃和全局計(jì)劃建立起信息化的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。

（二）轉(zhuǎn)變觀念，加大重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者以及管理者必須對(duì)檔案信息化建設(shè)加大重視程度，這樣才能引起相應(yīng)員工的積極性，對(duì)于自身的檔案信息化建設(shè)持積極態(tài)度，給予企業(yè)相關(guān)部門一定權(quán)力，明確企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)定，以此提升信息化建設(shè)水平，發(fā)揮原有檔案系統(tǒng)的充分優(yōu)勢(shì)。

（三）引進(jìn)人才，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)

小型企業(yè)學(xué)習(xí)大型企業(yè)對(duì)于信息化建設(shè)的管理經(jīng)驗(yàn)，再根據(jù)自身實(shí)際制定出切合實(shí)際的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃。大型企業(yè)之間可以相互借鑒，相互學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提升自身對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)水平。

企業(yè)可以加大資金投入，以股權(quán)激勵(lì)等措施，提高相關(guān)工作人員待遇，從而吸引優(yōu)秀人才的加入，更新人力資源。企業(yè)對(duì)于自身?yè)碛械娜瞬胚M(jìn)行全方位的培訓(xùn)，組織定期的學(xué)習(xí)活動(dòng)，為企業(yè)信息化建設(shè)提供強(qiáng)力支持，規(guī)范企業(yè)檔案信息化建設(shè)的制度，優(yōu)化檔案信息化建設(shè)流程。

（四）重視基礎(chǔ)工作，做好員工思想工作

思想是變革的先驅(qū)，員工思想不變革，檔案的信息化建設(shè)過(guò)程永遠(yuǎn)不會(huì)順利，因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)組織定期的全體員工學(xué)習(xí)活動(dòng)，改變員工傳統(tǒng)意識(shí)，從思想上進(jìn)行變革，以思想變革引導(dǎo)制度變革，進(jìn)而促進(jìn)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)。

檔案信息化建設(shè)最重要的還是資金問(wèn)題，企業(yè)可以進(jìn)行合理的資金評(píng)估，合理增加對(duì)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的資金投入，加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)工作人員的管理，從而使得資金達(dá)到利用最大化和效益最大化。

四、小結(jié)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)深入發(fā)展，但是現(xiàn)代企業(yè)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的程度并不高，且發(fā)展極不均衡，針對(duì)以上情況，企業(yè)必須提高自身管理人員素質(zhì)，與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展，認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息化建設(shè)是個(gè)任重道遠(yuǎn)的過(guò)程，對(duì)此充滿信心，以此促成企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳尚蕓.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考研究[J].卷宗，2017，（22）：46-46.

[2]薛松.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境視野下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)新思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（1）：165.

[3]秦紹偉.深入推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)努力打造新時(shí)期高效智慧水務(wù)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（20）：87.