高校學生檔案管理信息化建設(shè)的探索與思考

【摘要】高校學生檔案信息管理工作中，加強互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效提升高校學生檔案管理水平。本文中將重點圍繞高校學生檔案管理信息化建設(shè)的探索和思考。

【關(guān)鍵詞】高校 學生檔案 檔案管理 信息化建設(shè)

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）34-0252-01

高校學生檔案是學生在校期間生活、學習和各種動態(tài)的真實記錄，內(nèi)容包括學籍檔案、性格愛好、獎懲、參加的重大活動等，通過文字描述、照片和影像資料留存等方式記錄下來。其具有一定的保存價值，能較真實的反映出學生在校期間的學習和生活及其它方面的表現(xiàn)情況，為用人單位了解學生提供了重要的材料依據(jù)，對學生參加工作和未來工作及生活都有一定的重要作用。

一、高校學生檔案管理信息化建設(shè)問題思考

現(xiàn)階段高校學生檔案信息化建設(shè)中存在著一定的突出問題，在對這些問題進行思考的基礎(chǔ)上，可以更加有針對性的探索推進高校學生檔案信息化建設(shè)進程的路徑。目前，存在的問題集中體現(xiàn)在如下幾個方面：

（一）學生檔案信息管理制度待完善

目前，高校普遍已根據(jù)高校檔案管理辦法和主管部門的要求，建立起了檔案信息管理部門，并制定了高校學生檔案信息管理的相關(guān)制度。但是，從這些管理制度在具體的實施過程中，依然缺乏足夠的細致、規(guī)范性，并無法切實滿足學生檔案管理工作的實際需求。

（二）檔案信息管理系統(tǒng)有待進一步完善

目前的檔案信息管理系統(tǒng)已具備基本的檔案信息管理功能，能夠滿足高校學生檔案信息管理的日常需求，但存在一些有待完善的地方。具體體現(xiàn)在：第一，檔案信息在細致性、規(guī)范性層面有待進一步完善；第二，檔案信息管理系統(tǒng)的維護工作和更新工作及時性不足；第三，檔案信息的數(shù)字化層面待提升。因此，有必要進一步對學生檔案信息管理系統(tǒng)予以完善。

（三）檔案信息管理隊伍專業(yè)水平待提升

目前，高校學生檔案管理工作中中國，已設(shè)立了專門的檔案管理機構(gòu)和負責人員。但是，從人員配備的角度來看，存在一些問題：第一，專業(yè)性人才配備不足，缺乏專業(yè)的檔案管理技能和信息系統(tǒng)操作技能；第二，學生信息檔案管理工作人員創(chuàng)新性意識不足。依然循規(guī)蹈矩的進行檔案信息工作，缺乏主動創(chuàng)新工作方法的積極性和主動提升自身檔案信息工水平的意識。

二、高校學生檔案管理信息化建設(shè)改進策略探索

在明確高校學生檔案的重要性基礎(chǔ)上，應(yīng)充分借助網(wǎng)絡(luò)時代下先進的信息技術(shù)，推進高校學生檔案信息化建設(shè)的進程，有效地提升高校學生檔案信息化水平。具體如下：

（一）完善學生檔案信息管理制度和流程

第一，學生檔案管理工作應(yīng)由專職部門負責，包括收集、整理和歸檔學生相關(guān)信息等，同時還要密切聯(lián)系其它部門，完善相關(guān)制度和流程，共同開展學生檔案管理工作。學生檔案資料記錄內(nèi)容要有選擇性，而不是點點滴滴都要記錄，這就要求檔案管理人員具有辨別能力，通過仔細分類學生各項信息進行有價值的信息存檔。

第二，需要專門的管理人員和熟悉電子數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)操作的人，做好電子數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)維護工作，并定期更新學生的檔案信息內(nèi)容，使學生的個人信息處于不斷更新和完善中，為用人單位提供最全最新的信息。

（二）完善檔案信息化管理系統(tǒng)

為了實現(xiàn)高校檔案管理的信息化，需要建立和完善檔案信息化管理系統(tǒng)，同時需要高校樹立現(xiàn)代化管理理念。新時代高校的學生，就應(yīng)該有新時代的思想，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維模式，采用現(xiàn)代化的科學管理方法，高校檔案管理的好壞體現(xiàn)著學生能力的強弱。具體如下：

第一，完善高校檔案管理模式，能夠使學校的管理理念和水平得到更好展示。學生成績好壞不是判定學校好壞的唯一標準，學校吸引學生的能力和學生考研情況等都體現(xiàn)著一個學校的好壞。高校將學生檔案管理得越細致、越規(guī)范、越現(xiàn)代感十足，就越能幫助學生更好地展現(xiàn)給就業(yè)單位，提高學生的就業(yè)率。

第二，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化是高校實現(xiàn)檔案信息化管理的重要內(nèi)容，從而使學生檔案管理變得更方便快捷。實行檔案管理信息化，能使大量的信息得到有效存儲，還利于信息查閱，提高了學生檔案管理效率。建設(shè)檔案信息化要制定完善的計劃和方案，避免造成不必要的資源浪費。學生檔案數(shù)據(jù)庫的建立要根據(jù)實際情況進行，要有較強的可操作性，從而保證數(shù)據(jù)庫的信息安全和系統(tǒng)穩(wěn)定。

（三）加強高校學生檔案管理隊伍建設(shè)

高校學生檔案管理部門必須與時俱進，不斷提高檔案管理員的信息化業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平，這樣才能進一步做好學生檔案信息化管理工作。首先，組建一支高水平的學生檔案管理工作者隊伍，隊伍成員要包括專業(yè)檔案管理人員和網(wǎng)絡(luò)維護人員；其次，引進和培養(yǎng)具有創(chuàng)新思維和廣闊視角的信息化檔案人才，使其能走在檔案信息化建設(shè)的前方，通過采用各種方法和手段推進學生檔案信息化工作不斷向前；最后，要對在職學生檔案管理人員進行針對性的培訓，通過培訓不斷提高他們的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，從而提高整體學生檔案管理隊伍的綜合水平。

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作者簡介：

常佳（1984年8月28日-），女，陜西榆林人，大學本科，西安歐亞學院學生發(fā)展處輔導員。研究方向：學生檔案管理、大學生思想政治教育。