高職檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策研究

程瑞紅

摘要：隨著數(shù)字化的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)不斷融入我們的生活，為我們的生活帶來了諸多的便利。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化已經(jīng)成為必然的趨勢，為了現(xiàn)在檔案管理的高速發(fā)展，檔案信息化已經(jīng)成為高職檔案管理必不可少的部分。該文通過對(duì)高職檔案信息化建設(shè)的問題的分析，提出更好的解決方法。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；必要性；現(xiàn)狀；解決措施

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5039（2018）16-0278-01

檔案信息化是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)為指導(dǎo)手段，以原始檔案為依托，在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的指導(dǎo)下，更好地開展檔案收集、管理、應(yīng)運(yùn)等的工作。在現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，高職檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為高職檔案管理必不可少的部分，高職檔案信息化建設(shè)在一定程度上也體現(xiàn)了我們國家的信息化在生活中的應(yīng)用。因此，檔案信息化建設(shè)收到了高度的重視，也盼望其能夠更好地發(fā)展，更好地為檔案管理提供更多的信息技術(shù)，使得檔案管理更為方便、快捷。

1 高職檔案信息化建設(shè)的必要性

1）信息化的高速發(fā)展是必然的趨勢，信息化的發(fā)展必然帶動(dòng)社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)的發(fā)展當(dāng)然也離不開高校的支持，高校的發(fā)展帶動(dòng)社會(huì)的發(fā)展是人人目睹。，因此，高校的檔案建設(shè)自然而然就成為人人都關(guān)注的重要環(huán)節(jié)，每個(gè)人都希望提高高職檔案管理的效率。要提高高職檔案管理的效率，高職檔案信息化是必不可少的環(huán)節(jié)，高職檔案信息化如能很好的應(yīng)用到高校檔案管理中，提高檔案管理的效率，那么其的價(jià)值幾乎可以惠利到整個(gè)社會(huì)的人。如此看來，高職檔案信息化是必需的了。

2）現(xiàn)代的高等教育對(duì)信息化提出的更高的要求。新時(shí)代的檔案與以往的有巨大的差別，以往的不只是數(shù)量少的問題，而且信息也有大量的缺失，根本不能適應(yīng)現(xiàn)代高校的發(fā)展需求。現(xiàn)在高校對(duì)檔案建設(shè)的要求是：不僅數(shù)量加大，而且內(nèi)容也要更加全面，還要求形式的新穎，而且要將文檔資源共享、文檔調(diào)用、文檔收藏、自動(dòng)歸納等等的技術(shù)都要應(yīng)用進(jìn)檔案管理。老舊的文檔管理模式對(duì)這些新穎的功能根本無從下手，為了適應(yīng)新時(shí)代高校教育對(duì)文檔管理的更高要求，高職檔案信息化建設(shè)必不可少。

3）數(shù)字化、信息化的高速發(fā)展對(duì)檔案管理有了更高的需求。傳統(tǒng)的檔案管理僅僅局限于紙質(zhì)的形式，眾多的檔案被放置在一起，查詢不方便、管理也不是很方便，尤其是信息技術(shù)的高速發(fā)展，要求有更大的信息量，紙質(zhì)的檔案雖然有一定的記載，但是對(duì)于信息化時(shí)代對(duì)信息量的需求，這只能是九牛一毛，而且其都是紙質(zhì)的，查閱時(shí)需要翻閱紙質(zhì)，有許多的不便之處，不僅浪費(fèi)時(shí)間，可能得到的信息也不會(huì)很多，畢竟紙質(zhì)記載是有限的，但是對(duì)于計(jì)算機(jī)來說，他有巨大的儲(chǔ)存量，輸入方便，保存方便，查閱時(shí)更方便，并且省時(shí)、省力，還能進(jìn)行檔案分享等的紙質(zhì)檔案無法進(jìn)行的功能。因此，高職信息化建設(shè)必不可少，這也是信息技術(shù)發(fā)展對(duì)檔案管理的需求。

2 高職檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1）高職院校對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不高。高職院校本身就是從中專或者技術(shù)學(xué)院升級(jí)而成的，自身的發(fā)展水平本身就不高，技術(shù)比較落后，檔案信息化建設(shè)較為落后，再加上對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要程度沒有一個(gè)清醒的認(rèn)知，或者可能也有投資方面的缺失，沒有足夠的資金導(dǎo)致基本設(shè)備不齊全，有的高職院校檔案信息化建設(shè)只是為了應(yīng)付檢查，并沒有從本質(zhì)上接受，也沒有完全地適應(yīng)信息化建設(shè)。

2）大部分高職院校缺乏基本的檔案信息化建設(shè)的設(shè)備。即使有，也比較落后且安全性也不是很高。有些高職院校的信息設(shè)備不齊全，有的基本齊全但是技術(shù)相對(duì)落后，而且相關(guān)技術(shù)人員對(duì)比也不是完全熟練掌握。因此，可能無法實(shí)現(xiàn)資源共享，也無法更好地保存和應(yīng)用資料，如果高職院校的電腦網(wǎng)絡(luò)一旦癱瘓，后果將不堪設(shè)想。

3）高校缺乏專職管理檔案建設(shè)的新型技術(shù)人才。由于高校近年來的迅猛發(fā)展，其需要管理的資料、檔案也越來越多，但是管理檔案的多是一些年齡大的工作人員或者學(xué)歷較低的畢業(yè)者，他們本身沒有過高的技術(shù)，再加上這又不是太受重視的工作，導(dǎo)致他們的工作熱情度不高，效率低下，對(duì)于高校來說，真正炙手可熱的工作并不是檔案的管理，而是從事教學(xué)或者研究，所以從事檔案管理的人不是年齡大就是學(xué)歷低，而這些人對(duì)數(shù)據(jù)管理、安全信息等的電腦技術(shù)十分陌生，很難滿足高校對(duì)檔案管理的需求。

3 推進(jìn)高職檔案信息化建設(shè)的措施

1）加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的宣傳力度。更新人們的觀念，不該認(rèn)為檔案管理是低學(xué)歷人的工作，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理是

同高校的教育工作和研究是一樣重要的，不應(yīng)該歧視檔案管理這樣工作。而且要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的普及，使人們清楚地意識(shí)到，在數(shù)字化高速發(fā)展的時(shí)代，檔案信息化是必不可少的，檔案管理的工作已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，不再局限性紙質(zhì)的記錄、管理，它要求檔案管理人員能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，掌握計(jì)算機(jī)檢索和傳輸技術(shù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，不斷與時(shí)俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)新的技術(shù)，適應(yīng)時(shí)代的需求。

2）加強(qiáng)高職檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保障。高職院校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全的重視程度，通過通信的加密、防病毒等的方式確保檔案信息安全運(yùn)行，規(guī)范檔案信息管理的體制。同時(shí)要確保網(wǎng)絡(luò)信息訪問網(wǎng)站的安全性，防止病毒的侵入，保證高職檔案網(wǎng)站的安全性。對(duì)訪問的網(wǎng)站進(jìn)行加密，確保其內(nèi)容的秘密性、安全性。如果可以的話，做到專利專用，更好的保證內(nèi)容的安全性。

3）高職院校應(yīng)該培養(yǎng)專職的檔案管理人才。加快檔案信息化建設(shè)的近程，提高檔案信息化管理的效率。高職院校應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，使其掌握更專業(yè)的技術(shù)，更好地做好檔案管理的工作。舉辦網(wǎng)絡(luò)信息交流大會(huì)，讓專門的檔案管理人員與非專業(yè)的人員進(jìn)行交流，在交流中互相提高，專業(yè)人員可以更好地提高自己的工作水平，更高效的完成檔案管理工作。非專業(yè)人員可以得到更多的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的知識(shí)，可以提高大眾的計(jì)算機(jī)水平。是大眾更好地在計(jì)算機(jī)高速發(fā)展的時(shí)代立足。除此之外，可以不定時(shí)的進(jìn)行考試，迫使檔案管理人員去自覺學(xué)習(xí)新的技術(shù)，不落后于時(shí)代的發(fā)展。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行優(yōu)勢組合，技術(shù)者交流工作經(jīng)驗(yàn)，共同發(fā)展、進(jìn)步。更好地為檔案建設(shè)服務(wù)，更好地促進(jìn)檔案建設(shè)的完美發(fā)展。

4）高職院校應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新對(duì)檔案管理的模式。高職院校應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理方面的資金投入，積極引進(jìn)專業(yè)的、新穎的設(shè)備，確保檔案信息化建設(shè)的高速性、自動(dòng)性，提高檔案建設(shè)的效率，并且培養(yǎng)一批專職的技術(shù)人才，為檔案建設(shè)服務(wù)，充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)分類、自動(dòng)完善、自動(dòng)保存的功能，從而提高對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用效率，實(shí)現(xiàn)資源的充分利用，加強(qiáng)對(duì)檔案的信息化建設(shè)，創(chuàng)新對(duì)檔案信息的管理模式，使得檔案信息化建設(shè)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)建設(shè)向辦公室模式、網(wǎng)絡(luò)模式發(fā)展。真正地做到現(xiàn)代化辦公，真正做到便民、利民，利于人們使用和管理。

4 結(jié)束語

當(dāng)代數(shù)字化、信息化的高速發(fā)展為我們的生活帶來了翻天覆地的變化，我們的生活多了許多的便利，但是在便利的同時(shí)，要求我們能夠更好地掌握電腦技術(shù)，只有我們對(duì)電腦技術(shù)有一定的了解，電子化才會(huì)為我們帶來更多的便利。同樣面臨巨大挑戰(zhàn)的是高職的檔案信息化建設(shè)，只有其結(jié)合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的趨勢，不斷改進(jìn)管理模式，利用高新技術(shù)發(fā)展自己，才能夠不落后于時(shí)代，才能夠真正促進(jìn)高職檔案信息建設(shè)的發(fā)展，為大眾的生活帶來更多的便利，期望高職信息管理在改革的道路上越走越遠(yuǎn)，真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的辦公。

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