如何開展高校設(shè)備管理內(nèi)部控制審計(jì)

唐茹濤

[摘要]本文簡(jiǎn)要介紹了高校設(shè)備管理的業(yè)務(wù)流程以及設(shè)備管理內(nèi)部控制審計(jì)的內(nèi)容、程序和方法，并從合規(guī)性、真實(shí)性和效益性三方面評(píng)價(jià)高校設(shè)備管理內(nèi)部控制體系的健全性和有效性。

[關(guān)鍵詞]高校 設(shè)備管理 內(nèi)部控制審計(jì) 合規(guī)性

高校教學(xué)科研設(shè)備是開展教學(xué)和研究不可或缺

的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是國(guó)有資產(chǎn)的重要組成部分。隨著教育綜合改革的不斷深入，高校將大量財(cái)政資金用于教學(xué)科研儀器設(shè)備購(gòu)置的同時(shí)，卻忽略了其日常管理的必要性，或多或少存在管理流程不科學(xué)不規(guī)范、產(chǎn)權(quán)意識(shí)淡薄、使用效率低下等問題，所以，加強(qiáng)高校設(shè)備管理內(nèi)部控制審計(jì)顯得尤為必要。

一、高校設(shè)備管理主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)

（一）取得與驗(yàn)收

高校設(shè)備的取得是指高校依法取得設(shè)備的所有權(quán)或使用權(quán)，包括但不限于采購(gòu)、接受贈(zèng)予、自建或調(diào)撥等。大型、貴重儀器設(shè)備的采購(gòu)應(yīng)進(jìn)行可行性論證，組織相關(guān)學(xué)科專家和有關(guān)人員進(jìn)行綜合論證，并報(bào)相關(guān)部門審批或評(píng)審，符合招標(biāo)范圍的應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行招、投標(biāo)選擇供應(yīng)商。購(gòu)置國(guó)外設(shè)備時(shí)，按有關(guān)規(guī)定通過國(guó)家有關(guān)部門的進(jìn)口批準(zhǔn)，并按規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)。采購(gòu)免稅設(shè)備要按規(guī)定進(jìn)行免稅申報(bào)，需檢驗(yàn)檢疫的設(shè)備應(yīng)向國(guó)家相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)驗(yàn)。

驗(yàn)收小組驗(yàn)收設(shè)備時(shí)要根據(jù)采購(gòu)合同進(jìn)行驗(yàn)收，如技術(shù)性很強(qiáng)的設(shè)備，驗(yàn)收小組中應(yīng)包含相關(guān)技術(shù)專家。驗(yàn)收結(jié)束后出具驗(yàn)收單或結(jié)果報(bào)告，作為采購(gòu)發(fā)票的必要附件交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。

（二）日常管理

高校設(shè)備管理一般實(shí)行學(xué)校、二級(jí)學(xué)院或部門、系實(shí)驗(yàn)室等三級(jí)管理。日常管理工作由設(shè)備管理部門統(tǒng)一管理。

設(shè)備管理部門主要負(fù)責(zé)設(shè)備管理的制度建設(shè)、方案實(shí)施；年度采購(gòu)計(jì)劃的審核；設(shè)備的采購(gòu)；設(shè)備的驗(yàn)收入庫(kù)、調(diào)撥、處置；設(shè)備的登記、建卡、信息管理和報(bào)表統(tǒng)計(jì)；設(shè)備的租借使用；設(shè)備的日常盤點(diǎn)和清查核實(shí)；設(shè)備的維修保養(yǎng)工作等。

二級(jí)學(xué)院或部門對(duì)其保管和使用的設(shè)備負(fù)有管理責(zé)任，須指定二級(jí)設(shè)備管理員負(fù)責(zé)具體資產(chǎn)管理工作。二級(jí)學(xué)院或部門負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人。系實(shí)驗(yàn)室專門配備儀器設(shè)備三級(jí)管理人員，以確保貴重儀器設(shè)備的正常運(yùn)行并充分發(fā)揮效益。

（三）處置

高校設(shè)備處置指對(duì)其占有、使用的設(shè)備進(jìn)行產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓或注銷的行為。包括出售、轉(zhuǎn)讓、無償調(diào)撥、對(duì)外捐贈(zèng)、報(bào)廢、注銷等。范圍包括達(dá)到或超過規(guī)定使用年限且無法正常使用的設(shè)備；未達(dá)到規(guī)定的使用年限但經(jīng)鑒定確實(shí)無法繼續(xù)使用或者維修成本過高的設(shè)備；不符合國(guó)家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)和要求的設(shè)施設(shè)備，且不能改裝利用的；盤虧及非正常損失的設(shè)備等。

處置的流程包括：使用或管理人提出處置申請(qǐng)；二級(jí)學(xué)院或部門審核后報(bào)設(shè)備管理部門審核；申請(qǐng)報(bào)損、盤虧的，二級(jí)學(xué)院或部門需向設(shè)備管理部門提交能夠證明盤虧、毀損以及非正常損失資產(chǎn)價(jià)值的有效證明材料；設(shè)備管理部門對(duì)二級(jí)學(xué)院或部門提交的設(shè)備進(jìn)行核驗(yàn)審查；設(shè)備管理部門匯總二級(jí)學(xué)院或部門設(shè)備處置申請(qǐng)，報(bào)學(xué)校校長(zhǎng)辦公會(huì)議審批；聘請(qǐng)?jiān)u估公司對(duì)擬處置的設(shè)備進(jìn)行評(píng)估并出具評(píng)估報(bào)告；需報(bào)上級(jí)主管部門審批的，由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)報(bào)批；設(shè)備管理部門憑教委或地方財(cái)政局批準(zhǔn)文件對(duì)設(shè)備進(jìn)行處置或產(chǎn)權(quán)注銷。對(duì)于出售、出讓、轉(zhuǎn)讓資產(chǎn)數(shù)量較多或價(jià)值較高的，應(yīng)通過招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、拍賣、比價(jià)等市場(chǎng)競(jìng)價(jià)方式公開處置。

二、高校設(shè)備管理內(nèi)部控制審計(jì)的主要內(nèi)容、程序及方法

中國(guó)內(nèi)部審計(jì)協(xié)會(huì)發(fā)布的《內(nèi)部審計(jì)實(shí)務(wù)指南第4號(hào)—高校內(nèi)部審計(jì)》明確指出：“設(shè)備管理內(nèi)部控制審計(jì)是指內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)為保證學(xué)校設(shè)備信息的真實(shí)可靠、資產(chǎn)安全完整、設(shè)備資源得到合理有效配置、降低單位設(shè)備管理風(fēng)險(xiǎn)、保證學(xué)校遵守設(shè)備管理相關(guān)法律法規(guī)，而對(duì)單位設(shè)備管理內(nèi)部控制體系的健全性和有效性進(jìn)行的分析、測(cè)試和評(píng)價(jià)活動(dòng)”。如何確保高校設(shè)備管理內(nèi)部審計(jì)的有效性，以下三個(gè)方面是需要強(qiáng)化的環(huán)節(jié)，即審什么、如何審、怎么審。

（一）設(shè)備管理內(nèi)部控制審計(jì)的主要內(nèi)容

1.設(shè)備管理的控制環(huán)境。設(shè)備建設(shè)發(fā)展規(guī)劃或目標(biāo)是否清晰；設(shè)備管理制度是否健全；是否制定完整的業(yè)務(wù)流程并廣而告之；設(shè)備管理部門崗位設(shè)置是否合理、職責(zé)是否明確，與相關(guān)部門職責(zé)邊界是否清晰，是否制定設(shè)備管理人員職業(yè)道德規(guī)范等。

2.設(shè)備管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)是否明確；是否建立識(shí)別設(shè)備管理風(fēng)險(xiǎn)的適當(dāng)機(jī)制；是否建立有效的設(shè)備管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制和控制機(jī)制等。

3.設(shè)備管理的控制活動(dòng)。（1）購(gòu)置、招投標(biāo)、采購(gòu)、捐贈(zèng)、自建及調(diào)撥的設(shè)備是否有相應(yīng)方案和手續(xù)等，如大型、貴重設(shè)備的可行性論證；進(jìn)口設(shè)備的分級(jí)論證和競(jìng)爭(zhēng)性談判等。（2）是否成立驗(yàn)收小組并按采購(gòu)合同對(duì)設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收小組成員組成是否合理；是否出具驗(yàn)收結(jié)果報(bào)告及有無責(zé)任人簽名；含放射性源的儀器設(shè)備是否向?qū)W校環(huán)境保護(hù)辦公室備案等。（3）是否定期或不定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，是否按明確盤點(diǎn)計(jì)劃和程序進(jìn)行、有無盤點(diǎn)報(bào)告并上報(bào)相關(guān)管理部門；設(shè)備報(bào)廢、報(bào)損、處置是否按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行等。

4.設(shè)備管理的信息與溝通。與設(shè)備管理相關(guān)的重大決策是否完整地形成會(huì)議記錄；是否建立設(shè)備管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否真實(shí)、完整并及時(shí)更新，是否定期與財(cái)務(wù)部門核對(duì)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)管理員是否經(jīng)過授權(quán)，是否及時(shí)、準(zhǔn)確上報(bào)各類系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；是否為設(shè)備建立技術(shù)檔案，注明設(shè)備使用、維修等情況。

5.設(shè)備管理的監(jiān)督。設(shè)備管理部門和二級(jí)學(xué)院或部門、系實(shí)驗(yàn)室是否對(duì)設(shè)備的使用情況進(jìn)行定期自我評(píng)估；評(píng)估的目標(biāo)是否著眼于內(nèi)部控制體系的健全、有效；評(píng)估的內(nèi)容是否全面、充分并突出重點(diǎn)；是否根據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)改進(jìn)，形成良性循環(huán)機(jī)制。

（二）設(shè)備管理內(nèi)部控制審計(jì)的程序

1.編制審計(jì)方案。在開展設(shè)備管理內(nèi)部控制審計(jì)前，要求設(shè)備管理部門提交最近的內(nèi)部控制自我評(píng)估報(bào)告。根據(jù)報(bào)告內(nèi)容，確定審計(jì)的主要內(nèi)容及重點(diǎn)，編制設(shè)備管理內(nèi)部控制審計(jì)實(shí)施方案。

2.組成審計(jì)組。成立設(shè)備管理內(nèi)部控制審計(jì)組，確定審計(jì)組長(zhǎng)。審計(jì)組除內(nèi)審機(jī)構(gòu)審計(jì)人員外，適當(dāng)吸收熟悉設(shè)備管理的業(yè)務(wù)人員參加。

3.實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審查。審計(jì)人員通過研讀設(shè)備管理制度，了解設(shè)備管理流程，審閱設(shè)備檔案，審查相關(guān)的會(huì)計(jì)資料，觀察設(shè)備驗(yàn)收入庫(kù)等現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)情況，實(shí)地抽樣查驗(yàn)，詢問相關(guān)人員，對(duì)設(shè)備管理流程進(jìn)行穿行測(cè)試，進(jìn)行問卷調(diào)查等，充分收集設(shè)備管理內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和運(yùn)行是否有效的證據(jù)。審計(jì)人員在編制審計(jì)工作底稿時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄實(shí)施內(nèi)部控制審計(jì)的內(nèi)容、主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、采取的控制措施和有關(guān)證據(jù)資料及內(nèi)部控制缺陷認(rèn)定結(jié)果等。

4.認(rèn)定控制缺陷。審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)設(shè)備管理內(nèi)部控制審計(jì)結(jié)果，結(jié)合設(shè)備管理部門的自我評(píng)估，綜合分析后提出設(shè)備管理內(nèi)部控制缺陷認(rèn)定意見，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍撕笳J(rèn)定。按其性質(zhì)和影響程度分為重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷。

5.匯總審計(jì)結(jié)果。審計(jì)人員應(yīng)編制設(shè)備管理內(nèi)部控制缺陷認(rèn)定匯總表，對(duì)內(nèi)部控制缺陷及其成因、表現(xiàn)形式和影響程度進(jìn)行全面復(fù)核和綜合分析，提出設(shè)備管理內(nèi)部控制認(rèn)定意見，并以適當(dāng)?shù)男问较驅(qū)W校管理層報(bào)告。

6.編制審計(jì)報(bào)告。設(shè)備管理內(nèi)部控制審計(jì)報(bào)告應(yīng)包括審計(jì)目標(biāo)、依據(jù)、范圍、程序與方法、內(nèi)部控制缺陷認(rèn)定及整改情況以及關(guān)于內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和運(yùn)行是否健全、有效的審計(jì)評(píng)價(jià)和相關(guān)建議。

（三）設(shè)備管理內(nèi)部控制審計(jì)的方法

1.問卷調(diào)查。審計(jì)人員通過調(diào)查問卷了解不同層級(jí)設(shè)備管理人員、設(shè)備使用人員、各相關(guān)部門人員等對(duì)設(shè)備管理內(nèi)控情況的看法和意見，將統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果作為評(píng)價(jià)學(xué)校層面設(shè)備管理控制的依據(jù)之一。

2.實(shí)地查驗(yàn)。審計(jì)人員主要采用實(shí)地驗(yàn)證的方法，盤點(diǎn)設(shè)備真實(shí)性、安全完整性等。

3.穿行測(cè)試。審計(jì)人員依據(jù)設(shè)備管理業(yè)務(wù)流程，抽取一定數(shù)量的業(yè)務(wù)，從設(shè)備請(qǐng)購(gòu)、招投標(biāo)采購(gòu)、購(gòu)銷合同、驗(yàn)收入庫(kù)、使用保管、維修、處置等各環(huán)節(jié)進(jìn)行穿行測(cè)試。對(duì)于重要或風(fēng)險(xiǎn)較大的業(yè)務(wù)，需增加穿行測(cè)試的數(shù)量。

4.抽樣。審計(jì)人員對(duì)設(shè)備信息的真實(shí)性、小型貴重設(shè)備的管理流程等，采取隨機(jī)抽樣與判斷抽樣相結(jié)合的方式進(jìn)行，低于重要性標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)行隨機(jī)抽樣，對(duì)超過重要性標(biāo)準(zhǔn)的樣本要全部檢查。對(duì)發(fā)現(xiàn)問題的控制點(diǎn)，要適當(dāng)增加檢查樣本量，將問題查深、查透。

5.個(gè)別訪談。審計(jì)人員通過與相關(guān)人員溝通、訪談，了解學(xué)校設(shè)備管理內(nèi)控環(huán)境及相關(guān)方面的信息與情況。

三、高校設(shè)備管理內(nèi)部控制審計(jì)的重點(diǎn)

高校設(shè)備管理內(nèi)部控制審計(jì)應(yīng)堅(jiān)持以風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為導(dǎo)向，緊抓設(shè)備管理內(nèi)部控制審計(jì)的三方面重點(diǎn)，包括“對(duì)不對(duì)”，即遵守設(shè)備管理相關(guān)法律法規(guī)的合規(guī)性；“在不在”，即設(shè)備信息的真實(shí)可靠性、資產(chǎn)的安全完整性；“好不好”，即設(shè)備資源配置效益性方面存在的管理風(fēng)險(xiǎn)。

（一）審查遵守設(shè)備管理相關(guān)法律法規(guī)及制度建設(shè)情況

一方面，關(guān)注設(shè)備管理遵守相關(guān)法律法規(guī)及制度的情況。審查遵守《高等學(xué)校儀器設(shè)備管理辦法》《事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法》及相關(guān)國(guó)有資產(chǎn)管理辦法、內(nèi)部規(guī)章制度等情況；審查按照規(guī)范業(yè)務(wù)流程進(jìn)行設(shè)備管理活動(dòng)的情況；審查按規(guī)定制定設(shè)備購(gòu)置方案的情況；審查按規(guī)范程序進(jìn)行論證、采購(gòu)、驗(yàn)收、調(diào)撥、處置等情況；審查按規(guī)定進(jìn)行的定期或不定期盤點(diǎn)情況；審查是否按規(guī)定對(duì)“三重一大”事項(xiàng)進(jìn)行集體決策且有無會(huì)議記錄等。

另一方面，關(guān)注設(shè)備管理內(nèi)部控制制度建設(shè)方面的情況。審查是否制定設(shè)備管理相關(guān)制度；是否制定規(guī)范的業(yè)務(wù)流程；是否建立設(shè)備使用登記制度；是否制定設(shè)備盤點(diǎn)制度；是否制定設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)制度；是否實(shí)行設(shè)備維修經(jīng)費(fèi)預(yù)算制度；制度內(nèi)容是否全面，重點(diǎn)是否突出等。

此外，不僅要遵守相關(guān)法律、法規(guī)及內(nèi)部規(guī)章，更要根據(jù)形勢(shì)變化，不斷修訂完善設(shè)備管理內(nèi)部控制制度，要從思想上高度重視，從認(rèn)識(shí)上與時(shí)俱進(jìn)。

（二）審查設(shè)備信息是否真實(shí)可靠、資產(chǎn)是否安全完整

在設(shè)備信息的真實(shí)、完整方面，重點(diǎn)關(guān)注是否建立識(shí)別設(shè)備管理風(fēng)險(xiǎn)的適當(dāng)機(jī)制；是否及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，如對(duì)重大設(shè)備投保，追究責(zé)任事故等；審查設(shè)備驗(yàn)收入庫(kù)、調(diào)撥、處置等情況；審查按規(guī)定及時(shí)建賬建卡、辦理相關(guān)手續(xù)的記錄；審查按照合同和相關(guān)規(guī)定驗(yàn)收的記錄；審查對(duì)設(shè)備進(jìn)行使用、借用登記手續(xù)記錄；審查定期或不定期盤點(diǎn)記錄，對(duì)盤盈盤虧及時(shí)處理情況記錄；審查按規(guī)定對(duì)設(shè)備進(jìn)行維修保養(yǎng)記錄；審驗(yàn)設(shè)備技術(shù)檔案；審驗(yàn)設(shè)備管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性，數(shù)據(jù)是否及時(shí)更新，并對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)檢查分析匯總記錄；審查定期進(jìn)行自我評(píng)估情況，有無根據(jù)評(píng)估結(jié)果加以改進(jìn)，形成良性循環(huán)機(jī)制。

（三）重點(diǎn)關(guān)注設(shè)備資源合理有效配置情況

審查大型、貴重儀器設(shè)備使用記錄，對(duì)投入和產(chǎn)出情況進(jìn)行分析；審查大型設(shè)備開放測(cè)試情況，開放的范圍是否經(jīng)過審批；審查是否存在閑置浪費(fèi)、公物私化情況；審查多余或積壓的儀器設(shè)備是否按程序及時(shí)處理等。

設(shè)備管理部門通常在資源合理配置方面缺乏主動(dòng)權(quán)。高校二級(jí)學(xué)院或部門對(duì)所使用資產(chǎn)的管理多局限于部門內(nèi)部，一些利用效率不高或閑置的資產(chǎn)難以進(jìn)行跨部門調(diào)劑。尤其是較為貴重、精密儀器設(shè)備的管理方面，部門內(nèi)部管理人員在管理、維護(hù)方面存在一定的局限性，導(dǎo)致存量資產(chǎn)難以跨部門協(xié)作共享，因而工程重復(fù)建設(shè)、專業(yè)化設(shè)備重復(fù)購(gòu)置現(xiàn)象屢見不鮮。同時(shí)，由于決策不夠合理，以致一些設(shè)備購(gòu)置后更新滯后甚至無法使用，造成資產(chǎn)的嚴(yán)重浪費(fèi)。

（作者單位：上海體育學(xué)院，郵政編碼：200438，電子郵箱：tangt277@163.com）