淺析醫(yī)院檔案管理存在的問題及新思路

摘 要 醫(yī)院檔案是醫(yī)院的信息中心，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，加強(qiáng)對這一信息資源的管理，對醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)尤其重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行知識更新和獲取信息的重要場所，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)資料。醫(yī)院檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對醫(yī)院檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理；二是對醫(yī)院檔案中所包含的信息和管理，稱檔案信息組織。

關(guān)鍵詞 檔案管理 新思路

中圖分類號：D523.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、存在的問題

1、多數(shù)醫(yī)院因?yàn)橘Y金和人員配置的問題往往忽視醫(yī)院檔案的作用，通常缺乏明確的任務(wù)目標(biāo)和具體的措施，檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高，而且因?yàn)楦骷裔t(yī)院檔案隸屬于不同的行政機(jī)關(guān)，所以相互之間聯(lián)系很少，是各自為政的發(fā)展模式。

2、檔案管理模式問題，館藏資料和數(shù)據(jù)庫“大不全，小不精”，既重復(fù)浪費(fèi)又出現(xiàn)資源閑置。檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全。各級醫(yī)院在管理檔案時(shí)沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

3、檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

4、檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高，檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備陳舊，技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著科技技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。

5、人事管理體制和機(jī)制不完善，財(cái)力物力的匱乏。許多醫(yī)院檔案管理人員都面臨這年齡偏大、專業(yè)不對口、學(xué)歷參差不齊，只能進(jìn)行一般工作。醫(yī)院大部分的財(cái)力物力都被放在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備的更新、人才的培養(yǎng)和擴(kuò)建病房等硬件建設(shè)上面。對檔案管理這方面投資較少。

二、醫(yī)院檔案管理工作的基本要求及其工作的特點(diǎn)

（一）醫(yī)院檔案管理工作的基本要求。

1、醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。制定各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施，還要通過法規(guī)手段來實(shí)現(xiàn)。

2、檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性的要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣化，另一方面也要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系。

3、醫(yī)院檔案管理過程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益。由于我國大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)營中起決定作用。

4、醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，年代越久價(jià)值越大。盡可能延長檔案的壽命，保護(hù)其安全性，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，是檔案管理的基本任務(wù)之一。

5、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作要求現(xiàn)代化，要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來進(jìn)行科學(xué)管理，使醫(yī)院檔案管理工作走向更高水平。

6、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為了一種必然的發(fā)展趨勢，各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、視聽技術(shù)等應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中，可以大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案管理的水平。

（二）醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)。

1、醫(yī)院檔案管理過程可以分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。不同階段檔案的作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對象不同，方式也不同。檔案具有憑證價(jià)值和過渡性，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值。

2、醫(yī)院檔案管理工作直接關(guān)系到醫(yī)院切身利益，它的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾。

3、醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對檔案形成者的依附性。醫(yī)院檔案是在形成者活動(dòng)過程所產(chǎn)生的，檔案歷來形成者所有與控制，價(jià)值和形成者有著密切的關(guān)系。

三、醫(yī)院檔案管理工作的新思路

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，增強(qiáng)人們對檔案管理的意識，提高依法歸檔的自覺性。

現(xiàn)代醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，對醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理，在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、決策、監(jiān)督的作用。大力宣傳檔案工作，使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與自己的日常工作和生活的密切關(guān)系，更好的支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識格局的行程。有些人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。

（二）完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度。

促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案管理的實(shí)際要求，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》來制定一系列的檔案管理制度，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理信息化的根本，檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。

加強(qiáng)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐，提高檔案管理人員素質(zhì)，加大投入，提高配備。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平，深入臨床一線調(diào)查研究，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是必然條件。醫(yī)院充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和現(xiàn)代化。

（四）建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供更有利的依據(jù)，重視開發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。

檔案管理的最終目標(biāo)是使得檔案得到充分利用，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮社會(huì)效益。

檔案自古至今都在延續(xù)發(fā)展，從紙質(zhì)到電子版，從理論到實(shí)踐中，從工作手段到工作方法，從思想意識到管理模式，根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)，響應(yīng)政府出臺的各種優(yōu)惠政策，用科學(xué)發(fā)展觀的理論指導(dǎo)改革現(xiàn)行的管理體制，轉(zhuǎn)換運(yùn)行機(jī)制，根據(jù)自己情況聯(lián)合檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)資源共享和個(gè)性化、多元化創(chuàng)新服務(wù)。研究知識經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索只是經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢下的醫(yī)院檔案管理對策，提出具體的針對性的措施，這樣有利于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的理論意義和應(yīng)用價(jià)值?！?/p>

（作者：河南省中醫(yī)院第二附屬醫(yī)院審計(jì)室科員，主要研究方向：檔案管理與審計(jì)）

參考文獻(xiàn)：

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[3]潘習(xí)龍、徐莉、趙茜倩等：《醫(yī)院改革—醫(yī)改的關(guān)鍵環(huán)節(jié)》，《國醫(yī)院管理》2008年第5期。