高校網(wǎng)上報(bào)賬問題研究

（廣東工業(yè)大學(xué) 廣東廣州510006）

隨著我國高校的快速發(fā)展,教學(xué)規(guī)模和科研經(jīng)費(fèi)規(guī)模有了很大的提升。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)賬模式排隊(duì)時(shí)間長、效率低、信息不對稱等問題日益突出,嚴(yán)重影響經(jīng)費(fèi)的使用進(jìn)度,加上我國高校財(cái)務(wù)人員編制有限,因此必須從本質(zhì)上改變報(bào)賬的形式,提升財(cái)務(wù)部門報(bào)賬效率。

當(dāng)前大部分高校逐漸從傳統(tǒng)報(bào)賬形式向網(wǎng)上報(bào)賬過渡,使用建立在財(cái)務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺的網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)、財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)等,提升資金使用效率。新的網(wǎng)上報(bào)賬形式的推行,從報(bào)賬人員填報(bào)資料到審核人員的賬務(wù)處理和出納操作等,都需要一個學(xué)習(xí)、系統(tǒng)磨合、細(xì)節(jié)反饋及調(diào)整的過程。本文通過闡述新報(bào)賬方式與傳統(tǒng)報(bào)賬的區(qū)別,總結(jié)了網(wǎng)上報(bào)賬的優(yōu)點(diǎn)和局限性,結(jié)合走訪多所高校的經(jīng)驗(yàn),梳理新舊報(bào)賬系統(tǒng)過渡工作的開展,嘗試找到新系統(tǒng)實(shí)施過程中的不足,并展望未來的研究方向。

一、網(wǎng)上報(bào)賬區(qū)別于傳統(tǒng)報(bào)賬的流程體驗(yàn)

（一）網(wǎng)上填報(bào)

有別于傳統(tǒng)報(bào)賬,網(wǎng)上報(bào)賬要求報(bào)賬人員首先通過網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)填寫預(yù)約申請。根據(jù)業(yè)務(wù)需求分別選擇“日常報(bào)銷”“差旅報(bào)銷”“借款”等模塊,填寫完畢并打印生成預(yù)約報(bào)銷單,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等相關(guān)驗(yàn)收人員及審批人員在預(yù)約報(bào)銷單上簽字審批,代替?zhèn)鹘y(tǒng)報(bào)銷在以固定格式預(yù)先印制的報(bào)銷單上簽字審批。

網(wǎng)上預(yù)約申報(bào)對報(bào)賬人員提出了新的要求,除了要將發(fā)票按規(guī)定分類整理粘貼外,還需報(bào)賬人員在網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)中選擇業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)分類,填寫摘要、報(bào)銷金額、發(fā)票數(shù)量等基本信息,差旅費(fèi)報(bào)銷需精確填寫到出差交通方式、出差時(shí)間、級次艙位等信息,這不僅要求報(bào)賬人員在填寫報(bào)銷材料時(shí)更加細(xì)致,還需對報(bào)銷類型的分類、整理和基本報(bào)銷規(guī)定有較明確的認(rèn)識。

（二）初審

初審崗位是在網(wǎng)上報(bào)賬模式下新設(shè)的崗位,在報(bào)賬人員完成網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷申請后,將全部報(bào)銷材料交由初審崗位審核。財(cái)務(wù)處初審人員對網(wǎng)報(bào)預(yù)約單、發(fā)票是否符合報(bào)銷規(guī)定等做初步的檢查。對初審未通過的,予以退回并告知相關(guān)問題,待材料補(bǔ)充完整后再交由初審人員。初審?fù)ㄟ^的,系統(tǒng)生成一式兩份的報(bào)銷預(yù)約單。一份交由報(bào)賬人員留存,一份放進(jìn)報(bào)銷材料。

初審崗位和制單崗位性質(zhì)基本相同,已實(shí)行網(wǎng)上報(bào)賬的高校都采用初審崗位與制單崗位輪換制度,根據(jù)不同學(xué)校的業(yè)務(wù)量和人員安排,初審一般安排1到2人,與制單崗位每星期或半個月輪換一次。初審崗位與原有的制單崗位相似,無需對工作人員進(jìn)行新的培訓(xùn),很容易實(shí)現(xiàn)。

（三）制單

制單人員根據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定,對已通過初審的報(bào)賬材料是否合法合規(guī)、審批手續(xù)是否完備做進(jìn)一步審核。發(fā)現(xiàn)仍有未完全符合報(bào)銷規(guī)定的,聯(lián)系報(bào)賬人員取回材料并補(bǔ)齊手續(xù)。符合報(bào)銷規(guī)定的,制單人員通過網(wǎng)報(bào)制單功能提取報(bào)賬人員填寫的報(bào)賬相關(guān)信息(摘要、項(xiàng)目、金額、付款方式等),核對無誤或做適當(dāng)修改后,直接生成記賬憑證。

網(wǎng)上報(bào)賬可以從一定程度提高制單人員的工作效率,傳統(tǒng)報(bào)賬模式下制單人員需錄入的摘要、項(xiàng)目、金額、付款方式等內(nèi)容已由報(bào)賬人員在網(wǎng)上申報(bào)時(shí)錄入,在制單人員對報(bào)銷材料審核無誤后,從系統(tǒng)直接調(diào)取即生成記賬憑證。

（四）復(fù)核

復(fù)核人員對制單人員生成的記賬憑證進(jìn)行復(fù)核,對不符合報(bào)銷規(guī)定的,直接退回相關(guān)制單人員,由制單人員聯(lián)系報(bào)賬人員補(bǔ)充財(cái)務(wù)手續(xù)。復(fù)核通過的記賬憑證交由出納進(jìn)行轉(zhuǎn)賬付款。傳統(tǒng)的報(bào)賬模式,系統(tǒng)沒有一個約束復(fù)核工作的功能,造成有些高校在繁忙的報(bào)賬時(shí)期復(fù)核工作流于形式。網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)下,必須通過專門的復(fù)核人員操作,才能到達(dá)下一步的出納付款工作。

（五）付款

因網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)與銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)對接,實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)銀對私、網(wǎng)銀對公等實(shí)時(shí)網(wǎng)付功能,出納人員的工作速度能實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。由于網(wǎng)上報(bào)賬申請時(shí)已填好將要付款的銀行賬戶信息,已完成復(fù)核的記賬憑證到達(dá)出納人員手中以后,選擇該憑證能自動彈出付款的對私或?qū)y行信息,核對無誤點(diǎn)擊發(fā)送即可。網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)和銀?；ヂ?lián)在初設(shè)階段需經(jīng)過不斷的調(diào)試,例如填寫銀行賬戶要具體填寫開戶行、導(dǎo)入原有工資系統(tǒng)的學(xué)校基本銀行卡信息等工作。銀?；ヂ?lián)完成后,出納就能告別原有報(bào)賬排隊(duì)刷卡的壓力。

二、網(wǎng)上報(bào)賬的優(yōu)點(diǎn)及局限性

（一）網(wǎng)上報(bào)賬的優(yōu)點(diǎn)

1.有效降低報(bào)賬等待時(shí)間。報(bào)賬人員網(wǎng)上預(yù)填寫的科研項(xiàng)目信息、報(bào)銷金額、摘要信息等能有效提升制單人員的出賬效率。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)連接銀?；ヂ?lián)系統(tǒng),資金實(shí)時(shí)到賬,省去原報(bào)賬方式的排隊(duì)電話通知、再次前往財(cái)務(wù)處完成付款的環(huán)節(jié),節(jié)約了師生的報(bào)賬時(shí)間。相比傳統(tǒng)報(bào)賬方式高峰期時(shí)接近一個月的等待時(shí)間,已實(shí)行網(wǎng)上報(bào)賬的北京航空航天大學(xué)、中國地質(zhì)大學(xué)和天津工業(yè)大學(xué)等高校普遍承諾5個工作日內(nèi)完成報(bào)賬。

表1 傳統(tǒng)報(bào)賬及網(wǎng)上報(bào)賬報(bào)賬人員填報(bào)或等待的事項(xiàng)

2.提升工作質(zhì)量,緩解前臺壓力。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬由報(bào)賬人員完成項(xiàng)目信息錄入,財(cái)務(wù)處制單人員根據(jù)預(yù)約單的調(diào)取自動生成記賬憑證。不僅減輕了制單人員的工作量,還能防止人工制單在金額或項(xiàng)目錄入方面的錯誤,讓記賬憑證更加準(zhǔn)確,財(cái)務(wù)信息質(zhì)量更高。初審和制單的辦公場地分開,初審預(yù)檢報(bào)銷材料,制單人員處于安靜的辦公場所完成制單,更有利于提高制單人員的工作效率。

3.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化和實(shí)時(shí)監(jiān)控。網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制,只要通過接入校園網(wǎng),就能實(shí)時(shí)查看項(xiàng)目余額、各項(xiàng)額度,以及網(wǎng)上報(bào)賬申請。從網(wǎng)上填寫申報(bào),到財(cái)務(wù)處初審材料、制單、完成付款等一系列過程,報(bào)賬人員都能通過網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)實(shí)時(shí)查詢報(bào)賬進(jìn)程。而網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)也會分別在制單完成與付款完成后,自動向報(bào)賬人員發(fā)送通知,通過雙向信息通道實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)審核流程的透明化,提升財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量。

（二）網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)的局限性

目前,網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)仍存在一些局限性。(1)受系統(tǒng)設(shè)計(jì)限制,部分業(yè)務(wù)不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)報(bào),如:經(jīng)費(fèi)入賬、各類繳費(fèi)、需退款的特殊業(yè)務(wù)等,仍需通過傳統(tǒng)方式前往財(cái)務(wù)處辦理。(2)網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)對網(wǎng)絡(luò)和瀏覽器有要求。因網(wǎng)絡(luò)安全的要求,網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)需通過校園網(wǎng)登錄,非校園網(wǎng)需設(shè)置VPN訪問校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)。瀏覽器建議使用Google瀏覽器、IE瀏覽器、火狐瀏覽器。

三、網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)過渡工作的開展

（一）軟硬件鋪設(shè)

網(wǎng)報(bào)軟件是全國高校通用格式版本,可通過科技公司購買。硬件方面,主要指財(cái)務(wù)處審核科室辦公環(huán)境的硬件改造。初審是網(wǎng)報(bào)模式下新設(shè)的崗位,接收報(bào)賬人員的報(bào)賬材料,而制單、復(fù)核以及出納人員則無需面對報(bào)賬人員。因此,可安排初審人員在辦公室外側(cè)面對報(bào)賬人員,這樣,制單、復(fù)核和出納人員能夠在相對安靜、寬松的環(huán)境中完成工作。如北京航空航天大學(xué)將兩名初審安排在大廳中間,制單和復(fù)核等人員圍繞在大廳四周；中國地質(zhì)大學(xué)則升級改造辦公環(huán)境,在審核大廳前專門劃出陽光玻璃房作為初審前臺及排隊(duì)空間。

（二）人員安排

網(wǎng)上報(bào)賬鋪設(shè)完成,人員該如何重新配置是必須思考的問題。如制單需安排多少人、銀校互聯(lián)付款速度加快下是否應(yīng)改變出納人數(shù)等。參考已實(shí)施網(wǎng)報(bào)的中國地質(zhì)大學(xué)和北京航空航天大學(xué),初審、制單、復(fù)核與出納的人員數(shù)平均比例大概為1︰10:2︰1.5。華南理工大學(xué)將制單人員分配到學(xué)院,初審與制單結(jié)合,各學(xué)院再配置財(cái)務(wù)助理幫助審核。由于高校編制的局限性以及各高校的經(jīng)費(fèi)體量差異較大,人員安排還需要不斷摸索,參考各高校的情況再逐步修正。

（三）宣傳方式

與傳統(tǒng)報(bào)賬模式相比,網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)對師生畢竟是新鮮事,報(bào)賬人員如何能夠快速熟悉網(wǎng)報(bào)流程還需財(cái)務(wù)處做好宣傳指引工作。印制并分發(fā)網(wǎng)上報(bào)賬流程指南,介紹相關(guān)報(bào)銷規(guī)定與網(wǎng)報(bào)申請流程；制作介紹網(wǎng)報(bào)申請全過程操作的視頻；財(cái)務(wù)處工作人員到學(xué)院宣講流程；建立網(wǎng)報(bào)答疑QQ群或者分學(xué)院的答疑QQ群,審核人員在線回答師生提問；匯總各類常見問題,與報(bào)銷規(guī)定一起生成各種二維碼,利用微信掃描直接獲取信息。利用財(cái)務(wù)處網(wǎng)頁及微信公眾號等網(wǎng)絡(luò)途徑,實(shí)時(shí)發(fā)布網(wǎng)報(bào)信息,利用信息化的手段進(jìn)行宣傳。

（四）新舊轉(zhuǎn)換期

網(wǎng)報(bào)模式的全面鋪開并不是一朝一夕能夠完成的,必須考慮新舊系統(tǒng)過渡的轉(zhuǎn)換期。北京航空航天大學(xué)將網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)與傳統(tǒng)模式并行一年,網(wǎng)報(bào)模式與傳統(tǒng)模式分開窗口辦理,到點(diǎn)直接取消原報(bào)賬方式,總體效果良好。廣東工業(yè)大學(xué)首先試點(diǎn)幾個經(jīng)費(fèi)總量較大的學(xué)院,每周安排一天到這些學(xué)院接收報(bào)賬材料和初審,并進(jìn)行網(wǎng)報(bào)輔導(dǎo)；同時(shí)在報(bào)賬大廳安排兩名人員優(yōu)先處理所有網(wǎng)報(bào)的材料,讓師生認(rèn)識到網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)的便捷,總體保證系統(tǒng)銜接的“軟著陸”。

四、建議與展望

（一）網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)對接國庫

目前大多高校的銀?；ヂ?lián)是網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)與基本戶的實(shí)時(shí)匯款操作,公務(wù)卡或國庫支付尚未與網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)對接。隨著高校國庫經(jīng)費(fèi)的日益增加,國庫支付申報(bào)工作量不容小覷,要全面提升報(bào)賬效率,網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)與國庫對接是大勢所趨。目前已有個別高校實(shí)現(xiàn)網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)與國庫支付對接,相信很快能全面鋪開。

（二）網(wǎng)報(bào)操作應(yīng)更簡便

不少報(bào)賬人員抱怨網(wǎng)上申報(bào)填寫的工作量較大,如差旅費(fèi)報(bào)銷須填寫出差日期、地點(diǎn)、職稱、交通工具艙位、金額等,認(rèn)為原本屬于財(cái)務(wù)處制單人員的工作轉(zhuǎn)由報(bào)賬人員網(wǎng)上申報(bào)。為此,筆者建議,在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)推進(jìn)下,網(wǎng)上填寫的模塊可以更加簡潔,從而減少申報(bào)人員的工作量。

（三）投遞箱

自助投遞箱是網(wǎng)上報(bào)賬的進(jìn)一步升級,在成熟的網(wǎng)報(bào)條件下可以實(shí)現(xiàn)自助投遞。具體操作為:報(bào)賬人員在網(wǎng)上申報(bào)完成后,可以在自助投遞箱整合的電腦完成申報(bào),打印投遞回執(zhí),并將報(bào)賬材料放進(jìn)投遞箱,財(cái)務(wù)人員定期從投遞箱收取報(bào)賬材料。自助投遞箱能實(shí)現(xiàn)24小時(shí)自助投遞服務(wù),不受上班時(shí)間影響,能實(shí)現(xiàn)全程不見面報(bào)銷。自助投遞箱會取代初審的工作,所以報(bào)賬人員的材料必須符合報(bào)賬的規(guī)定,否則會浪費(fèi)時(shí)間。

（四）電子發(fā)票結(jié)合憑證影像化

現(xiàn)階段憑證影像化是通過掃描打印機(jī)將發(fā)票信息掃描進(jìn)入電腦存檔,不僅耗時(shí),而且費(fèi)人工。為防掃描時(shí)卡紙,對發(fā)票的粘貼也有要求。某些特殊業(yè)務(wù)發(fā)票量較多,對計(jì)算機(jī)儲存的要求很高。筆者建議,可以將發(fā)票電子化與憑證影像對接,在報(bào)賬系統(tǒng)驗(yàn)證電子發(fā)票的同時(shí)生成電子發(fā)票,并將其影像化存儲,待財(cái)務(wù)處制單時(shí)同時(shí)打印出電子發(fā)票。驗(yàn)證電子發(fā)票真?zhèn)渭拔ㄒ恍詧?bào)銷的同時(shí),能省去現(xiàn)有掃描機(jī)器的大量人工操作,報(bào)賬人員也無需打印電子發(fā)票。