談酒店內(nèi)部控制體系的建立與完善

宋濤

摘要：酒店業(yè)作為一個(gè)多元化、綜合性的服務(wù)行業(yè)，其管理較為復(fù)雜，同時(shí)加上行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壓力較大，多數(shù)酒店選擇通過(guò)構(gòu)建內(nèi)部控制體系來(lái)優(yōu)化自身的資源配置，提高管理效率。但是在實(shí)踐中受行業(yè)特點(diǎn)和其他因素制約，酒店的內(nèi)部控制體系并不完善，有效性難以保障。鑒于此，本文以酒店的內(nèi)部控制體系為研究對(duì)象，在分析酒店內(nèi)部控制體系建立和實(shí)施過(guò)程中存在缺陷的基礎(chǔ)上，提出較為具體的建立和完善措施，以期能夠?qū)频晷袠I(yè)的管理水平的提升有所啟示。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制體系；酒店；建立；完善

一、酒店內(nèi)部控制概述

酒店行業(yè)作為一個(gè)多元化、綜合性的服務(wù)行業(yè)，其組織結(jié)構(gòu)十分復(fù)雜，因此其在運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中呈現(xiàn)出一些獨(dú)有的特點(diǎn)：一是提供的服務(wù)具有有形和無(wú)形相結(jié)合的特點(diǎn)，二是酒店對(duì)外提供的宿、食、購(gòu)等服務(wù)具有多樣性和不可儲(chǔ)存性，三是酒店內(nèi)部業(yè)務(wù)具有相互協(xié)調(diào)和相互促進(jìn)性，四是酒店全天候?qū)ν鉅I(yíng)業(yè)、業(yè)務(wù)呈周期性變化。

正是由于酒店的四個(gè)獨(dú)有的特點(diǎn)決定了其內(nèi)部控制體系內(nèi)容與其他行業(yè)主要包括預(yù)算控制、銷售控制、采購(gòu)和應(yīng)付賬款控制、成本費(fèi)用控制、貨幣資金控制五大內(nèi)容。

二、完善的內(nèi)部控制體系對(duì)酒店的積極作用

完善的內(nèi)部控制體系對(duì)酒店來(lái)說(shuō)具有以下積極作用：一是完善的內(nèi)部控制體系對(duì)于規(guī)范酒店的財(cái)務(wù)行為、健全財(cái)務(wù)規(guī)章制度具有保障作用；二是完善的內(nèi)部控制體系能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修正各種錯(cuò)誤和舞弊行為，堵塞漏洞，保護(hù)酒店資產(chǎn)的完整安全，三是完善的內(nèi)部控制能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)酒店資金的使用、取得和分配等財(cái)務(wù)管理工作實(shí)施全過(guò)程的監(jiān)督；四是完善的內(nèi)部控制體系能夠協(xié)調(diào)酒店各部門之間的關(guān)系，從而強(qiáng)化內(nèi)部的預(yù)算管理控制功能。

三、酒店內(nèi)部控制體系建立和實(shí)施過(guò)程中的缺陷分析

如上文所述，雖然完善的內(nèi)部控制體系對(duì)于酒店管理來(lái)說(shuō)具有積極的保障和促進(jìn)作用，但是在實(shí)踐中筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，酒店在其內(nèi)部控制體系五大內(nèi)容方面仍然存在諸多缺陷，具體分析如下：

一是在預(yù)算控制方面，多數(shù)酒店也在形式上推行了以利潤(rùn)目標(biāo)為起點(diǎn)的全面預(yù)算控制模式，但是受預(yù)算在編制、執(zhí)行和考評(píng)過(guò)程中存在的一些缺陷，造成其預(yù)算控制的有效性較差，即在預(yù)算編制過(guò)程中，將編制人員局限于財(cái)務(wù)部門，，并且編制方法以增量預(yù)算為主，預(yù)算編制缺乏動(dòng)態(tài)性和全過(guò)程性，在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中沒(méi)有根據(jù)主客觀條件的變動(dòng)而進(jìn)行調(diào)整，加上對(duì)于預(yù)算執(zhí)行情況缺乏具體詳見的分析而造成預(yù)算考評(píng)缺乏客觀性。這些缺陷的存在導(dǎo)致全面預(yù)算控制被形式化，控制的有效性不足。

二是一些酒店在銷售過(guò)程中存在業(yè)務(wù)流程控制設(shè)計(jì)不夠嚴(yán)密，單據(jù)管理不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)兩個(gè)方面：一是在酒店客房預(yù)訂、登記和入住程序過(guò)于簡(jiǎn)單，沒(méi)有針對(duì)特殊情況的處理方法，應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)能力較差；二是在餐飲控制流程中存在錢、物、單的流轉(zhuǎn)缺乏有效牽制，存在走單、走餐和走數(shù)差錯(cuò)等問(wèn)題。

三是采購(gòu)和應(yīng)付賬款控制存在的缺陷分析，即多數(shù)酒店在采購(gòu)方面缺乏完善的采購(gòu)流程，從而導(dǎo)致其采購(gòu)質(zhì)量難以保障，采購(gòu)過(guò)于隨意，缺乏較為科學(xué)的固定的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和最佳采購(gòu)批量，從而造成酒店材料成本的不合理增加；在應(yīng)付賬款控制方面比較松散，既沒(méi)有編制付款計(jì)劃來(lái)有效預(yù)測(cè)酒店的資金用度，也缺乏按時(shí)對(duì)賬。

四是成本費(fèi)用控制過(guò)程中的主要缺陷，對(duì)于酒店來(lái)說(shuō)成本費(fèi)用控制的關(guān)鍵點(diǎn)在于食品原料的存貨控制和人工成本控制兩個(gè)方面，但是在實(shí)踐中多數(shù)酒店卻在食品原料的存貨控制方面缺乏較為具體有效的控制流程和措施，餐飲成本多數(shù)偏高，而在人工成本方面，經(jīng)常存在客房和餐飲部門均配備了足夠的人員，但是在酒店?duì)I業(yè)高峰期仍然存在服務(wù)不夠細(xì)致，引起客人投訴的現(xiàn)象，充分顯示了酒店沒(méi)有通過(guò)內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置，人工成本支出效率較低。

五是對(duì)于貨幣資金的控制主要存在兩個(gè)方面的缺陷，一方面是對(duì)于貨幣資金的管理缺乏不定期抽查制度，酒店行業(yè)由于其行業(yè)的特殊性，較多的部門和人員能夠接觸到現(xiàn)金，沒(méi)有較為嚴(yán)格的貨幣資金抽查監(jiān)督機(jī)制，貨幣資金的管控風(fēng)險(xiǎn)較高；另一方面則是缺乏對(duì)貨幣資金的合理調(diào)度，合理調(diào)度的標(biāo)準(zhǔn)是既要能有效應(yīng)對(duì)特殊事項(xiàng)的特定用途，又要避免資金的大量閑置，但是在實(shí)踐中較多的酒店由于難以對(duì)資金實(shí)現(xiàn)及時(shí)歸集而無(wú)法滿足合理調(diào)度的標(biāo)準(zhǔn)要求。

四、建立和完善酒店內(nèi)部控制體系的對(duì)策

正因?yàn)榫频暝诮⒑蛯?shí)施內(nèi)部控制體系的過(guò)程中，在各項(xiàng)具體的控制內(nèi)容中存在上述這些缺陷，所以多數(shù)酒店的內(nèi)部控制體系難以發(fā)揮其控制的有效性，內(nèi)部控制被形式化，難以實(shí)質(zhì)落實(shí)。筆者結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為要在酒店內(nèi)部建立較為完善的內(nèi)部控制體系，須從以下幾個(gè)方面著手：

（一）明確建立和完善酒店內(nèi)部控制體系的主要原則

構(gòu)建和完善的原則是內(nèi)部控制體系是否科學(xué)合理的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，因此必須予以明確。對(duì)于酒店來(lái)說(shuō)，在建立和完善內(nèi)部控制體系時(shí)必須嚴(yán)格遵循合法合規(guī)原則、全員性原則、重要性和全面性相結(jié)合原則、相互制衡權(quán)責(zé)明確原則、成本效益原則、控制動(dòng)態(tài)性原則和目標(biāo)控制與跟蹤控制相結(jié)合原則等。

（二）根據(jù)五要素對(duì)酒店進(jìn)行整體診斷并進(jìn)行修正

控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通和監(jiān)督五要素是指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)和完善的整體框架和思路，同時(shí)也是企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制管理的基礎(chǔ)條件。因此在實(shí)踐中，酒店也應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)部控制五要素的要求對(duì)酒店的組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)、各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的開展以及內(nèi)部牽制和監(jiān)督等運(yùn)營(yíng)的全過(guò)程進(jìn)行對(duì)照診斷，以發(fā)現(xiàn)阻礙內(nèi)部控制體系建立和完善的不利因素并及時(shí)加以修正，從而為后期酒店各項(xiàng)內(nèi)部控制體系的具體控制創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境。

（三）酒店內(nèi)部控制體系業(yè)務(wù)層面控制的一些具體思路

針對(duì)上文所提到的酒店內(nèi)部控制體系的具體控制內(nèi)容，結(jié)合酒店運(yùn)營(yíng)管理關(guān)注的重點(diǎn)，筆者梳理出以下一些控制思路：

對(duì)于預(yù)算控制來(lái)說(shuō)，可從四個(gè)角度來(lái)實(shí)施和完善：一是在酒店內(nèi)部建立完善的預(yù)算組織體系，在預(yù)算編制過(guò)程中以彈性預(yù)算方法為主，確保全員參與，發(fā)揮預(yù)算事前、事中和事后的全過(guò)程控制作用，并且要建立較為完善的預(yù)算考評(píng)制度，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行中存在的問(wèn)題并及時(shí)加以修正，同時(shí)酒店應(yīng)根據(jù)考評(píng)結(jié)果及時(shí)兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲制度，這樣將有助于酒店在管理上的改進(jìn)，保障預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

對(duì)于銷售控制來(lái)說(shuō)，除了要建立完善的客人賬務(wù)管理系統(tǒng)和及時(shí)準(zhǔn)確處理消費(fèi)信息之外，酒店還應(yīng)該建立較為完備的內(nèi)部控制業(yè)務(wù)流程，只有這樣才能確保各項(xiàng)與銷售相關(guān)的業(yè)務(wù)有序進(jìn)行，例如對(duì)于客房業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，可從按照“預(yù)定—登記—記賬—結(jié)賬—稽核”的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的人力資源分配和崗位設(shè)置，并在此流程中注重內(nèi)控的牽制原則。

對(duì)于采購(gòu)和應(yīng)付賬款控制來(lái)說(shuō)，在采購(gòu)環(huán)節(jié)可分及時(shí)采購(gòu)、定額采購(gòu)和鮮活原材料采購(gòu)三類，并分別針對(duì)不同類別的采購(gòu)制定針對(duì)性較強(qiáng)的采購(gòu)流程，確定采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和最佳采購(gòu)批量，并對(duì)采購(gòu)入庫(kù)情況進(jìn)行稽核監(jiān)督，以防范舞弊；對(duì)于應(yīng)付賬款則應(yīng)當(dāng)由專人按照付款日期、折扣條件等合同規(guī)定來(lái)管理應(yīng)付賬款。

貨幣資金控制既是酒店內(nèi)部控制體系的重點(diǎn)也是難點(diǎn)，因此在實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)予以重點(diǎn)關(guān)注：一是要在酒店內(nèi)部進(jìn)行嚴(yán)格的職責(zé)分工，確保不相容崗位的相互分離，二是要定期實(shí)施輪崗制度，并建立嚴(yán)格的貨幣資金支出審批制度，三是要在酒店內(nèi)部建立完整的貨幣資金業(yè)務(wù)的監(jiān)督檢查制度，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)貨幣資金內(nèi)控制度中存在的薄弱環(huán)節(jié)加以完善和糾正。

五、結(jié)束語(yǔ)

完善的內(nèi)部控制體系對(duì)酒店管理水平的提升具有促進(jìn)作用。因此在實(shí)踐中，酒店應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的組織結(jié)構(gòu)和管理特點(diǎn)，根據(jù)內(nèi)部控制五要素的整體框架，找準(zhǔn)具體業(yè)務(wù)中的關(guān)鍵控制點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定具體的、操作性較強(qiáng)的管控流程和措施來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)酒店的全過(guò)程管控，從而提高自身的管理水平，有效應(yīng)對(duì)當(dāng)前激烈的外部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。

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