企業(yè)項(xiàng)目檔案管理問題的系統(tǒng)性修復(fù)及互聯(lián)網(wǎng)+下新舉措

呂海民

摘? 要：企業(yè)項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)引入系統(tǒng)論的管理方法，實(shí)現(xiàn)文件全生命周期管理，建立文件標(biāo)準(zhǔn)化管理體系;要加大檔案大數(shù)據(jù)信息的研究，通過創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)云等措施，解決數(shù)據(jù)的歸檔和利用問題。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;系統(tǒng);修復(fù);互聯(lián)網(wǎng)+

企業(yè)項(xiàng)目檔案是企業(yè)項(xiàng)目合法建設(shè)以及后續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營的憑據(jù)，在企業(yè)發(fā)展的道路上扮演著越來越重要的角色。中國石化集團(tuán)作為大型央企，項(xiàng)目檔案管理的系統(tǒng)性不斷完善，信息化、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用不斷深化。本文結(jié)合中國石化近年來工程項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)工程項(xiàng)目檔案管理中存在問題，提出項(xiàng)目檔案工作的發(fā)展思路。

1 服務(wù)的便捷性需求與檔案保密圍墻之間的矛盾，對項(xiàng)目檔案的利用價(jià)值產(chǎn)生較大影響

中國石化一個(gè)所屬二級(jí)單位在為基層減負(fù)的調(diào)研中，收到這樣一條反饋信息：檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)利用需要層層審批，給車間工作帶來不便。還有一個(gè)企業(yè)的4位職工代表聯(lián)名提交了一個(gè)議案：裝置的原始設(shè)計(jì)資料、技改技措資料查找困難，不符合一流企業(yè)的要求。這些問題的提出，應(yīng)引起檔案管理人員的反思，在檔案保密與方便利用、被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)推送之間找契合點(diǎn)，在檔案原文和檔案目錄數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立檔案分析數(shù)據(jù)庫，對檔案數(shù)據(jù)、利用習(xí)慣、利用者專業(yè)等方面數(shù)據(jù)開展個(gè)性化分析，解決以下疑問：哪些數(shù)據(jù)需要審批？哪個(gè)層級(jí)來審批最恰當(dāng)？對于不需要審批的數(shù)據(jù)如何結(jié)合利用者的習(xí)慣、最近的利用需求等信息開展檔案信息的主動(dòng)推送服務(wù)？通過簡化利用手續(xù)，分析和篩選檔案信息數(shù)據(jù)，以最便捷的方式、最貼心的服務(wù)提供給利用者。

如何通過分析數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的主動(dòng)推送服務(wù)尤其重要。2009年，在甲型H1N1流感暴發(fā)的前幾周，谷歌公司的工程師在《自然》雜志上發(fā)表了一篇引人注目的論文。文中解釋了谷歌為什么能夠預(yù)測冬季流感的傳播：不僅是全美范圍的傳播，而且可以具體到特定的地區(qū)和州。谷歌通過什么來做到的呢？通過觀察人們在網(wǎng)上的搜索記錄來完成這個(gè)預(yù)測，把5000萬條美國人最頻繁檢索的詞條和美國疾控中心在2003年至2008年間季節(jié)性流感傳播時(shí)期的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，得出結(jié)論。分析使用的不是數(shù)據(jù)本身，而是使用頻率。可見數(shù)據(jù)的作用無所不在，就看是否發(fā)揮作用。

2 檔案管理技術(shù)尤其是信息技術(shù)的迅速發(fā)展與傳統(tǒng)檔案管理方式之間的矛盾，影響著新技術(shù)的深入應(yīng)用

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)據(jù)信息逐步替代紙質(zhì)文本的時(shí)代已經(jīng)初現(xiàn)端倪，但大部分檔案管理人員仍然埋在以紙質(zhì)文本為參照物的工作軌跡中，還在探索其收集方式、整理方法、保管措施，思想上沒有轉(zhuǎn)變到當(dāng)前已經(jīng)由原來的以紙質(zhì)檔案為主過渡到紙質(zhì)檔案與電子檔案相輔相成的階段，工作方法和工作標(biāo)準(zhǔn)仍然是老一套，對電子檔案的直觀理解仍然停留在紙質(zhì)文件的掃描件上，工作重心與實(shí)際工作需要脫節(jié)，致使檔案工作被邊緣化的趨勢越來越嚴(yán)重。

近年來，中國石化作為全國電子文件管理試點(diǎn)單位對電子文件管理進(jìn)行了有益的探索，發(fā)布了電子文件捕獲與歸檔、保管與利用、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等一系列標(biāo)準(zhǔn)，建立了統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)。從2014年開始，自上而下新竣工項(xiàng)目檔案全部實(shí)現(xiàn)了基于紙質(zhì)文本掃描的電子原文和檔案目錄的電子化管理。目前，中國石化工程項(xiàng)目檔案數(shù)字交付項(xiàng)目已經(jīng)立項(xiàng)，正在研究探索階段，筆者認(rèn)為中國石化項(xiàng)目電子文件管理尚存在幾方面不足：（1）基于二維關(guān)系數(shù)據(jù)庫平臺(tái)的建庫方式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前三維及多維數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和展示。（2）ERP等應(yīng)用系統(tǒng)中的信息未能充分地應(yīng)用和歸檔到檔案庫中，項(xiàng)目管理過程的部分信息在歸檔數(shù)據(jù)中缺失。（3）工程項(xiàng)目數(shù)字化交付剛剛起步，任重道遠(yuǎn)。

3 現(xiàn)實(shí)的功利主義與檔案利用價(jià)值的后天性條件性之間的矛盾，使部分企業(yè)管理者錯(cuò)誤地將檔案與企業(yè)的后備物資等同，實(shí)施相同的管理策略

隨著項(xiàng)目檔案專業(yè)驗(yàn)收工作和項(xiàng)目反腐審計(jì)的不斷推進(jìn)和加強(qiáng)，項(xiàng)目檔案的重視程度有所增加，但管理本質(zhì)上沒有發(fā)生改變，大部分企業(yè)管理者把檔案工作作為企業(yè)后備物資來看待，實(shí)質(zhì)上是嘴里喊著重要，但實(shí)際工作中很少關(guān)注，尤其是主動(dòng)關(guān)注少之又少。造成這種狀況的直接原因是檔案價(jià)值是通過間接和有條件情況下展現(xiàn)，相反，與檔案密切相關(guān)的三基資料卻被企業(yè)管理者作為重要的生產(chǎn)要素來抓。因此，如何建立檔案與企業(yè)三基資料一體的管理體系，將檔案管理融入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，值得深思。

近幾年，中國石化檔案部門按照從嚴(yán)管理、依法治企的要求，不斷加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作，組織制訂了一系列檔案驗(yàn)收制度、標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格按制度、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，取得了較好的成效。2015年，統(tǒng)籌安排組織完成了工程項(xiàng)目檔案專業(yè)驗(yàn)收共256項(xiàng)，優(yōu)秀項(xiàng)目38項(xiàng)，其中的6家單位的10個(gè)項(xiàng)目沒有一次性通過專業(yè)驗(yàn)收。2016年，組織完成檔案專業(yè)驗(yàn)收共130項(xiàng)，優(yōu)秀項(xiàng)目38項(xiàng)，其中3家單位3個(gè)項(xiàng)目沒有一次性通過專業(yè)驗(yàn)收。工程項(xiàng)目檔案齊全性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及項(xiàng)目檔案的信息化水平都顯著提高。主要的做法和成效有以下幾個(gè)方面：

（一）制訂中國石化《建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（Q/SH0704），細(xì)化檔案驗(yàn)收細(xì)則和歸檔范圍，引入系統(tǒng)管理的理論，從項(xiàng)目文件形成與流轉(zhuǎn)的系統(tǒng)性、歸檔流程的系統(tǒng)性、項(xiàng)目文件整理的系統(tǒng)性、項(xiàng)目檔案管理的系統(tǒng)性等方面入手，點(diǎn)面結(jié)合，強(qiáng)化對項(xiàng)目行政許可文件、項(xiàng)目文件真實(shí)性的檢查，加強(qiáng)檔案部門與工程、物資采購、專項(xiàng)管理、參建單位的溝通協(xié)調(diào)，推動(dòng)各項(xiàng)制度落實(shí)到位。

（二）落實(shí)項(xiàng)目文件不同階段的管理主體責(zé)任，加強(qiáng)工程文檔過程監(jiān)控檢查和接收審核。檔案部門與各職能部門共同參與檢查，共同審核把關(guān)，確保文件材料準(zhǔn)確真實(shí)、齊全完整。

（三）主動(dòng)作為、嚴(yán)抓落實(shí)，改變工作被動(dòng)局面。積極參與總部工程建設(shè)項(xiàng)目工作例會(huì)，與總部工程部溝通協(xié)調(diào)，掌握年度建設(shè)工程項(xiàng)目驗(yàn)收任務(wù)計(jì)劃。實(shí)施“雙對接”管理。一是要求各建設(shè)單位檔案部門主動(dòng)與本單位工程管理部門對接，梳理本單位驗(yàn)收項(xiàng)目;二是集團(tuán)辦公廳與各建設(shè)單位檔案部門逐項(xiàng)對接，將檔案驗(yàn)收計(jì)劃分解細(xì)化到每個(gè)月，并實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)跟蹤管理，每月底對下月驗(yàn)收單位進(jìn)行督辦提醒。

（四）推動(dòng)落實(shí)項(xiàng)目檔案管理“五同步”：項(xiàng)目檔案管理制度與項(xiàng)目管理制度建設(shè)同步;項(xiàng)目文件材料質(zhì)量過程檢查通報(bào)與項(xiàng)目安全、質(zhì)量過程檢查同步;項(xiàng)目文件材料移交與項(xiàng)目中交同步;項(xiàng)目文件材料審核審查與工程質(zhì)量生產(chǎn)考核同步;項(xiàng)目檔案驗(yàn)收與項(xiàng)目專項(xiàng)驗(yàn)收同步。

（五）嚴(yán)抓項(xiàng)目檔案專業(yè)驗(yàn)收，對觸碰下面4條紅線的一律不能通過檔案專業(yè)驗(yàn)收：一是已辦理的行政許可文件材料歸檔完整率未達(dá)到100%;二是竣工圖歸檔完整率未達(dá)到100%;三是項(xiàng)目文件材料歸檔移交手續(xù)不齊全，管理責(zé)任未明確;四是歸檔文件材料（圖紙和憑證性文件等）與實(shí)際不符。

（六）加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人員培訓(xùn)和交流。采取年度定期培訓(xùn)和現(xiàn)場指導(dǎo)教學(xué)結(jié)合方式，從理論和實(shí)踐操作兩方面切實(shí)提升項(xiàng)目檔案管理人員業(yè)務(wù)技能。對問題多、困難多的單位積極給予指導(dǎo)幫助。尤其是首次進(jìn)行驗(yàn)收單位對驗(yàn)收程序、標(biāo)準(zhǔn)要求不熟悉，項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)薄弱，通過協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)專家在驗(yàn)收前提前進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)或者協(xié)調(diào)驗(yàn)收單位有關(guān)人員到先進(jìn)企業(yè)調(diào)研學(xué)習(xí)。

4 項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目文件管理脫節(jié)，使一些文件管理的職責(zé)后置到檔案管理環(huán)節(jié)中

項(xiàng)目文件的形成與流轉(zhuǎn)是否規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確產(chǎn)生直接的影響，因此抓好項(xiàng)目文件的管理尤其重要。由于分工的不同，對項(xiàng)目文件管理延伸到企業(yè)各個(gè)職能部門以及參建單位，對檔案部門來說，應(yīng)以系統(tǒng)論的管理方法為參照，梳理各方責(zé)任，將項(xiàng)目立項(xiàng)文件、施工過程文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目合同、質(zhì)量證明文件、試生產(chǎn)文件、項(xiàng)目HSE文件、職業(yè)衛(wèi)生專業(yè)文件、安全專業(yè)文件、環(huán)保專業(yè)文件、外事文件、工程預(yù)結(jié)算文件、審計(jì)文件、竣工驗(yàn)收文件等的收集歸檔審核責(zé)任落實(shí)到具體責(zé)任單位，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件全生命周期管理。

5 項(xiàng)目文件歸檔流程沒有納入發(fā)展規(guī)劃管理、工程管理、土地管理、安全管理等項(xiàng)目相關(guān)的業(yè)務(wù)管理范疇，影響文件材料的歸檔時(shí)效和質(zhì)量

由于業(yè)務(wù)部門只關(guān)注業(yè)務(wù)是否完結(jié)，對各項(xiàng)業(yè)務(wù)所形成文件資料的歸檔，沒有建立相關(guān)的跟蹤機(jī)制，造成有些工作形成的資料沒有歸檔。檔案部門應(yīng)與企業(yè)相關(guān)部門配合，不斷改進(jìn)項(xiàng)目檔案管理的方式方法。近幾年來，中石化檔案管理部門通過主動(dòng)作為，多渠道反饋，很多下屬企業(yè)的工程管理部門已經(jīng)將項(xiàng)目文件的歸檔納入工程項(xiàng)目月度統(tǒng)籌計(jì)劃，納入工程項(xiàng)目管理工作環(huán)節(jié)中，項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)效和質(zhì)量都得到較大的提高。

6 信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用與系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)的不清晰之間的矛盾，影響信息系統(tǒng)歸檔接口的廣泛應(yīng)用，導(dǎo)致很多重要的業(yè)務(wù)信息仍然存在各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，沒有實(shí)施歸檔處理

隨著智能化、信息化應(yīng)用的不斷發(fā)展，智能物流、智能倉庫、智能制造一個(gè)接一個(gè)不斷涌現(xiàn)，大數(shù)據(jù)正在改變著我們的工作和生活以及理解身邊事物的方式。檔案管理必然會(huì)受到大數(shù)據(jù)、智能化到來的洗禮，但目前檔案管理方式、方法尚未在信息化融入工作和生活的時(shí)代中找到自己的落腳點(diǎn)，很大程度上仍然處于停滯不前中，尤其是在信息系統(tǒng)已經(jīng)充斥企業(yè)每一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的當(dāng)下，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)歸檔范圍仍然是一臉茫然，只是簡單地參照紙質(zhì)文檔的歸檔范圍執(zhí)行，這種狀態(tài)已經(jīng)極大地阻礙了當(dāng)下檔案事業(yè)的發(fā)展，需要檔案人多渠道努力，下大力氣改進(jìn)，當(dāng)前尤為重要的是解決業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的接收問題，通過參照公有云、私有云建設(shè)的方法經(jīng)驗(yàn)，盡早實(shí)施檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)云建設(shè)。

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