加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理的對(duì)策分析

關(guān)菊秋

摘 要：隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展和計(jì)算機(jī)使用的日益普及，電子文件已成為醫(yī)院檔案管理的重要組成部分。如何有效地收集、整理和管理好電子文件，科學(xué)地利用好電子檔案，已成為了檔案管理人員面臨的新課題，通過對(duì)電子文件的現(xiàn)狀、存在問題及對(duì)策進(jìn)行分析探討，推進(jìn)電子檔案的管理。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子文件；檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009 — 2234（2018）04 — 0153 — 03

所謂電子文件，是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的文字、圖形、圖像、影像、聲音等信息，按照一定的格式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)盤片、磁盤或光盤等化學(xué)磁性材料載體上。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。醫(yī)院電子檔案隨著科技發(fā)展和計(jì)算機(jī)的廣泛普及，也逐步由紙質(zhì)檔案向磁盤、光盤等電子文件過渡，但由于當(dāng)前技術(shù)力量、設(shè)備配置、法律保障等問題得不到同步發(fā)展，在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)，檔案工作將處于紙質(zhì)文件與電子文件并存階段。如何做好醫(yī)院電子檔案工作，完成手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的過渡，這成為了醫(yī)院電子檔案工作者的全新課題。

一、電子文件是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分

隨著醫(yī)院科研活動(dòng)逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，各種材料均由網(wǎng)絡(luò)申報(bào)系統(tǒng)自動(dòng)生成、自動(dòng)上報(bào)，大大提高了工作效率。各種科研材料的寫作也由傳統(tǒng)的手工制作轉(zhuǎn)為計(jì)算機(jī)操作，尤其是科研活動(dòng)中各種紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理、圖表繪制均由各種各樣的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理軟件和繪圖軟件完成。電子檔案的產(chǎn)生使科研人員從繁重的手工勞動(dòng)中解放出來，工作效率有了極大的提高。由此，醫(yī)院科研單位的科技檔案也已從傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案與電子檔案并存的時(shí)代。醫(yī)院電子檔案反映了新時(shí)期醫(yī)院科研活動(dòng)的全貌，忠實(shí)記錄了醫(yī)院科研活動(dòng)，是醫(yī)院電子檔案的重要組成部分。

二、醫(yī)院電子檔案管理工作中存在的問題

1.醫(yī)院電子檔案管理工作者的素質(zhì)問題

在紙質(zhì)文件時(shí)代，醫(yī)院電子檔案工作者除了要具備文化科學(xué)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)外，熟識(shí)醫(yī)院科學(xué)研究是其基本素質(zhì)之一。而進(jìn)入電子文件時(shí)代后，要求醫(yī)院電子檔案工作者必須熟練掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，否則將無法介入電子文件的形成與保管，也不可能維護(hù)電子檔案的完整與安全，同各種危害電子檔案的諸多因素進(jìn)行有效斗爭(zhēng)。

2.電子文件的特性帶來的問題

電子文件具有依賴性和信息的不可識(shí)別性、信息載體的可分離性、信息的可共享性以及保存環(huán)境的特殊性，它的這一系列特性在醫(yī)院電子檔案中都一一體現(xiàn)。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，國家、部、省各級(jí)的醫(yī)院科研活動(dòng)均采用網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)，網(wǎng)上在線操作，再由網(wǎng)絡(luò)申報(bào)系統(tǒng)直接打印成冊(cè)，省去了許多繁文縟節(jié)。但是在方便快捷的同時(shí)對(duì)檔案管理也提出了新的問題。首先，重要文件資料對(duì)操作軟件的依賴性將成為電子檔案收集的一大難題。其次，電子文件便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。再次，電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與打印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，這就使得醫(yī)院科研人員和檔案工作人員在收集整理電子文件時(shí)也難以決斷。

3.電子文件的安全管理問題

加強(qiáng)電子檔案的安全管理是保障電子檔案的原始性、完整性與真實(shí)性的重要手段。電子文件由于可重復(fù)性強(qiáng)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也易于被更改，這些問題使電子文件原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難；一些不可抗拒的自然災(zāi)害侵襲，如機(jī)器故障、黑客入侵等，極易造成電子檔案的破壞和丟失。因此要建立加密身份驗(yàn)證的保護(hù)措施，確保在傳輸、處理和提供利用過程中不會(huì)出現(xiàn)資料的變更，不會(huì)受到病毒等惡意程序的篡改，確保醫(yī)院科研成果及其知識(shí)產(chǎn)權(quán)的安全。

三、建立健全醫(yī)院電子檔案管理體系的對(duì)策

1.提高電子檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

建立健全的電子檔案管理機(jī)制，快速發(fā)展醫(yī)院的電子檔案管理工作首先要做到以人為本，不斷提高醫(yī)院電子檔案工作者的業(yè)務(wù)水平，提升醫(yī)院電子檔案的服務(wù)水準(zhǔn)。電子檔案管理者是醫(yī)院電子檔案工作的主力軍，必須不斷提高管理者的主題意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、業(yè)務(wù)水平、文化技術(shù)水平和實(shí)際操作能力。醫(yī)院的電子檔案工作者是醫(yī)院檔案工作成敗的決定因素，電子檔案工作人員業(yè)務(wù)水平的高低往往決定了醫(yī)院在電子檔案工作上的水平和質(zhì)量。檔案技術(shù)隨著時(shí)間的發(fā)展不斷的變化，這些新技術(shù)新設(shè)備的出現(xiàn)，對(duì)電子檔案的工作人員也提出了新的要求。第一，醫(yī)院的電子檔案工作者必須具有愛崗敬業(yè)的品質(zhì)和優(yōu)秀的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)。醫(yī)院的電子檔案工作歸根結(jié)底來說還是一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)很強(qiáng)的工作，隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案取代過去普通的紙質(zhì)檔案成為醫(yī)院檔案的主力軍，這些電子檔案必須能夠很好的為醫(yī)院醫(yī)療工作提供良好的技術(shù)支持與服務(wù)。在現(xiàn)代化的醫(yī)療體系中，一份電子檔案往往涉及到醫(yī)院眾多的臨床醫(yī)技科室以及行政管理科室，這就要求醫(yī)院的電子檔案工作者必須具備高度的愛崗敬業(yè)精神，能夠積極準(zhǔn)確及時(shí)有效的服務(wù)于醫(yī)院的眾多部門，同時(shí)為這些部門工作的順利開展提供良好的服務(wù)。醫(yī)院的電子檔案工作者在日常工作中要盡力的保證電子檔案的全面性、原始性和準(zhǔn)確性。同時(shí)應(yīng)該具備一些醫(yī)學(xué)、法律和行政管理的知識(shí)，這樣才能夠在檔案的管理工作中確保文件來源的真實(shí)性和可靠性，從而為電子檔案的使用者提供有力的理論保障。第二，醫(yī)院的電子檔案工作者需要具備發(fā)展的眼光和開放的思維，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，要突破原有的檔案管理模式，在新形勢(shì)下不斷的創(chuàng)新發(fā)展。一名檔案工作者的創(chuàng)新精神是其工作不斷發(fā)展的原始動(dòng)力，通過創(chuàng)新不斷解決醫(yī)院電子檔案在新形勢(shì)下遇見的困難，提高電子檔案的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性。第三，增強(qiáng)醫(yī)院電子檔案工作者的服務(wù)意識(shí)，不斷為使用者提供良好的使用體驗(yàn)。要變被動(dòng)為主動(dòng)，不斷改進(jìn)服務(wù)理念，拓展服務(wù)的思路和領(lǐng)域，增加服務(wù)領(lǐng)域。及時(shí)收集信息并反饋，進(jìn)而不斷改進(jìn)電子檔案工作。第四，在提高業(yè)務(wù)水平的同時(shí)也要不斷的增強(qiáng)法律意識(shí)，特別是作為臨床一線的電子檔案工作者，會(huì)涉及到很多跟法律有關(guān)的電子檔案文件，這就需要檔案工作者具備過硬的法律知識(shí)，保證電子檔案的使用合理合法。第五，作為一名醫(yī)院的電子檔案工作者還需要具備良好的科學(xué)文化技術(shù)水平。電子檔案工作中接觸最多的就是文字類的電子檔案，如果沒有良好的文字功底的話，很難對(duì)大量的電子檔案進(jìn)行有效合理的歸檔工作。另外，還有大量的聲音、圖片、影像類的電子檔案，這些檔案的格式更加的紛繁復(fù)雜，所以科學(xué)文化知識(shí)的儲(chǔ)備在電子檔案的工作中有著非常重要的作用。第五，電子檔案管理者應(yīng)該具備一定的醫(yī)療知識(shí)。醫(yī)療工作是醫(yī)院的中心任務(wù)，電子檔案的內(nèi)容大部分都離不開醫(yī)療，如果沒有一定量的醫(yī)療知識(shí)儲(chǔ)備，在日常的檔案工作中會(huì)有非常多的因?yàn)閮?nèi)容理解錯(cuò)誤導(dǎo)致的歸檔錯(cuò)誤。第六，在熟練使用數(shù)字化設(shè)備的同時(shí)還要具備扎實(shí)的傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)的功底。在數(shù)字化的新形勢(shì)下，一方面要大力發(fā)展電子檔案建設(shè)工作，另一方面也要把傳統(tǒng)檔案管理工作中好的經(jīng)驗(yàn)使用到電子檔案管理工作中，同時(shí)根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)不斷探索技術(shù)上的突破。第七，電子檔案管理工作者應(yīng)該具備良好的與人溝通的能力。在日常的電子檔案工作中少不了和電子檔案提供者和使用者之間的溝通，行之有效的溝通方式可以使電子檔案的歸檔和管理工作變得順暢，同時(shí)也可以從電子檔案使用者那里及時(shí)了解到用戶的反饋，為電子檔案管理工作的發(fā)展提供靈感。第八，電子檔案工作者應(yīng)該具有自我提升的能力。電子檔案工作隨著信息技術(shù)的發(fā)展自身也在不斷的發(fā)展，電子檔案工作者要適應(yīng)這種技術(shù)的發(fā)展步伐，具備自我提升的能力，不斷的學(xué)習(xí)新技術(shù)新知識(shí)。

2.增強(qiáng)電子檔案工作者的服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)質(zhì)量。

醫(yī)院的電子檔案工作者必須樹立服務(wù)意識(shí)，一切的電子檔案工作都是為了更好的服務(wù)于醫(yī)院的臨床工作，服務(wù)于患者。電子檔案不能只是簡(jiǎn)單把之前的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，而是要利用數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，通過臨床的實(shí)際工作，包括診斷、檢查、手術(shù)等等各種途徑獲得患者病癥的第一手資料，在患者信息共享的基礎(chǔ)上，積累大量的電子檔案數(shù)據(jù)，從而在醫(yī)院內(nèi)部科室，醫(yī)院與醫(yī)院之間，醫(yī)療機(jī)構(gòu)與醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間建立起一種信息共享的平臺(tái)。電子檔案工作者要時(shí)刻牢記高質(zhì)量的電子檔案是共享平臺(tái)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，這一切的數(shù)據(jù)采集和積累都是為了提高醫(yī)療的效率和效果。

增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量就要在日常的電子檔案工作中不斷的發(fā)現(xiàn)需要改進(jìn)的地方，為電子檔案的建立者提供更快捷的提交途徑，更高質(zhì)量的進(jìn)行檔案歸檔工作，為電子檔案的調(diào)閱者提供更加全面、快速的檢索途徑。

由于醫(yī)療行業(yè)的特性，醫(yī)院的數(shù)據(jù)平臺(tái)也很多，在不同的數(shù)據(jù)平臺(tái)之間共享電子檔案，最大程度的使患者就醫(yī)便捷，為一線工作的臨床醫(yī)護(hù)人員提供高效快捷的服務(wù)，為醫(yī)務(wù)管理人員提供監(jiān)控及質(zhì)量分析的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。充分發(fā)揮新形勢(shì)下信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高醫(yī)院的科技核心競(jìng)爭(zhēng)力。

提升服務(wù)質(zhì)量就必須不斷的優(yōu)化電子檔案的工作流程，在電子檔案信息的采集、傳輸、使用的各個(gè)途徑中最大限度的提供資源共享，以方便使用者提高工作效率。

3.大力加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院電子檔案保護(hù)的安全措施

信息技術(shù)飛速發(fā)展，電子檔案存儲(chǔ)的媒介也在不斷的改進(jìn)，如：硬盤、光盤以及現(xiàn)在流行的云存儲(chǔ)。目前醫(yī)療系統(tǒng)的電子檔案也基本儲(chǔ)存于這幾種媒介之中。雖然隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步。這些媒介的容量不斷提升，存儲(chǔ)的穩(wěn)定性也得到很大的改進(jìn)，但是作為物理的存儲(chǔ)介質(zhì)，其運(yùn)行的長(zhǎng)久性始終是存在風(fēng)險(xiǎn)的，單一存儲(chǔ)介質(zhì)的存儲(chǔ)方式對(duì)于珍貴的電子檔案資料來說風(fēng)險(xiǎn)還是很大的。因此應(yīng)采用多方存儲(chǔ)方式，這樣可以在很大程度上規(guī)避安全隱患，使珍貴的照片等檔案資料可以長(zhǎng)久的保存下去。

4.以法律為基礎(chǔ)建立電子檔案的安全機(jī)制

一套有效的電子檔案的安全機(jī)制必須是建立在法律的基礎(chǔ)之上的，所有的電子檔案工作要遵守法律法規(guī)，杜絕一切有意或無意的對(duì)電子檔案的破壞活動(dòng)。同時(shí)可以對(duì)故意進(jìn)行電子檔案信息破壞的不法之徒產(chǎn)生震懾的作用。醫(yī)療機(jī)構(gòu)每天會(huì)產(chǎn)生大量和患者個(gè)人隱私有關(guān)的電子檔案，這其中又有很多是具備法律用途的，所以安全機(jī)制的建設(shè)就顯得尤為重要了。電子檔案的安全機(jī)制可以使電子檔案工作做到有法可依，有理可循。另外，合理的電子檔案安全機(jī)制還可以當(dāng)問題和矛盾發(fā)生時(shí)作為約束來將其解決。醫(yī)院的工作以患者的治愈為最大目標(biāo)，在整個(gè)治療過程中會(huì)產(chǎn)生大量的電子文檔，醫(yī)院一般只是保存和醫(yī)療相關(guān)的電子文檔，其他衍生出來的很多信息文檔則往往被忽視，不進(jìn)行保存但也沒有及時(shí)的銷毀，這種做法會(huì)對(duì)電子文檔的安全性造成一定的影響。有了電子檔案管理的安全機(jī)制就可以從根本上杜絕這種現(xiàn)象的發(fā)生，從而達(dá)到保存電子檔案完整性的目的。由此可見，一套完整的電子檔案安全機(jī)制在醫(yī)院的電子檔案日常工作中是非常有必要的。

提高整個(gè)醫(yī)療行業(yè)的檔案工作意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作的力度。有效的電子檔案信息安全體系的建立需要所有醫(yī)療工作共同努力來實(shí)現(xiàn)。不斷加大對(duì)電子檔案安全機(jī)制法律法規(guī)的研究力度。

醫(yī)院電子檔案的工作關(guān)系到廣大人民群眾的切身利益，國家業(yè)應(yīng)該制定專門電子檔案方面的法律法規(guī)，來約束和保護(hù)電子檔案工作。

電子檔案系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運(yùn)行既關(guān)系到電子檔案數(shù)據(jù)的安全，同時(shí)業(yè)關(guān)系到需要調(diào)取這些數(shù)據(jù)的部門和個(gè)人正常工作的開展。因此關(guān)系到電子檔案存儲(chǔ)的設(shè)備都應(yīng)該具備很高的安全性。例如電子檔案管理使用的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、電子檔案存儲(chǔ)硬盤、服務(wù)器以及軟件部分等。

隨著科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作必須從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐，從而促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，醫(yī)院電子檔案管理工作中還存在著許多問題，檔案管理人員只有通過更新知識(shí)結(jié)構(gòu)、加強(qiáng)制度建設(shè)、采取技術(shù)防護(hù)措施、做好科學(xué)歸檔工作、提高綜合素質(zhì)等途徑，不斷提高電子檔案管理的業(yè)務(wù)水平，以滿足醫(yī)院對(duì)檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)作出貢獻(xiàn)。

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕