新時(shí)期完善中學(xué)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

趙君霞

【摘要】檔案作為中學(xué)管理的重要組成部分，其科學(xué)化水平的高低關(guān)系到中學(xué)管理是否高效。本文將從中學(xué)檔案管理科學(xué)化的必要性出發(fā)，分析檔案管理工作存在的問題，并提出中學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)建議，希望對(duì)中學(xué)檔案管理工作提供一定幫助。

【關(guān)鍵詞】中學(xué) 檔案 科學(xué)化 管理策略

【中圖分類號(hào)】G270.7；G637.2 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2018）17-0204-01

前言

檔案作為中學(xué)教育、教學(xué)、管理工作和活動(dòng)的真實(shí)記錄，體現(xiàn)中學(xué)的發(fā)展歷程，也是學(xué)校作出決策的重要依據(jù)。因此，檔案管理工作是中學(xué)管理工作的重要組成部分，對(duì)學(xué)校持續(xù)健康的發(fā)展具有重要意義，是其提高效益、科學(xué)管理的重要保證。

一、中學(xué)檔案管理科學(xué)規(guī)范化的必要性

第一，檔案管理是中學(xué)管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的檔案管理主要針對(duì)紙質(zhì)資料的收集、整理、歸類、保存等，是單位各項(xiàng)工作的重要資料庫(kù)。若管理人員只是將檔案材料堆放在檔案室，則必然會(huì)引起檔案管理混亂。不便于查找和使用。由于中學(xué)人員存在一定流動(dòng)性，工作人員將檔案材料自行保存時(shí)，將可能會(huì)出現(xiàn)工作人員離職則檔案丟失的問題，進(jìn)一步影響中學(xué)工作的延續(xù)性。嚴(yán)重時(shí)，中學(xué)的機(jī)要還有可能流失，造成無法挽回的損失。檔案作為原始記錄，是影響中學(xué)生存與發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。

第二，檔案管理是中學(xué)信用管理的重要保證。隨著我國(guó)對(duì)社會(huì)信用體系重視程度的日益增加，中學(xué)檔案管理也逐漸被視為反映單位管理水平、財(cái)務(wù)狀況等諸多問題的窗口。信用檔案建設(shè)作為社會(huì)廣泛關(guān)注的焦點(diǎn)，中學(xué)檔案必然會(huì)成為信用管理的重要保證。

二、中學(xué)檔案管理工作存在的問題

1.缺少對(duì)檔案管理的重視

目前，許多中學(xué)普遍存在重視教育教學(xué)業(yè)務(wù)工作的管理和提升，缺少對(duì)綜合檔案管理的重視，有些單位甚至沒有設(shè)置專崗管理檔案，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，更忽視了檔案材料是單位的重要資料庫(kù)。與其他部門相比，檔案部門被視為“冷部門”，極容易成為精簡(jiǎn)部門或被撤銷，只保留兼職檔案管理人員。然而，這些保留的兼職檔案人員大多沒有固定的崗位，且他們的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)偏低，沒有經(jīng)過專門的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。再加上檔案管理部門在中學(xué)中地位較低，這都在一定程度上制約了檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2.檔案管理模式落后

雖然中學(xué)的檔案管理工作存在一定規(guī)模，但檔案工作管理機(jī)制與單位的發(fā)展存在脫節(jié)現(xiàn)象，有些中學(xué)的檔案分散在各個(gè)部門，沒有專門的檔案室。這導(dǎo)致各部門的檔案互相封閉，檔案整體處于零散狀態(tài)。此外，各部門管理檔案的相關(guān)人員大多未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，他們認(rèn)為檔案管理就是將檔案裝訂成檔，隨意丟放在櫥柜里，檔案的查閱和利用率極低。

3.檔案管理工作科學(xué)化水平較低

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用在工作和學(xué)習(xí)中，辦公自動(dòng)化、文檔一體化的相繼出現(xiàn)，極大地提高了人們的工作和學(xué)習(xí)效率，檔案形成方式和管理方式也發(fā)生了較大變化。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，信息化模式下的檔案管理方式與傳統(tǒng)管理方法的矛盾日益凸顯。簡(jiǎn)單來說，中學(xué)的文件現(xiàn)今已基本都通過計(jì)算機(jī)完成，許多學(xué)校在逐步向辦公無紙化方向發(fā)展。檔案的原始記錄性逐漸被便于復(fù)制的電子文檔特性代替，電子文件的安全性和長(zhǎng)期保存問題又難以保證。

三、中學(xué)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

1.政府要加大對(duì)中學(xué)檔案工作的支持力度

首先，政府相關(guān)部門要積極完善法律法規(guī)，嚴(yán)格按照法律加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)中學(xué)經(jīng)常性地監(jiān)督和指導(dǎo)工作。加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通，宣傳檔案管理工作的重要性以及健全檔案的重要意義，為中學(xué)做好檔案工作營(yíng)造氛圍。其次，發(fā)揮先鋒模范帶頭作用，將檔案管理工作成績(jī)突出的中學(xué)作為典型試點(diǎn)，樹立典型，發(fā)揮以點(diǎn)帶面功效，進(jìn)而全面提升中學(xué)的整體管理水平。具體來說，政府相關(guān)部門可先推出示范單位，帶動(dòng)其他檔案工作不規(guī)范的中學(xué)，使其有先例可借鑒。

2.中學(xué)應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念

俗話說，理論是行動(dòng)的先導(dǎo)，中學(xué)要想科學(xué)管理檔案，必須要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，確立檔案實(shí)用效益觀念，破除舊的檔案管理模式的藩籬，打破各部門之間的界限，牢固將檔案效用觀念應(yīng)用在檔案管理工作中。只有轉(zhuǎn)變檔案管理理念，才能引導(dǎo)檔案工作者用心收集、整理、分類、保管、利用好檔案。領(lǐng)導(dǎo)要帶頭學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)檔案條例，以便在單位內(nèi)部自上而下地認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，將一把手抓檔案工作常態(tài)化。

3.完善檔案科學(xué)化管理機(jī)制

無規(guī)矩不以成方圓，檔案工作的科學(xué)化自然離不開科學(xué)的檔案管理機(jī)制。因此，中學(xué)要建立并完善檔案科學(xué)化管理機(jī)制，保證檔案及時(shí)收集、整理、分類、歸檔。檔案管理機(jī)制的完善，可依據(jù)檔案工作是否滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要、是否符合單位實(shí)際情況、是否有利于檔案的長(zhǎng)期保存。同時(shí)，檔案管理部門要充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，開發(fā)適用于本單位和檔案工作現(xiàn)狀的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，從技術(shù)與管理兩方面來確保檔案數(shù)據(jù)的安全，對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案“雙管齊下”，將分散在不同載體、不同部門的信息集中到檔案部門的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，為單位的工作人員提供高效的數(shù)字信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共建共享。

4.檔案工作人員應(yīng)不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

作為檔案管理工作人員，不僅要提升檔案工作的專業(yè)水平，還應(yīng)熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。一方面，要定期參與上級(jí)部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；另一方面，要加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)分析并整改，將檔案科學(xué)化、信息化管理落到實(shí)處。

5.健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)

在如今中學(xué)檔案管理工作中，電子檔案成為檔案管理的主流，用電子文件的形式進(jìn)行保存，有利于檔案的查閱和調(diào)取。利用先進(jìn)的現(xiàn)代化多媒體技術(shù)，使得紙質(zhì)文檔逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)處理已經(jīng)成為各個(gè)行業(yè)專業(yè)化的一種標(biāo)志，尤其對(duì)于檔案管理來說，需要處理大量的數(shù)據(jù)與資料，傳統(tǒng)的人工管理難免出現(xiàn)疏忽或錯(cuò)誤，而計(jì)算機(jī)處理則相對(duì)要精確且高效得多，因此檔案管理必須突破傳統(tǒng)模式，適應(yīng)現(xiàn)代化管理模式，才能更加充分的滿足人們的需求。

四、結(jié)語

總之，檔案在中學(xué)發(fā)展中有重要意義，加強(qiáng)檔案的科學(xué)化管理是中學(xué)亟待解決的重要課題。學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，特別是要從戰(zhàn)略高度充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，檔案管理部門也應(yīng)積極探索檔案信息化、規(guī)范化、科學(xué)化的具體策略，為中學(xué)的持續(xù)健康發(fā)展提供有力保障。

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