企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求

隋冬梅

摘要：在現(xiàn)代科學(xué)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代也隨之到來，這就使知識(shí)的管理顯得愈發(fā)重要。現(xiàn)今時(shí)代，知識(shí)已經(jīng)成為了經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心，所謂管理的核心就是對(duì)知識(shí)的管理，而所謂競爭的核心，其實(shí)就是人才之間的競爭，因此，人力資源的管理成為了知識(shí)管理的核心內(nèi)容，而人事檔案的管理質(zhì)量又直覺決定著人力資源管理的有效性。本文從對(duì)人事檔案管理的新要求著手，通過分析企業(yè)人事檔案管理中所存在的問題，進(jìn)而提出科學(xué)可行的人事檔案管理方法。

關(guān)鍵詞：人力資源管理；人事檔案；管理工作；新要求

隨著當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，知識(shí)已經(jīng)成為推動(dòng)人類進(jìn)步與發(fā)展的第一要素，是人類最寶貴的無形資產(chǎn)。對(duì)人才的管理可以促進(jìn)企業(yè)健康的發(fā)展，人事檔案管理工作與人力資源管理工作是一個(gè)有機(jī)結(jié)合的整體，二者緊密相連，不可分離。做好人事檔案的管理工作，有利于企業(yè)人力資源管理工作的順利開展，從而提高企業(yè)的核心競爭力。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展潮流下，現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作提出了新的要求，因此，人事檔案管理工作改革已經(jīng)刻不容緩。

一、企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求

（一）核心價(jià)值體系的提高

企業(yè)要根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)和企業(yè)文化來構(gòu)架一個(gè)相應(yīng)的價(jià)值體系，企業(yè)文化的構(gòu)建度企業(yè)發(fā)展來說起著重要的作用，價(jià)值體系的出現(xiàn)對(duì)于企業(yè)的發(fā)展而言如同催化劑一般，根據(jù)企業(yè)文化，推動(dòng)企業(yè)健康良好發(fā)展。

（二）建立價(jià)值評(píng)估體系

在企業(yè)的發(fā)展中，對(duì)員工的評(píng)價(jià)可以使企業(yè)認(rèn)清員工的存在價(jià)值，也是對(duì)員工自身的一種肯定。在人力資源管理中，可以融入相關(guān)的考核機(jī)制，注重對(duì)企業(yè)員工的績效成績評(píng)定。建立完善的價(jià)值評(píng)估體系可以激發(fā)企業(yè)員工的工作積極性，對(duì)員工進(jìn)行定期的價(jià)值評(píng)估，并結(jié)合員工的績效成績，使價(jià)值評(píng)估結(jié)果在檔案管理工作中發(fā)揮其作用，將完善的價(jià)值評(píng)估體系得以運(yùn)用，以此來改變企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀。

（三）將人事檔案作為重要評(píng)估指標(biāo)

人事檔案的管理就是人力資源管理水平的重要評(píng)價(jià)指標(biāo)，人力資源管理若想達(dá)到專業(yè)化管理水平，人力資源部門的相關(guān)管理人員就要具備專業(yè)的管理知識(shí)和較高的綜合素質(zhì)，這樣才能確保企業(yè)人力資源的管理工作順利進(jìn)行。

（四）建立合理的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制

獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的建立有利于調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，對(duì)員工的工作起到一個(gè)良好的促進(jìn)與激勵(lì)作用，要科學(xué)合理的利用獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，強(qiáng)調(diào)企業(yè)內(nèi)部對(duì)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的落實(shí)與實(shí)施。利用獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制來促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的團(tuán)結(jié)與合作，最大化的調(diào)動(dòng)員工的工作熱情，服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

二、企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案不完整

人事檔案就是對(duì)一個(gè)人的描述和概括，很多企業(yè)由于人事檔案的不完整，造成了企業(yè)內(nèi)部的人員流動(dòng)性增加，從而影響企業(yè)的用人制度。企業(yè)相關(guān)制度的不完善使員工和檔案產(chǎn)生了分離，這種現(xiàn)象在目前的企業(yè)發(fā)展中十分常見，由此而引發(fā)的檔案重建、廢棄與更改的情況更是屢見不鮮。人員流動(dòng)性過大經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致人事檔案被私截的現(xiàn)象產(chǎn)生，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)會(huì)影響到人力資源管理整體工作的進(jìn)行，造成管理工作的盲區(qū)，從而使人事檔案內(nèi)容出現(xiàn)空缺，信息的斷層以及脫節(jié)會(huì)直接影響到人事檔案的完整程度，從而為人力資源的管理工作增加難度。

（二）用人機(jī)制與認(rèn)識(shí)檔案的管理工作不相符

企業(yè)的用人機(jī)制要隨著時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)行調(diào)整，要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，隨著時(shí)代的變遷，用人機(jī)制也隨之變得靈活。傳統(tǒng)的用人機(jī)制大多較死板，工作經(jīng)歷與經(jīng)驗(yàn)等方面都十分重要，而現(xiàn)在的招聘只會(huì)著重于員工的能力大小，其他的方面反而沒有那么重要了，對(duì)于員工的約束也不僅僅通過對(duì)人事檔案的扣押，企業(yè)使用合同的形式與員工達(dá)成相同的工作意見已經(jīng)成為了新型的企業(yè)用人機(jī)制。員工可能會(huì)因?yàn)槎喾N原因選擇更換工作單位，原用人單位若有人事檔案扣押的現(xiàn)象，那么就會(huì)造成檔案信息的脫節(jié)與斷層。

（三）檔案管理水平較低

大多數(shù)企業(yè)的人事檔案都是通過專門的部門進(jìn)行分批管理的，在管理過程中沒有設(shè)置基本的檔案分類，而且檔案管理的相關(guān)設(shè)備也較為落后，在收集整理方面也存在漏洞，這些都導(dǎo)致了人事檔案的真實(shí)性受到了影響，阻礙了檔案管理水平的提升。

三、人事檔案管理工作的策略

（一）加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

在不斷發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，人事檔案的管理工作觀念也要隨之更新，端正服務(wù)態(tài)度，改變傳統(tǒng)的被動(dòng)用人方式，積極主動(dòng)的為企業(yè)的人力資源管理工作提供信息服務(wù)。人事檔案的管理工作是為人力資源管理工作提供服務(wù)的，可以促進(jìn)企業(yè)人力資源的管理工作的開展，是人力資源管理部們吸納人才的重要途徑，更是企業(yè)“知識(shí)”的管理根本。因此，人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清自身工作的重要性，擺正自身位置，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，為企業(yè)提供更多的人才資源。

（二）加強(qiáng)各部門之間的合作意識(shí)

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展背景下，企業(yè)之間的各個(gè)部門都是相互聯(lián)系和相互依存的，并不是單獨(dú)存在的。人力資源檔案管理部門掌握著整個(gè)企業(yè)的實(shí)踐活動(dòng)，是整個(gè)企業(yè)人才資源的核心部門，因此更要加強(qiáng)和其他各部門之間的聯(lián)系。人事檔案管理工作的全部業(yè)務(wù)活動(dòng)都是以輸入和輸出人事檔案信息為目的，為人力資源部門管理相關(guān)活動(dòng)，同樣也是人事檔案信息的重要來源渠道。企業(yè)的人力資源管理部門和人事檔案管理部門之間要協(xié)同合作，及時(shí)交換人才資源信息，注重合作交流，促進(jìn)人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）樹立競爭、合作意識(shí)

俗話書：“時(shí)間就是金錢”，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，除了寶貴的知識(shí)，時(shí)間也同樣決定了競爭的成敗。人事檔案管理工作的效率從側(cè)面反映了企業(yè)的整體辦事效率，人事檔案管理部門要在第一時(shí)間內(nèi)提供員工的檔案信息資料，同時(shí)還要盡可能的縮短信息收集與信息再利用之間的時(shí)間周期，這時(shí)，就需要檔案管理部門與其他部門之間的密切合作。

（四）建立健全人事檔案管理制度

在人事檔案的管理工作的開展中，要及時(shí)對(duì)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行改革創(chuàng)新，建立科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使檔案管理工作的開展有據(jù)可循，規(guī)范合理。保證人事檔案的收集工作做到及時(shí)完整，對(duì)檔案整理工作要秉持著科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的規(guī)章制度作為根本規(guī)范。

總結(jié)：

經(jīng)濟(jì)迅速膨脹的當(dāng)今時(shí)代，人力資源的重要性格外明顯，從人事檔案管理入手，抓住人力資源管理核心，在傳統(tǒng)的人力資源管理方式上進(jìn)行改革創(chuàng)新，意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，不斷發(fā)揮其作用，促進(jìn)企業(yè)健康飛速發(fā)展。

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