關(guān)于文書檔案管理工作的創(chuàng)新探索

潘鳳

【摘要】本文首先分析了文書檔案管理中存在的問題，包括文書檔案管理工作的重視度不高，文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平有待提高，文書檔案管理制度有待完善，管理技術(shù)有待提升等，針對問題提出了文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略。

【關(guān)鍵詞】文書檔案 管理 創(chuàng)新

文書檔案對于企事業(yè)單位來說都具備很強的參考價值，也是組織發(fā)展不可或缺的一部分。在現(xiàn)階段，要不斷進行文書檔案管理工作創(chuàng)新，用新的工作方式來提升文書檔案管理工作成效，從而推動企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

一、文書檔案管理中存在的問題

首先，文書檔案管理工作的重視度不高。由于文書檔案管理工作是企事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作之一，跟單位直接業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性不明顯，跟核心部門相比，這項工作并沒有引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。很多企事業(yè)單位都缺乏對文書檔案管理的硬件投資，設(shè)備比較落后。而且有的單位的文書檔案管理工作呈現(xiàn)階段性特點，也就是說，只有在上級領(lǐng)導(dǎo)檢查的時候才進行自糾自查，影響了文書檔案管理部門的工作積極性，對文書檔案管理的持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生了制約。

其次，文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平有待提高。在多數(shù)單位中，文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平都不是特別高，檔案管理職能薄弱，管理效率低下。還有一部分企事業(yè)單位并沒有設(shè)立專門的文書檔案管理人員，而且直接把文書檔案交給辦公室行政人員代為保管。這些人員的辦公室綜合業(yè)務(wù)精通，但是文書檔案管理方面的專業(yè)技能欠缺，加上人員配備不足，精力有限，信息化程度不高，使得單位文書檔案不能得到及時有效的更新。

再次，文書檔案管理制度有待完善。開展文書檔案管理工作需要章程與制度的約束，而部分企事業(yè)單位文書檔案管理制度不完善，文書檔案工作人員會按照自己的經(jīng)驗來進行工作開展，工作人員工作方式與習(xí)慣的不同會導(dǎo)致文書檔案管理比較混亂，隨意性大，效率低下，文書檔案管理制度有待完善。

最后，文書檔案管理技術(shù)有待提升。通過技術(shù)建設(shè)把傳統(tǒng)的文書檔案管理工作轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化與標準化的模式，是單位發(fā)展狀況的真實反映。但是，這些技術(shù)知識應(yīng)用在有條件的企事業(yè)單位中。還有部分單位的文書檔案管理采取傳統(tǒng)模式，甚至繼續(xù)沿用紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)文書檔案管理的文本、表格等手工處理與人工檢查工作量大、出錯率高，還存在檔案丟失等現(xiàn)象。還有的單位即使應(yīng)用了文書檔案相關(guān)的信息系統(tǒng)，也只是停留在簡單的檔案分類與編目工作，文書檔案管理技術(shù)有待提升。

二、文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略

文書檔案是企事業(yè)單位發(fā)展的記錄，也是行政管理工作的重要資料，主要是日常工作過程中形成的技術(shù)數(shù)據(jù)、影像資料、財務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)等各個部門的數(shù)據(jù)資料管理。文書檔案管理工作創(chuàng)新可以從以下幾個方面入手：

首先，提升文書檔案管理的重視度。對于企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者而言，要認真、平等的看待單位管理中的每一項工作，認識到文書檔案管理的重要性。由于文書檔案需要記錄很多內(nèi)容，其工作量非常大，對單位的持續(xù)發(fā)展意義重大。管理者要對文書檔案管理進行科學(xué)有效的管理與規(guī)劃，從大的方向進行整體的布局，對文書檔案管理過程中的具體狀況進行認真的分析，積極優(yōu)化其中的關(guān)鍵流程。工作人員要做好文書檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新，并對此加以應(yīng)用，使之能發(fā)揮出真正的作用。

其次，培養(yǎng)高素質(zhì)的文書檔案管理人員。要做好文書檔案管理服務(wù)的工作，要求文書檔案管理員的自身專業(yè)素質(zhì)過硬，還要具備很強的溝通協(xié)作能力，更需要他們在工作過程中不斷更新自己的知識，做到專精博通。尤其是要具備專業(yè)化的文書檔案管理知識，保持好檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和安全工作，不要讓檔案發(fā)霉或被蟲咬。嚴格履行文書檔案借閱制度，不能讓人隨意翻看文書檔案資料。此外，文書檔案管理人員還要有社會知識的積累，特別是自然、技術(shù)以及社會科學(xué)等方面，能夠讓知識變得更加多元化。在工作中提升自己，有集體觀念，在文書檔案管理工作中體現(xiàn)自己的價值。因此，單位管理人員要定期組織文書管理人員進行職業(yè)能力測試，針對測試中不足得到地方制定培訓(xùn)方案，從而提升其工作能力與工作效率。

再次，完善文書檔案管理相關(guān)制度。制度在文書檔案管理中的作用就是引導(dǎo)和約束，隨著文書檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展，制度是不斷完善的。通過完善文書檔案管理制度，讓工作人員感受到權(quán)利和職責(zé)之間的相互統(tǒng)一，具備管理的權(quán)利和責(zé)任，要求文書檔案管理工作人員按照制度來進行檔案信息的錄入和整理，制定數(shù)據(jù)的備份方案等。這樣才能把握文書檔案管理工作的靈活性與原則性，避免產(chǎn)生不必要的沖突。總之，制度建設(shè)才能實現(xiàn)系統(tǒng)化的工作管理模式，規(guī)范文書檔案管理的收集與整理工作，還包括信息的上傳、傳遞等，從而形成科學(xué)化、標準化的文書檔案管理模塊，提高文書檔案工作的水準。

最后，對文書檔案管理進行技術(shù)創(chuàng)新。要改變傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，對文書檔案的信息化管理，要確保文書檔案管理的安全性與完整性，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息化電子檔案，并對每個文書檔案分類編目處理，并進行安全設(shè)置，方便檔案調(diào)取和利用，也能確保文書檔案的安全性。除此之外，還可以通過設(shè)置條形碼或者二維碼等方式來檢索文書檔案信息，提升文書檔案信息的應(yīng)用成效與工作成效。明確文書檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的意義，建立信息化管理意識，積極應(yīng)用新的技術(shù)和手段，讓計算機技術(shù)為文書檔案管理提供幫助。

參考文獻：

[1]楊菊紅.淺論文秘人員修養(yǎng)與文書檔案管理[J].河南水利與南水北調(diào)，2015，（04）.

[2]文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見[1] .現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2015，（16）.

[3]成豐.論在文書檔案管理中的問題和對策[J].經(jīng)營管理者，2016，（12）.