學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者時(shí)間管理的困境與突圍

【摘 要】時(shí)間是學(xué)校管理中的重要資源。可在現(xiàn)實(shí)的學(xué)校管理中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)常出現(xiàn)時(shí)間管理的失向、失序、失度和失機(jī)等問(wèn)題。走出學(xué)校時(shí)間管理的困境，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃、要事優(yōu)先、適當(dāng)分權(quán)、審時(shí)度勢(shì)等原則，樹(shù)立正確的時(shí)序觀、時(shí)效觀、時(shí)位觀和時(shí)機(jī)觀，從而提高學(xué)校的管理效能。

【關(guān)鍵詞】時(shí)間管理；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)；管理效能

【中圖分類號(hào)】G47 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】B 【文章編號(hào)】1005-6009（2018）34-0064-03

【作者簡(jiǎn)介】劉瑋，江蘇省蘇州市滄浪新城第二實(shí)驗(yàn)小學(xué)（江蘇蘇州，215000）校長(zhǎng)，江蘇省數(shù)學(xué)特級(jí)教師，“江蘇人民教育家培養(yǎng)工程”培養(yǎng)對(duì)象。

時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和連續(xù)性，它對(duì)于自然發(fā)展來(lái)說(shuō)是無(wú)限的。作為個(gè)體的每一個(gè)人，所能利用的時(shí)間卻是有限的。馬克思曾說(shuō)過(guò)，“社會(huì)發(fā)展、社會(huì)享用和社會(huì)活動(dòng)的全面性，都取決于時(shí)間的節(jié)省”?？梢?jiàn)，能否合理高效地運(yùn)用好時(shí)間是衡量學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者管理水平和能力的重要標(biāo)準(zhǔn)之一?？涩F(xiàn)實(shí)中一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者缺乏清晰的時(shí)間管理理念、正確的時(shí)間價(jià)值觀及科學(xué)的時(shí)間管理方法，學(xué)校的發(fā)展因此而陷入遲滯和阻隔的困境。對(duì)此，筆者嘗試從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于時(shí)間管理困境的分析出發(fā)，尋找學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于時(shí)間管理困境突圍的路徑。

一、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者時(shí)間管理的現(xiàn)實(shí)困境

在現(xiàn)實(shí)的學(xué)校管理中，我們常常見(jiàn)到一些被瑣事纏身的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者，東奔西突，窮于周旋，只恨分身乏術(shù)。說(shuō)到底，如此困境的形成究其原因是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者時(shí)間管理能力的欠缺。細(xì)致分析，其困境表現(xiàn)為時(shí)間管理失向、失序、失度與失機(jī)。

1.時(shí)間管理失向?，F(xiàn)在，很多學(xué)校管理者言必稱“忙”，每日事無(wú)巨細(xì)，都躬身過(guò)問(wèn)。工作中，出現(xiàn)什么事，領(lǐng)導(dǎo)者就去處理什么事，工作多以被動(dòng)式應(yīng)付為主，缺乏計(jì)劃性。失去方向的管理，勢(shì)必使校長(zhǎng)淪為“救火隊(duì)長(zhǎng)”，學(xué)校工作呈現(xiàn)出混亂、低效的局面。至于學(xué)校發(fā)展的中長(zhǎng)期規(guī)劃、短期的年度規(guī)劃、學(xué)期計(jì)劃等方向性工作則更是無(wú)從談起。

2.時(shí)間管理失序。管理是由計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)及控制等要素組成的有序活動(dòng)過(guò)程，學(xué)校管理亦然。可在學(xué)校具體的工作中，工作先后環(huán)節(jié)之間、領(lǐng)導(dǎo)者與副手之間、重點(diǎn)工作與一般工作之間往往出現(xiàn)失序的現(xiàn)象。要么是一項(xiàng)工作做到一半?yún)s發(fā)現(xiàn)計(jì)劃方案還沒(méi)有在工作啟動(dòng)之前完善，要么是一項(xiàng)工作具體牽頭人和執(zhí)行者之間的職責(zé)關(guān)系還沒(méi)理順，甚至因?yàn)楣ぷ鲿r(shí)序的顛倒出現(xiàn)某項(xiàng)工作“推倒重來(lái)”或“難以為繼”等現(xiàn)象。

3.時(shí)間管理失度。時(shí)間管理常常會(huì)被認(rèn)為是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的事情，其實(shí)不然。就一所學(xué)校而言，我們總是希望在較短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)學(xué)校最大可能的發(fā)展，時(shí)間是學(xué)校發(fā)展過(guò)程中成本最高的資源。一些領(lǐng)導(dǎo)者大量的時(shí)間為外來(lái)訪客所占，為無(wú)休止的應(yīng)酬所占，為輕重不一的會(huì)議所占。看起來(lái)，是校長(zhǎng)一個(gè)人時(shí)間被擠占；實(shí)際上，是一個(gè)作為組織的學(xué)校整體工作被擱置。如校長(zhǎng)開(kāi)教師會(huì)時(shí)東拉西扯半天卻不談具體工作，其實(shí)質(zhì)是個(gè)體時(shí)間管理的失度，帶來(lái)了群體工作時(shí)間的被浪費(fèi)。

4.時(shí)間管理失機(jī)。小到一所學(xué)校，大到一方區(qū)域教育，總是會(huì)遇到各種各樣的發(fā)展時(shí)機(jī)。抓住時(shí)機(jī)，發(fā)展便會(huì)乘勢(shì)而上；失去時(shí)機(jī)，工作則會(huì)停頓不前。筆者曾經(jīng)在某縣教育系統(tǒng)工作，21世紀(jì)第二個(gè)5年，該縣教育從義務(wù)教育均衡發(fā)展到教育現(xiàn)代化創(chuàng)建，從教育教學(xué)質(zhì)量提高到教育體制改革，各項(xiàng)工作有聲有色，事業(yè)蓬勃發(fā)展。就在該縣力圖在新世紀(jì)第三個(gè)5年之初實(shí)現(xiàn)義務(wù)教育優(yōu)質(zhì)均衡發(fā)展之時(shí)，教育系統(tǒng)主要領(lǐng)導(dǎo)更迭。由于后任領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教育理解的不當(dāng)，致使該縣創(chuàng)建義務(wù)教育優(yōu)質(zhì)均衡發(fā)展縣工作延后，全縣教育教學(xué)質(zhì)量下降，人民群眾遂失去對(duì)教育的信任，大量的中小學(xué)生遠(yuǎn)赴外縣市讀書(shū)。發(fā)展時(shí)機(jī)的喪失，必將帶來(lái)教育發(fā)展的落后。面對(duì)紛繁復(fù)雜的工作，教育領(lǐng)導(dǎo)者需要審時(shí)度勢(shì)，分清輕重緩急，抓住時(shí)機(jī)，決定做什么工作，不做什么工作；先做什么工作，再做什么工作。

二、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者時(shí)間管理困境的路徑突圍

有效的時(shí)間管理是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者正確的時(shí)間價(jià)值觀在現(xiàn)實(shí)管理中的實(shí)踐表達(dá)，它是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)學(xué)校發(fā)展領(lǐng)導(dǎo)力的具體體現(xiàn)，也是促進(jìn)學(xué)校適時(shí)適度科學(xué)發(fā)展的有力保障。有效的時(shí)間管理還有利于學(xué)校團(tuán)隊(duì)建設(shè)，一個(gè)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者在管理好自己時(shí)間的同時(shí)，也就意味著其對(duì)學(xué)校團(tuán)隊(duì)的正確引領(lǐng)。筆者認(rèn)為，唯有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者確立正確的時(shí)序觀、時(shí)效觀、時(shí)位觀和時(shí)機(jī)觀，學(xué)校管理才能走上健康、高效的發(fā)展軌道。

1.統(tǒng)籌規(guī)劃，樹(shù)立正確的時(shí)效觀。這里的時(shí)效即是單位時(shí)間內(nèi)的工作效率。德國(guó)的時(shí)間管理專家羅塔塞維特認(rèn)為，單一封閉的時(shí)間管理是低效的，時(shí)間管理不僅僅是日常事務(wù)的處理，還應(yīng)包括更為長(zhǎng)久的時(shí)間或更為廣泛領(lǐng)域內(nèi)的工作安排。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。一個(gè)重視時(shí)間管理的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者，不汲汲于把大量的時(shí)間投入在忙亂的工作中，而是用在工作開(kāi)始前對(duì)任務(wù)的研究與實(shí)施方案的建構(gòu)上。就日常工作而言，我們可以應(yīng)用“時(shí)間塊”原理，把一天的時(shí)間盡量合理地分成完整的時(shí)間塊，使人員、事務(wù)與時(shí)間對(duì)應(yīng)，在每個(gè)時(shí)間塊中都只專心做一件事情，排除無(wú)關(guān)干擾，杜絕工作中“鋸齒效應(yīng)”的發(fā)生，提高單位時(shí)間內(nèi)的工作效率。就學(xué)校的整體工作而言，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)明確學(xué)校發(fā)展的近期目標(biāo)和中長(zhǎng)期發(fā)展方向，根據(jù)目標(biāo)確立學(xué)校發(fā)展中長(zhǎng)期規(guī)劃，進(jìn)而制訂出學(xué)校工作的年度計(jì)劃和具體事務(wù)安排，并排出某一單位時(shí)間內(nèi)的重點(diǎn)工作和非重點(diǎn)工作。統(tǒng)籌規(guī)劃時(shí)間，其實(shí)質(zhì)是對(duì)整體工作進(jìn)行任務(wù)、人、物和時(shí)間資源的再分配。我們可以在仔細(xì)分析各項(xiàng)工作任務(wù)之間相互關(guān)系的基礎(chǔ)上，給予恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，繪出工作網(wǎng)絡(luò)圖，找出最短時(shí)間的工作線路，在合理的組織、協(xié)調(diào)與控制過(guò)程中提高整體工作效率。

2.要事優(yōu)先，樹(shù)立正確的時(shí)序觀。學(xué)校工作千頭萬(wàn)緒，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者若是平均用力于每一件事，往往很多事都做不好，如何合理地分配時(shí)間是學(xué)校時(shí)間管理中的重點(diǎn)。要事優(yōu)先即是把時(shí)間分配有所側(cè)重地傾向于重點(diǎn)工作，它是一個(gè)與注重時(shí)效有著迥異差別的時(shí)間管理方法。它不再以效率為目標(biāo)，而是以方向?yàn)樽非?；它不是給你提供一個(gè)“時(shí)鐘”，而是給你一個(gè)“羅盤(pán)”，因?yàn)楸人俣雀匾氖乔斑M(jìn)方向。有所為，有所不為；有所先為，亦有所后為。要事優(yōu)先原則要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者把最重要的工作放在第一時(shí)間處理，按照工作的重要性程度確立優(yōu)先次序，再給各項(xiàng)任務(wù)分配時(shí)間。正確的事要做，不正確的事堅(jiān)決不做；重要的事先做，非重要的事后做。做正確的事情一定比把事情做正確更重要。美國(guó)管理學(xué)家科維從“重要”和“緊急”兩個(gè)維度對(duì)時(shí)間管理進(jìn)行分析，提出了著名的“時(shí)間管理四象限說(shuō)”，它把工作任務(wù)區(qū)分為重要且緊急、重要卻不緊急、緊急卻不重要、既非緊急又非重要四個(gè)“象限”。它清楚地告訴管理者應(yīng)優(yōu)先完成那些重要且緊急的事情，其次是重要卻不緊急的事情，至于緊急卻不重要的工作則應(yīng)分權(quán)給副職領(lǐng)導(dǎo)完成，至于那些既非重要也非緊急的事可以放棄不做。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者特別要重視第二象限的工作，即那些在當(dāng)前重要卻不緊急的工作，如教師專業(yè)發(fā)展培訓(xùn)、學(xué)校與家庭和社會(huì)“三結(jié)合教育”等，或是學(xué)校三年后的綜合評(píng)估等。如果學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者工作缺乏計(jì)劃性，這些重要而非緊急的工作沒(méi)有在它們不緊急的時(shí)間內(nèi)有序落實(shí)，隨著時(shí)間的推移，“重要卻不緊急”的工作漸趨變成“重要且緊急”的工作。此時(shí)，工作任務(wù)迫在眉睫，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者就成了“消防隊(duì)長(zhǎng)”，工作質(zhì)量可想而知。

3.適當(dāng)分權(quán)，樹(shù)立正確的時(shí)位觀。首先，對(duì)于學(xué)校而言，分權(quán)意味著組織的權(quán)力不是集中在某單個(gè)的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者手中，而是分散于領(lǐng)導(dǎo)組織的各個(gè)成員中。低程度的分權(quán)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)仍然呈現(xiàn)從上至下的科層制權(quán)力分配，只是管理權(quán)限不再聚焦于最高的頂點(diǎn)，權(quán)力以一種漸弱的方式由上至下進(jìn)行分解。高程度的分權(quán)，權(quán)力運(yùn)行體系呈扁平化分布，領(lǐng)導(dǎo)組織中的個(gè)體權(quán)力更加分散，其中每個(gè)成員都會(huì)獲得一定的權(quán)力賦予。一個(gè)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者合理的分權(quán)，其最大的利好是可以讓自己從復(fù)雜紛繁的事務(wù)性工作中解放出來(lái)，空出更多的時(shí)間謀劃學(xué)校發(fā)展等重要工作，真正意義上體現(xiàn)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者引領(lǐng)學(xué)校發(fā)展的角色定位。其次，知人善任式的分權(quán)容易激發(fā)下屬工作的積極性和主動(dòng)性，避免因科層制管理上傳下達(dá)帶來(lái)的時(shí)間浪費(fèi)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)確立正確的時(shí)位觀，合理分權(quán)，使受權(quán)者職、責(zé)、權(quán)相統(tǒng)一，以便在較短的時(shí)間內(nèi)解決問(wèn)題，從而提高整個(gè)組織的工作效能。再次，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者在學(xué)校管理中還應(yīng)加強(qiáng)制度建設(shè)，堅(jiān)持“例外管理”原則。即學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者只處理學(xué)校制度、章程和規(guī)則中沒(méi)有明確規(guī)定的事件，或者在具體工作開(kāi)展過(guò)程中出現(xiàn)與原計(jì)劃較大分歧與偏差時(shí)才參與工作，對(duì)正常推進(jìn)的工作一概不參與指揮和干涉。

4.審時(shí)度勢(shì)，樹(shù)立正確的時(shí)機(jī)觀。關(guān)于時(shí)機(jī)，古代中國(guó)有著非常豐富而精辟的思想論述。司馬遷在《史記·貨殖列傳》中把珍惜時(shí)機(jī)稱之為“任時(shí)”，即所有事情的發(fā)展都需把握時(shí)機(jī)。西魏時(shí)期的司農(nóng)卿蘇綽強(qiáng)調(diào)“勿失農(nóng)時(shí)，谷可得食”。著名軍事家孫武更是在《孫子兵法》一書(shū)中多次論述時(shí)機(jī)的重要性，他認(rèn)為時(shí)機(jī)是關(guān)系戰(zhàn)爭(zhēng)輸贏的關(guān)鍵因素之一。在現(xiàn)代學(xué)校管理中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者必須確立珍視時(shí)機(jī)和運(yùn)籌時(shí)機(jī)的意識(shí)，把時(shí)機(jī)看作是學(xué)?？缭桨l(fā)展、長(zhǎng)足發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展的重要因素之一。任何事物的前進(jìn)和發(fā)展過(guò)程都會(huì)出現(xiàn)轉(zhuǎn)折時(shí)期，或稱為“時(shí)機(jī)”或“關(guān)鍵期”。處在關(guān)鍵時(shí)期的事物往往有著多種方向或速度的發(fā)展可能?！端鍟?shū)》有言：“時(shí)不可再，機(jī)不可失?！睂W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者只有審時(shí)度勢(shì)，果斷決策，才能把握發(fā)展時(shí)機(jī)，才能引領(lǐng)學(xué)校沿著更好的方向或以更快的速度發(fā)展，或者只以較少的投入就可獲得較大的發(fā)展回報(bào)。反之，當(dāng)某一發(fā)展機(jī)會(huì)出現(xiàn)時(shí)卻未能抓住，再想讓學(xué)校發(fā)展沿著規(guī)劃的軌道前行，就需要付出數(shù)倍甚至數(shù)十倍于前的代價(jià)，可能導(dǎo)致此發(fā)展計(jì)劃就此失敗。當(dāng)然，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者在搶抓學(xué)校發(fā)展時(shí)機(jī)的同時(shí)，還要學(xué)會(huì)運(yùn)籌時(shí)機(jī)。運(yùn)籌時(shí)機(jī)就是要審時(shí)度勢(shì)地看待學(xué)校發(fā)展，既要防止出現(xiàn)不遵循規(guī)律的急躁冒進(jìn)，又要防止貽誤發(fā)展的遲緩?fù)享场?/p>

“沒(méi)有什么事比忙忙碌碌更容易的了，也沒(méi)有什么事比取得實(shí)效更困難的了。”面對(duì)發(fā)展中的學(xué)校，學(xué)校管理者亟須走出時(shí)間管理失向、失序、失度和失機(jī)的困境，堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃、要事優(yōu)先、適當(dāng)分權(quán)、審時(shí)度勢(shì)等原則，樹(shù)立正確的時(shí)序觀、時(shí)效觀、時(shí)位觀和時(shí)機(jī)觀，從而提高學(xué)校管理的效能。阿爾貝·加繆說(shuō)過(guò)，“對(duì)未來(lái)最大的慷慨是把一切獻(xiàn)給現(xiàn)在”。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者，我們需要從現(xiàn)在開(kāi)始，做時(shí)間的主人，而不是時(shí)間的仆從。