試論人事檔案管理在國有企業(yè)中的重要性

張明

摘 要：國有企業(yè)人事檔案管理工作的開展，其目的是充分利用人事檔案信息，從中了解企業(yè)員工的能力，為人力資源管理和利用提供重要的指導(dǎo)。而為了減少人事檔案管理工作的差錯和疏漏，需要采取有效的管控措施?；诖?，本文圍繞著人事檔案管理的實際工作情況展開討論，分析人事檔案在國有企業(yè)管理中的重要功能，結(jié)合人事檔案管理工作中的相關(guān)問題，探討提高人事檔案管理水平的有效策略。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；國有企業(yè)；應(yīng)用策略

國有企業(yè)人事檔案中詳細記錄了人力資源信息，能夠從中反映出工作人員的個人履歷、薪資、社保以及組織關(guān)系，可作為人才評估和考核的依據(jù)，并為人力資源的利用和安排提供重要的指導(dǎo)。在國有企業(yè)的管理工作中，人事檔案管理的重要性不容忽視，需要根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展需求，對管理方法和管理方式作出科學(xué)、合理的調(diào)整和改進，從整體上提高人事檔案管理水平。

一、人事檔案在國有企業(yè)管理中的重要功能

（一）個人成長的記錄

國有企業(yè)人事檔案記錄了員工的個人信息，具體包括員工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷，能夠從中了解其成長軌跡。從某種意義上來說，人事檔案是對員工個人成長經(jīng)歷的記錄。在國有企業(yè)的招錄、聘用、調(diào)動、評職稱等各項工作中，該記錄具有重要的憑證功能，具有一定的法律效力。在人事檔案中，能夠呈現(xiàn)出員工的個人全貌，并著重突出其個人成長。人事檔案的內(nèi)容具有現(xiàn)實性和真實性的特點，能對員工個人進行客觀、準(zhǔn)確的評價。與此同時，人事檔案還具有動態(tài)性和流動性的特點。人事檔案信息需要隨著員工的不斷成長而增加和補充，并根據(jù)員工的調(diào)動進行轉(zhuǎn)移。

（二）工作中的價值體現(xiàn)

人事檔案中記錄了員工在國有企業(yè)的工作經(jīng)歷，具體包括對其業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度的評價，能夠?qū)T工的個人價值充分體現(xiàn)出來。人事檔案是企業(yè)的重要資源，其對于人力資源的利用提供了重要的參考依據(jù)。在人事檔案信息中，能夠?qū)T工的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)進行全面的了解，將其安排在合適的崗位，合理進行工作任務(wù)的分配，進而充分發(fā)揮員工的個人能力，提高工作效率和工作質(zhì)量，對于員工的個人成長有著積極的幫助作用。在人力資源管理工作中，需要以人事檔案信息作為參考依據(jù)，留住優(yōu)秀人才，使其在合適的工作崗位上繼續(xù)發(fā)光發(fā)熱，同時能夠選拔和培養(yǎng)優(yōu)秀人才，為企業(yè)的發(fā)展與進步增加新鮮血液[1]。

二、人事檔案管理工作中的相關(guān)問題

（一）思想認識不足

在實際的工作當(dāng)中，人事檔案在國有企業(yè)管理中的重要功能并未受到足夠的重視，對于人事檔案管理的思想認識不足，沒有在其中投入更多的精力。國有企業(yè)的人事檔案管理水平在很大程度代表其軟實力，與生產(chǎn)運營和經(jīng)濟增長同樣重要。但是由于缺乏專業(yè)化的管理，在人事檔案的收集、整理的過程中，容易出現(xiàn)疏漏和差錯，部分檔案內(nèi)容丟失，人事檔案的功能價值也會受到影響。與此同時，在國有企業(yè)的人力資源管理工作中，未能有效利用人事檔案信息，沒有正確認識到人事檔案管理的現(xiàn)實意義。

（二）缺乏完善的管理制度

國有企業(yè)的人事檔案管理工作，需要以完善的管理制度作為基礎(chǔ)，才能有條不穩(wěn)定開展工作，高效利用人事檔案，為企業(yè)的人力資源管理工作提供重要的支持和幫助。部分國有企業(yè)將人事檔案作為一般資料，沒有設(shè)立專門的管理部門，缺乏專業(yè)的檔案管理人員。檔案在存放的過程中，檔案分類、歸檔范圍、保管期限并不明確，給檔案的調(diào)取和查找增加了一定的困難。與此同時，人事檔案多為紙質(zhì)資料，受到高溫、潮濕等環(huán)境條件的影響，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)發(fā)霉、蟲蛀、褪色等情況，導(dǎo)致檔案受到破壞，還會出現(xiàn)檔案丟失的情況。另外，由于缺乏嚴格的管理制度，容易出現(xiàn)違規(guī)修改檔案內(nèi)容的情況，破壞了人事檔案信息的現(xiàn)實性和真實性。

（三）信息化水平有待提升

人事檔案信息內(nèi)容復(fù)雜、繁瑣，并根據(jù)員工的個人發(fā)展而出現(xiàn)動態(tài)變化或流動性變化，給檔案管理工作增加了一定的難度，需要將信息技術(shù)應(yīng)用進來，提高人事檔案管理信息化水平。但由于部分國有企業(yè)在硬件條件建設(shè)中的投入不夠，仍采用傳統(tǒng)的管理方式和方法。一些國有企業(yè)擁有自己的人事檔案信息系統(tǒng)，但是人事信息未能實現(xiàn)動態(tài)更新，與員工的個人成長和工作經(jīng)歷不同步，信息化水平有待提升。

三、新時期國有企業(yè)人事檔案管理的有效策略

（一）專業(yè)化的人事檔案管理

提高國有企業(yè)人事檔案管理的專業(yè)化水平，改變傳統(tǒng)的思想觀念。企業(yè)管理人員應(yīng)正確認識人事檔案在國有企業(yè)管理中的重要功能，并在人事檔案管理方面投入更多的精力。將人事檔案管理與人力資源管理、生產(chǎn)運營等各項工作緊密聯(lián)系在一起，制定完善的工作計劃。結(jié)合既往的工作經(jīng)驗，提出人事檔案管理中的實質(zhì)問題，有針對性進行工作安排。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，管理人員在嚴謹、細致進行檔案收集、整理、分類、歸檔等各項工作，避免出現(xiàn)疏漏差錯。與此同時，人事檔案管理人員還需要對國有企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃進行全面的了解，創(chuàng)新管理方式，能夠?qū)⑷耸聶n案視為國有企業(yè)發(fā)展的重要資源，為人才的培養(yǎng)與選拔提供有價值的參考依據(jù)。提高國有企業(yè)管理人員對于人事檔案管理的重視程度，培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案管理人員，從整體上提高人事檔案管理水平。在國有企業(yè)的生產(chǎn)運營和發(fā)展規(guī)劃中，人事檔案作為重要的信息資源，能夠得到有效的運用，充分發(fā)揮其功能和價值[2]。

國網(wǎng)廣宗縣供電公司在開展人事檔案管理工作的過程，針對其中的難點問題，著力與人員隊伍建設(shè)，以提升管理人員的人事檔案管理工作水平。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對此高度重視，實施分層級管理，共同部署和謀劃，并落實到實際工作中，創(chuàng)造良好外部環(huán)境。基于此，增加管理資金的投入，購入先進的硬件設(shè)備，加強檔案室管理。定期組織交流會議，對于近期的檔案管理工作進行交流，對于人事檔案管理不當(dāng)?shù)南嚓P(guān)問題，提出改進和完善措施。在人事檔案管理工作實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，加強對檔案收集、整理、歸檔等內(nèi)容的控制，明確其中的難點問題，逐漸予以改進和完善，形成科學(xué)的工作流程。經(jīng)過上述管理措施后，企業(yè)的人事檔案質(zhì)量得到了顯著的提升，檔案信息的完整性、真實性得到充分的保障。

（二）建立完善的人事檔案管理體制

專業(yè)化人事檔案管理工作的開展，需要以完善的管理體制作為基礎(chǔ)，對于人事檔案管理的相關(guān)內(nèi)容作出明確的規(guī)定，突出制度化和規(guī)范化管理。以維護人事檔案完整、便于工作借閱和使用為目標(biāo)，明確適用范圍。將人事檔案分為入職檔案（個人簡歷、身份證明、勞動合同、協(xié)議等）、培訓(xùn)檔案、職位檔案（職位和職務(wù)的說明、任命、變動、變更等）以及薪資考核檔案（考核成績、薪資升降記錄等）等各類檔案，涉及國有企業(yè)管理工作的多項內(nèi)容，按照人事檔案信息不同的屬性和內(nèi)容，進行歸檔，并有著明確的歸檔位置。人事檔案中需要補充新材料時，可以快速、準(zhǔn)確的找到檔案位置，將材料放入。為了保障人事檔案完整和準(zhǔn)確，需要嚴格檢查檔案材料是否遭到破會，核對檔案信息內(nèi)容是否完整加強檔案室的環(huán)境管理，做好防潮、防火以及防霉等措施，并注意防盜。人事檔案的轉(zhuǎn)遞需要嚴格遵循轉(zhuǎn)遞程序，其查閱、借出使用，需要出具相關(guān)證明材料，辦理查閱和外接手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借出使用人事檔案，檔案信息內(nèi)容不得隨意涂抹與更改。

（三）人事檔案管理的信息化建設(shè)

在人事檔案管理的信息化建設(shè)的過程中，國有企業(yè)需要增加相關(guān)硬件、軟件的攝入，構(gòu)建完善的人事檔案信息系統(tǒng)，建立電子檔案館，使檔案的查閱和更加方便。在信息系統(tǒng)當(dāng)中，只需要輸入關(guān)鍵詞，即可快速檢索出人事檔案，極大的提升了工作效率。而為了保障人事檔案信息的安全，避免被盜取信息，需要對人力檔案信息的查閱和調(diào)取設(shè)置權(quán)限，國有企業(yè)管理人員及員工需要在得到授權(quán)的情況，登陸個人賬號并輸入密碼，方可獲得相關(guān)信息，充分保障員工的個人隱私。中國銀行股份有限公司天津市分行在人事檔案管理工作中，啟動了專項審核和數(shù)字化制作項目，以此來推動人事檔案管理的信息化建設(shè)，引進先進的硬件、軟件，形成完善的人事檔案管理體系，實現(xiàn)了人事檔案的信息化和科學(xué)化管理。

該過程中，企業(yè)基于C/S架構(gòu)的局域網(wǎng)管理系統(tǒng)，建設(shè)人事檔案信息化管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有實時數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析和數(shù)字化管理的功能，檔案的收集、整理、歸檔和應(yīng)用更加方便快捷。隨著技術(shù)革新與升級，系統(tǒng)的基本架構(gòu)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)也在不斷完善，為企業(yè)的人力資源管理工作拓展了全新的路徑[3]。

四、結(jié)論

綜上所述，人事檔案是個人成長的記錄，同時也是其工作中的價值體現(xiàn)。人事檔案信息對于國有企業(yè)人力資源管理和應(yīng)用有著重要的參考價值，其對于企業(yè)的生產(chǎn)運營和發(fā)展決策有著指導(dǎo)性的作用。但是在國有企業(yè)人力資源管理工作中，諸多問題有待解決。為了實現(xiàn)專業(yè)化的人事檔案管理，需要建立完善的人事檔案管理體制，推動信息化建設(shè)，進而全面提升國有企業(yè)人事檔案管理水平。

參考文獻：

[1]傅秀萍.國有企業(yè)人事檔案管理重要性及策略[J].低碳世界，2017（13）：222-223.

[2]楊鑫.淺談人事檔案管理在生產(chǎn)企業(yè)中的重要性[J].采礦技術(shù)，2015，15（05）：86-87.

[3]張淑文.試論人事檔案管理在電力企業(yè)中的重要性[J].黑龍江科技信息，2012（36）：127.