淺談會計電算化對內(nèi)部控制的影響與對策

郭秀紅

【摘要】會計電算化是會計工作的發(fā)展趨勢，本文主要分析了會計電算化對會計業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響，并提出了在會計電算化下如何完善會計內(nèi)部控制制度，以確保單位實行會計電算化后，系統(tǒng)能夠正常、安全、有效地運行。

【關(guān)鍵詞】會計電算化 內(nèi)部 控制 影響 對策

會計內(nèi)部控制是單位為提高會計信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全，確保有關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行的控制措施與程序，會計電算化的內(nèi)部控制則是內(nèi)部會計控制的特殊形式，本文僅對此進(jìn)行簡單的分析。

一、會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響

在計算機(jī)會計中，由于會計處理高度集中在計算機(jī)內(nèi)部，其處理高度自動化，而且會計信息主要載體變?yōu)榇沤橘|(zhì)，因此，與手工核算相比內(nèi)部控制發(fā)生了很大變化。

（1）內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化。手工會計與電算化會計對會計信息的控制有很大的不同，我們通過以下分析了解會計電算化核算下會計內(nèi)部控制形式的變化。會計電算化工作流程：原始憑證～授權(quán)批準(zhǔn)～財務(wù)審核～對合格憑證進(jìn)行憑證輸入（制單）～電算審核～機(jī)系統(tǒng)處理～賬表輸出。從以上工作流程可以看出，會計電算化后，會計帳務(wù)的集中化處理，除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等工作都可以通過計算機(jī)完成。因此，手工條件下行之有效的內(nèi)部牽制制度在電算化條件下己難以發(fā)揮其作用。

（2）內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生了改變。電算化會計系統(tǒng)是一個人機(jī)交互系統(tǒng)，再加之計算機(jī)系統(tǒng)更具隱蔽性，因此，其控制的內(nèi)容更加復(fù)雜。大致可以概括為以下幾方面：計算機(jī)會計人員的重新分工和新的內(nèi)部牽制；系統(tǒng)安全控制以及系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)資料文書化控制；系統(tǒng)的組織和操作管理控制；系統(tǒng)的輸入控制、處理控制和輸出控制。

（3）內(nèi)部稽核機(jī)制發(fā)生變化。實行電算化后，由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化，各種手續(xù)都由計算機(jī)自動處理統(tǒng)一執(zhí)行，會計工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生了變化，許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡化，會計人員無法直接參與和控制，一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行，其審查、稽核機(jī)制被削弱。

（4）內(nèi)部控制的重點發(fā)生了變化。在電算化環(huán)境下，除了人這個執(zhí)行控制的主體外，許多內(nèi)部控制方法主要通過會計軟件來實現(xiàn)。因此，在計算機(jī)會計中，控制的重點己不再僅僅是人，而變成了第一，人工處理控制；第二，原始數(shù)據(jù)進(jìn)入計算機(jī)控制；第三，會計信息輸出控制；第四，人機(jī)交互處理控制；第五，計算機(jī)系統(tǒng)之間連接控制等多方面。

（5）會計信息存儲介質(zhì)、存儲方式的改變。在手工會計核算下，會計數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)是紙介質(zhì)，會計數(shù)據(jù)的文字、符號直接記錄在紙上，這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡。但在電算化系統(tǒng)下如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個嶄新重要的問題。

二、電算化下會計內(nèi)部控制的基本對策

國內(nèi)外會計電算化的實踐表明，計算機(jī)本身處理出錯幾乎為零，但人為造成出錯和舞弊的現(xiàn)象有增無減，而且一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大。因此，制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度既是會計電算化信息真實可靠的保證，也有助于防止違法行為的發(fā)生。

（1）明確職責(zé)分工，加強組織控制。所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分工，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。

（2）加強會計核算控制。會計核算控制內(nèi)容應(yīng)包括：原始憑證經(jīng)過審查，在錄入處理前一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理必須經(jīng)過相應(yīng)的權(quán)級審批，簡明、準(zhǔn)確、完整地填制與錄入；會計數(shù)據(jù)輸出必須進(jìn)行嚴(yán)格審核并簽章，無論是靜態(tài)審核，還是動態(tài)審核，都要仔細(xì)核對輸出的賬務(wù)憑證與實際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否一致。

（3）加強操作程序的控制。會計電算化操作應(yīng)嚴(yán)格遵照會計業(yè)務(wù)和處理流程進(jìn)行，會計電算化系統(tǒng)操作管理制度的內(nèi)容主要是系統(tǒng)使用管理、上機(jī)操作規(guī)程、帳務(wù)處理程序，這些規(guī)定是為了保證會計電算化系統(tǒng)安全可靠的運行，保證所有進(jìn)入會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)真實、有效。

（4）加強系統(tǒng)安全控制。主要的控制措施包括：明確規(guī)定上機(jī)操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件，防止會計人員越權(quán)使用軟件；操作人員身份的密碼控制；操作人員離開機(jī)器時，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)的命令退出會計軟件；設(shè)置接觸與操作的日志控制，各單位應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況，設(shè)專人保存上機(jī)操作記錄進(jìn)行“日志管理”；數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離，嚴(yán)格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進(jìn)行定期的預(yù)防性檢查；工作環(huán)境保護(hù)則是為了盡量減少外界因素所致的計算機(jī)故障，以保障機(jī)器正常運行等。

（5）加強會計檔案控制。會計檔案管理制度應(yīng)包括以下內(nèi)容：①實行會計電算化后的會計檔案以計算機(jī)打印的書面形式保存，保存的有關(guān)規(guī)定按《會議檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行；②全套會計電算化系統(tǒng)文檔視同會計文檔保管，保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。③妥善保管存有會計信息的磁性（光）介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施。④科學(xué)規(guī)定會計檔案的有關(guān)權(quán)限。⑤保證會計檔案安全與完整的措施。

（6）加強內(nèi)部審計。內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面：①對會計資料定期進(jìn)行審計；②審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整；③監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；④對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。

總之，電算化是實現(xiàn)會計工作現(xiàn)代化的根本途徑，加強會計電算化的內(nèi)部控制，對于更好地組織會計工作，為單位決策提供準(zhǔn)確的會計信息，防止違法違紀(jì)現(xiàn)象發(fā)生，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益具有重要意義，必須引起我們的高度重視。

參考文獻(xiàn)：

[1]張垓.當(dāng)前會計電算化存在的問題與對策研究[J].科技致富向?qū)В?012.

[2]靳學(xué)偉.淺議會計電算化對會計工作的影響[J].網(wǎng)絡(luò)與信息，2008.

[3]李振華.企業(yè)信息化過程中內(nèi)部控制問題分析[J].數(shù)碼世界，2017.

[4]楊奕.加強會計電算化檔案管理[J].科技致富向?qū)?013.