單位圖書館檔案管理的應(yīng)對策略

熊艷

摘 要：現(xiàn)代化水平的不斷提高使得信息化成為各種管理手段的必要輔助模式，但是在目前的單位圖書館檔案管理中，信息化程度相對較低，大多數(shù)單位的管理工作仍然沿襲傳統(tǒng)的管理模式，使用紙質(zhì)文獻進行管理。部分單位圖書館雖然已經(jīng)建立了檔案管理的電子管理系統(tǒng)，但與信息化的管理模式存在較大的差距，只能說是一定程度上實現(xiàn)了單位圖書館檔案管理的自助化，還需要進一步進行改進和加強。

關(guān)鍵詞：單位圖書館；檔案管理；應(yīng)對策略

1 單位圖書館檔案管理的問題分析

1.1 單位圖書館檔案管理的信息化程度低

現(xiàn)代化水平的不斷提高使得信息化成為各種管理手段的必要輔助模式，但是在目前的單位圖書館檔案管理中，信息化程度相對較低，大多數(shù)單位的管理工作仍然沿襲傳統(tǒng)的管理模式，使用紙質(zhì)文獻進行管理。部分單位圖書館雖然已經(jīng)建立了檔案管理的電子管理系統(tǒng)，但與信息化的管理模式存在較大的差距，只能說是一定程度上實現(xiàn)了單位圖書館檔案管理的自助化，還需要進一步進行改進和加強。

1.2 檔案管理人員管理意識淡薄

一些檔案管理的兼職人員對檔案管理的工作流程還不太熟悉，沒有進行規(guī)范化的管理操作，導(dǎo)致管理缺乏次序。一些管理人員上任之前沒有對單位檔案管理的細則進行研究和熟悉，對檔案實體的分類不標準。部分單位的檔案管理中沒有具體的管理制度和管理措施，從而缺乏統(tǒng)一的管理，導(dǎo)致檔案材料出現(xiàn)不全面甚至是不規(guī)范的情況。對檔案的歸類不及時也會導(dǎo)致檔案材料的丟失。

2 單位圖書館檔案管理的應(yīng)對策略

2.1 提高單位圖書館管理人員的綜合素質(zhì)和管理意識

對于單位圖書館的檔案管理應(yīng)該設(shè)置專業(yè)管理人員實施管理，在人員的選擇上應(yīng)該使用高學(xué)歷的人員，最好選用具有檔案管理經(jīng)驗的人員進行管理。應(yīng)該加強管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，讓檔案管理人員對信息等現(xiàn)代化技術(shù)熟練掌握，將自身所學(xué)到的信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的過程中，進一步提高管理效率和管理的質(zhì)量。盡量保持管理人員工作的穩(wěn)定性，長期的管理可以使得管理人員快速的熟悉管理中應(yīng)該注意的問題。在培訓(xùn)的過程中使管理人員的傳統(tǒng)管理觀念得到改善，提高檔案管理人員的管理意識，不斷對他們進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們認識到檔案在單位管理中的重要性，這樣就可以不斷促進他們提高自身的管理理念和綜合素質(zhì)，做一個適應(yīng)檔案管理要求的管理人員。除此之外，管理人員還應(yīng)該樹立良好的管理態(tài)度，增強工作的責(zé)任心，對圖書館的檔案進行清楚、嚴格的分類管理，按照檔案的性質(zhì)和適用范圍進行整理，避免檔案擺放的混亂性。高層領(lǐng)導(dǎo)人員還應(yīng)該加強對管理工作的監(jiān)督和檢查，以身作則，親自對管理工作的檔案存放情況進行視察，對檔案管理人員的工作大力支持，積極配合管理人員做好各項管理工作。檔案管理工作具有一定的保密性，也具有一定的專業(yè)性，需要管理人員具有較強的檔案專業(yè)性知識，所以應(yīng)該加大管理人員對專業(yè)知識和技術(shù)的學(xué)習(xí)，使他們掌握檔案管理的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識，在管理過程中實現(xiàn)標準化和規(guī)范化的操作。

2.2 加強單位圖書館檔案管理體系的建設(shè)

為了確保單位圖書館檔案管理工作的有序進行，單位管理部門應(yīng)該加強對各個小部門的管理，沒有二級管理部門的在檔案儲存量較大的情況下可以建立二級管理單位，做到管理過程中的明確分工。在管理過程中制定切實有效的考核體系，對可操作性的檔案管理進行定期考核評估，對新建的二級管理部門應(yīng)該加強指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其工作能力和工作效率，使得二級單位的檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能不斷得到提升，進而提高管理人員的綜合素質(zhì)和工作水平，確保單位檔案管理工作做到有序化和規(guī)范化，發(fā)揮檔案管理工作在單位管理中的重要作用。

2.3 實現(xiàn)單位圖書館檔案管理的現(xiàn)代化和信息化

單位圖書館檔案管理的現(xiàn)代化和信息化是管理發(fā)展的需求，也是檔案存儲的需要。在檔案管理中應(yīng)該建立開放的檔案管理數(shù)據(jù)庫，借助于計算機和網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合的技術(shù)將所有的信息存儲到數(shù)據(jù)庫中，為整個數(shù)據(jù)庫建立具體的檔案目錄，使用者可以通過建立檔案索引進行搜索，從中尋找自己需要的圖書檔案信息。另外還應(yīng)該建立圖書館檔案指南資料庫和專題文件匯編資料庫，通過不同的檔案分類，根據(jù)檔案的形式建立不同的數(shù)據(jù)管理中心，提高檔案管理的信息化水平和效率。

2.4 優(yōu)化單位圖書館檔案管理的方法和技術(shù)，實現(xiàn)規(guī)范化管理

在新形勢下，單位圖書館檔案管理工作加快了發(fā)展的步伐，過去的檔案管理技術(shù)和方法，已經(jīng)難以符合規(guī)范化檔案管理的要求，特別遇到差異性明顯、類型多樣化、形狀不統(tǒng)一的紙制檔案資料，要想實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，具有一定的難度，過去落后的人工管理方法，不僅要投入了大量的精力和時間，而且有可能效果不佳。鑒于此，通過將先進的新興電子技術(shù)和信息化技術(shù)，有效運用到檔案管理工作中，使得計算機操作檔案管理工作更具便捷性和高效性。首先要加強現(xiàn)代化技術(shù)的實效性，將管理和技術(shù)有效地結(jié)合，研發(fā)出符合單位實際需求的信息化和現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，從而使現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中起到有效的作用。同時，將現(xiàn)代化技術(shù)融入到檔案管理工作時，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規(guī)范性和保密性，避免檔案由于技術(shù)工具使用不合理，而發(fā)生檔案泄漏或者丟失的現(xiàn)象。所以還需要強化加密系統(tǒng)建設(shè)，對于電子檔案系統(tǒng)進行定期性檢查，對電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。通過相關(guān)檔案管理軟件，把全部檔案資料根據(jù)類型和時間實施歸檔好，創(chuàng)建專業(yè)的電子檔案目錄，便于日后查找和翻閱，提高檔案查找的效率，進一步提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3 結(jié)語

總之，在新形勢下，傳統(tǒng)的單位圖書館檔案管理模式，已經(jīng)不能適應(yīng)信息化和現(xiàn)代化管理的要求，需更加規(guī)范化。這就要結(jié)合單位的實情，構(gòu)建完善的管理體系，通過先進的管理方法和技術(shù)，提升管理的信息化水平，并且做好人才培養(yǎng)工作，從而推動單位圖書館管理工作的規(guī)范化，提高管理效率，更好地為單位各項工作的有效開展而服務(wù)。

利用圖的的頂點和邊的標號函數(shù)來研究圖的理論是由1966年B.M.Stewart引入的，多年來國內(nèi)外許多研究者致力與這方面的研究。邊平衡指數(shù)集是圖的布爾指數(shù)集的一個重要理論。在[1]中，李教授等人提出了一個新的標號問題。

設(shè)一個簡單圖G，其頂點集和邊集分別是 ， .設(shè)一個數(shù)集 ，給定一個邊標號 ，即 ， =0或1。由 誘導(dǎo)出一個頂點標號 ，定義為：

。

其中， 表示與 關(guān)聯(lián)的邊標號為0或1的邊集合的基數(shù)。

在圖G中，標號為0或1的邊集記為 ，用 分別來表示此二集合的基數(shù)；標號為0或1的頂點集分別記為 ，它們的基數(shù)分別記為 。

定義1 設(shè)f是圖G的邊集 上的一個0、1標號，如果 ，那么就稱f為圖G的邊-友好標號。

定義2 如果圖G存在邊-友好標號f，則稱集合{ ： 邊標號f是友好的}

為圖G的邊-平衡指數(shù)集，記為EBI 。

定義3 由n 條路連接起來的m 個 圈的嵌套圖形記為 。

在本文中，我們主要研究嵌套圖 的邊平衡指數(shù)集。

對于圖 進行友好標號，t是標號為0的邊的數(shù)目， 為其圖的總邊數(shù)。我們將n分為4類來討論圖 的邊平衡指數(shù)集： ； ； ；

注：這里將邊-平衡指數(shù)集EBI 中最大的指數(shù)記為max 。

定理1：圖C x P 的邊平衡指數(shù)集EBI中只包含偶數(shù)。

證明：因為與圖C x P 中每個頂點相鄰的邊為奇數(shù)條，即3條，所以標0的邊與標1的邊數(shù)不可能相等，因此沒有頂點無標號的點。而且圖中的頂點總數(shù)為偶數(shù)，且分為兩部分v（0）和v（1），即v（0）與v（1）的個數(shù)都同時為偶數(shù)或同時為奇數(shù)，因此其差必為偶數(shù)。

引理1：在C x P 中，若 ，即 ，則max =n 。

證明：在圖C x P 中，共有3n條邊，即有 = ，因 1，故有t = 6k。為方便起見，我們僅給出C x P 中標號為0的邊的構(gòu)造方法，其余邊標號為1。其構(gòu)造步驟如下：

記外圈C 的4k個頂點依次為 ；內(nèi)圈C 的4k個頂點依次為 。

除頂點 與 相鄰，其它頂點 與 相鄰 。

頂點 與 相鄰 ，與頂點 相鄰的頂點是 。

令與 鄰接的3條邊標號為0。與內(nèi)圈Cn的4k個頂點相鄰接的邊的標號方法和外圈Cn的頂點對應(yīng)相同。又令邊 為0-邊。

即： 3條0-邊

3條0-邊

1條0-邊

1條0-邊

則有V（0）= ，共2k個；

V（1）= ，共6k個，

在此構(gòu)造圖中，標號為0 的頂點與之相鄰的3條邊均為0-邊；標號為1 的頂點僅有一條0-邊與其相鄰。且在圖C x P 中與每個頂點相鄰的邊只有3條，所以若把上述構(gòu)造的圖形中任意一條0-邊與一條1-邊互換，則與之相鄰的頂點的標號也將變化，即頂點V（0）的個數(shù)或不變或增加，頂點V（1）的個數(shù)減少，那么V（0） 與V（1）的差值必將減少。

故，此時V（0） 與V（1）的差值最大，即當(dāng) ，即 時，

max = =4k=n?！?/p>

引理2：在C x P 中，若 ，即 ，則

EBI（C x P ）。

證明：在引理1中，當(dāng) ，即 時，得到max =n。

根據(jù)引理1中構(gòu)造圖max 的方法，把圖中的0-邊和1-邊做部分變換。

由此可證明 EBI（C x P ）. □

由引理1和引理2得到如下定理：

定理2：在C x P 中，若 ，即 ，則

EBI（C x P ）= 。

引理3：在C x P 中，若 ，即 ，則

max =n+1。

證明：在圖C x P 中，共有3n條邊，即有 = ，因 1，故有t = 6k+1。為方便起見，我們僅給出C x P 中標號為0的邊的構(gòu)造方法，其余邊標號為1。其構(gòu)造步驟如下：

記外圈C 的4k個頂點依次為 ；內(nèi)圈C 的4k個頂點依次為 。

除頂點 與 相鄰，其它頂點 與 相鄰 。頂點 與 相鄰 ，與頂點 相鄰的頂點是 。

令與 鄰接的3條邊標號為0。與內(nèi)圈Cn的4k個頂點相鄰接的邊的標號方法和外圈Cn的頂點對應(yīng)相同。又令邊 為0-邊。

類似引理1中的構(gòu)造方法，得到V（0）= ，共2k個；

V（1）= ，共有6k+2個，

同理引理1可證，當(dāng) ，即 時，

max = =4k+2=n+1?！?/p>

引理4：在C x P 中，若 ，即 ，則

EBI（C x P ）。

證明：在引理3中，當(dāng)若 ，即 ，得到max =n+1。

根據(jù)引理3中構(gòu)造圖max 的方法，把圖中的0-邊和1-邊做部分變換。

由此可證明 EBI（C x P ）。

由引理3和引理4得到如下定理：

定理3：在C x P 中，若 ，即 ，則

EBI（C x P ）= 。

參考文獻

[1]M.C.Hong and Sin-Min Lee， On the edge-balanced graphs， In Proceeding of the 7 th Quadrennial International Conference on the Theory anf Applications of Graphs， vol.2， p.711-722.

[2]Zheng Yuge， Lu Juan， Lee Sin-Ming and Wang Ying， On the perfect index sets of the chain-sum graphs of the first kind of K4-e， 2009 2nd International Conference on Intelligent Computing Technology and Autination， icicta 2009， v4， 586-589， 2009.

[3]Yu Guangming， Zeng Qun， Yang Shan， Hu Limei， Li Xiaowei， Che Yi and Zheng Yuge， On the intensity and type transition of land use at the basin scale using RS/GIS： A case study of the Hanjiang River Basin， Environmental Monitoring and Assessment， v 160， n 1-4， p 169-179， January 2010.

[4]Suh-Ryung Kim， Sin-Min Lee and Ho Kuen Ng， On Balancedness of Some Graph Constructions， Journal of Combinatorial Mathematics and Combinatorial Computing.， 66 （2008） 3-16.

作者簡介

王瑛，女，碩士，助教，研究方向是組合數(shù)學(xué)與圖論，四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院信息工程系專職教師。