淺談檔案管理工作

陳彩云

摘 要：檔案人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。我們作為機(jī)關(guān)單位檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)跟上時(shí)代步伐，努力做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞 ：檔案；收集；整理；對策

隨著社會的發(fā)展，檔案的載體越來越多，收集也不斷豐富。在實(shí)際工作中，東莞市教育局語委辦不斷摸索和學(xué)習(xí)，深刻意識檔案的價(jià)值，提高對檔案的理解。其中文件是檔案的重要組成部分，它記錄了東莞市語言文字工作的發(fā)展進(jìn)程，客觀地反映了工作目標(biāo)設(shè)定、各項(xiàng)活動的統(tǒng)籌規(guī)劃和推行效果、受眾反饋等方面的研究與發(fā)展過程和成果。

1 辦公自動化時(shí)代下檔案管理的優(yōu)勢

1.1 工作效率大大地提高

計(jì)算機(jī)處理信息的能力也是正確使用辦公自動化的最大優(yōu)勢。在之前的檔案管理工作中，工作人員過于依賴人工操作，需要完整的收集，來避免有所遺漏。要求規(guī)范用筆，書寫整潔、清晰，要準(zhǔn)確分類和統(tǒng)計(jì)，結(jié)果效率很低，浪費(fèi)時(shí)間和精力。采用計(jì)算機(jī)軟件來管理檔案后，使檔案信息的收集、存儲、分類、統(tǒng)計(jì)和參考變得非常便捷，大大提高檔案管理工作效率。

1.2 檔案的利用價(jià)值充分展現(xiàn)

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展，采用計(jì)算機(jī)管理檔案，使檔案能充分實(shí)現(xiàn)利用價(jià)值。以前人工操作收集檔案，借閱不方便?，F(xiàn)在使用計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案信息和載體分離利用，同時(shí)可以鏈接，與其他系統(tǒng)建立共聯(lián)、共享，大幅度提高效率，同時(shí)也解決了因人工多次借閱紙質(zhì)檔案造成損壞的問題。

1.3 檔案管理更加穩(wěn)定

電子檔案載體材料的壽命比紙質(zhì)載體壽命要長得多。紙張能否長久儲存取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定條件下會被損壞。但電子的不同于紙質(zhì)的，隨著電子技術(shù)發(fā)展，電子檔案存儲、讀取的設(shè)備更加成熟，可以根據(jù)不同的需求，選擇不同的電子載體，如小容量的閃存盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的共同特點(diǎn)是存儲方便、易讀、易傳遞，能長時(shí)間存儲、受外界影響小，不容易被損壞、穩(wěn)定性更強(qiáng)。

1.4 檔案傳輸速度更快、更安全

傳統(tǒng)的文件傳輸是依靠物流系統(tǒng)，傳輸時(shí)間受距離長短限制，而且檔案也可能因天氣等其他因素造成損失或延誤，影響檔案工作人員歸檔，同時(shí)給檔案使用人員檢索利用帶來不便。但在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用下，可以直接通過網(wǎng)絡(luò)，大大提高了文件傳輸?shù)陌踩院图皶r(shí)性。

2 檔案的收集、整理與保管

2.1 檔案的收集

我們的檔案主要收集本單位各類工作方案、各類人員的普通話測試錄音及其他與語言文字相關(guān)的文件、證書、牌匾、錦旗等。檔案根據(jù)其不同形式的物理對象，因材料不同，其價(jià)值也是不同的。在檔案收集歸檔過程，需將這些不同材質(zhì)的檔案分類歸檔。

例如：實(shí)物檔案的收集，首先要確定范圍。主要包括：一是單位舉辦各類活動獲得的牌匾、旗幟、榮譽(yù)證書等；二是東莞市語言文字相關(guān)的政策文件；三是東莞市組織的普通話水平測試錄音資料；四是其他具有保護(hù)價(jià)值的物品。 其次是歸檔的要求。由于實(shí)物檔案的重要性和載體的特殊性，應(yīng)歸檔的實(shí)物一般應(yīng)在形成后一定時(shí)間內(nèi)向單位的檔案管理部門移交；由于特殊原因，單位確需將檔案保留在有關(guān)部門一段時(shí)間的，也應(yīng)該想移交登記再辦理借閱手續(xù)。所有部門和個(gè)人不得隨意提出私自存檔或轉(zhuǎn)讓檔案，檔案歸檔應(yīng)當(dāng)保持清潔、有序、無損壞。個(gè)人在公務(wù)活動中取得的獎杯、證書、紀(jì)念品等實(shí)物檔案，應(yīng)當(dāng)向單位檔案管理部門備案，拍照、登記后再交由個(gè)人保管。

2.2 檔案的整理

按照檔案管理辦法將檔案分類整理。本單位普通話水平測試音頻檔案以“年份”分類整理，同一年測試的音頻以考生準(zhǔn)考證號命名，然后再把同一個(gè)單位的建立一個(gè)文件夾以考試日期+學(xué)校名字命名，最后形成當(dāng)年所有單位測試的音頻文件。如果是牌匾、獎牌、證書等，我們將以一個(gè)牌匾或獎牌為一件，一張證書為一件。對于實(shí)物檔案，如果數(shù)量比較少，我們可以不分類；但實(shí)物檔案能直觀反映歷史，所以，一般都永久保管。而普通話水平測試音頻可以作為考生使用普通話水平證書時(shí)教育部門審查的憑證，防止假的普通話證書流通。

2.3 檔案的保管

檔案載體形態(tài)各異，大小規(guī)格不同；例如小型的有獎牌和證書，大型的有獎杯、旗幟等。由于各類檔案形狀不一，則要求檔案管理工作人員對檔案的管理方法也不盡相同。可以折疊或小于“A4”的，如文件、證書、文憑等，可在貼好標(biāo)簽后分類按順序歸檔。對于獎狀、獎牌、有紀(jì)念意義的物品或書法、繪畫等，因?yàn)橐?guī)格不統(tǒng)一、體積又比較大，不能裝入檔案盒，則可放在專用的柜子里，這樣也能充分發(fā)揮他們的宣傳價(jià)值。但其存儲地方要保持干凈，定期清理。檔案容易被蟲蛀、生銹，這就要求檔案管理工作人員在保管檔案時(shí)，注意儲存環(huán)境，防蟲防銹，以確保檔案的完好。

3 加強(qiáng)檔案管理工作的對策

3.1 提高宣傳力度，提高意識，努力取得領(lǐng)導(dǎo)的重視

做好檔案管理工作不僅是檔案部門的工作，也是單位組織和整個(gè)社會的工作。各層領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案管理工作的重要保障。首先要取得宣傳部門重視。信息化時(shí)代，通過新聞媒體大力宣傳，讓社會各界人士了解檔案的價(jià)值和重視檔案工作。只有提高全民檔案意識，特別是各層領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)檔案管理人員，要具備較強(qiáng)的檔案管理意識，營造良好的檔案管理工作的氣氛。其次，要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各單位負(fù)責(zé)檔案管理工作科室，要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合單位中心工作，借助檔案利用實(shí)例，發(fā)揮檔案的宣傳教育作用。

3.2 加強(qiáng)檔案管理，完善管理辦法，保證制度落實(shí)

改變照片檔案管理凌亂的現(xiàn)狀，制定一套切實(shí)可行的檔案管理方法來規(guī)范檔案管理工作。同時(shí)，也要建立相應(yīng)的管理措施，規(guī)范管理。從收集、整理到歸檔移交檔案室，都要統(tǒng)一管理，嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)章制度，防止損壞遺失、占為己有。明確規(guī)定檔案日常儲存、管理的方法和借閱、利用的程序，確保檔案有關(guān)管理制度落到實(shí)處。做到明確責(zé)任，依法行政，自覺行動，共同努力做好檔案管理工作。

3.3 加強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力

從事檔案管理工作的人員，既要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，也要有較強(qiáng)的檔案管理能力。檔案工作人員要熟悉檔案法律法規(guī)，不斷提升自身檔案管理的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。

3.4 加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)

根據(jù)目前檔案管理工作的狀況，檔案主管部門應(yīng)加強(qiáng)對基層檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。要定期檢查基層檔案工作并給以專業(yè)指導(dǎo)。監(jiān)督和指導(dǎo)是檔案行政管理的重要法定職能和重要工作手段，所以檔案主管部門要執(zhí)法監(jiān)督，提高監(jiān)督、指導(dǎo)意識。

4 結(jié)束語

隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是為社會實(shí)踐服務(wù)提供檔案信息，充分發(fā)揮檔案服務(wù)的功能，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，在工作中具有不可替代的作用，我們應(yīng)重視這一工作，使檔案管理工作再上一個(gè)臺階。

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