高校人事檔案管理現(xiàn)狀及檔案信息化建設(shè)

張?zhí)m蘭

摘 要：人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。隨著人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的實(shí)施、高校人事檔案改革和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，加強(qiáng)高校人事檔案信息化和電子檔案建設(shè)的任務(wù)迫在眉睫。結(jié)合高校人事檔案實(shí)際工作，探討人事檔案管理現(xiàn)狀及檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 檔案信息化 電子檔案

人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在辦理個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、組織調(diào)動(dòng)等相關(guān)工作時(shí)，都需要使用檔案。高校人事檔案管理工作主要的職責(zé)是為高校人事、干部管理工作提供服務(wù)，為開發(fā)人才、使用人才、進(jìn)行人才預(yù)測(cè)及制定人才培養(yǎng)計(jì)劃提供準(zhǔn)確信息。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)、手工管理人事檔案的模式已經(jīng)不能滿足社會(huì)的需要，必須加強(qiáng)在人事檔案的管理活動(dòng)中全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用。結(jié)合高校人事檔案的實(shí)際工作，從人事檔案的收集、人事檔案的整理和保管、人事檔案提供的利用三方面來(lái)探討高校人事檔案管理的現(xiàn)狀和解決辦法。

1 高校人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 人事檔案收集過(guò)程中存在的問(wèn)題

（1）社會(huì)檔案意識(shí)淡薄，思想觀念跟不上時(shí)代，對(duì)檔案的重視不夠?qū)е聶n案形成部門不能夠及時(shí)將部門所形成的檔案材料移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。

（2）對(duì)所缺失的檔案材料收集困難，特別是時(shí)間久遠(yuǎn)的學(xué)籍材料、工作經(jīng)歷的檔案材料的收集愈發(fā)困難造成人事檔案的不完整性。

（3）收集過(guò)程把關(guān)不嚴(yán)格，人事檔案原始材料不規(guī)范，把手續(xù)不齊全、無(wú)簽字蓋章、填寫不完整等不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的材料收集歸檔。

1.2 人事檔案的整理和保管的現(xiàn)狀

（1）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、資金不足：目前大多數(shù)高校已有專門的人事檔案室，但是外部硬件技術(shù)落后。庫(kù)房、檔案柜、檔案裝具不符合標(biāo)準(zhǔn)。計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)、電子檔案等檔案信息化技術(shù)開發(fā)及應(yīng)用參差不齊、不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)。檔案資金不足，不能增添一些先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和專業(yè)的檔案專業(yè)人才管理隊(duì)伍。

（2）檔案管理人員不專業(yè)：大多數(shù)高校檔案管理人員并非檔案專業(yè)，有些檔案管理員身兼多職。由于社會(huì)檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案不夠重視，造成檔案管理人員工作不積極，業(yè)務(wù)素質(zhì)不能全面提高。

（3）檔案的保管和整理：人事檔案記載著過(guò)去幾年、幾十年的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、年度考核、工資變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等。對(duì)高校選拔人才具有重要的參考作用。人事檔案不是一層不變而是不斷更新的，高校等事業(yè)單位每年都形成年度考核、工資變動(dòng)、職稱晉升、職務(wù)任免等人事檔案材料都要及時(shí)的歸入本人的檔案中。目前大多數(shù)高校的人事檔案還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保管。由于年代久遠(yuǎn)、蟲蛀、霉變、失真、老化等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。檔案的整理也是傳統(tǒng)的純手工的排序編號(hào)、編制卷內(nèi)目錄、打孔與裝訂。效率、質(zhì)量低下?，F(xiàn)存檔案的保管和整理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期對(duì)檔案利用的要求，加強(qiáng)高校人事檔案信息化和電子檔案建設(shè)的任務(wù)迫在眉睫。

1.3 人事檔案的利用

人事檔案是保密的，本人及其親屬都不能查閱自己的檔案。檔案的管理是封閉的，檔案涉及個(gè)人的隱私問(wèn)題，查閱、調(diào)閱檔案需要上級(jí)部門批準(zhǔn)和相關(guān)手續(xù)后方可閱讀。由于人事檔案目前以紙質(zhì)材料保存為主，檔案的利用率低下，異地閱讀檔案、干部任免政審調(diào)閱檔案、人才選拔需利用檔案困難。

2 檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)，是指在檔案行政管理部門規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用的活動(dòng)和過(guò)程。目前大多數(shù)高校的檔案室已經(jīng)開始使用計(jì)算機(jī)編著檔案目錄、引索檔案的排列位置，但是計(jì)算機(jī)辦公軟件技術(shù)的使用參差不齊，起步晚、發(fā)展速度緩慢。隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，加快檔案信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨。加快高校檔案信息化建設(shè)的總體思路有一下幾點(diǎn)：

2.1 檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)

檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。

（1）基礎(chǔ)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括計(jì)算機(jī)等辦公軟件及其外部設(shè)備的購(gòu)置，網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、信息安全系統(tǒng)等購(gòu)置與開發(fā)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)必須的物質(zhì)保障。

（2）檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵，信息資源的開發(fā)利用程度是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和電子文件歸檔管理。

（3）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息資源建設(shè)，只有通過(guò)應(yīng)用系統(tǒng)才能發(fā)揮其功能和作用。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的主要內(nèi)容包括：檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用、文檔一體化管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用、檔案局參與當(dāng)?shù)卣暇W(wǎng)工程和電子政務(wù)建設(shè)、建設(shè)示范性數(shù)字檔案館和電子文件中心。

2.2 檔案信息消化建設(shè)的基本原則

（1）文檔一體化原則：是指根據(jù)文件運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)律，把文件管理和檔案管理納入一個(gè)統(tǒng)一系統(tǒng)之內(nèi)，按照統(tǒng)一的要求，建立起密切的聯(lián)系，使之成為一個(gè)整體。

（2）電子文件與紙質(zhì)文件并存的原則：傳統(tǒng)的人事檔案主要是以紙質(zhì)檔案保管為主，已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求。電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。

（3）確保網(wǎng)絡(luò)安全的原則。

2.3 檔案信息化保障體系

2.3.1 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

檔案信息化建設(shè)所要遵循和研制的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)分為兩個(gè)方面：一是設(shè)計(jì)開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)所要遵循的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。二是有關(guān)電子檔案的標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、交換、管理等方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

2.3.2 人才隊(duì)伍建設(shè)

培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)至關(guān)重要。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)進(jìn)修、應(yīng)用新技術(shù)、新辦公軟件設(shè)配、新方法的應(yīng)用、普及信息技術(shù)知識(shí)、提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。

2.3.3 信息安全措施

檔案信息化建設(shè)的安全主要是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全。網(wǎng)絡(luò)不安全因素不僅是安全漏洞、黑客攻擊、病毒襲擊、還有很多其他方面的安全隱患。網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)要做的工作包括：人員的教育和管理、防雷及供電保障、人侵檢測(cè)與修復(fù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份等。

3 結(jié)語(yǔ)

高校人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)艱巨性、長(zhǎng)期性的工作，是適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。是建設(shè)信息化校園、選拔高層次人才和高素養(yǎng)干部的必然要求。檔案信息化建設(shè)既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，我們要克服傳統(tǒng)檔案管理方式的憋端，創(chuàng)新發(fā)展檔案管理的新方法、新技術(shù)、新設(shè)備。實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、檔案信息管理規(guī)范化、檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高高校人事檔案的利用率。同時(shí)，高校檔案信息化建設(shè)、社會(huì)信息化建設(shè)與大數(shù)據(jù)信息資源建設(shè)密切相關(guān)。各高校應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的特點(diǎn)和階段，一切從實(shí)際出發(fā)，理論聯(lián)系實(shí)際，逐步的，積極穩(wěn)妥的推進(jìn)高校人事檔案的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]檔案學(xué)原理[M].安徽省檔案局.2007.

[2]崗位培訓(xùn)教程[M].安徽省檔案局.2007.