衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理的優(yōu)化措施探索

蔡露露

摘 要：檔案的記錄和保存，對于我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展有十分重要的作用和意義。因此對于衛(wèi)生和計劃生育局檔案的管理，必須要端正態(tài)度，做好全面的研究和分析。筆者在本文中對衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理的重要性進(jìn)行了全面的研究和分析，然后對其中存在的不足進(jìn)行了研究，并針對性的提出了衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理的優(yōu)化措施和方法，希望可以實現(xiàn)檔案管理水平的全面提升。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生和計劃生育局；檔案管理；優(yōu)化措施；探索

1 衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理的重要性

對于任何工作來說，都是需要進(jìn)行檔案管理的，通過檔案管理，能夠確保檔案信息的準(zhǔn)確收集和記錄，為以后的工作開展打下良好的信息基礎(chǔ)。另外檔案管理直接關(guān)系到人民群眾的利益，所以一定要重視檔案的管理工作，提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平。通過衛(wèi)生和計劃生育局的檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)我國衛(wèi)生事業(yè)的全面快速發(fā)展，做好信息基礎(chǔ)。另外檔案管理工作對于衛(wèi)計部門的形象有十分重要的塑造作用，能夠提升我國衛(wèi)計事業(yè)的全面合理快速發(fā)展。

2 衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理存在的不足

2.1 體系不夠健全

通過對我國衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理的情況進(jìn)行分析得知，目前存在較為嚴(yán)重的體系不健全的問題，主要缺乏全面的激勵約束機(jī)制，沒有實現(xiàn)各個部門之間的聯(lián)動協(xié)作。沒有全面的激勵約束機(jī)制，就會導(dǎo)致員工的工作沒有動力，無法發(fā)揮出工資待遇的激勵效果。而且檔案管理本身就是整個單位的事情，不能夠緊緊作為檔案管理部門的工作，不進(jìn)行各個部門的聯(lián)動協(xié)作，會導(dǎo)致整個檔案管理過程十分被動。

2.2 工作方法落后

目前的檔案管理工作，存在工作方法落后的問題。而且很多工作和方法都沒有達(dá)到較高的精細(xì)化水平。檔案管理本身屬于精細(xì)化工作，在進(jìn)行日常工作操作的時候，需要確保整體的精細(xì)化，做好其中每項信息的收集和記錄。但是由于沒有較高的精細(xì)化工作要求，所以工作起來十分容易出現(xiàn)詳細(xì)信息的遺漏。另外很多檔案管理部門到目前還沒有事前全面的電子信息化操作模式，仍舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化操作，導(dǎo)致整個操作過程十分落后，無法達(dá)到現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。

2.3 檔案管理人員的素質(zhì)偏低

有的衛(wèi)生和計劃生育局對于自身的檔案管理并沒有相應(yīng)的重視，進(jìn)行檔案管理的人員一般都是兼職進(jìn)行工作，甚至有的身兼數(shù)職，導(dǎo)致整個檔案管理工作的開展十分被動。再加上很多檔案管理人員自身的工作比較繁忙，所以沒有充足的時間進(jìn)行培訓(xùn)，提升自身的工作水平，導(dǎo)致衛(wèi)生和計劃生育局的檔案管理人員存在自身素質(zhì)偏低的問題。一些檔案管理人員并沒有較高的檔案管理技術(shù)，而且見識較差，所以在進(jìn)行檔案管理的時候，容易出現(xiàn)各種各樣的問題和不足，導(dǎo)致衛(wèi)生和計劃生育局的檔案管理差強(qiáng)人意。另外檔案管理人員普遍認(rèn)為檔案管理工作不重要，所以對此工作沒有正確的認(rèn)識，并沒有正式這份工作，導(dǎo)致工作時沒有發(fā)揮出自身的工作熱情，無法發(fā)映出檔案管理人員的高素質(zhì)。

2.4 管理設(shè)施不能滿足檔案管理的需求

從我國目前衛(wèi)生和計劃生育局的檔案管理設(shè)施使用情況分析發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理設(shè)備都比較老舊，無法達(dá)到現(xiàn)代檔案管理的要求。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，很多新技術(shù)都逐漸的使用在各行各業(yè)中，而且人們對于檔案管理有了更高的要求，需要全面提升對檔案管理的設(shè)施水平。但是由于衛(wèi)生和計劃生育局本身的資金規(guī)劃比較有限，而且很多地方資金相對緊張，在設(shè)施引進(jìn)方面還存在一些缺口。而且檔案管理設(shè)施在更新后，也無法確保長久的使用，需要進(jìn)行持續(xù)的更新，導(dǎo)致對衛(wèi)生和計劃生育局本身的資金使用有較大的壓力。因此我國目前的陳舊設(shè)施的使用是十分正常的，但是為了進(jìn)一步提升我國衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理的水平，需要實現(xiàn)設(shè)施的購買和提升，確保滿足檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn)高要求。

3 衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理的優(yōu)化措施

3.1 完善管理體系，提高管理水平

完善管理體系，首先需要健全激勵約束機(jī)制，通過激勵約束機(jī)制，提升工作人員的自身工作積極性，做好相應(yīng)的日常檔案管理工作。對于以往的工作考核管理評價制度，需要進(jìn)行相應(yīng)的改革和創(chuàng)新，確保符合目前的工作要求。另外還需要做好各個部門的聯(lián)動協(xié)作加強(qiáng)，制定明確的綜合檔案管理的制度，實現(xiàn)各個部門的全面參與，確保檔案工作的規(guī)范化和科學(xué)化管理。檔案管理是多個部門的事情，需要做好各個部門之間的全面協(xié)作，提升各個部門的協(xié)作水平，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的全面開展。

3.2 強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識，提高工作水平

強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識，是確保提升業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力的關(guān)鍵。一名檔案管理工作人員，一定要認(rèn)清自身工作的重要性。通過不斷的強(qiáng)化學(xué)習(xí)，提升檔案管理工作的水平，實現(xiàn)檔案管理工作的全面開展。另外對于一些高新技術(shù)的使用，一定要進(jìn)行積極的學(xué)習(xí)和掌握，做好檔案管理的信息化水平的提升。對于電子檔案，不但要做好相應(yīng)的記錄和收集，還需要降低出現(xiàn)被盜和篡改的概率。全面提升自身的學(xué)習(xí)意識，做好工作水平的全面提升。

3.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

對于衛(wèi)生和計劃生育局的檔案管理來說，其本身所包含的內(nèi)容很多，而且檔案管理起來十分的繁瑣和復(fù)雜。這對于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是一種考驗，作為檔案管理人員，必須要對以往檔案管理中的錯誤觀念有全面的認(rèn)識，做好當(dāng)檔案管理工作的正確認(rèn)識。另外作為檔案管理人員，必須要進(jìn)行全面的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，做好專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。通過學(xué)習(xí)，更新自身的檔案管理知識，提升檔案管理水平，提高自身的專業(yè)素質(zhì)，為確保檔案管理工作的快速完成打下素質(zhì)基礎(chǔ)。

3.4 完善檔案管理的設(shè)備

檔案管理設(shè)備的完善，是從硬件方面提升檔案管理的工作水平。對于衛(wèi)生和計劃生育局來說，其本身所需要建立的檔案很多，而且檔案中的內(nèi)容比較多樣化，所以沒有較為良好的檔案管理設(shè)備，在進(jìn)行檔案管理的時候，會出現(xiàn)較為嚴(yán)重的工作效率低下的問題。衛(wèi)生和計劃生育局必須要全面加強(qiáng)檔案管理的專注度，加大設(shè)備資金的投入量，實現(xiàn)檔案管理設(shè)備的健全。另外國家需要更加注重對檔案管理設(shè)備的研發(fā)，研發(fā)出更加快捷穩(wěn)定的檔案管理設(shè)備，實現(xiàn)衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理效率的全面提升。

結(jié)束語：從整體上來說，檔案管理工作在衛(wèi)生和計劃生育局中有十分重要的作用，能夠發(fā)揮出檔案的重要使用效果。以往的檔案管理工作主要是進(jìn)行紙質(zhì)化和手工化的操作，導(dǎo)致整個過程比較復(fù)雜和費(fèi)時。但是目前我國的衛(wèi)生事業(yè)檔案管理正在朝著信息化自動化的方向發(fā)展，逐漸轉(zhuǎn)變原有的檔案掛歷思想，全面提升檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入。通過完善管理體系，引進(jìn)高新的檔案技術(shù)和設(shè)備，提升檔案管理人員的自身素質(zhì)，真正實現(xiàn)衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理水平的全面穩(wěn)步提升。

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