淺談高校合并過程中檔案工作面臨的問題與對策

李敬

【摘要】一直以來，高校檔案工作都是高校管理工作的重要組成部分，而在高校合并過程中則面臨著種種問題。基于這種認(rèn)識(shí)，本文對高校合并過程中檔案工作面臨的問題展開了分析，并結(jié)合問題提出了重視高校檔案工作、加大集中管理力度、健全工作規(guī)章制度、建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)、加快管理隊(duì)伍建設(shè)等對策，從而為關(guān)注這一話題的人們提供參考。

【關(guān)鍵詞】高校合并；檔案工作；集中管理；工作網(wǎng)絡(luò)

在科教興國戰(zhàn)略實(shí)施的背景下，國內(nèi)高校開始遵循強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合、優(yōu)勢互補(bǔ)的原則實(shí)現(xiàn)教育資源合并和教育結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整。而高校合并需要完成不同層次和類型的學(xué)校合并，由淺入深實(shí)現(xiàn)融合發(fā)展，所以在合并過程中勢必發(fā)生各種碰撞。高校檔案工作為高校合并過程中需要重視的工作，將對高校教學(xué)、科研和管理產(chǎn)生重要影響。但是高校檔案工作同樣遵循融合發(fā)展規(guī)律，因此還應(yīng)加強(qiáng)對高校合并過程中檔案工作面臨的問題與對策的分析，以便更好地推動(dòng)我國高等教育的可持續(xù)發(fā)展。

一、高校合并過程中檔案工作的重要性

在高校合并的過程中，只有加強(qiáng)檔案工作才能保證高校檔案的完整性、統(tǒng)一性，同時(shí)體現(xiàn)高校歷史延續(xù)性，加強(qiáng)對高校未來發(fā)展趨勢的科學(xué)判斷，為學(xué)校合并后的資源配置和工作開展提供科學(xué)指導(dǎo)。通過高校的檔案，可以了解高校的歷史源流，從而加強(qiáng)對高校全部歷史的把握。在高校合并的過程中，將實(shí)現(xiàn)全宗管理狀況的不斷調(diào)整，以便使學(xué)校檔案全宗保持完整和統(tǒng)一?？梢哉f，各高校全宗內(nèi)容排列為學(xué)校發(fā)展歷程的縮影，其中包含了高校各院校的歷史沿革，可以體現(xiàn)出高校主體體系和各時(shí)間段的發(fā)展情況。結(jié)合這些檔案資料，可以對高校合并后未來發(fā)展趨勢展開合理分析和科學(xué)判斷，明確高校資源配置是否存在重復(fù)、浪費(fèi)等問題，以便使合并后的高校實(shí)現(xiàn)資源合理配置，確保高校各種資源能夠得到充分利用。此外，通過對完整的檔案資料展開分析，也能圍繞學(xué)校今后發(fā)展、市場經(jīng)濟(jì)要求等方面開展調(diào)研工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作的開展提供科學(xué)指導(dǎo)，繼而有效推動(dòng)高校的可持續(xù)發(fā)展。

二、高校合并過程中檔案工作面臨的問題

（一）高校檔案資料缺失。在高校合并過程中，容易發(fā)生檔案資料缺失的問題。從檔案資料形成過程來看，其來源于學(xué)校各職能部門和院系開展的各種活動(dòng)，從產(chǎn)生到歸檔需經(jīng)歷多個(gè)環(huán)節(jié)，并需要一定的時(shí)間。而在高校合并的過程中，各環(huán)節(jié)都發(fā)生變化。面對這種情況，如果未能提高對高校檔案工作的重視，就容易導(dǎo)致檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性受到影響。但就實(shí)際情況來看，高校合并過程中領(lǐng)導(dǎo)更注重機(jī)構(gòu)、人員調(diào)整和各種資源的重組及優(yōu)化配置問題，未能認(rèn)識(shí)到檔案工作的特殊性，導(dǎo)致檔案工作未能按照高校合并期間的常規(guī)進(jìn)行辦理。受這一因素的影響，在高校合并期間，檔案收集、管理工作遭遇了較多困難，在辦公室搬遷、人員調(diào)整過程中出現(xiàn)了檔案文件材料散失的情況，甚至出現(xiàn)了珍貴材料遺失的問題，繼而導(dǎo)致高校檔案質(zhì)量受到了極大影響。

（二）集中管理力度不足。按照國家教育部出臺(tái)的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》提出的要求，在高校合并或分立的過程中，都應(yīng)遵循集中管理和方便利用的原則開展檔案工作。為達(dá)成這一目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)在協(xié)商后由統(tǒng)一的學(xué)校檔案部門負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案保存。但實(shí)際在高校合并的過程中，卻存在集中管理力度不足的問題。結(jié)合實(shí)踐情況來看，一些高校的檔案管理采用的是分散管理模式，如教務(wù)部負(fù)責(zé)進(jìn)行教學(xué)檔案管理、人事部負(fù)責(zé)進(jìn)行人事檔案管理等。在高校合并的過程中，高校在進(jìn)行中層管理機(jī)構(gòu)調(diào)整時(shí)未能及時(shí)建立滿足學(xué)校發(fā)展需求的檔案工作機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致高校檔案工作在一段時(shí)間內(nèi)面臨著分散管理的局面。此外，也有一些高校盡管建立了相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，但受校區(qū)間距離遠(yuǎn)、合并院校短時(shí)間無法擴(kuò)大檔案館面積等因素的影響，檔案集中管理工作未能得到落實(shí)。

（三）檔案排列存在差異。高校合并過程中檔案工作具有一定的特殊性，需要在檔案移交的過程中完成移交清冊的制定，明確交接人、監(jiān)管人的職責(zé)，同時(shí)完成科學(xué)檔案管理工作規(guī)章制度的建立，才能保證檔案資料的完整。因?yàn)樵靖餍＝⒌臅r(shí)間不同，存在不同的隸屬關(guān)系、辦學(xué)宗旨和基本職能。在合并后，原本各校的全宗將變?yōu)橐粋€(gè)高校的若干個(gè)全宗。而各校檔案在編制、類目設(shè)置和排列等方面都存在一定差異，因此需要進(jìn)行重新管理。面對這種情況，還要完成統(tǒng)一制度規(guī)范的設(shè)立，以便從檔案類目設(shè)置、排列方式和分類等各方面實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，為檔案集中管理功能組織落實(shí)奠定基礎(chǔ)。但結(jié)合高校合并工作開展情況可以發(fā)現(xiàn)，高校普遍缺乏統(tǒng)一的管理體制，導(dǎo)致各分校區(qū)在合并過程中依然延續(xù)過去的檔案工作方式，給后期高校檔案排列帶來了較大困難。實(shí)際上，高校在合并的過程中，檔案工作原本就頭緒繁多、情況復(fù)雜，缺乏統(tǒng)一管理制度規(guī)范將導(dǎo)致檔案無法得到科學(xué)管理，同時(shí)也無法為基層檔案工作的開展提供科學(xué)指導(dǎo)，繼而導(dǎo)致高校檔案出現(xiàn)歸檔滯后、材料不完整等問題。

（四）缺少健全檔案網(wǎng)絡(luò)。高校檔案工作的開展，需要由專門的機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)，以形成相應(yīng)的工作網(wǎng)絡(luò)。但就目前來看，一些學(xué)校在合并前未設(shè)立單獨(dú)的檔案管理編制，僅安排辦公室和人事處人員負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案管理。而無論是在業(yè)務(wù)水平還是工作能力等方面，這些人員都無法滿足高校合并后檔案工作開展要求。因?yàn)樵诟咝：喜⒑?，需要完成大量的檔案材料整理、歸檔等任務(wù)，需要擁有較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的專職人員負(fù)責(zé)工作。而部分高校盡管設(shè)置了檔案管理機(jī)構(gòu)，但是在高校合并后機(jī)構(gòu)將得到重新設(shè)置，人員也將實(shí)現(xiàn)重新劃分，因此將形成新的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。在實(shí)際工作中，該網(wǎng)絡(luò)將受到高校分散管理、分校區(qū)辦學(xué)等因素的影響，導(dǎo)致各校區(qū)檔案管理人員無法與綜合管理人員實(shí)現(xiàn)有效溝通與聯(lián)系，繼而導(dǎo)致檔案工作難以順利開展。實(shí)際上，在高校合并后，原有網(wǎng)絡(luò)體系已經(jīng)無法滿足高校檔案工作的需要，在網(wǎng)絡(luò)新建的過程中還應(yīng)樹立大局觀念和全局觀念，引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)完成適合的網(wǎng)絡(luò)體系的構(gòu)建，以便使新時(shí)期的高校檔案管理需求得到滿足。

（五）檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)。作為高校檔案管理人員，還應(yīng)從歷史高度出發(fā)，對高校合并中各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展進(jìn)行密切關(guān)注，運(yùn)用檔案工作的新知識(shí)、新技術(shù)對社會(huì)需求進(jìn)行了解，完成檔案信息資源的積極開發(fā)，以便通過科學(xué)預(yù)測及時(shí)發(fā)現(xiàn)合并中的新問題和新情況，提出有助于高校發(fā)展的建設(shè)性意見或建議。在實(shí)際開展檔案工作時(shí)，還應(yīng)圍繞學(xué)校中心工作實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確定位，不斷加大服務(wù)力度和提高服務(wù)質(zhì)量，從而為推動(dòng)高校發(fā)展作出貢獻(xiàn)。但就實(shí)際情況來看，高校合并后，會(huì)發(fā)生師資隊(duì)伍迅速擴(kuò)大的情況，將給人事檔案管理帶來較大的負(fù)擔(dān)。與此同時(shí)，由于人事關(guān)系的調(diào)整，原本檔案從業(yè)人員出現(xiàn)了大量離崗或轉(zhuǎn)行的現(xiàn)象，同時(shí)高校檔案隊(duì)伍中也會(huì)加入缺乏檔案專業(yè)知識(shí)和管理技能的人員。在實(shí)踐工作中，這些人員業(yè)務(wù)不夠嫻熟，部分人員則未能正確認(rèn)識(shí)檔案工作，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)，人員無法全身心投入工作。

三、高校合并過程中檔案工作的開展對策

（一）重視檔案管理工作。確保高校領(lǐng)導(dǎo)給予檔案工作足夠重視，才能在高校合并過程中加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理列入重要工作范圍，與高校合并過程中的其他工作實(shí)現(xiàn)同步布置、檢查、總結(jié)和驗(yàn)收。實(shí)際在高校合并過程中，檔案工作為大項(xiàng)工程，不僅需要完成相應(yīng)機(jī)構(gòu)的建立，同時(shí)也要健全相關(guān)制度，確保人員編制、庫房建設(shè)等工作開展需要的設(shè)備和經(jīng)費(fèi)能夠得到落實(shí)，所以需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。為此，還要加強(qiáng)檔案法律、法規(guī)的宣傳，確保高校各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工能夠得到檔案意識(shí)的強(qiáng)化，認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富，為高校事業(yè)發(fā)展的前提和無法再生的重要資料。在《檔案法》的要求下，高校領(lǐng)導(dǎo)和教職工則能自覺維護(hù)檔案，為檔案工作開展提供全面支持，從而使檔案得以完整保存。通過提高高校對檔案工作的重視程度，才能使高校全體教職員工在高校合并過程中加強(qiáng)對重要文件材料的保管和歸檔，并在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一帶領(lǐng)下積極參與檔案工作，繼而使檔案得到集中管理和高效利用。采取該種措施，也能使高校在合并過程中達(dá)成統(tǒng)一的檔案管理工作目標(biāo)，在檔案工作開展過程中聽取各方意見，在制定重大決策的過程中進(jìn)行反復(fù)推敲，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，從而使檔案工作中的各種資源得到合理配置，繼而為檔案工作的順利開展提供保障。

（二）加大集中管理力度。針對高校合并過程中的檔案工作問題，還要加大檔案的集中管理力度，采取集中管理模式開展檔案工作。按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，全日制高校在校生數(shù)量達(dá)3000人以上，需完成綜合檔案室或檔案館的建立，工作機(jī)構(gòu)由校（院）長直接領(lǐng)導(dǎo)，采用統(tǒng)一管理和統(tǒng)一規(guī)劃的行政管理體制。在該模式下，針對學(xué)籍、教學(xué)、科研等各種檔案，還要施行集中管理，在院系安排專門的檔案員負(fù)責(zé)進(jìn)行各類檔案的收集，并按照制度要求定期移交檔案。采取該種管理模式，可以確保檔案管理人員、設(shè)備和經(jīng)費(fèi)得到統(tǒng)一調(diào)配，同時(shí)也能實(shí)現(xiàn)對檔案目錄、檢索方法、檔號(hào)等方面的標(biāo)準(zhǔn)化管理，為電子檔案的生成奠定基礎(chǔ)。通過落實(shí)檔案集中管理工作，也能使合并后的高校檔案信息資源得到共享，確保高校深層次、寬范圍和大主題的檔案信息得到高效利用，進(jìn)而為高校評估帶來優(yōu)勢。此外，如果高校在合并過程中受各種因素限制無法在短時(shí)間內(nèi)完成綜合檔案室或檔案館的建立，還要在模式上實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，實(shí)體上由各部門進(jìn)行檔案資料管理。具體來講，就是在各學(xué)院完成檔案室的設(shè)置，負(fù)責(zé)進(jìn)行學(xué)院檔案的統(tǒng)一保管和利用，由總校檔案部門進(jìn)行總體管理和科學(xué)指導(dǎo)。而各部門保管的檔案需要完成目錄的復(fù)制，并交由總校檔案管理部門保存、備份，進(jìn)而使檔案綜合利用得到加強(qiáng)。在檔案利用方面，還要在高校合并過程中完成檔案信息中心的建設(shè)，構(gòu)建以綜合檔案室為主題的全校檔案數(shù)據(jù)庫，按照專業(yè)完成各種檔案資料的收集，并按照專題進(jìn)行多個(gè)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，如學(xué)生學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫、科研成果管理數(shù)據(jù)庫等等。通過登錄檔案數(shù)據(jù)中心網(wǎng)絡(luò)，可以完成對各種檔案數(shù)據(jù)資料的調(diào)取，從而使室藏量和利用率間的矛盾得到消除，確保高校檔案資源能夠得到充分利用。

（三）健全工作規(guī)章制度。在高校合并過程中，還應(yīng)對檔案工作規(guī)章制度進(jìn)行健全，以便使檔案工作能夠得到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化開展，確保檔案工作順利進(jìn)行。首先，要建立明確的責(zé)任制度，確保各部門檔案管理工作責(zé)任能夠得到合理劃分，并通過實(shí)行分工負(fù)責(zé)確保人員嚴(yán)格按照要求開展檔案工作。其次，需要完成《教學(xué)檔案管理規(guī)范》《教研檔案管理規(guī)范》等各種制度的建立，以便使高校在開展各類活動(dòng)的過程中能夠按照制度要求實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。在具體建立制度的過程中，還要結(jié)合新建院校的實(shí)際情況，同時(shí)加強(qiáng)對原有制度的充分利用，通過修訂和補(bǔ)充完成全新制度體系的確立。再者，在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、經(jīng)費(fèi)投放等方面，都要建立明確的規(guī)定，確保人員得到合理分工。針對將要投入使用的檔案庫，還應(yīng)按照規(guī)定完成技術(shù)改造，完成微機(jī)、攝像機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的配備，滿足現(xiàn)存檔案的保護(hù)和管理需要。此外，需要建立檔案工作保障制度，如《檔案材料清交規(guī)定》《檔案材料損壞、丟失處罰條例》等配套管理制度，以便從檔案日常工作開展角度提供全方位保障，繼而使檔案工作得以有序開展。通過不斷細(xì)化各項(xiàng)規(guī)章制度，則能使檔案工作從材料收集、整理到編目、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)得到規(guī)范化和條理化的開展，保證檔案工作的開展能夠遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，繼而使高校合并中檔案的完整性和準(zhǔn)確性得到保證。

（四）建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。在檔案工作網(wǎng)絡(luò)建立方面，還應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案工作涉及學(xué)校各個(gè)方面，需要發(fā)揮各部門檔案管理作用，完成穩(wěn)定檔案工作網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建。具體來講，就是應(yīng)當(dāng)在各部門完成檔案兼職人員的設(shè)置，同時(shí)成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，完成專業(yè)人員的配備。為加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部溝通，還要引入現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校檔案的數(shù)字化管理。在高校合并過程中，檔案資料將急劇增長，只有采用更加科學(xué)的方法才能實(shí)現(xiàn)資料的高效管理和利用。為此，還要對高校檔案資料進(jìn)行全面數(shù)字化處理，以掃描等形式將資料信息保存到磁盤、光盤等各種存儲(chǔ)器中，完成信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在此基礎(chǔ)上，需要加強(qiáng)電子文件等新型載體的收集整理，借助高校的校園網(wǎng)聯(lián)系各部門兼職人員加強(qiáng)對檔案資料的收集、整理，并通過科學(xué)指導(dǎo)確保檔案資料能夠得到規(guī)范加工和轉(zhuǎn)化。采取該種方式，則能確保新建立的檔案工作網(wǎng)絡(luò)溝通順暢，同時(shí)也能實(shí)現(xiàn)高校檔案信息共享，確保高校合并后的各種檔案資料能夠得到集中管理。通過使現(xiàn)有檔案工作體系向數(shù)字化工作體系轉(zhuǎn)變，則能實(shí)現(xiàn)高效溝通的全新檔案工作網(wǎng)絡(luò)的建立，從而實(shí)現(xiàn)對檔案和數(shù)字化的一體化管理。在體系運(yùn)行中，不斷加強(qiáng)基層檔案工作和綜合檔案室的銜接，則能將基層檔案的整理、編排等工作與綜合檔案管理工作緊密結(jié)合在一起，確保綜合檔案室的服務(wù)功能可以得到進(jìn)一步增強(qiáng)。

（五）加快管理隊(duì)伍建設(shè)。針對高校合并期間檔案隊(duì)伍不穩(wěn)的問題，還要通過加快隊(duì)伍的建設(shè)提高高校檔案管理水平。為此，還要完成忠于事業(yè)、業(yè)務(wù)精良的檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，以便使高校能夠在合并后迅速擺脫檔案工作困境。首先，需要結(jié)合高校合并后檔案工作任務(wù)完成數(shù)量足夠的專職檔案人員配備，并從專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)水平等方面進(jìn)行合理調(diào)整，確保隊(duì)伍整體效應(yīng)能夠得到有效發(fā)揮。在檔案工作中，人作為主體將發(fā)揮決定性作用。保證檔案工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)合理，同時(shí)確保隊(duì)伍業(yè)務(wù)精良，才能為檔案工作的開展提供有效保障。其次，需要加強(qiáng)檔案人員思想教育，加強(qiáng)人員責(zé)任感和職業(yè)道德修養(yǎng)的培養(yǎng)，確保人員能夠改變過去認(rèn)為檔案工作“無所作為”的思想，樹立默默奉獻(xiàn)和為全校師生服務(wù)的觀念，不斷提高自身工作水平。同時(shí)，需要加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)技能鍛煉，確保人員能夠在工作實(shí)踐中加強(qiáng)對新知識(shí)和新技能的學(xué)習(xí)，通過探索新課題提高自身業(yè)務(wù)能力。再者，結(jié)合高校檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展需求，還要加強(qiáng)人員計(jì)算機(jī)操作技能的培訓(xùn)，確保人員能夠順利開展檔案管理自動(dòng)化工作，并能利用計(jì)算機(jī)開展檔案管理日常工作，繼而使高校檔案管理工作效率得到提高。最后，高校應(yīng)組織檔案管理隊(duì)伍全體人員加強(qiáng)對新的檔案工作制度的學(xué)習(xí)，同時(shí)加強(qiáng)對人員的教育培訓(xùn)，確保檔案人員能夠嚴(yán)格遵守制度，繼而使高校內(nèi)部形成依法治檔的良好氛圍。

四、結(jié)論

通過研究可以發(fā)現(xiàn)，在高校合并的過程中，將面臨高校檔案資料缺失、集中管理力度不足、檔案排列存在差異、缺少健全檔案網(wǎng)絡(luò)、檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)等各種問題。想要真正解決這些問題，高校還應(yīng)重視高校檔案工作，并采取加大集中管理力度、健全工作規(guī)章制度、建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)和加快管理隊(duì)伍建設(shè)等措施，以便使高校檔案工作的開展得到全方位保障，繼而使檔案工作更好地為高校合并工作的開展提供服務(wù)。

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