小型檔案室信息化建設(shè)的思路與對(duì)策

程秋平

【摘要】檔案信息化是數(shù)字時(shí)代在檔案管理領(lǐng)域的投射，也體現(xiàn)了檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求。小型檔案室只有深刻把握信息化時(shí)代美好機(jī)遇，改善工作條件，改變工作方法，才能切實(shí)提高檔案管理質(zhì)量。為此，要以進(jìn)一步開(kāi)發(fā)檔案資源、充分利用檔案產(chǎn)品、提升檔案內(nèi)涵建設(shè)為宗旨，以對(duì)策研究為抓手，著力提升專(zhuān)兼職檔案員的創(chuàng)新能力和實(shí)際工作水平。

【關(guān)鍵詞】小型檔案室；信息化；思路；對(duì)策

檔案信息化是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對(duì)象，按照檔案管理的要求，開(kāi)展檔案的收集、整理、保管、開(kāi)發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過(guò)程。以小匯大，這是檔案工作特有的性質(zhì)。本文針對(duì)各級(jí)企事業(yè)單位的小型檔案室，討論如何充分利用“大數(shù)據(jù)”時(shí)代信息技術(shù)發(fā)展的有利條件，細(xì)化檔案建設(shè)與管理，建立一套系統(tǒng)完備、嚴(yán)密高效的運(yùn)轉(zhuǎn)體系。

一、檔案信息化建設(shè)的背景及意義

（一）檔案工作是企事業(yè)內(nèi)部一項(xiàng)極為重要的工作。檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄?！稒n案法》自1988年頒布并實(shí)施以來(lái)，已經(jīng)歷了三次修訂，各級(jí)機(jī)關(guān)、單位越來(lái)越意識(shí)到檔案工作的重要性。檔案可以準(zhǔn)確細(xì)致地記錄過(guò)去活動(dòng)的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過(guò)程與結(jié)果，以及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)。它是一個(gè)政府、機(jī)關(guān)單位連續(xù)工作必須查考的憑證，也是一個(gè)單位未來(lái)發(fā)展必須參考的依據(jù)。任何一個(gè)單位存在至今，都經(jīng)歷了一定的發(fā)展歷程，兼收并蓄，銳意改革，才會(huì)開(kāi)創(chuàng)出今天的局面。在建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中，每一件檔案都是記載歷史、傳承精神的重要資料。它記載著影響該行業(yè)歷史走向的重要事件，保存著該單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究既得成績(jī)、規(guī)劃未來(lái)發(fā)展提供了豐富的第一手資料。檔案工作是管理水平提升的重要組成部分，也是衡量辦公現(xiàn)代化的重要指標(biāo)之一。

（二）檔案信息化是各單位檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。檔案信息化是信息化社會(huì)對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，是“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的縮影。檔案內(nèi)容龐雜，保存要求較高，工作程序繁瑣，只有提升檔案信息處理效能，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行變革，才能體現(xiàn)新的時(shí)代需求。數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案相比，“有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開(kāi)放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)”，這些優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)檔案無(wú)法比擬的?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，大大提高了信息傳遞和處理的質(zhì)量和速度，達(dá)到了信息存儲(chǔ)、傳遞、處理、利用的一體化和自動(dòng)化，開(kāi)啟了檔案工作數(shù)字化的新時(shí)代。在“互聯(lián)網(wǎng)+教育”的進(jìn)程中，各單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，作為檔案管理規(guī)范化、精細(xì)化、科學(xué)化的途徑和手段，作為爭(zhēng)創(chuàng)“四星級(jí)”檔案室的重要指標(biāo)，作為“一體兩翼、三方共建、四維互動(dòng)”的一體化數(shù)字建設(shè)的組成部分。各單位在追求“管理水平提升”的過(guò)程中，其中一項(xiàng)重要的內(nèi)容就是“管理信息化水平的提升”，它不僅指辦公手段的信息化、人事管理的信息化、績(jī)效評(píng)價(jià)的信息化，還應(yīng)該包含檔案工作的信息化。

（三）檔案信息化對(duì)策研究針對(duì)小型檔案室工作的實(shí)際需要。同時(shí)，信息化建設(shè)研究也是小型檔案室實(shí)際工作的需要，有利于解決檔案存用過(guò)程中的一些困難。比如在大型編研過(guò)程中，需要匯編多方資料。發(fā)現(xiàn)檔案查閱不夠便捷高效，一些原件褪色、發(fā)黃，甚至隱藏太深無(wú)法查到。一些照片檔案由于時(shí)代久遠(yuǎn)，照片時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息標(biāo)注不夠完整。針對(duì)早年的紙質(zhì)和實(shí)物檔案，要通過(guò)服務(wù)外包的方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，將文書(shū)要件、人事檔案、照片檔案、榮譽(yù)檔案、基建圖紙等資料逐步掃描入庫(kù)，這同樣是一個(gè)較為龐大的工程，過(guò)程中勢(shì)必出現(xiàn)種種問(wèn)題。因此結(jié)合實(shí)際工作的需要，不論從檔案的重要性，還是從檔案信息化的重要性，都有必要對(duì)數(shù)字化建設(shè)提出一些設(shè)想。不僅解決意義和必要性的問(wèn)題，而且深刻分析形勢(shì)，對(duì)小型檔案室的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行理論和實(shí)操研究，為檔案工作邁上新臺(tái)階提供科學(xué)指導(dǎo)。

二、檔案信息化建設(shè)的總體思路

“檔案信息化是在國(guó)家總體規(guī)劃和系統(tǒng)組織下，采取現(xiàn)代信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化，最大限度地滿足社會(huì)檔案需求的建設(shè)過(guò)程?！睓n案信息化建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持五個(gè)主攻方向：

（一）把握新的發(fā)展機(jī)遇?！凹埰鲿r(shí)代”的歷史篇章即將翻過(guò)，迎來(lái)無(wú)紙的文明時(shí)代，而數(shù)字化成為實(shí)現(xiàn)這種過(guò)渡的方法和途徑。盡管紙質(zhì)媒介在數(shù)字媒介的巨大沖擊下已顯出頹勢(shì)，但它不會(huì)很快退出歷史舞臺(tái)。因此不能忽略紙質(zhì)檔案的有效性，而是順應(yīng)時(shí)代潮流，開(kāi)拓信息化新平臺(tái)，使紙質(zhì)媒介和數(shù)字媒介雙軌并存，相互補(bǔ)益。

（二）梳理新的研究對(duì)象。雖然信息化研究對(duì)象明確，然而范圍較廣。隨著技術(shù)革新，往往出現(xiàn)許多基于“電子”“數(shù)字”的新名詞，如電子文件、數(shù)字信息資源、機(jī)讀文件、元數(shù)據(jù)、公文流轉(zhuǎn)、系統(tǒng)引用、管理維護(hù)等。檔案工作人員要將這些新名詞一一熟識(shí)并掌握，結(jié)合檔案基本理論，進(jìn)行系統(tǒng)疏理，作為對(duì)策研究的基礎(chǔ)。

（三）預(yù)見(jiàn)新的發(fā)展問(wèn)題。機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，電子文件的形成、辦理、流轉(zhuǎn)、歸檔、整理、利用及存儲(chǔ)、傳輸、保管等方法均與傳統(tǒng)的文件檔案不同，信息化將伴生許多新問(wèn)題。同時(shí)，檔案信息化也有明顯的缺陷，首當(dāng)其沖的是信息安全。在充分利用信息化各項(xiàng)優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也要注意規(guī)避不足，努力達(dá)到系統(tǒng)優(yōu)化的效果。

（四）掌握新的政策法規(guī)。電子文件的出現(xiàn)使檔案記錄方式發(fā)生了根本改變，從多方面對(duì)以往的法規(guī)內(nèi)容提出挑戰(zhàn)。上世紀(jì)90年代我國(guó)檔案信息化建設(shè)進(jìn)入快速推進(jìn)階段，1999年發(fā)布了《電子文件歸檔及電子檔案管理方法》，同年發(fā)布了《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》。檔案室要在研究中豐富和發(fā)展固有的規(guī)章制度體系，注重明確和落實(shí)新的規(guī)范要求。只有標(biāo)準(zhǔn)先行、法規(guī)保障，才能解決檔案信息化的專(zhuān)業(yè)性和復(fù)雜性問(wèn)題，消除各項(xiàng)信息隱患。

（五）領(lǐng)會(huì)新的技術(shù)策略。由于電子檔案動(dòng)態(tài)變換特點(diǎn)，需要對(duì)現(xiàn)有的技術(shù)空間進(jìn)行適當(dāng)梳理、歸納，總結(jié)出一個(gè)可供參考的技術(shù)體系。為此，要針對(duì)提高業(yè)務(wù)過(guò)程效率的各項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)，致力于電子文件長(zhǎng)期保存的可用性研究，提高電子文件管理軟件的適用性，以期在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用上提供科學(xué)的技術(shù)指導(dǎo)。

三、檔案信息化建設(shè)的實(shí)施策略

各單位檔案信息化應(yīng)根據(jù)自身特有的條件，針對(duì)不同的子項(xiàng)目進(jìn)行研究，將目標(biāo)任務(wù)進(jìn)行細(xì)化。涉及信息化的兩大關(guān)鍵領(lǐng)域，即管理系統(tǒng)和技術(shù)手段研究；涵蓋多數(shù)單位檔案建設(shè)的中堅(jiān)環(huán)節(jié)，以文書(shū)檔案為重點(diǎn)。同時(shí)，不可忽視安全管理策略研究，在自動(dòng)化的利弊分析中突出信息安全的重要性。

（一）以文書(shū)檔案為重點(diǎn)，推進(jìn)文檔一體化建設(shè)。在檔案信息化進(jìn)程中，文檔一體化是必然的趨勢(shì)和發(fā)展方向。檔案信息化不單單指檔案存儲(chǔ)和使用的無(wú)紙化，或是簡(jiǎn)單的“雙套制”管理，還有很重要的一方面就是實(shí)現(xiàn)文檔一體化。信息化的實(shí)質(zhì)在于互聯(lián)和溝通，突破時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的無(wú)縫對(duì)接和暢通流轉(zhuǎn)。因此，檔案信息化也不是局限于綜合檔案室一個(gè)部門(mén)的事，應(yīng)是包括文書(shū)部門(mén)、信息辦等多方合作的成果。文檔一體化正是將辦公自動(dòng)化和檔案信息化融為一體，借助辦公軟件、電子政務(wù)、信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將文件從辦理到歸檔進(jìn)行有機(jī)結(jié)合、全程管理。作為提高辦公效率不可或缺的重要手段，打破文檔分治的管理模式，更能夠保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性和有效性。文檔一體化以文書(shū)檔案管理為重點(diǎn)，首先要解決人員的配置與分工問(wèn)題。即打破傳統(tǒng)文檔分離的格局，由文書(shū)人員與檔案人員互不干涉轉(zhuǎn)變?yōu)楹献骰ゼ娴墓芾砟Ｊ?。要擴(kuò)展業(yè)務(wù)素養(yǎng)，延伸責(zé)任范圍，培養(yǎng)雙方工作人員的學(xué)習(xí)意識(shí)、合作意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，確立新型的廣義的文檔管理理念。依托“智慧”平臺(tái)，加強(qiáng)文檔一體化的全自動(dòng)過(guò)程管理，建立一套涵蓋文檔全局的統(tǒng)一、嚴(yán)密、高效的運(yùn)轉(zhuǎn)體系。

（二）堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)技術(shù)路徑與信息系統(tǒng)維護(hù)。檔案信息系統(tǒng)是檔案信息化必然依靠的技術(shù)力量，是電子檔案管理的基礎(chǔ)平臺(tái)。一些單位尤其是高校，使用的是“南大之星”檔案管理軟件。該軟件由南京大學(xué)研發(fā)，集檔案全文錄入與檢索，圖像、錄音、錄像等多媒體檔案管理，檔案信息統(tǒng)計(jì)，檔案借閱利用等多功能于一體。在享受檔案信息系統(tǒng)提供的便利的同時(shí)，我們也要意識(shí)到，任何一款信息系統(tǒng)都會(huì)面臨安全因素的困擾，如信息網(wǎng)絡(luò)自身的脆弱性、系統(tǒng)軟硬件故障、通信協(xié)議漏洞、外部惡意攻擊、誤操作、其他事故與災(zāi)害等。檔案專(zhuān)職人員是系統(tǒng)的使用者，也是系統(tǒng)的維護(hù)者。要抓住具體的信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，充分地使用好該系統(tǒng)，并堅(jiān)持定期維護(hù)升級(jí)與危機(jī)防范。各單位除了購(gòu)買(mǎi)和使用現(xiàn)成的檔案信息系統(tǒng)，還具備創(chuàng)新技術(shù)手段的自主權(quán)。以信息通信技術(shù)為例。ICT是全面利用現(xiàn)代信息化手段，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合、處置、管理，從而更好地為社會(huì)提供服務(wù)的一種技術(shù)路徑。信息通信技術(shù)融合檔案服務(wù)功能，從傳統(tǒng)檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向以檔案信息為重點(diǎn)，從手工檢索轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)搜索，溝通本地查閱與異地調(diào)閱，是推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)、構(gòu)建“智慧”平臺(tái)的重要渠道。因此，要遵照檔案數(shù)字化的目的與要求，利用良好的技術(shù)手段保障檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行，在檔案信息處理中兼具規(guī)范性與靈活性，不斷提高數(shù)字化工作能力。

（三）著眼于安全管理，構(gòu)建檔案信息化的安全保障體系。檔案信息不同于一般信息，是單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中形成的內(nèi)部資料。檔案中有相當(dāng)部分的內(nèi)容包含敏感信息，具有保密性和利用限制性。在由傳統(tǒng)的以人工為主的管理模式往自動(dòng)化管理方向發(fā)展過(guò)程中，在追求便捷高效的同時(shí)，安全性是必須嚴(yán)格考慮的問(wèn)題。檔案資料記錄了單位與行業(yè)發(fā)展的歷史，包含建設(shè)過(guò)程與日常的諸多細(xì)節(jié)，在挖掘服務(wù)利用功能的同時(shí)，信息保密至關(guān)重要。檔案信息化的安全管理看似基礎(chǔ)，實(shí)則是一個(gè)涉及人防、物防、技防多管齊下的相對(duì)復(fù)雜的問(wèn)題。不僅涉及諸多檔案政策法規(guī)，而且在實(shí)際操作過(guò)程中，技術(shù)手段起著重要的把關(guān)作用，檔案工作人員也要有意識(shí)地加強(qiáng)防范。要立足于檔案安全管理新視角，“遵循預(yù)防為主、及時(shí)處置、依法管理、靈活應(yīng)變、適度控制和科技優(yōu)先的六大原則”，建立檔案信息安全預(yù)警預(yù)控機(jī)制。既要在管理上采取嚴(yán)密手段，保護(hù)信息及信息載體和傳輸設(shè)備的安全；又要加強(qiáng)利用信息技術(shù)，確保信息系統(tǒng)自身的安全。將“制度管理”與“技術(shù)管理”相結(jié)合，兩者缺一不可。

在與社會(huì)發(fā)展同步、與時(shí)代發(fā)展同行的過(guò)程中，檔案管理享受著現(xiàn)代化信息技術(shù)帶來(lái)的種種變革，文件中心、數(shù)字檔案館等都是在此基礎(chǔ)上建設(shè)起來(lái)，也是對(duì)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展變化的積極回應(yīng)。與此同時(shí)，檔案管理作為開(kāi)放時(shí)代的有機(jī)體，在發(fā)展過(guò)程中也會(huì)或多或少地遭受各類(lèi)危機(jī)的影響。本文著重提出了實(shí)施文檔一體化、強(qiáng)化數(shù)字化技術(shù)與系統(tǒng)維護(hù)、細(xì)化信息安全管理三大策略。檔案信息化是一個(gè)長(zhǎng)期的建設(shè)過(guò)程，不可能一蹴而就，所以圍繞檔案信息化的研究和實(shí)踐也將不斷深入下去。

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