淺析機關(guān)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策

羅堅雄

【摘要】檔案信息化建設(shè)是當今世界信息化深入發(fā)展背景下的產(chǎn)物，是電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分。作為檔案事業(yè)重要構(gòu)成之一的機關(guān)檔案工作卻存在諸多問題，不同程度地制約著機關(guān)工作的順利開展。對此，本文分析了當前機關(guān)檔案工作面臨的問題，重點探討了檔案信息化建設(shè)的有效策略。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)檔案；檔案信息化；信息化建設(shè)

隨著計算機檔案管理軟件與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和利用，檔案工作步入了自動化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段。檔案作為我國社會主義事業(yè)發(fā)展和建設(shè)的重要構(gòu)成部分，在我國國民經(jīng)濟、社會生活、社會文化等方面都占據(jù)著十分重要的地位。因此，機關(guān)檔案工作需要轉(zhuǎn)型升級，以適應(yīng)和滿足現(xiàn)代發(fā)展需求。

一、信息化對檔案工作提出的新要求

新形勢下，檔案信息化要求檔案管理從以實體為重心向以信息為重心轉(zhuǎn)變；檔案管理工作的定位不再是機關(guān)各項工作的終點，而是與機關(guān)辦公自動化形成完整閉環(huán)、又自成體系的專業(yè)型、智慧型工作；檔案工作的管理范圍從紙質(zhì)檔案擴展為各種不同載體的檔案；管理對象從檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?；管理層次從檔案目錄管理升級為檔案全文甚至全信息管理。檔案信息化使傳統(tǒng)的檔案事業(yè)呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)海量化、需求個性化的新面貌。因此，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出檔案工作的發(fā)展目標是“到2020年，初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，基本建成與全面建成小康社會相適應(yīng)、有效服務(wù)國家治理和‘五位一體建設(shè)的檔案事業(yè)發(fā)展體系。”

二、機關(guān)檔案工作的現(xiàn)狀

（一）檔案收集方式單一。在當前的機關(guān)單位中，檔案管理工作往往由檔案管理部門負責，由于缺乏專業(yè)的培訓(xùn)和細致的講解，一些機關(guān)檔案工作，收集方式為“我指定，你存檔”“誰存檔，誰提供”的模式，多以部門為單位，缺乏靈活性和主動性。導(dǎo)致很多有重要保存和利用價值的檔案沒有得到有效管理，極大影響了單位內(nèi)各部門對各類檔案的利用需求。

（二）檔案信息化滯后。過去，檔案管理局限在目錄層面，檔案形式以實體為主。盡管隨著科技水平的發(fā)展，檔案管理呈現(xiàn)電子化趨勢，但所謂的檔案管理電子化，只是簡單機械地將檔案標題、時間等信息錄入到電腦或檔案管理信息系統(tǒng)，并通過掃描形成電子檔案。整個過程以手工勞動為主，費時費力，并且掃描形成的電子檔案多以pdf或jpg格式，用戶在對內(nèi)容檢索時仍存在不便。

（三）檔案工作者對檔案的研究缺乏。傳統(tǒng)的檔案工作程序主要是收集、整理、鑒定、錄入、裝盒、上架等，技術(shù)難度低，重復(fù)性強，但又瑣碎繁雜，耗時耗力，讓檔案工作者無暇對檔案的內(nèi)容、價值進行鉆研，對用戶的需求進行研究，對機關(guān)工作動向及時掌握，因而工作缺乏創(chuàng)造性和活力，影響著機關(guān)檔案工作的發(fā)展。

（四）機關(guān)各部門對檔案工作的重視不夠。檔案工作作為機關(guān)內(nèi)部的日常工作，因其效用滯后，不能引起其他部門的足夠重視，加之檔案工作本身的特性屬于默默無聞、服務(wù)他人，久而久之便容易形成一種惡性循環(huán)，即機關(guān)檔案的使用價值和使用率越來越低，機關(guān)各部門對檔案工作的重視程度也越來越低。

三、檔案信息化建設(shè)的策略

（一）豐富和優(yōu)化檔案資源建設(shè)。檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，檔案工作人員積極主動地通過多渠道、多途徑收集檔案信息資源，是新時代對機關(guān)檔案工作提出的客觀要求。充實、豐富的館藏是開發(fā)利用檔案信息資源的前提，也是優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的前提。在豐富館藏工作中，檔案工作者要注意檔案信息資源的系統(tǒng)性，連貫性。在征集范圍上應(yīng)改變以往注重黨政機關(guān)文書檔案的單一性，應(yīng)擴大到社會各個方面，注意征集反映當?shù)亟?jīng)濟建設(shè)、科學(xué)研究等方面的檔案，包括具有地方特色的歷史文化檔案。整合信息資源，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，變被動的檔案提供者為主動的機關(guān)智庫和參謀。社會信息化，必然導(dǎo)致信息資源數(shù)量的劇增和載體的多樣化，從海量的信息資源中，得到有價值的檔案，需要檔案管理者對其進行研究、篩選、分析和整合。其中，建立檔案專題目錄是行之有效的方法之一。檔案專題目錄是檢索工作的主要形式，以前，檔案利用者通過檢索工具，檢索出的檔案都未成體系，只單獨發(fā)揮作用，利用者在使用時需要做大量的篩選和匯總工作，再加上對機關(guān)檔案不熟悉，很可能錯過有價值的檔案。為了提高檔案的利用率，充分挖掘檔案的潛在價值，檔案工作者應(yīng)發(fā)揮優(yōu)勢，將具有相同或相關(guān)內(nèi)容的檔案整合匯編，形成專題，建立檔案專題目錄，供利用者檢索使用，提高檔案的利用率。研究檔案信息資源，挖掘有價值的檔案信息，將機械型勞動變?yōu)閯?chuàng)作型工作。研究檔案信息資源，主要是研究檔案的內(nèi)容和價值等。檔案管理工作者應(yīng)發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢及工作經(jīng)驗，了解和關(guān)注機關(guān)業(yè)務(wù)活動的動向，掌握機關(guān)業(yè)務(wù)活動，對其歷史性、政治性、文化性做出客觀綜合的評價，為檔案信息的探索開發(fā)選定方向。

（二）豐富和加強檔案服務(wù)能力。服務(wù)工作是檔案工作的出發(fā)點和歸宿，是促進檔案工作不斷發(fā)展的內(nèi)動力?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出檔案工作的宗旨是“堅持以人為本、服務(wù)為先。把以人為本作為檔案工作的核心，努力滿足社會各方面對檔案信息的利用需求，更好地為黨和國家各項事業(yè)發(fā)展服務(wù)?！睓C關(guān)檔案工作應(yīng)秉承服務(wù)為先的原則，注重用戶體驗，不斷探索適應(yīng)當前時代要求的服務(wù)模式，推動機關(guān)檔案工作科學(xué)、健康發(fā)展。Web2.0時代，檔案信息化勢不可擋，使得機關(guān)檔案服務(wù)呈現(xiàn)出個性化、數(shù)字化、信息化和多樣化的特征。服務(wù)手段由電腦pc端向手機移動端發(fā)展，服務(wù)平臺由檔案信息管理系統(tǒng)、云端、到app、公眾號不斷擴展、聚合。服務(wù)內(nèi)容從借閱歸還、打印復(fù)印到個性化推送、內(nèi)容智能檢索等不斷豐富。服務(wù)模式由坐等用戶上門，到主動為用戶提供咨詢、指導(dǎo)、利用等特色服務(wù)發(fā)展。機關(guān)檔案工作在服務(wù)能力層面的提升，使機關(guān)檔案工作展現(xiàn)出新的活力，一是便捷性提升。用戶通過各種平臺、pc或移動客戶端，即可隨時隨地根據(jù)權(quán)限查看檔案。二是時效性增強。通過辦公自動化平臺，用戶對自身業(yè)務(wù)工作可進行一鍵上傳操作，經(jīng)過檔案管理工作者審核后，方可形成機關(guān)檔案。三是用戶的個性化需求得到滿足。檔案工作人員可根據(jù)大數(shù)據(jù)，掌握用戶的潛在需求，了解機關(guān)工作動向，從而完成相關(guān)檔案資料的編輯匯總，最大限度滿足用戶需求。數(shù)字檔案室建設(shè)蓬勃發(fā)展。2014年，國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，為機關(guān)檔案工作開啟了新篇章?！吨改稀分赋鰯?shù)字檔案室是“機關(guān)（團體和其他社會組織）在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對機關(guān)電子檔案和數(shù)字化檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)路提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺”。較傳統(tǒng)檔案室相比，數(shù)字檔案室具有以下特征，一是檔案資源“數(shù)字”化；二是檔案實體“虛擬化”；三是檔案管理系統(tǒng)化；四是信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化；五是檔案利用知識化。數(shù)字檔案室的優(yōu)勢在于全程留痕，過程可查。遵從傳統(tǒng)檔案管理的體制、做法，從源頭掌控檔案的元數(shù)據(jù)、格式與品質(zhì)等要素，通過一定的技術(shù)手段，對檔案形成的每一步都存有依據(jù)，最大限度確保檔案的真實性、完整性和安全性，這是傳統(tǒng)檔案存儲所無法比擬的。鑒于數(shù)字檔案室更有助于提升工作效率和改善服務(wù)方式，無疑更能滿足信息時代對機關(guān)檔案工作的要求，是機關(guān)檔案工作發(fā)展的必然選擇。

四、結(jié)束語

綜上所述，機關(guān)檔案信息化是機關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的重要任務(wù)和不竭動力，只有順應(yīng)改革發(fā)展新趨勢，積極探索，勇于創(chuàng)新，在檔案信息平臺建設(shè)、信息處理、互聯(lián)互通、智能服務(wù)等方面全面突破，才能在當今信息化浪潮中找準方向，走在時代前列。

【參考文獻】

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