ILAS系統(tǒng)期刊管理現(xiàn)狀及問(wèn)題研究

陳平

摘 要：圖書(shū)館自動(dòng)化集成系統(tǒng)，簡(jiǎn)稱ILAS，是我國(guó)文化部在1988年下達(dá)的一項(xiàng)科技研究項(xiàng)目。在深圳圖書(shū)館的牽頭研發(fā)開(kāi)展下，ILAS系統(tǒng)作為圖書(shū)館期刊管理的主動(dòng)力，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。它就不同層次、不同領(lǐng)域、多種規(guī)格的圖書(shū)館進(jìn)行了大數(shù)據(jù)式的革新和自動(dòng)化。將人力從圖書(shū)館期刊管理工作的繁雜中解放了出來(lái)，不僅縮小了工作量，同時(shí)在大數(shù)據(jù)的背景下，我國(guó)的圖書(shū)館管理工作也更為科學(xué)，實(shí)時(shí)，便捷。本文就ILAS系統(tǒng)對(duì)期刊管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：ILAS系統(tǒng)；期刊管理；自動(dòng)化；改革

中圖分類號(hào)：G231 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-8122（2018）04-0041-02

ILAS系統(tǒng)是一種通用型的圖書(shū)館自動(dòng)化管理系統(tǒng)，從不同層次和規(guī)模來(lái)看，ILAS的應(yīng)用具有實(shí)用性和先進(jìn)性。不僅可以覆蓋圖書(shū)館的全部存儲(chǔ)工作，同時(shí)對(duì)日常的全部業(yè)務(wù)也可以提供一條龍的管理服務(wù)。從期刊出版物的訂購(gòu)開(kāi)始，到收藏管理，ILAS提供了一系列的自動(dòng)化的數(shù)字管理，在節(jié)省人力和財(cái)力的情況下及時(shí)對(duì)圖書(shū)館系統(tǒng)進(jìn)行更新管理，有序地控制書(shū)目期刊雜志的實(shí)物流和信息流，且在ILAS 系統(tǒng)的不斷革新后，越來(lái)越多的圖書(shū)館開(kāi)始引用ILAS系統(tǒng)的升級(jí)版，更好地促進(jìn)了圖書(shū)館自動(dòng)化服務(wù)。

一、ILAS為圖書(shū)館自動(dòng)化體系市場(chǎng)帶來(lái)的影響

1.在集成化的圖書(shū)館自動(dòng)體系之前，單功能系統(tǒng)的使用占據(jù)著圖書(shū)館管理系統(tǒng)的市場(chǎng)。在單個(gè)業(yè)務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)下，單功能系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)較為完整全面的共享信息。各業(yè)務(wù)管理之間出現(xiàn)了隔閡和分離，在一定程度上給圖書(shū)館的管理整合工作帶來(lái)了不便。我國(guó)最開(kāi)始使用的流通管理系統(tǒng)，由于各書(shū)目之間的統(tǒng)一歸類標(biāo)準(zhǔn)不夠完善，因此流通系統(tǒng)的自動(dòng)化服務(wù)其實(shí)存在一定的阻礙性[1]。但是在1988年ILAS系統(tǒng)的誕生后，全方位的圖書(shū)館自動(dòng)化體系實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)集成和更新歸類，不僅可以應(yīng)用于不同層次、規(guī)模不一、種類有別的大型的圖書(shū)館，而且也解決了之前圖書(shū)館管理系統(tǒng)的流通困境。這種新型的自動(dòng)化處理系統(tǒng)從最開(kāi)始的早期處理系統(tǒng)的單一性功能到現(xiàn)在的集成整合功能，其發(fā)展與演化體現(xiàn)了ILAS在圖書(shū)館自動(dòng)化中的重要地位。

2.ILAS系統(tǒng)對(duì)圖書(shū)館期刊的信息化影響。第一，圖書(shū)館作為一個(gè)大容量資源儲(chǔ)備的信息中心，需要相應(yīng)的結(jié)構(gòu)條理、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、軟硬件資源、數(shù)據(jù)庫(kù)查詢平臺(tái)、標(biāo)準(zhǔn)化流程等等一系列程序要素，因此相應(yīng)的人力資源投入就會(huì)是很大一筆開(kāi)銷[2]。ILAS正好具有將繁雜、大量及需要反復(fù)重復(fù)的工作量系統(tǒng)化的專業(yè)性特點(diǎn)，因此這種技術(shù)的引入對(duì)圖書(shū)館的管理而言，是一個(gè)福音。第二，就讀者需求來(lái)看，ILAS在圖書(shū)管理工作中起到一個(gè)濃縮版的“工作集”作用，從期刊的訂閱、裝訂，到讀者的閱覽、查詢，在計(jì)算機(jī)程序的有條不紊中，數(shù)據(jù)自動(dòng)化的完成實(shí)現(xiàn)了高效有序準(zhǔn)確的搜索查詢及調(diào)閱所有的工作程序只需要在系統(tǒng)中簡(jiǎn)單輸入就可以找到預(yù)期的答案，為圖書(shū)館讀者自助化和自主化提供了很大的便捷。第三，實(shí)現(xiàn)了期刊從借閱到歸還的一體化集成體系。圖書(shū)館期刊的管理一直都是一項(xiàng)任務(wù)繁重的管理整合工作，在連續(xù)出版的前提下如何實(shí)現(xiàn)更好借還自動(dòng)一體化成為了一項(xiàng)改革的決定性因素。因此在ILAS ii 2.0系統(tǒng)中就完善了這種多重記到的方式。在管理的過(guò)程中，結(jié)合簡(jiǎn)單的卷類、期目和總體，只需要鼠標(biāo)輕輕一點(diǎn)則可以完成記到的繁復(fù)工作量[3]。并且在圖書(shū)館期刊藏借閱的管理中，ILAS系統(tǒng)將流通的子系統(tǒng)與連續(xù)性出版的記到系統(tǒng)完美地進(jìn)行融合，使讀者在圖書(shū)館不僅可以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)存量的閱讀，還可以完整便捷地對(duì)過(guò)刊進(jìn)行閱讀和回顧，高效地提升了圖書(shū)館的使用率。同時(shí)對(duì)圖書(shū)館期刊的也形成了一個(gè)有序完整的數(shù)據(jù)資源庫(kù)。

二、ILAS系統(tǒng)對(duì)圖書(shū)館期刊管理工作的實(shí)踐應(yīng)用

1.ILAS對(duì)期刊管理系統(tǒng)的編目應(yīng)用。作為期刊管理的前期工作，ILAS 首要的任務(wù)是對(duì)期刊期刊訂購(gòu)進(jìn)行建庫(kù)處理，在大數(shù)據(jù)庫(kù)形成之后，對(duì)各個(gè)層次和規(guī)模進(jìn)行有規(guī)則的編目處理。這種設(shè)置可以依據(jù)自身需要進(jìn)行查詢代碼的改寫(xiě)。在編目的實(shí)現(xiàn)下，讀者可以根據(jù)自身的訂閱需求及閱讀需求在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上進(jìn)行自我搜尋和查找，十分簡(jiǎn)便明了。而且在查詢過(guò)程中還有常用字的缺省規(guī)則，都可以進(jìn)行自我需求的個(gè)性化設(shè)置。

2.ILAS系統(tǒng)對(duì)期刊訂購(gòu)管理的實(shí)踐應(yīng)用。在期刊的連續(xù)訂購(gòu)管理中，需要大量的反復(fù)的認(rèn)真督導(dǎo)才能夠有效地完成。在ILAS系統(tǒng)下，可以對(duì)圖書(shū)館期刊進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置，在信息檢索和各個(gè)圖書(shū)館之間相互調(diào)借的情況下，ILAS系統(tǒng)在現(xiàn)代信息技術(shù)的特色下優(yōu)秀地完成了這一工作。其中還包括增刊和贈(zèng)刊的處理工作，從從圖書(shū)館期刊的缺省和穩(wěn)定狀態(tài)來(lái)及時(shí)進(jìn)行判斷和提醒工作。對(duì)于有記錄的信息提示，圖書(shū)館可以及時(shí)進(jìn)行信息的處理和改善。從訂購(gòu)管理外，對(duì)于讀者的期刊借閱和歸還系統(tǒng)，也是ILAS現(xiàn)代信息技術(shù)的一大專有特色，在信息的完善和更新上完美地超越了人工的速度和效率[4]。

3.在現(xiàn)刊的記到應(yīng)用也是目前我國(guó)圖書(shū)館對(duì)ILAS應(yīng)用的一大重要領(lǐng)域。從首期期刊的記到工作設(shè)置開(kāi)始，其后電腦的自動(dòng)記到模式就已形成，對(duì)缺省和輸出的記載直接會(huì)出現(xiàn)在ILAS系統(tǒng)的整體管理數(shù)據(jù)上。這種前一發(fā)而動(dòng)全身的系統(tǒng)模式對(duì)期刊雜志的及時(shí)管理和發(fā)現(xiàn)缺漏工作有很大的幫助，我們可以在實(shí)時(shí)性的館藏分配信息中調(diào)取各種信息是否處于正常的狀態(tài)。并且不止份數(shù)的管理，還有期刊的時(shí)間、儲(chǔ)存狀態(tài)等等都會(huì)一并顯現(xiàn)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。尤其對(duì)外文期刊的管理，在未記到的情況下，有些會(huì)出現(xiàn)少期或合期的現(xiàn)象，所有ILAS系統(tǒng)的記到工作就顯得更為有效。

4.ILAS系統(tǒng)對(duì)期刊的裝訂工作應(yīng)用。在圖書(shū)館期刊對(duì)裝訂工作進(jìn)行整合時(shí)，ILAS系統(tǒng)可以有效地將缺省和需要補(bǔ)缺的書(shū)刊進(jìn)行篩選和羅列，并注明缺省的具體情況及原因。在此之后，還會(huì)出現(xiàn)一條鏈的催缺設(shè)置進(jìn)行提醒，并且在進(jìn)行裝訂時(shí)，可以跳過(guò)缺省的期刊進(jìn)行先裝訂后補(bǔ)齊的設(shè)置，在一系列工作完成和整合之后，再對(duì)裝訂清單進(jìn)行打印即可。其記錄的保存也比較長(zhǎng)久，可以隨時(shí)進(jìn)行調(diào)閱和檢查工作[5]。所有裝訂后的期刊再根據(jù)合理有序的規(guī)定模式進(jìn)行歸類和收藏于在各個(gè)類目下，以便讀者在借閱和閱讀時(shí)高效地進(jìn)行瀏覽及查詢。

三、在ILAS系統(tǒng)的應(yīng)用中出現(xiàn)的問(wèn)題及未走出的困境

隨著ILAS系統(tǒng)的有效廣泛使用，各大圖書(shū)館紛紛開(kāi)始引用這一現(xiàn)代信息系統(tǒng)技術(shù)進(jìn)行革新。并且在原有的ILAS系統(tǒng)上又研發(fā)出了更為高級(jí)的二代和三代升級(jí)版本，這種新興信息系統(tǒng)技術(shù)的普及給圖書(shū)館流動(dòng)期刊管理的工作帶來(lái)了巨大的變革和便捷，同時(shí)也解放了大量的人力和物力的輸出。但在ILAS系統(tǒng)的使用中，用戶也發(fā)現(xiàn)了其存在的局限性和機(jī)動(dòng)性的缺失，就圖書(shū)館的期刊管理工作而言，ILAS系統(tǒng)在進(jìn)行大量管理、訂購(gòu)、編目、記到等工作后，其局部方面存在的不足也是顯而易見(jiàn)的。

1.ILAS系統(tǒng)在期刊的價(jià)格上的變更存在不自動(dòng)更新的情況。比如，當(dāng)我們?cè)诘谝淮屋斎肫诳嗁?gòu)單價(jià)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)推算出該期刊的年價(jià)、季價(jià)，或月價(jià)，但如果第一次的輸入有誤，想要從頭開(kāi)始進(jìn)行修改時(shí)，我們只能實(shí)現(xiàn)第一次價(jià)格的變更，而ILAS系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)更新年價(jià)、季價(jià)和月價(jià)的功能。這種情況下就需要將原先的單價(jià)更換之后，再將原先系統(tǒng)自動(dòng)推算出的各個(gè)價(jià)格總和進(jìn)行刪除，系統(tǒng)才能重新進(jìn)行正確的計(jì)算，否則就會(huì)出現(xiàn)前后不相符的價(jià)格記載。這種系統(tǒng)上的小問(wèn)題其實(shí)歸根結(jié)底還是小漏洞，當(dāng)工作人員無(wú)法做到事無(wú)巨細(xì)的時(shí)候，價(jià)格上的錯(cuò)誤就會(huì)隨之出現(xiàn)，因而在裝訂過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)比較明顯的不足。

2.系統(tǒng)中部分必要的提示功能有待提升。流動(dòng)期刊的管理需要一定的實(shí)時(shí)性更新工作，對(duì)于準(zhǔn)確而及時(shí)的期刊管理更新，ILAS也做到了較為理想的狀態(tài)。但在一些必要的信息提醒方面還存在一些瑕疵。比如在讀者對(duì)期刊進(jìn)行借閱時(shí)，超期的提示，在期刊記到的內(nèi)容中，ILAS沒(méi)有很好地做到相應(yīng)的提示，在沒(méi)有提示的前提下，工作人員無(wú)法獲知是否輸入的情況，會(huì)出現(xiàn)一定程度的誤差。而且對(duì)于期刊借閱的損壞等現(xiàn)象，系統(tǒng)也無(wú)法進(jìn)行相應(yīng)的提升工作，這些都依然需要工作人員的人工行為來(lái)進(jìn)行補(bǔ)充和相應(yīng)的調(diào)整[6]。如果對(duì)于借閱中存在的問(wèn)題可以進(jìn)行相應(yīng)的輸入記錄，那么在反復(fù)借閱的過(guò)程中，工作人員就可以省去很多親自調(diào)看和查詢的時(shí)間和工作量，這對(duì)于自動(dòng)化的提升也是一個(gè)很大的進(jìn)步。

3.在裝訂期刊過(guò)程出現(xiàn)的信息受阻問(wèn)題。這種系統(tǒng)無(wú)故受阻的現(xiàn)象會(huì)出現(xiàn)在載入或輸出時(shí)，在期刊裝訂工作完成后，期刊目次等信息無(wú)法進(jìn)行記到等相應(yīng)的處理工作。這時(shí)就需要人力進(jìn)行系統(tǒng)的重新啟動(dòng)及維護(hù)等工作。這種問(wèn)題的出現(xiàn)有時(shí)會(huì)影響當(dāng)下圖書(shū)館的工作進(jìn)度，并且給工作人員帶來(lái)大量反復(fù)的計(jì)算機(jī)補(bǔ)充工作。而且一定系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)或相應(yīng)的期刊管理信息無(wú)法輸入，數(shù)據(jù)庫(kù)就會(huì)出現(xiàn)斷層的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象又會(huì)引起其他新的問(wèn)題。

4.部分頁(yè)面內(nèi)容的偏差及檢索限定的不準(zhǔn)確問(wèn)題。在ILAS系統(tǒng)中，有些字符和字母的輸入會(huì)出現(xiàn)偏差。因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)的定向性和自我辨別力的缺失，導(dǎo)致有些字符的輸入出現(xiàn)了與結(jié)果天差地的搜索內(nèi)容。在數(shù)字和字母中，如“0”和“O”的輸入，計(jì)算機(jī)對(duì)其的識(shí)別只是依據(jù)計(jì)算機(jī)代碼進(jìn)行歸類的，因此就會(huì)出現(xiàn)答非所問(wèn)的查詢結(jié)果，甚至有時(shí)根本無(wú)法獲取信息。在搜索限定詞的使用上，有些限定內(nèi)容對(duì)搜查結(jié)果毫無(wú)意義，這種類似的模塊在如果進(jìn)行選項(xiàng)的選擇后，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)局限性，找不到相應(yīng)的搜查數(shù)據(jù)，也就是本不需要的限定選項(xiàng)在選擇之后反而增加了不便捷性[4]。

5.ILAS系統(tǒng)在輸出格式上會(huì)出現(xiàn)誤差。在進(jìn)行Excel表格進(jìn)行期刊統(tǒng)計(jì)借閱數(shù)目時(shí)，常常會(huì)出現(xiàn)日期和期刊數(shù)目的錯(cuò)誤轉(zhuǎn)變。這種錯(cuò)誤輸出在進(jìn)行更改時(shí)也需要一定量的人力時(shí)間投入。因此在進(jìn)行期刊數(shù)據(jù)輸出時(shí)，就需要工作人員大量的耐心和細(xì)致才能對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不足進(jìn)行補(bǔ)充。

四、結(jié) 論

在互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)廣闊覆蓋的今天，圖書(shū)館期刊管理工作也是一項(xiàng)可以緊跟時(shí)代步伐的傳統(tǒng)項(xiàng)目。ILAS系統(tǒng)的研發(fā)及升級(jí)，不僅提升了我國(guó)圖書(shū)館管理的科學(xué)性和及時(shí)性，同時(shí)對(duì)廣大人力和財(cái)力也是一項(xiàng)解放舉措。這種從頭到尾事無(wú)巨細(xì)的計(jì)算機(jī)服務(wù)使我們?cè)谶M(jìn)行工作和閱讀時(shí)更為便捷高效。但I(xiàn)LAS系統(tǒng)中還存在一些未解決的系統(tǒng)技術(shù)弊端，希望在未來(lái)的研發(fā)中能夠進(jìn)行相應(yīng)的解決，使科學(xué)信息技術(shù)更好地為全人類服務(wù)。

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[責(zé)任編輯：思涵]