高校畢業(yè)生檔案意識缺失現(xiàn)狀分析及對策研究

吳建章 徐婭囡

摘 要：當前，高校畢業(yè)生檔案意識普遍缺失，出現(xiàn)建檔意識薄弱、管檔意識缺乏、用檔意識缺位等現(xiàn)象。高校畢業(yè)生檔案意識的缺失，有其歷史、社會、教育、個人和檔案數(shù)字化建設落后等因素的原因。對于畢業(yè)生教育與管理主體的高校，要通過檔案員培訓、輔導員強化、網(wǎng)絡檔案開發(fā)等途徑培養(yǎng)畢業(yè)生的檔案意識，畢業(yè)生則需要在建檔過程中進行認真和仔細地填寫，平時要注重資料的保存和上交，離校后要注意檔案的查詢與保護。

關鍵詞：高校畢業(yè)生；檔案意識；檔案建設

中圖分類號：G641 文獻標識碼：A 文章編號：1002-4107（2018）05-0078-03

檔案意識是指人們對檔案的性質(zhì)、價值的認識和對檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認識[1]。檔案意識的強弱，反映了一個國家、民族、單位或個人對既往歷史的重視程度和認知水平。高校畢業(yè)生檔案意識是指畢業(yè)生對檔案和檔案工作的認知與態(tài)度，特別是對個體檔案的認知、了解、利用和開發(fā)。高校畢業(yè)生檔案意識的樹立不僅能夠促進畢業(yè)生檔案的規(guī)范化建設，而且對于畢業(yè)生的就業(yè)和發(fā)展都會產(chǎn)生重要影響。

近年來，報紙、雜志、網(wǎng)絡報道畢業(yè)生“棄檔”的新聞屢見不鮮，從表面上看畢業(yè)生“棄檔”是不重視檔案的一種表象，從深層次上探究則是畢業(yè)生檔案意識缺失造成的結果。當前，高校畢業(yè)生在建檔、管檔、用檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)檔案意識缺失現(xiàn)象，究其原因，既有歷史、社會、教育和個人因素，也與檔案數(shù)字化建設落后息息相關。高校要從檔案員培訓、輔導員強化、網(wǎng)絡檔案開發(fā)等方面加強畢業(yè)生檔案管理，敦促畢業(yè)生個體要注重檔案意識的養(yǎng)成。

一、高校畢業(yè)生檔案意識缺失現(xiàn)狀

在一項針對蘇州地區(qū)在校大學生檔案意識調(diào)查研究中，結果顯示：65%的學生不知道《高等學校檔案管理辦法》，26%的學生完全不知道檔案內(nèi)容，40%的學生不知道畢業(yè)后檔案如何處理，35%的學生不知道畢業(yè)后返校查詢學籍檔案的部門[2]。上述調(diào)查結果表明高校畢業(yè)生的檔案意識缺失非常嚴重，具體表現(xiàn)在以下三個方面。

（一）建檔意識薄弱

《高等學校檔案管理辦法》明確規(guī)定了高校畢業(yè)生的歸檔范圍，包括“高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等”[3]。高校畢業(yè)生檔案主要來自學校教務處的學籍材料及學生處、團委、院系學生工作辦公室等部門的考評和獎懲及其他材料，涉及學校與學生相關的各個部門[4]。畢業(yè)生檔案材料的填寫和完善，一部分需由畢業(yè)生本人填寫完成，一部分需由學校相關部門工作人員完成。學校相關部門工作人員完成的檔案材料，一般都有一套較為成熟和完善的體系，基本能夠按照相關要求完成檔案的填寫和打印。畢業(yè)生個人書寫的檔案材料則問題較多，如找別人代寫、個人信息不真實、隨意涂改、書寫不規(guī)范、字跡潦草、使用藍色圓珠筆、損壞材料等，致使檔案材料失真或殘缺不全，嚴重影響著畢業(yè)生檔案的質(zhì)量。

（二）管檔意識缺乏

1.檔案去向不明了。根據(jù)教育部、各省市主管部門及相關用人單位、畢業(yè)生所在高校的文件精神和要求，升學、入伍、考取公職、簽約等畢業(yè)生的檔案會通過郵寄的方式轉遞到相應的學校、部隊、用人單位或人事代理機構；西部計劃畢業(yè)生檔案會暫時保留在畢業(yè)學校，待其西部計劃結束或視工作狀況再把檔案轉遞到生源地或工作單位；其他采取靈活就業(yè)和自主創(chuàng)業(yè)等形式就業(yè)的畢業(yè)生的檔案會依據(jù)畢業(yè)生所學專業(yè)性質(zhì)進行轉遞，師范類畢業(yè)生檔案一般轉遞到畢業(yè)生生源地的省市縣教育主管部門，非師范類畢業(yè)生檔案則轉遞到畢業(yè)生生源地的省市縣人力資源與社會保障局或其主管的人才交流中心等?，F(xiàn)實情況是：相當數(shù)量的畢業(yè)生不知道檔案去向，如前所述的針對蘇州地區(qū)在校大學生的檔案意識的調(diào)查研究中，31%的進入非公和民營企業(yè)中的畢業(yè)生不知道檔案放在哪里[5]。許多畢業(yè)生畢業(yè)若干年后，經(jīng)過持續(xù)努力，考取了公務員、事業(yè)編等公職部門，錄用單位進行政審或調(diào)檔時，畢業(yè)生對自己的檔案去向大多不明了，最后想方設法通過各種途徑聯(lián)系畢業(yè)學校的就業(yè)部門或畢業(yè)時的輔導員咨詢檔案的去向。

2.棄檔現(xiàn)象嚴重。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和傳統(tǒng)人事制度的變革，越來越多的高校畢業(yè)生基于積極就業(yè)的現(xiàn)實考慮，轉向了中小微型企業(yè)就業(yè)，且在行業(yè)之間、地域之間頻繁流動。由于中小微型企業(yè)對檔案的要求較低或者不接收檔案，大量的畢業(yè)生檔案被遺棄在各省市縣的人才交流中心和教育局等，大學生“棄檔”已成為關注度較高的一種社會現(xiàn)象。據(jù)統(tǒng)計，全國各省、市人才中介機構中的棄檔率至少達到10%，有些地區(qū)的棄檔率甚至高達70%，全國至少有80萬“棄檔族”[6]。隨著高校畢業(yè)生人數(shù)的逐年攀升，以及企業(yè)單位對檔案重視程度的減弱，越來越多的檔案將會被遺棄在各省市縣的人才交流中心和中介機構，已日益成為這些中心和機構的沉重負擔。

（三）用檔意識缺位

任何事物，如不加以利用，都會失去其存在的價值。檔案的建設，其目的不僅僅是資料的保存，關鍵是如何利用。高校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是高校學生在校學習期間的生活、學習及各種社會實踐活動的真實歷史記錄，是高校畢業(yè)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)[7]。畢業(yè)生在以后的工作、生活和學習中難免會丟失一些重要證書，如畢業(yè)證、學位證、報到證、教師資格證等，如需進行補辦，需要從檔案中復印相關資料，從升學錄取大表、登記表、學籍卡等資料中找尋畢業(yè)證、學位證、教師資格證編號或者報到證副聯(lián)等，然后再到相關部門進行補辦或開具證明。對于檔案利用應走的程序，畢業(yè)生知之甚少，當“書到用時方恨少”時，只能求救于畢業(yè)時的輔導員或畢業(yè)學校相關部門工作人員。

二、高校畢業(yè)生檔案意識缺失原因分析

高校畢業(yè)生檔案意識的缺失，既有歷史和社會因素，也有學校教育缺乏的因素，更與個人認知息息相關。

（一）歷史因素

檔案作為一種歷史印跡，在階級社會中，體現(xiàn)著一定的階級屬性，是為一定的階級關系和階級利益服務的[8]。歷史發(fā)展到今天，普通檔案雖然能夠隨時查詢，但根據(jù)檔案法及相關規(guī)定，為保證檔案的完整性，個人不能私自接觸、領取、攜帶自己的檔案，個人傾其一生也許都無法接觸到自己的檔案，更不可能知道自己檔案包含的內(nèi)容。檔案的神秘性和封閉性的特點，造成人們無法通過感知形成檔案意識。大學階段，雖然畢業(yè)生在資料填寫過程中部分地接觸到了自己的檔案，但是大部分檔案由學校相關部門和人員生成與保管，畢業(yè)生無法知道自己檔案的全部內(nèi)容，這在一定程度上削弱了畢業(yè)生檔案意識的形成。

（二）社會因素

隨著高校畢業(yè)生就業(yè)體制的改革、深化和發(fā)展，越來越多的畢業(yè)生走向了中小微型企業(yè)，這些企業(yè)對人才的考察不在乎檔案材料的優(yōu)劣，看重的是個人能力的大小，個人能夠對企業(yè)創(chuàng)造多少價值。部分企業(yè)從畢業(yè)生招聘至工作，甚至在畢業(yè)生工作較長的時間內(nèi)，都不會過問檔案；部分企業(yè)即使對檔案有所要求，也會把檔案委托于人才交流中心或中介機構托管，對于檔案難以做到隨時更新，幾乎等同于棄之于人才交流中心或中介托管機構；部分企業(yè)則以種種理由拒絕接收和保管檔案，檔案要求松，使用率低，成為可有可無的材料，無形中降低了高校畢業(yè)生的檔案意識。

（三）教育因素

在我國小學和中學教育體系中，學校和家長注重的是應試教育，與應試教育無關的教育的開展則相對較少，檔案教育雖屬于教育范疇，但在小學和中學階段很少或基本不涉及。大學生階段，是形成個人檔案的重要時期，特別是畢業(yè)前期，但高校強調(diào)較多的是就業(yè)和離校安全教育，對畢業(yè)重要組成部分的檔案強調(diào)的較少，或者不予涉及。檔案教育的缺失，使畢業(yè)生難以形成檔案的概念和意識，導致畢業(yè)生對自己的檔案漠不關心，使用時則滿世界瘋找，不使用時則束之高閣。

（四）個人因素

高校畢業(yè)生檔案意識的缺失，個人因素是重要原因。受就業(yè)形勢嚴峻的影響，畢業(yè)生就業(yè)面臨較大的壓力，為了獲取較為滿意的職位，畢業(yè)生在招聘會、考試、面試等各個環(huán)節(jié)和不同地點之間來回奔波，無暇顧及自己的檔案，本應個人填寫的“畢業(yè)生登記表”等重要資料，有時迫不得已委托于別的學生填寫，檔案的真實性大打折扣，即使自己填寫的內(nèi)容，也是草草應付，不僅書寫潦草，內(nèi)容也極其淺薄。另外，招聘單位，特別是非公單位，對檔案的漠視程度，甚至拒絕接受檔案，也在無形中影響著畢業(yè)生檔案意識的生成。

（五）檔案數(shù)字化水平低

檔案建設的數(shù)字化水平低，影響著畢業(yè)生檔案意識的生成。當前，網(wǎng)絡化、數(shù)字化已深刻影響著人類的生產(chǎn)和生活，人們通過網(wǎng)絡等新興媒體就能方便、快速地搜索到自己需要的資料。但當前檔案的數(shù)字化水平已遠遠落后于社會的發(fā)展，個人檔案，特別是普通人的檔案尚未形成數(shù)字化，個人無法通過網(wǎng)絡查詢到自己的檔案。檔案數(shù)字化水平低阻礙著人們對檔案的有效利用，影響著高校畢業(yè)生形成檔案意識。

三、高校畢業(yè)生檔案意識培育路徑選擇

畢業(yè)生受教育的主體是高校，畢業(yè)生檔案意識的培育必須發(fā)揮高校的主體地位和作用，同時畢業(yè)生也要養(yǎng)成良好的檔案意識。

（一）學校教育

1.檔案員培訓。加強高校畢業(yè)生的檔案意識，必須從提高畢業(yè)生的檔案知識開始。高校一般都設置專門的檔案館，并配備一定數(shù)量的檔案工作人員，這些人員一般都熟知檔案法律、法規(guī)和檔案操作的流程，對于檔案的把握都較為準確和到位。學校可在大學生入校、平時教學或者畢業(yè)生離校時，專門安排檔案專業(yè)人員通過講座的開設、檔案館的參觀等方式對大學生進行檔案知識的講解和教育，幫助大學生了解檔案的作用、意義以及與自身的關系，提高大學生對檔案的認知與意識。

2.輔導員強化。高校輔導員作為開展大學生思想政治教育的骨干力量，在大學生日常思想政治教育和管理工作中扮演著組織者、實施者和指導者的角色[9]。經(jīng)調(diào)查研究，全國范圍內(nèi)60%的高校把大學生檔案放置到輔導員手中進行管理[10]。從大一對高中檔案的收取，到獎優(yōu)等各類材料的填寫和存放，到畢業(yè)時檔案材料的整理、封檔，甚至是轉遞，都離不開輔導員悉心、細心的指導和工作，大學生檔案工作儼然已成為高校輔導員的重要工作之一。在以上各個環(huán)節(jié)中，輔導員可從材料的填寫、檔案的保護和畢業(yè)前的離校教育等方面和時間段強化大學生檔案意識的培養(yǎng)。

（二）個人養(yǎng)成

1.平時要注意資料的保存和上交。檔案材料豐富多彩，類型也多種多樣。經(jīng)由學校生成的材料大多保存完好，在畢業(yè)生離校后會裝入到畢業(yè)生檔案中。除學校外，畢業(yè)生還會通過社會或相關機構參加一些重要的實踐活動或比賽，以此取得相應的社會實踐經(jīng)歷或者一些職業(yè)資格證書，這些重要材料一般會由社會相關機構直接反饋給畢業(yè)生，由畢業(yè)生留存，這需要畢業(yè)生在注重資料保存的同時，可通過兩種方式適時上交：一是收到材料時及時把資料上交到輔導員或者檔案部門，二是在畢業(yè)時集中把資料交給輔導員或者檔案部門。

2.建檔時要認真和仔細地填寫。檔案是歷史痕跡，一經(jīng)生成便無法更改。畢業(yè)生在檔案建檔生成過程中，必須認真仔細。一是字跡書寫認真。要按照要求，使用黑色墨水或黑色中性筆認真書寫，不可字跡潦草，盡量不要出現(xiàn)涂抹和錯別字現(xiàn)象。二是內(nèi)容填寫認真。檔案內(nèi)容極其豐富，要認真對待所填內(nèi)容，如果涉及個人表現(xiàn)等較多內(nèi)容時，要打好草稿，認真修改，修改完善后再在資料上填寫，切不可邊想邊寫，不僅會導致內(nèi)容的不豐富，也會導致語句的不通順或者前后不對應，更有可能會出現(xiàn)錯別字或者涂改現(xiàn)象。三是填寫過程必須仔細。要仔細核對所填信息，要達意，不能張冠李戴，文不對題。

3.離校后要注意檔案的查詢與保護。畢業(yè)生在離校后要注重檔案的查詢和保護。查詢是為了檔案的保護，切不可以就業(yè)為由忽視了檔案的去向。關于檔案的查詢，一是可以詢問學校檔案轉遞部門，咨詢檔案的去向，在規(guī)定時間內(nèi)到檔案接收單位查詢自己的檔案；二是如果學校開通了網(wǎng)上檔案去向查詢系統(tǒng)，要在較短的時間內(nèi)到查詢系統(tǒng)查詢自己的檔案去向。關于檔案的保護，對于考研、考取事業(yè)單位、簽約大型企業(yè)和回生源地就業(yè)的畢業(yè)生，檔案的流向和保管較為正規(guī)，檔案一般不會出現(xiàn)較大問題，需要重點關注的是到中小微型企業(yè)工作的畢業(yè)生?，F(xiàn)在部分高校出于檔案投遞的精確性，對于就業(yè)的畢業(yè)生一般都會郵寄到簽約單位，這些簽約單位可能無力掌管和放置檔案，需要畢業(yè)生及時與簽約單位協(xié)商，把檔案放置到有保管權限和能力的人才交流中心和中介機構，以免放置到單位出現(xiàn)丟失的情形。

（三）網(wǎng)絡檔案開發(fā)

高校畢業(yè)生檔案與畢業(yè)生個人生活、學習、就業(yè)、發(fā)展息息相關，畢業(yè)生必須能夠方便、快捷地查詢和利用自己的檔案?，F(xiàn)今社會，已步入網(wǎng)絡時代，網(wǎng)絡的便捷性深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，加快了人們對信息的獲取速度。高校在進行常規(guī)檔案的整理和保護的同時，可進行網(wǎng)絡檔案的探索和開發(fā)，把畢業(yè)生相關檔案生成網(wǎng)絡檔案，使畢業(yè)生通過用戶系統(tǒng)快速查詢自己的檔案，提升對檔案資料的利用效率。

總之，檔案在高校畢業(yè)生就業(yè)、發(fā)展等過程中扮演著重要角色，畢業(yè)生必須在建檔、管檔、用檔等環(huán)節(jié)強化檔案意識，切實維護檔案的完整性和發(fā)揮檔案對個人的促進作用。

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