醫(yī)院檔案管理工作新思路探討

劉迎

摘 要：近幾年醫(yī)院檔案管理工作主要以單位的科室作為基本單位，對(duì)其日常工作中所涉及的工作資料進(jìn)行歸類、整理和保存，實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)機(jī)制。也就是通過新的醫(yī)改把復(fù)雜的檔案管理工作簡(jiǎn)單化、人性化、科技化，并突出它的重要特性。本文主要根據(jù)近幾年的醫(yī)改背景，對(duì)知識(shí)管理及信息技術(shù)來(lái)闡述醫(yī)院檔案管理工作的新思路路徑。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理工作；必要性；改革；知識(shí)管理；信息技術(shù)

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

醫(yī)院檔案資料作為醫(yī)院的發(fā)展提供重要依據(jù)，涉及到醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的各項(xiàng)計(jì)劃決策、工程合同、財(cái)務(wù)審計(jì)數(shù)據(jù)，也包括人事資料及會(huì)議記錄等等。管理這些高參考價(jià)值的檔案資料，一方面能全面提升醫(yī)院各個(gè)部門在各個(gè)方面的管理水平，一方面也能大力推進(jìn)醫(yī)院自身的文化體制建設(shè)，反映醫(yī)院財(cái)務(wù)收支的實(shí)際狀況，同時(shí)達(dá)到監(jiān)督醫(yī)院經(jīng)營(yíng)狀況的作用。

在倡導(dǎo)信息科技化發(fā)展，普及醫(yī)改環(huán)境的今天，醫(yī)院檔案管理的改革就勢(shì)在必行，這也是醫(yī)院自我調(diào)整管理運(yùn)作機(jī)制的良好契機(jī)。在這種背景下，檔案管理工作的重要性就已經(jīng)凸現(xiàn)出來(lái)，借助合理的機(jī)制規(guī)劃、豐富的知識(shí)管理導(dǎo)向以及高科技技術(shù)來(lái)為醫(yī)院檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，使醫(yī)院始終保持在正常、高效的運(yùn)營(yíng)軌道上，也是醫(yī)院在醫(yī)改環(huán)境下追求可持續(xù)發(fā)展的終極目標(biāo)。

2 醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作的改革新思路

醫(yī)改為醫(yī)院檔案管理工作提出更多要求，也帶來(lái)更多機(jī)遇與可能性，使醫(yī)院檔案管理工作朝多元化方向發(fā)展，這也是目前我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的大勢(shì)所趨。本文認(rèn)為，醫(yī)改下的醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)該突出創(chuàng)新特色，走個(gè)性化道路，除常規(guī)的以工作機(jī)制改革為主的檔案管理思路外，還應(yīng)該多從先進(jìn)社會(huì)發(fā)展需求和醫(yī)院發(fā)展方向來(lái)尋找突破口，另辟蹊徑，走個(gè)性化管理道路。

3 基于知識(shí)管理導(dǎo)向的醫(yī)院檔案管理工作改革思路

知識(shí)管理是對(duì)醫(yī)院檔案管理及其業(yè)務(wù)領(lǐng)域所有知識(shí)的集中匯總，它展現(xiàn)了一個(gè)系統(tǒng)復(fù)雜的管理過程，這就包括了對(duì)知識(shí)的收集、整合、應(yīng)用和保存。知識(shí)管理就是基于知識(shí)創(chuàng)造、貢獻(xiàn)與共享這一套完整機(jī)制來(lái)提高醫(yī)院檔案管理的知識(shí)應(yīng)用水平，促進(jìn)醫(yī)院和諧發(fā)展建設(shè)。知識(shí)管理迎合了現(xiàn)如今知識(shí)經(jīng)濟(jì)型與網(wǎng)絡(luò)信息型社會(huì)高速發(fā)展，在管理工作中求新求變的重大特色，它針對(duì)醫(yī)院這樣一個(gè)知識(shí)密集型組織為核心，將知識(shí)管理導(dǎo)向引入到醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)中，形成化學(xué)反應(yīng)，希望以醫(yī)院檔案作為知識(shí)資源，構(gòu)建醫(yī)改下的全新檔案管理模式。具體來(lái)說，基于知識(shí)管理導(dǎo)向的醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新主要體現(xiàn)在以下四點(diǎn)。

3.1 構(gòu)建檔案知識(shí)管理人員制度

以知識(shí)管理為基本導(dǎo)向的醫(yī)院檔案管理工作首先要以人為本，圍繞人建立相關(guān)管理制度，因?yàn)槭侨说闹R(shí)能力決定了醫(yī)院檔案管理的應(yīng)用程度和應(yīng)用水平。所以首先要基于知識(shí)管理理論來(lái)培訓(xùn)醫(yī)院檔案管理工作者，其培訓(xùn)內(nèi)容就包括了醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)的操作理論與實(shí)踐學(xué)習(xí)、醫(yī)院各科室部門日常工作資料的信息挖掘?qū)W習(xí)等等。再者，培訓(xùn)過程也應(yīng)該強(qiáng)調(diào)和督促檔案管理者要主動(dòng)與臨床科室、職能科室工作人員進(jìn)行溝通交流，以便于更快更準(zhǔn)確的獲得第一手?jǐn)?shù)據(jù)信息資料，進(jìn)而做到第一時(shí)間形成醫(yī)務(wù)檔案，保證醫(yī)院檔案管理的流通性。

3.2 構(gòu)建醫(yī)院名家名醫(yī)檔案體系

醫(yī)院除這些實(shí)際存在的醫(yī)務(wù)檔案以外，還有隱性知識(shí)，它存在于醫(yī)務(wù)工作者的頭腦中。所以醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)該充分挖掘這些隱性的知識(shí)資源，讓他們也成為醫(yī)院檔案管理工作改革過程中的新內(nèi)容，即建立醫(yī)院名家名醫(yī)檔案體系?？梢哉f，這部分檔案管理工作非常生動(dòng)，它所蘊(yùn)含的豐富內(nèi)涵也是傳統(tǒng)醫(yī)務(wù)檔案所無(wú)法比擬的。因?yàn)檫@里就包括了名家名醫(yī)在醫(yī)療實(shí)踐活動(dòng)、真實(shí)病例中所總結(jié)的診療經(jīng)驗(yàn)，在醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)研究中所總結(jié)的寶貴理論等等。所以醫(yī)院應(yīng)該在日常工作中多多收集這些名醫(yī)名家在行醫(yī)過程中所產(chǎn)生的有效資料，歸納提煉他們的個(gè)人觀點(diǎn)、醫(yī)療技巧和經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)將一些可能并未開發(fā)出的隱性知識(shí)同時(shí)挖掘出來(lái)，就比如說某些名醫(yī)名家在會(huì)診過程中對(duì)病人的口頭建議、他們所撰寫的診斷病歷等等，將這些資料編撰成冊(cè)，然后保存于醫(yī)院檔案管理中心，日后供醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)研究或者供年輕醫(yī)學(xué)學(xué)者學(xué)習(xí)。

3.3 構(gòu)建數(shù)字化知識(shí)管理體系

基于知識(shí)管理的醫(yī)院檔案管理也應(yīng)該走信息技術(shù)路線，構(gòu)建數(shù)字化管理體系，逐漸向全面信息化管理機(jī)制發(fā)展。在醫(yī)改環(huán)境下，醫(yī)院的所有文件、檔案都應(yīng)該以互聯(lián)網(wǎng)作為主要工作交流平臺(tái)，以數(shù)字化技術(shù)為主要路徑，將傳統(tǒng)檔案掃描技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化，逐漸形成新一代醫(yī)院檔案知識(shí)管理體系。同時(shí)，也要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的有效分類，主要分為檔案信息綜合管理與網(wǎng)絡(luò)信息共享兩大部分。檔案信息綜合管理主要基于各部門數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合歸納，而網(wǎng)絡(luò)信息共享則實(shí)現(xiàn)了部門之間信息的有效交流，這也正符合了目前醫(yī)改背景下對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的新要求，那就是全面、快捷、合理有效的構(gòu)建醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化體系，實(shí)現(xiàn)科技與傳統(tǒng)管理模式的相互有機(jī)結(jié)合。

3.4 構(gòu)建檔案管理模塊

醫(yī)院檔案管理模塊也是基于知識(shí)管理系統(tǒng)所構(gòu)建的，它是在醫(yī)院檔案庫(kù)中所形成的分支知識(shí)庫(kù)，其中就包括了醫(yī)療電子檔案、醫(yī)學(xué)圖書期刊、臨床醫(yī)務(wù)規(guī)程規(guī)范等等。這其中涉及了醫(yī)院的大部分醫(yī)療事務(wù)，同時(shí)檔案管理模塊也發(fā)揮了醫(yī)院對(duì)電子檔案整合的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)施了各個(gè)部門、各個(gè)醫(yī)療科目的有效分類，使醫(yī)務(wù)電子檔案管理模塊在醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)中發(fā)揮巨大作用。以主題知識(shí)庫(kù)為例，它就作為醫(yī)院檔案的知識(shí)地圖出現(xiàn)，它基于醫(yī)院綜合檔案構(gòu)建，并且由醫(yī)務(wù)工作者和檔案管理者進(jìn)行了系統(tǒng)化梳理分類，它基本實(shí)現(xiàn)了基于知識(shí)管理的橫向縱向交叉關(guān)系，使醫(yī)院的各類檔案在邏輯上被組織聯(lián)系起來(lái)，形成了全新的知識(shí)資源體系，供各個(gè)醫(yī)療部門共享。

4 基于法律基礎(chǔ)的醫(yī)院檔案管理電子安全機(jī)制

信息化之于醫(yī)院檔案管理的真正意義還在于安全性，基于法律法規(guī)的醫(yī)院檔案管理電子安全機(jī)制構(gòu)建也是必不可少的。舉例來(lái)說，應(yīng)該為醫(yī)院檔案管理構(gòu)建入侵檢測(cè)防御系統(tǒng)，它被設(shè)置于醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備前，當(dāng)有網(wǎng)絡(luò)入侵狀況發(fā)生時(shí)，即使攻擊源頭在任何位置，入侵檢測(cè)防御系統(tǒng)都會(huì)報(bào)警將入侵信息匯總傳輸給數(shù)據(jù)中心，確保對(duì)可以訪問業(yè)務(wù)的監(jiān)督檢查。為此，醫(yī)院應(yīng)該設(shè)置基于網(wǎng)絡(luò)入侵防御的專業(yè)硬件設(shè)備，例如IPS（ Intrusion Prevention System）計(jì)算機(jī)防御系統(tǒng)或者專業(yè)防火墻，基于它們來(lái)構(gòu)建網(wǎng)關(guān)病毒防御體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)自身數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)檢測(cè)與有效保護(hù)，同時(shí)也確保數(shù)據(jù)共享的安全性，做到以法律法規(guī)為基本原則的雙向智能技術(shù)保護(hù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，基于醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)該走多元化、全方位發(fā)展路徑，在保留傳統(tǒng)優(yōu)秀管理模式的基礎(chǔ)上也要?jiǎng)?chuàng)新意識(shí)思路，結(jié)合新醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展理念和信息化時(shí)代來(lái)創(chuàng)建新管理體系及系統(tǒng)模式，為醫(yī)院檔案管理提供更有效保障，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案管理水平的全面提升。

參考文獻(xiàn)

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